Электронная трудовая книжка в 2026 году: правила ведения и получения выписок

Сегодня кадровые данные больше не хранятся только на бумаге – вся информация о трудовой деятельности фиксируется в цифровом виде через СФР. Это упрощает доступ к данным, но требует точности при их передаче.

В статье объясним, что такое ЭТК, как внести изменения в электронную трудовую книжку и где быстро получить актуальную выписку.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в цифровом формате. Информация хранится в системе Социального фонда России (СФР) и формируется на основании данных, которые работодатели передают в фонд.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, в электронной трудовой книжке отражаются следующие этапы работы сотрудника:

• прием на работу;
• перевод на другую постоянную должность;
• увольнение;
• причины прекращения трудового договора;
• сведения о работодателе;
• информация о выборе работником формы ведения трудовой книжки.

Тем, кто впервые устраивается на работу с 2021 года, не оформляют бумажные трудовые книжки. Для них сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде.

Чем электронная трудовая книжка отличается от бумажной:

Трудовая книжка в электронном виде не отменяет сведения, которые уже содержатся в бумажной версии. Если сотрудник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель продолжает вносить в нее записи о трудовой деятельности. Одновременно с этим электронные сведения о кадровых мероприятиях передаются в СФР.

Как перейти на электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка формируется у всех работников, поскольку работодатели передают сведения о трудовой деятельности в СФР. Если сотрудник начал работать до 2021 года и решил сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель продолжает вести ее и дублировать сведения в электронном виде в СФР.

Если же работник отказался от бумажной книжки в пользу электронного формата, бумажную трудовую выдают ему на руки, а дальнейшие сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде. Вернуться к ведению бумажной трудовой книжки после этого нельзя.

Для перехода на электронную трудовую книжку в 2026 году сотруднику нужно:

1. Подать работодателю заявление на ведение электронной трудовой книжки.
2. Дождаться внесения работодателем соответствующей записи в бумажную трудовую книжку.
3. Получить бумажную трудовую книжку на руки для дальнейшего хранения.
4. Проверить сведения о трудовой деятельности в личном кабинете на Госуслугах или запросить выписку у работодателя.

После перехода все новые сведения о трудовой деятельности будут храниться в системе СФР и передаваться исключительно в электронном виде.

Гражданам, которые впервые устроились на работу с 2021 года, переходить на электронную трудовую книжку не требуется. Для них сведения о трудовой деятельности изначально ведутся в электронном формате.

Как и где посмотреть свою электронную трудовую книжку

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить несколькими способами. Работник вправе запросить выписку самостоятельно через государственные сервисы или обратиться к работодателю.

Получить данные из трудовой книжки в электронном виде можно:

• через Госуслуги;
• в отделении Социального фонда России (СФР);
• в МФЦ;
• у текущего работодателя;
• у последнего работодателя, если гражданин в настоящее время не работает.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги

Для получения сведений потребуется подтвержденная учетная запись на портале.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки:

• Авторизуйтесь на портале Госуслуг.
• Перейдите в раздел «Справки и выписки».
• Выберите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».

• Отправьте запрос на получение сведений.

• Дождитесь формирования документа и откройте его в личном кабинете.

• Выписка обычно формируется автоматически и становится доступна в течение нескольких минут. Документ можно скачать в формате PDF или сохранить на устройстве.

Если требуется выписка с подписью и печатью, ее можно получить в отделении СФР, МФЦ или у работодателя. Работодатель выдает сведения по форме СТД-Р, а Социальный фонд России – по форме СТД-СФР.

Как оформить электронную трудовую книжку

В 2026 году работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу. Сведения об их трудовой деятельности сразу ведутся в электронном формате.

Как сделать электронную трудовую книжку для нового сотрудника:

1. Заключить с работником трудовой договор.
2. Издать приказ о приеме на работу (если в компании это применимо) или оформить прием в установленном порядке.
3. Заполнить сведения о кадровом мероприятии в форме ЕФС-1.
4. Передать данные в Социальный фонд России (СФР).

Сведения о приеме на работу необходимо направить в СФР не позднее следующего рабочего дня после оформления сотрудника. После этого информация появится в электронной трудовой книжке работника.

Если сотрудник уже работал ранее, работодателю не нужно заводить новую ЭТК. Достаточно своевременно передавать в СФР сведения о приеме, переводах, увольнениях и других кадровых изменениях.

Правила работы с ЭТК для кадровика: прием и увольнение

При работе с электронной трудовой книжкой кадровику важно своевременно передавать сведения о кадровых мероприятиях в Социальный фонд России. На основании этих данных формируется информация о трудовой деятельности сотрудника.

Прием сотрудника на работу

После оформления трудовых отношений работодатель должен направить в СФР сведения о приеме сотрудника по форме ЕФС-1.

В сведениях для электронной трудовой книжки указывают:

• дату приема на работу;
• должность работника;
• структурное подразделение (при наличии);
• основание приема на работу;
• сведения о работодателе.

Передать информацию необходимо не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приема на работу.

Увольнение сотрудника

При прекращении трудового договора работодатель также обязан сообщить об этом в СФР.

Что нужно указать в отчете для Социального фонда:

• дату увольнения;
• основание прекращения трудового договора;
• реквизиты документа, на основании которого оформлено увольнение.

Сведения необходимо направить в фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.

На что обратить внимание кадровику

Ошибки или несвоевременная передача сведений могут привести к появлению некорректных данных в электронной трудовой книжке работника.

Чек-лист для HR-специалиста:

• проверить корректность кадровых документов перед отправкой;
• соблюсти сроки подачи сведений в СФР;
• проконтролировать получение и обработку отчетности;
• оперативно исправить обнаруженные ошибки в электронной трудовой книжке.

Чем точнее и своевременнее работодатель передает данные, тем меньше риск возникновения расхождений в сведениях о трудовой деятельности сотрудника.

Риски для HR: нестыковки в ЭТК и бумажной трудовой

Иногда сведения в электронной и бумажной трудовой книжке не совпадают. Например, в бумажной версии может отсутствовать запись об увольнении, переводе или другом кадровом событии, которое отражено в ЭТК. Бывают и обратные ситуации, когда информация есть в бумажной трудовой книжке, но отсутствует в электронной.

Причины расхождений могут быть разными:

• работодатель несвоевременно передал сведения в СФР;
• при подаче данных была допущена ошибка;
• сведения не были скорректированы после исправления кадровых документов;
• часть записей не была перенесена в электронный формат.

Если кадровик обнаружил расхождения, необходимо запросить у сотрудника подтверждающие документы и проверить сведения. При необходимости работник может обратиться в СФР для уточнения или корректировки данных.

Для работодателя такие нестыковки важны не только с точки зрения кадрового учета. Встречаются случаи, когда соискатели намеренно скрывают отдельные факты. Например, не предоставляют выписку из ЭТК или предъявляют бумажную трудовую книжку без части записей. В результате работодатель может не узнать о частой смене мест работы, увольнениях по инициативе работодателя или других обстоятельствах.

Поэтому при подборе персонала важно не ограничиваться документами, предоставленными кандидатом. Для дополнительной проверки благонадежности соискателей стоит использовать сервис XPerson.

Сервис позволяет получить сведения из государственных, официальных и открытых источников о:

• наличии исполнительных производств;
• статусе банкрота;
• участии в судебных разбирательствах;
• нахождении в розыске;
• других факторах, которые могут быть важны при найме сотрудника.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка упростила хранение и передачу сведений о трудовой деятельности сотрудников. Однако у нового формата есть не только преимущества, но и особенности, которые важно учитывать работодателям.

Какие можно выделить плюсы и минусы ЭТК:

Автор: Дилара Ильясова