Логотип SpectrumData
Прием сотрудника на работу: пошаговая инструкция
Порядок приема на работу в России регламентирует трудовой кодекс. В законе подробно и конкретно сказано, что нужно при устройстве на работу. Однако есть ряд нюансов, о которых следует знать. В этой статье вместе с экспертом разбираемся в деталях процесса приема на работу и как оформить сотрудника по всем правилам. 

Наш эксперт:

юрист Надежда Иванова

Надежда Иванова

  • юрист ООО «Агентства № 1 – группа»

Может ли сотрудник трудиться неофициально

Работодатель вправе оформлять трудовые отношения со своими сотрудниками двумя способами: 

  • в стандартном порядке трудовых договоров; 
  • в порядке договора гражданско-правового характера (ГПХ).

Официальный трудовой договор работник и работодатель заключают только при наличии постоянной занятости и регулярного выполнения каких-либо задач. Порядок трудоустройства на работу, алгоритм подписания, правила и стандарты регламентирует 67 статья Трудового кодекса РФ. Отметим, этот тип трудовых отношений может быть оформлен только в письменной форме. Никакие устные или альтернативные договоренности нельзя считать трудовым договором. 

Если работа имеет непостоянный характер и не подразумевает регулярного выполнения тех или иных задач, то отношения работник-работодатель закон допускает оформить по договору ГПХ. Этот тип трудовых отношений прекрасно подходит для выполнения конкретных единовременных задач. Например, сезонную работу вожатых в летнем детском лагере часто принято оформлять именно по ГПХ.  

Закон отводит три рабочих дня для согласования и подписания трудового договора, если сотрудник уже приступил к выполнению должностных обязанностей с одобрения вышестоящего руководства.

Если сотрудник продолжает трудиться без договора по истечении трехдневного срока, то работодателя в судебном порядке можно привлечь к административной ответственности. Кодекс административных правонарушений предполагает штраф для индивидуальных предпринимателей до 10 тысяч рублей, а для юрлиц до 100 тысяч рублей. 

Кроме того, санкции могут последовать со стороны налоговой службы, и со стороны Фонда пенсионного и социального страхования. Если принятие на работу нового сотрудника произошло без договора, то ни налоги, ни страховые взносы не отчисляются государству. 

Это серьезное нарушение, которое в будущем может обернуться штрафом в 40% от суммы неуплаченных отчислений. И полной компенсацией взносов, конечно. Налоговый кодекс достаточно однозначно определяет штрафные санкции за уклонение от уплаты НДФЛ. 

прием-на-работу.jpg

С кем можно заключать трудовые договоры

Что значит оформление по ТК РФ? Каков порядок приема на работу? ТК РФ позволяет трудоустраивать всех граждан в возрасте от 16 лет. Однако есть исключения. Подробнее рассмотрим конкретные случаи.   

Некоторые творческие виды деятельности, к примеру кинематограф, театр, цирк и прочие допускают оформление работника на работу младше 16 лет. Но только с письменного согласия родителей или законных представителей несовершеннолетнего сотрудника. К этой категории трудоустроенных относятся и юные профессиональные спортсмены. Если ребенку от 14 до 16 лет, и он занимается спортом как основной работой, то в таком случае не требуется даже письменного согласия взрослых.

Кто принимает на работу детей? Детей можно трудоустроить на работу, предполагающую легкий труд, не нарушающий образовательный процесс и не угрожающий здоровью. В этом случае схема приема на работу по статье ТК РФ ребенка с 14 лет возможен с письменного согласия старших. 

Если ребенок достиг возраста 15 лет, то процедура оформления на работу обойдется без согласования с законными представителями – с учетом того, что задачи также предполагают легкий труд.

Отметим, закон определяет не только возрастные ограничения при трудоустройстве, но еще и в отдельных ситуациях – гендерные. Приказ Минтруда РФ содержит список профессий, которые неприемлемы для женщин. В частности, для представительниц прекрасного пола ограничен прием работника на работу по подземной добыче нефти. Также женщины не допускаются к труду с тяжелыми металлами, например, со свинцом.

Для иностранных граждан, которые хотели бы трудиться на территории России, также есть особый порядок оформления приема на работу. Иностранным сотрудникам запрещено занимать ряд должностей и трудоустраиваться в определенные структуры. Федеральный закон четко регламентирует правила оформления приема на работу лиц без российского гражданства и не допускает их, к примеру, до работы на атомных электростанциях.  

Кроме этого, Постановление Правительства РФ запрещает принимать иностранных сотрудников на работу, которая так или иначе связана с гостайной.  

«На практике есть случаи, когда кандидат подходит на вакантную должность по всем законным основаниям. Но компания все равно принимает решение отказать соискателю. В таких ситуациях принято классифицировать причину отказа как несоответствие профессиональных компетенций. Этот отказ никак не противоречит действующим правилам и не нарушает гарантии ТК РФ», – добавляет эксперт. 

порядок-оформления-на-работу.jpg

Как оформить сотрудника на работу: объясняем по шагам

Общий порядок приема на работу в нашей стране регламентирует Трудовой кодекс. Требования к сотруднику при приеме на работу тоже прописаны в ТК РФ. Правила оформления на работу носят универсальный характер и применимы как к крупным компаниям, так и к малому бизнесу. Составим обобщенную схему этапов устройства на работу. 

Этап первый: запросите у сотрудника документы

Подробный перечень бумаг, необходимых для трудоустройства, описан в статье 65 ТК РФ. Все документы необходимо предоставить работодателю в день выхода на работу. Однако бывают исключения. 

Рассмотрим наиболее общий список того, что понадобится для приема на работу: 

  • оригинал паспорта гражданина РФ;
  • трудовая книжка
  • медицинская книжка (по необходимости);
  • СНИЛС;
  • военный билет или иной документ о воинской службе;
  • дипломы, аттестаты или иные документы об образовании;
  • согласие от родителей (для несовершеннолетних сотрудников). 

Конечно, для каждой конкретной должности этот список может дополняться или сокращаться. К примеру, у будущих сотрудников образовательных учреждений при приеме на работу запросят еще и справку о наличии или отсутствии судимости, уголовных и административных преследованиях. 

Кроме того, наем иностранных граждан, лиц без гражданства России – это особый случай. Потребуется предоставить большее количество документов и оформление займет несколько больше времени. 

Этап второй: заявление о приеме на работу

После итогового собеседования, выполнения тестов и утверждения кандидата на должность, будущий сотрудник должен подать заявление о приеме на работу. Как правило, документ составляется на имя собственника бизнеса или гендиректора компании. Универсальных требований к заявлению нет, текст допустимо составить в свободной форме. Удобнее всего воспользоваться готовыми формами, которые можно заполнить от руки. 


Кроме подписи будущего сотрудника заявление необходимо заверить у лиц, ответственных за наем новых работников. Иногда также будут нужны подписи представителей службы безопасности, охраны труда и пожарной безопасности. 

Со стороны работодателя заявление приемлемо заверять дополнительными визами. К примеру, иногда после всех подписей руководитель может добавить от руки слова «согласовано», «одобрено» и прочие формулировки.  

Этап третий: медицинский осмотр

Данный этап обязателен только для определенного круга специальностей и должностей. Полный список представлен в первой части 213 статьи ТК РФ. В этот перечень попадают такие специальности, как продавец, учитель, сотрудник общепита и прочие виды деятельности, связанные с оказанием услуг. 

Кроме Трудового кодекса на законодательном уровне наличие медосмотра и медкнижки регламентирует ФЗ-52 в ст.36

Согласно закону, медосмотр обязателен: 

  • при трудоустройстве на работу с вредными и опасными условиями, в том числе и при приеме на любой из видов подземных работ; 
  • для работников пищевой отрасли; 
  • для сотрудников образовательных учреждений.

Данные медицинского осмотра могут внести как в личную медкнижку сотрудника, так и на специальный бланк. Если есть возможность, то следует продублировать все результаты в медкнижку, даже если работодатель не требует ее наличия. 

«Если у кандидата по тем или иным причинам нет медкнижки, то это не повод отказать в приеме на работу. Исходя из действующего законодательства, работодатель обязан обеспечить сотрудников квалифицированным медосмотром. В отдельных случаях нормы права обязывают предприятия и организации оплачивать прохождение медкомиссии. Это необходимо для того, чтобы отследить наличие или отсутствие у персонала противопоказаний к конкретной трудовой деятельности», – отмечает юрист.   

медицинский-осмотр-при-приеме-на-работу.jpg

Этап четвертый: ознакомьте сотрудника с локальными актами

Перед подписанием трудового договора важно под подпись ознакомить будущего сотрудника со всеми локальными нормативными актами компании, которые напрямую относятся к занимаемой должности. В некоторых организациях также можно встретиться с коллективными договорами. 

Перед началом работы важно получить представление о: 

  • правилах внутреннего трудового распорядка; 
  • правилах работы с персональными данными; 
  • инструкциями по охране труда; 
  • стандартах оплаты труда. 

Эти пункты обязательны для всех видов трудовой деятельности. К сожалению, большинство людей формально относятся к нормативным актам, однако внимательное изучение этих бумаг поможет избежать возможных конфликтов. 

как-принять-человека-на-работу.jpg

Этап пятый: заключение трудового договора

Договор всегда подписывается в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, второй - у работодателя.

Как правило, в стандартной форме договора указывают: 

  • размер заработной платы; 
  • занимаемую должность, название подразделения; 
  • лица, которым напрямую подчиняется сотрудник; 
  • длительность испытательного срока (по необходимости); 
  • обязанности работника, должностные задачи; 
  • иные особые аспекты и условия приема на работу. 

Важно проследить за тем, чтобы в договоре непременно был указан трудовой распорядок. Формулировка может быть разной. Приведем один из примеров: «Сотруднику устанавливается 40 часов работы в неделю. График работы с понедельника по пятницу с 10:00 до 19:00. Суббота и воскресенье – обязательные выходные». 

После подписания договора, ознакомления со всеми локальными актами компания формирует приказ о приеме персонала на работу

Этап шестой: приказ о приеме на работу

На основании договора работодатель оформляет приказ о трудоустройстве. Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 предлагает стандартную форму № Т-1 для подобных приказов. Организация обязана ознакомить сотрудника с приказом в течение трех дней с момента фактического выхода на работу. 

Текст приказа об оформлении сотрудника на работу должен соответствовать тексту трудового договора. В отдельных случаях работодатель вправе дополнить, раскрыть подробнее некоторые пункты или использовать персональную форму оформления приказа. 

«В 2023 году в действующее законодательство вступили поправки и теперь издание приказа носит рекомендательный характер, а не обязательный, – подчеркивает эксперт. – Однако приказ полезен при заполнении отчетных форм и фиксации оплаты труда, например. Поэтому большинство работодателей придерживаются стандартных норм и оформляют приказы»

В связи с поправками возникает вопрос каким документом оформляется прием на работу: приказом или заявлением? Ответ остается прежним, что и до нововведений – официальное оформление на работу отмечается записью в трудовой книжке. 

Этап седьмой: внесение записи в трудовую книжку

Закон отводит работодателю пять рабочих дней на оформление трудовой книжки. Даже если запись о трудоустройстве появится на шестой день, дата начала работы обязательно должна совпадать с датой первого рабочего дня. 

Если у работника ранее не было трудовой книжки, организация также должна оформить ее в течение пяти рабочих дней. Это правило актуально для бумажных трудовых. 


С января 2020 года у работодателей и работников появилась возможность отказаться от бумажных трудовых книжек и перейти на электронные. По своей сути эти два варианта ничем не отличаются друг от друга. 

Однако у электронной трудовой книжки есть преимущества. Во-первых, ее невозможно потерять или повредить. Во-вторых, вся история трудовой деятельности сотрудника доступна в онлайн-формате на Госуслугах. Поэтому ту или иную информацию обо всех местах работы, гражданин может получить свободно и в любое время.  

Куда сообщить о работнике

Если работник в прошлом состоял на госслужбе, а затем решил поменять вид деятельности, то закон обязывает нового нанимателя в течение 10 дней сообщить о таком сотруднике на прежнее место работы. Это касается любых должностных изменений в карьере экс-госслужащих. 

В военный комиссариат работодатели обязаны передавать сведения обо всех сотрудниках, состоящих на воинском учете. 

«В апреле 2023 года вступил в силу новый федеральный закон. Теперь у организации, компании, предприятия есть пять дней для передачи данных комиссариату. Кроме того, теперь военные комиссариаты направляют повестки в организации в отношении работников в письменной или электронной форме. Работодатели обязаны проконтролировать явку военнообязанного в пункт призыва. За уклонение или невыполнение обязательств предусмотрены штрафы от 1 000 до 3 000 рублей», – рассказывает Надежда Иванова.  

Информацию о работниках также следует направить в Социальный фонд России (СФР). Это новая структура, которая объединила в себе два фонда Пенсионный (ПФР) и социального страхования (ФСС). 

Несмотря на преобразования, работодатель по-прежнему обязан отчислять все взносы, в том числе пенсионные и НДФЛ с зарплаты работника, в налоговую службу. В правилах подачи отчетности, расчета начислений и взносов изменений нет. 

Особенности при приеме на работу для отдельных категорий граждан

Трудовой кодекс кроме общих случаев трудоустройства предполагает множество исключений. Алгоритм приема на работу тоже вариативен. Некоторые конкретные ситуации подробны описаны отдельными статьями ТК. Рассмотрим ряд случаев. 

Прием на работу иностранных граждан

Порядок оформления трудового договора в случаях с иностранными гражданами предполагает ряд трудностей. 

Во-первых, при предъявлении документов об образовании необходим их перевод и дополнительная верификация. 

Во-вторых, в России есть ряд специальностей, на которые категорически запрещено принимать иностранцев. 

В-третьих, кроме основного списка документов понадобятся еще и миграционные бумаги, подтверждающие законное пребывание на территории страны. 

Как оформить тех, кто устраивается на работу впервые

Кроме первой записи в трудовой работодатель оформляет новому сотруднику и саму трудовую. Если у кандидата также отсутствует СНИЛС, то организация обязана запросить и его оформление в СФР. Для граждан, которые впервые приняты на работу в 2023 году, обязательно дублирование бумажных трудовых книжек еще и электронными копиями. 

Прием на работу бывшего госслужащего

Закон позволяет принимать на работу экс-госслужащего только после особого распоряжения спецкомиссии. В ходе заседания комиссия должна выдать резолюцию об отсутствии конфликта интересов между прошлым работодателем госслужащего и нынешним. 

После выхода приказа о назначении на должность бывшего госслужащего в течение 10 дней его предыдущее место работы должно быть уведомлено об этом факте. 

Прием временного работника

Малые предприятия, общий штат которых не превышает 35 человек, вправе заключать срочные (временные) трудовые договоры со всеми работниками. Если в договоре не указан его срок действия, то по умолчанию все подобные соглашения являются постоянными. 

Прием совместителя

Работа по совместительству предполагает дополнительную занятость в свободное от основной работы время. Совместителем может считаться только тот гражданин, который достиг совершеннолетия. Такие отношения оформляются по стандартному договору, но с пометкой о совмещении. 

Возрастные ограничения при трудоустройстве

Напомним, стандартный договор в России можно заключать только с лицами, достигшими 16 лет. Но только на определенные условия труда и типы занятости. С 18 лет большинство возрастных ограничений законодательство отменяет. Исключения действуют только для военной и химико-биологической промышленности, где на ряд должностей можно претендовать с 20 лет. 

возрастные-ограничения-при-трудоустройстве.jpg

Как проверить кандидата на благонадежность

Во время трудоустройства стоит обратить внимание не только на образование и опыт работы, но и на благонадежность кандидата. Даже если соискатель предоставил блестящие рекомендации от прежнего работодателя и в целом произвел благоприятное впечатление, лучше доверять фактам и проверить биографию кандидата. 

Это бывает сделать непросто, особенно если в компании нет собственной службы безопасности. Но возможно – благодаря сервисам по автоматизированной проверке уровня благонадежности соискателей и сотрудников. Например, можно воспользоваться решением от компании SpectrumData. 

В течение трех минут SpectrumData подготовит отчет о физлице с учетом: 

  • наличия или отсутствия исполнительных производств; 
  • кредитных задолженностей; 
  • правонарушений, штрафов и так далее.

Сервис доступен во всех регионах России, с любых устройств. Информация во время проверки формируется на основе государственных и коммерческих баз данных. В общей сложности сервису доступны более 70 информационных хранилищ. 

отчет по проверке соискателя от SpectrumData

SpectrumData – отличный помощник в работе специалистов службы безопасности, отделов по подбору персонала и владельцев бизнеса. Чтобы оценить, насколько решение от SpectrumData подходит именно вашей компании, оставьте заявку на демодоступ и онлайн-консультацию. А чтобы убедиться в достоверности предоставляемой информации – оформите тестовый доступ совершенно бесплатно. 


Автор: Никита Фокин


Получить
консультацию по решениям

+7 (499) 110 49 83

Или оставьте заявку

Два синих и одно зелёное письмо летят к адресату

Спасибо! Ваша заявка отправлена

Наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время

Перечёркнутое слово 'Ошибка'

Не удалось отправить заявку

Пожалуйста, попробуйте еще раз или свяжитесь с нами по телефону