При увольнении мало вернуть экс-сотруднику трудовую книжку и закрыть доступ к корпоративной почте. Важно «правильно» попрощаться – организовать exit-интервью. Так называемая прощальная беседа помогает собрать массу информации о своей компании и управленческой системе, чтобы потом усовершенствовать работу и усилить позиции организации на рынке.
В этой статье вместе с экспертом обсудим все детали exit interview: что это, зачем нужно и почему от него не стоит отказываться.
Наш эксперт:
Олег Елманов
-
основатель и генеральный директор
ИТ-интегратора Fusion
Что такое exit-интервью и зачем оно нужно?
Exit-интервью – это беседа с сотрудником, который решил покинуть компанию («exit» по-английски означает «выход»). Казалось бы, зачем разговаривать с тем, кто окончательно принял решение об уходе и даже уже подписал заявление на увольнение. Однако именно экзит-интервью способно помочь компании в решении множества вопросов, ведь уходящий сотрудник честно поделится минусами и плюсами работы здесь.
«Я считаю, что exit-интервью – это обязательная процедура, – уверен Олег Елманов. – Сотрудник покидает компанию по совокупности причин, но что-то становится для него триггером принятия решения. Выходное интервью – это способ узнать проблемные области компании, в дальнейшем попытаться их исправить или компенсировать другими способами. Кроме того, бывшего сотрудника уже не держат вопросы субординации, он может дать собственную открытую и честную оценку, в том числе и руководства».
У exit-интервью несколько целей:
- Узнать, какие проблемы у компании в HR-системе.
По истинным причинам увольнения можно определить, какие ошибки существуют в рекрутинге, правильно ли выстроена система мотивации и организации труда. Также анализ прощального интервью поможет узнать, есть ли в коллективе конфликты или даже откровенный буллинг, и подумать над решением проблем.
- Сохранить лояльность сотрудника к компании.
Возможно, у сотрудника накопились претензии к руководству, обиды на компанию в целом, но не было возможности их озвучить. После ухода он, скорее всего, будет выплескивать недовольство в негативных отзывах в Интернете, что больно ударит по репутации бизнеса. Еxit-интервью позволяет рассказать обо всем, что не устраивало. У компании есть шанс реабилитироваться – показать проблему с другой точки зрения или даже просто банально выслушать человека, сохранив тем самым лояльность работника. Плюс ко всему, это поможет сохранить хорошие отношения с экс-сотрудником и дать понять, что он в будущем может вернуться, если захочет.
- Выяснить, какие нарушения допускает коллектив.
Работодатель может даже не подозревать, что в компании регулярно происходят какие-то нарушения, начиная от вопросов техники безопасности и заканчивая хищениями. Эти проблемы иногда вскрывает прощальное интервью.
Кто должен проводить экзит-интервью при увольнении?
Роль интервьюера отводится либо руководителю подразделения или всей компании, либо эйчару. Если выбирать, то лучше, если беседу проведет HR-менеджер. С ним сотрудник будет чувствовать себя более свободно, чем с начальством, в итоге интервью вполне может превратиться в доверительный и даже дружеский разговор.
«Когда принимаешь решение о том, кто должен проводить exit-интервью, необходимо опираться на такие моменты, как культура взаимоотношений в компании, позиция сотрудника, а также роль HR-специалиста в вашей компании, – поясняет Олег Елманов. – Я регулярно сталкиваюсь с ситуацией, когда HR-менеджеры больше выполняют функции рекрутмента и кадрового учета, а функции развития персонала отданы руководителям подразделений. Однако HR-менеджер – это третье лицо, которому можно рассказать в том числе и про руководителя, все, о чем трудно ему сообщить глаза в глаза. Также непосредственный руководитель может скрасить и скрыть некоторые неприятные моменты [о которых расскажет в интервью уходящий сотрудник]».
Как подготовиться к exit interview
Чтобы выходное интервью прошло плодотворно, сотрудник смог раскрыться, важно заранее все продумать.
- Составьте список вопросов, которые соответствуют должности увольняющегося работника и причинам его ухода. Это структурирует беседу, поможет не упустить детали.
- Выберите дату и место проведения exit-интервью. Не помешает уточнить у сотрудника, когда и где бы он хотел встретиться – лично оффлайн или в онлайн-режиме, например, по скайпу.
Если встреча будет вживую, то стоит выделить для этого отдельный кабинет, чтобы никто не смог помешать. Что касается даты, то здесь у эйчаров нет единого мнения. Кто-то считает, что лучше интервью проводить за пару дней до увольнения. Особенно если это очень ценный сотрудник – вдруг после разговора он решит остаться. Другие уверены: человек становится более откровенным, когда уже получил трудовую книжку и расчет – ему нечего терять, можно сказать все, что думает о компании.
Как проводится выходное интервью и зачем нужна анкета?
В выходном интервью важны как начало, так и завершение:
- При встрече постарайтесь разрядить обстановку, чтобы сотрудник смог расслабиться, почувствовать себя в безопасности. Стоит поблагодарить его за то, что посвятил часть своей жизни компании. Можно сначала поговорить на отвлеченные темы.
- Заканчивая разговор, необходимо пожелать ему успехов на новой работе и выразить надежду, что он еще вернется в вашу компанию.
Интервью при увольнении не всегда получается провести в очном формате. Например, это сложно сделать, если экс-сотрудник взял отгулы перед увольнением или вообще работает удаленно. А иногда во время живой беседы понятно, что человек настроен враждебно и не собирается откровенничать. В этих случаях придется устраивать exit-interview с помощью анкеты. Анкета выходного интервью содержит вопросы, которые вы собирались задать при встрече оффлайн, но в сокращенном виде. У каждого вопроса несколько вариантов ответов – сотрудник выбирает один из них.
Некоторые компании предпочитают проводить одновременно живое интервью с анкетированием. Считается, что такой формат даст наиболее полную обратную связь.
Скачать готовую анкету выходного интервью.
Стоит ли использовать чат-бот для exit-интервью?
Нередко компании, особенно крупные, используют для выходного интервью чат-боты. Это проще – не нужно морально готовиться. И быстрее – живая беседа длится минимум 20 минут.
Однако применять робота не всегда уместно, уверен Олег Елманов. «Использовать чат-бота – хорошая инициатива для проведения exit-интервью для линейного персонала. Как правило, на таких позициях высокая текучка, чат-боты автоматизируют весь процесс. Однако для важных и ключевых позиций в компании рекомендую все-таки общаться голосом, так как с помощью уточняющих вопросов вы сможете докопаться до некоторых скрытых причин», – советует эксперт.
Какие вопросы задать на exit-интервью?
Вопросы для экзит-интервью можно разделить на несколько блоков. В каждом – по несколько тематических вопросов.
- Об увольняющемся сотруднике.
В этом разделе спрашивают о причинах увольнения, об отношениях с начальством, как проходила у человека адаптация, когда он только пришел в компанию, или испытательный срок. Также расспрашивают о коллегах, которых он считает профессионалами своего дела. И, конечно, интересуются, хотел бы сотрудник вернуться через какое-то время в компанию.
- О работе.
Здесь речь идет о том, насколько работнику удалось реализовать амбиции на своем месте, о плюсах и минусах работы.
- О корпоративной культуре компании.
Необходимо попросить увольняющегося сотрудника рассказать, насколько для него был комфортен микроклимат компании, и поделиться мнением, что сделать для улучшения корпоративной культуры.
- Об офисе.
Включать этот блок вопросов для exit-интервью стоит только в том случае, если человек ходил на работу каждый день или работал в гибридном формате. Для удаленщиков блок исключаем. Говорим об удобстве офиса, его наполнении, что можно было бы улучшить.
- О технологиях.
Желательно, если сотрудник поделится выводами, насколько компания обеспечивает персонал ресурсами и технологиями для работы, удобны ли они или их стоит заменить.
Скачать примеры вопросов для экзит интервью и пояснения, чем они помогут в улучшении работы компании.
О чем не стоит спрашивать на экзит-интервью?
При проведении exit-интервью есть ряд запретных тем. Олег Елманов считает одним из главных табу – пытаться узнать сплетни и поставить экс-сотрудника в роль доносчика. Нельзя задавать вопросы о конкретных людях, работающих в компании. Даже о руководителе запрашивают просто общий отзыв. Также не стоит спрашивать увольняющегося работника о деталях его личной жизни.
Самые распространенные ошибки при проведении exit-интервью
Разберем популярные ошибки, которые способны провалить exit-интервью:
- Интервьюер не подготовился к встрече.
Не собрал сведения о работнике, не узнал, каких он успехов достиг в компании, какие ошибки совершил. Апеллировать будет нечем. А если и вопросы заранее не составлены, то интервью получится хаотичным и непродуктивным.
- Не обеспечена конфиденциальность.
Если свидетелями разговора станут посторонние, то человек попросту не будет откровенен.
- Интервьюер не слушает сотрудника или вместо слов поддержки выражает недовольство, указывает на ошибки и недостатки его работы.
С таким отношением трудно вообще вести диалог и тем более быть откровенным.
- Нет информации о компании, в которую собрался уходить работник.
Если хочется удержать специалиста, стоит подготовить контроффер. Можно в ходе беседы поинтересоваться, чем именно компания, в которую переходит экс-работник, привлекла его и что нужно сделать, чтобы он остался на прежнем месте работы.
А вот какие рекомендации дал наш эксперт: «Не советую вызывать вопросами негативные эмоции. Лучше, наоборот, попытаться улучшить мнение о компании. Бывший сотрудник может стать в дальнейшем вашим клиентом или рекомендовать компанию будущим кандидатам. Мы знаем немало случаев, когда экс-сотрудник при сохранении хороших отношений с руководством и коллективом устраивался вновь работать туда. Не показывайте сотруднику, что это чисто формальная процедура. Стоит объяснить человеку, что он, даже покидая компанию сможет сделать ее лучше. И, конечно, проявляйте участие в разговоре, показывайте интерес».
Что делать с результатами выходного интервью?
После exit-интервью анкету и ответы на вопросы необходимо проанализировать и сделать выводы:
- какие рабочие процессы требуют корректировки;
- по каким причинам чаще всего увольняется персонал;
- какие стороны управленческой команды сильные, а что нужно подтянуть.
Затем выводы необходимо применить в работе. Это поможет усилить позиции компании на рынке и составить план развития HR-бренда.
В анализе опросников и интервью важно быть внимательными и проверять полученную информацию, предупреждает Олег Елманов.
«Результаты exit-интервью помогают вскрывать «болячки» и «узкие места» компании. Но иногда бывшие сотрудники немного разочарованы тем, что они не подошли компании, и могут немного «фантазировать» на предмет причин их увольнения. Поэтому обязательно перепроверяйте причины. Естественно, если проблема массовая и находит подтверждение по другим источникам, ее необходимо решать, и чем раньше, тем лучше. Именно так вы сможете не только сохранить коллектив, но и улучшить климат в компании», – рассказывает эксперт.
Как проверять кандидатов и сотрудников при приеме на работу?
Иногда с сотрудником приходится прощаться не потому, что его в чем-то не устроила компания. Наоборот, он оказался не совсем тем, кем представлялся. Может быть и так, что на этапе найма отдел кадров и служба безопасности не убедились в благонадежности соискателя. Например, не проверили тщательно биографию кандидата в плане проблем с законом.
Проверка соискателей помогает еще на этапе знакомства с ними отсеять тех, кто в будущем способен навредить вашей компании.
Например, узнать о кандидатах всю необходимую для принятия решения информацию можно с помощью сервиса SpectrumData:
- находится ли человек в розыске, упоминается ли его фамилия в арбитражных делах, какие правонарушения когда-либо совершал;
- действителен ли его паспорт и водительские права;
-
не закредитован ли он и нет ли долгов по налогам и алиментам, не признан ли банкротом.
Сервис SpectrumData собирает данные о соискателе по десяткам баз данных – как государственных, так и коммерческих. Такая проверка незаменима, если в компании идет массовый подбор персонала: система предоставит информацию о соискателю через несколько минут после формирования заявки.
Тщательная проверка новых работников позволит защитить свой бизнес от репутационных рисков и финансовых потерь.
Автор: Олеся Москевич
