Как законно отказать в приеме на работу кандидату?

После размещения вакансии на любых ресурсах, HR-отдел компании взаимодействует с множеством претендентов на должность, чтобы в итоге выбрать того самого кандидата, который станет сотрудником. Другим претендентам приходится отказать по тем или иным причинам: у кого-то объективно не хватает опыта, кто-то указывает ложную информацию в резюме, третьи – не подходят по результатам проверки на благонадежность.

Отказ в приеме на работу должен быть мотивирован и озвучен соискателю, чтобы дело не дошло до суда. В данной статье мы поделимся информацией о том, когда необходимо отказать кандидату в приеме на работу,  какие причины могут стать основанием для отказа, какую ответственность несет работодатель, если отказ будет немотивированным.

Когда необходимо отказать соискателю?

Законом определены основания, на которых работодатель обязан отказать кандидату в приеме на должность, если он подпадает под одну из категорий:

• Ограничение труда подростков. 

Предприятие не может принять подростка для выполнения поручений, которые  могут негативно сказаться на его здоровье (металлургические заводы, ночные клубы, продажа табака и алкоголя). Также нельзя заключить трудовой договор, по которому у подростка будет полный рабочий день (по ТК РФ);

• Медицинские противопоказания. 

Минздравом РФ закреплен перечень медицинских противопоказаний, по которым можно отказать соискателю по состоянию здоровья. Часто наниматель отказывает потенциальному сотруднику по результатам медосмотра, во время которого были выявлены те или иные проблемы со здоровьем, которые могут помешать ему выполнять трудовые обязательства;

• Ограничение женского труда. 

Наниматель в некоторых случаях по закону должен отказать в приеме на работу женщине, если труд на этой должности может навредить ее здоровью (статья 253 ТК РФ). К таким сферам относятся заводы по производству целлюлозы, бумаги, картона и изделий из них или на химическом производстве;

• Отсутствие квоты на работу с иностранцами. 

Компания может отказать кандидату при приеме на работу, если он иностранец, в случае отсутствия у предприятия квоты на сотрудничество с такими работника. Отметим, что данный запрет не распространяется на востребованные профессии (одна из них – врач).

Кому по закону нужно отказать в приеме на работу на определенные должности?

• гражданину или ИП (ст. 213.30, 216 Закона от 26.10.2002 No 127-ФЗ «О банкротстве...») запрещено управлять юридическим лицом в течение трех лет после прекращения банкротства;
• гражданину, дисквалифицированному по решению суда (ст. 3.11 КоАП РФ), запрещено быть на федеральной, государственной и муниципальной государственной гражданской службе, управлять юридическим лицом сроком от полугода до трех лет;
• уголовно наказанному по статье 47 УК РФ гражданину запрещается работать на госслужбе, в органах местного самоуправления либо заниматься определенной профессиональной деятельностью (срок ограничения зависит от решения суда);
• близким родственникам госслужащих или физическим лицам с двойным гражданством при условии поступления на госслужбу (ст. 16 Закона от 27.07.2004 No 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»);
• судимым гражданам следует отказать в занятии педагогической и/или воспитательной деятельностью (ст. 331, 351.1 ТК РФ);
• и так далее.

Когда работодатель вправе отказать соискателю?

Трудовой кодекс РФ дает работодателю право выбрать будущего работника среди всех откликнувшихся соискателей. Однако, подобрав сотрудника, он должен объяснить тем, кто дал отклик, основание для отказа в приеме на работу.

Чаще всего отказ компании при приеме на работу объективен. В большинстве своем отказы связаны с тем, что у кандидата нет нужной квалификации (статьи 3 и 64 ТК РФ). 

Рассмотрим ситуацию, когда компания отказала кандидату в приеме на работу как раз по указанной выше причине.

В тексте вакансии на должность главбуха указали, что кандидат должен иметь высшее экономическое образование и опыт работы в сфере финансов не менее пяти лет. Кроме того, привела перечень необходимых навыков и обязала предоставить сертификаты прохождении курсов повышения квалификации. Данные условия были оформлены документально сотрудниками HR-отдела.

Соискатель, давший обратную связь по заявке, не отвечал квалификационным требованиям, из-за чего он получил отказ в приеме на работу. Кандидата даже не стали приглашать на собеседование. Однако он посчитал отказ немотивированным, из-за чего пошел в суд.

Суд счел отказ компании мотивированным, поскольку особые требования к кандидату на должность главбуха были закреплены в бумагах, с которыми соискатель ознакомился при подаче резюме. Если они не были бы оформлены официально, то суд мог бы поддержать истца.

Основные причины, по котором отказ соискателю будет обоснован:

• отсутствие вакансии;
• отсутствия заявления о приеме на работу (не написано соискателем) и/или необходимых для устройства на должность документов (статьи 65, 283 ТК РФ);
• наличие более подходящего кандидата (при наличии конкурса на вакантное место, компания в праве выбрать того соискателя, который более всего, по их мнению, подходит под указанные в тексте вакансии параметры);
• уровень образования (среднее специальное, высшее профильное/непрофильное) не соответствует указанному в вакансии;
• отсутствие необходимых деловых качеств;
• невозможность ознакомиться с резюме специалиста (оно не отправлено при отклике, либо нечитаемо);
• перевод внутреннего сотрудника на вакантную должность.

Дальше мы рассмотрим случаи, в которых отказ работодателя в приеме на работу не допускается.

Когда отказ в трудоустройстве недопустим?

В трудовом кодексе РФ обозначен перечень граждан, для которых отказ в приеме на работу недопустим. Например, соискатель, откликающийся на вакансию не в первый раз, также должен быть рассмотрен как конкурентоспособный кандидат. И заново проходить тестовые испытания и другие проверки.

Когда отказ сотруднику в приеме на работу неправомерен:

• работника перевели из другой компании, со дня увольнения прошло меньше месяца (ст. 64 ТК РФ);
• человек избран на должность, в том числе по конкурсу и/или назначенным, утвержденным на должность (ст. 16, 17 ТК РФ);
• по сотруднику есть решение суда о заключении трудового договора (ст. 16 ТК РФ);
• отказ инвалидам, которых в счет квоты направил на работу центр занятости (ст. 16 ТК РФ, ст. 13 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости);
• отказ беременным женщинам или женщинам с детьми недопустим, если он мотивирован именно этими причинами, а не деловыми качествами кандидата (ст. 64 ТК РФ);
• отказ гражданину, уволенному с военной службы, или его родственнику, (п. 5 ст. 23 Закона от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• отказ гражданину, прошедшему срочную службу, в восстановлении в должности на государственной службе  при условии обращения к работодателю не позднее чем через три месяца после окончания срочной службы (п. 5 ст. 23 Закона от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• отказ, который объясняется тем, что кандидат не прошел проверку службой безопасности. Заключение о благонадежности кандидата нельзя отнести к полноценной оценке его деловых качеств, поэтому отказывать только на этом основании соискателю нельзя. Но и тут могут быть исключения. Например, если при проверке выяснится, что кандидат судим, а на искомую должность по закону нельзя брать человека с судимостью. Либо в процессе проверки оказалось, что у соискателя поддельные документы.  

Нужно ли обосновывать отказ?

Необходимость дать отказ при приеме на работу — непростой этап взаимодействия между двумя сторонами по ТК. Кандидат на должность вправе получить письменное разъяснение причин отказа в приеме на работу – в свободной форме.

Однако чтобы коммуникация между несостоявшимся сотрудников и нанимателем считалась имеющей юридическую силу, важно, проводить ее, не используя мессенджеры, электронную почту. Лучше всего остановиться на классическом методе взаимодействия — почте.

Оформление официального отказа

Оформление официального отказа — щепетильный процесс, ведь он является документом, который может сыграть ту или иную роль в суде. Законом не установлена общая форма отказа, в связи с чем каждая компания может выбрать для себя тот вариант, что подходит именно ей.

Рекомендуем включить в документ об отказе:

• название и реквизиты организации;
• исходящий номер (он должен официально регистрироваться);
• понятно и емко сформулированные причины отказа в приеме на работу, обоснованные законом;
• подпись руководителя компании или главы отдела кадров, заверенную печатью.

Приведем примеры оформления официального отказа.

Образец отказа в приеме на работу в связи с судимостью:

Образец отказа в приеме на работу по деловым качествам кандидата:

Какая ответственность за необоснованный отказ?

Если отказ работодателя кандидату в приеме на работу недостаточно обоснован, это может привести к возбуждению административного или уголовного дела (зависит от того, к какой группе лиц относится несостоявшийся сотрудник).

Если отказ не связан с деловыми качествами кандидата или же кандидат входит в перечень лиц, которым законодательно нельзя отказывать, работодатель получит предупреждение или штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):

• с должностных лиц — от 1 до 5 тыс. рублей;
• с ИП — от 1 до 5 тыс. рублей;
• с юрлиц — от 30 до 50 тыс. рублей.

Отказ при приеме на работу, женщины, которая находится в положении, или матери ребенка возрастом до трех лет, если отказ объясняется именно этими обстоятельствами, грозят (ст. 145 УК РФ):

• штраф до 200 тыс. рублей или в размере зарплаты либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;
• обязательные работы на срок до 360 часов.

• штраф до 200 тыс. рублей или в размере зарплаты либо иного дохода осужденного за период до 1,5 лет;
• либо до 360 часов обязательных работ.

Обоснованный отказ после проверки кандидата

Если вы не хотите допустить конфликта с соискателем или получить судебный иск из-за немотивированного отказа, рекомендуем вам обратить внимание на приведенную ниже таблицу. 

Когда можно законно отказать в трудоустройстве, а когда нельзя:

Кандидату в большинстве случаев нельзя отказать просто на основании проверки службы безопасности, или из-за сомнений в его благонадежности, или на основании выводов, сделанных после обнаружения соискателя в каком-либо черном списке сотрудников на просторах Интернета. Но всегда лучше быть уверенными в том, что уже в ходе сотрудничества вы не будете неприятно удивлены «приветами из прошлого» нового работника.

Проверка кандидата на должность — один из важных этапов при поиске сотрудников, поскольку она позволяет выяснить, есть ли у него «черные пятна» в биографии. Обычно в крупных компаниях проверкой персонала занимается служба безопасности, но для малого и среднего бизнеса содержание целого подразделения, проверяющего прошлое соискателей, часто оказывается невыгодным. 

В таком случае можно воспользоваться сервисом компании SpectrumData для проверки сотрудников. Cервис дает возможность проверить кандидатов по самым разным параметрам, что позволяет выбрать соискателей, которые не принесут компании тех или иных проблем. Всесторонняя проверка кандидата помогает минимизировать репутационные и финансовые риски.

Вы можете проверить будущего сотрудника с помощью сервиса «Проверка соискателя и сотрудников» быстро и надежно по следующим параметрам:

• паспорт — сервис поможет уточнить действительность документа;
• находится ли человек в базе розыска МВД, проверить кандидата на судимость;
• пробить человека по базам должников ФССП и проверить, есть ли на его фамилию исполнительные производства;
• кредитный рейтинг;
• соцсети и мессенджеры кандидата, в каких супергруппах он состоит;
• и многое другое.

Наши менеджеры помогут собрать вам индивидуальный пакет с теми проверками, которые необходимы именно вашей компании.

Принимайте решения о приеме сотрудника на работу взвешенно. Снизьте риски мошенничества и угрозы для репутации, доверьте проверки соискателей сервису от SpectrumData!