Проверка сотрудника при приеме на работу: пошаговая инструкция

Статья-гайд, которая поможет оценить благонадежность кандидата по открытым базам в интернете

Сотрудник может не только привести вашу компанию к успеху, но и стать причиной финансовых затруднений, репутационных потерь и даже банкротства или краха вашего бизнеса. Чтобы обезопасить себя от рисков, компании проводят проверки кандидатов на благонадежность.

В этой статье мы обобщили информацию о том, по каким базам можно проверить человека при приеме на работу легально и бесплатно. В качестве бонуса в конце статьи мы прикрепили чек-лист, который сделает процесс оценки благонадежности кандидата еще более удобным – вы можете распечатать его и раздать ответственным за проверку сотрудникам. Используйте готовый вариант или адаптируйте его под практику проверок в вашей компании.

Кому будет полезна эта статья:

1. Директорам и собственникам компаний – чтобы ознакомиться с процедурой кадровых проверок и понять, сколько времени они занимают и каких ресурсов требуют.
2. Не-специалистам по безопасности (HR, директорам филиалов), которые отвечают за подбор персонала и вынуждены брать проверки соискателей на себя.
3. Начинающим специалистам служб безопасности – для того, чтобы выработать наиболее эффективную методику проверок.
4. Опытным специалистам службы безопасности, которые хотят оптимизировать практику проверок соискателей, создать регламенты для подчиненных или найти новые источники информации по физическим лицам.

Зачем нужна проверка при приеме на работу

Согласно ТК РФ, при приеме на работу работодатель оценивает прежде всего деловые качества соискателя, а не его национальность, пол, религиозные или политические убеждения и иные личные характеристики, не имеющие отношения к трудовой деятельности. В противном случае необоснованный отказ в приеме можно обжаловать в суде.

Вместе с тем та же статья предусматривает исключения, установленные федеральными законами. Так, например, лица с непогашенной судимостью за умышленные тяжкие или особо тяжкие преступления не вправе работать с несовершеннолетними ( ст. 331 ТК РФ).

Хотя российское законодательство напрямую запрещает любые формы дискриминации при трудоустройстве, проверка в отношении работника по Трудовому кодексу никак не регламентирована. 

В отсутствие четких норм работодатель вправе проводить проверки, не нарушая при этом права кандидата на частную жизнь ( ст. 23 Конституции РФ) и требования закона «О персональных данных» ( ФЗ №152 от 27.07.2006).

Практика показывает, что некоторые кандидаты скрывают правду, подделывая документы об образовании или предыдущем опыте, скрывая реальные причины увольнения или частой смены работы, чтобы получить желаемую должность. Задача работодателя — выявить недобросовестных кандидатов и предотвратить возможные риски и конфликты.

На что обращает внимание работодатель при приеме на работу, зависит от множества факторов. Для кого-то наиболее критичны административные правонарушения, кто-то смотрит на финансовое поведение кандидата и его долги по налогам и кредитам, некоторые компании – проверяют на участие в юридических лицах и ИП, а для других все эти показатели некритичны. Глубина и методы проверки различаются также в зависимости от должности – чем выше позиция кандидата и вовлеченность в управление финансовыми потоками – тем серьезнее проверка и объемнее список тех параметров, что важны для работодателя при приеме на работу.

Есть компании, где проверка кандидата и вовсе не проводится или проводится только выборочная проверка. Такие ситуации часто возникают в организациях с небольшим штатом, в которых нет обособленной службы безопасности. Однако есть список параметров, проверить кандидата по которым не просто желательно, а критически важно для снижения как репутационных, так и финансовых рисков.

! Внимание: перед проверкой сотрудника на благонадежность обязательно получите от него согласие на обработку персональных данных. Отсутствие разрешения ведет к прямому нарушению 152-ФЗ («О персональных данных») и грозит вашей компании судебным разбирательством и штрафами.

Кто осуществляет проверку?

Как работодатели проверяют сотрудников при приеме на работу: процесс верификации кандидатов обычно проходит два этапа.

Во-первых, HR-специалист формирует и публикует вакансию, обрабатывает поступившие резюме, проводит телефонный скрининг и личное интервью, оценивая профессиональные навыки, опыт и коммуникативные качества соискателя.

Затем в процесс проверки персонала при приеме на работу включается служба безопасности. Ее специалисты проверяют достоверность документов, изучают базы МВД, ФССП, ГИБДД, анализируют кредитную историю и репутацию человека в соцсетях, запрашивают отзывы бывших работодателей и при необходимости обращаются к собственным источникам. 

Методы этой проверки носят закрытый характер и раскрываются лишь в общих чертах – что проверяет работодатель при приеме на работу в каждом конкретном случае, достоверно узнать соискатель не сможет.

Как самостоятельно проверить кандидата?

Проверить работника при приеме на работу онлайн бесплатно можно и самостоятельно – основные базы общедоступны, вам нужны только данные кандидата и его разрешение на их обработку. Рассмотрим подробнее, как именно и по каким источникам проводится стандартная проверка сотрудников при приеме на работу.

Проверка документов при приеме на работу

Первое, на что обращает внимание работодатель при приеме на работу, это соответствие образования и опыта соискателя требованиям вакансии. Но не менее важна общая благонадежность потенциального сотрудника – как финансовая, так и правовая. Оценить ее поможет проверка документов кандидата и поиск данных о нем по нескольким официальным базам.

1. Проверяем паспорт на действительность

Выявление несоответствия в паспортных данных (верификация физлица) должно быть обязательным и самым первым шагом любой проверки кандидатов при приеме на работу. Так мы убедимся, что оригинал паспорта или его копия не поддельные, и мы не имеем дело с мошенником.

Если паспорт недействителен, нужно отложить остальные проверки до выяснения обстоятельств (это может быть как подделка, так и ошибка отдела кадров в ФИО или номере/серии паспорта). Перед тем как продолжить проверку, уточните у сотрудника, предоставившего вам паспортные данные соискателя, корректно ли скопированы данные.

Зачем работодателю паспорт?

Паспорт потенциального сотрудника работодателю нужен по нескольким причинам:

1. Для подтверждения личности человека, чтобы убедиться, что он тот, за кого себя выдает.
2. Для проверки кандидата на работу по базам данных при наличии согласия на нее, подписанного кандидатом. 
3. Для оформления трудового договора (паспорт входит в список документов, обязательных при приеме на работу по ТК РФ).
4. Для оформления пропуска на режимный объект или в офисный центр.

2. Проверяем на розыск

Нахождение в розыске – явный маркер потенциально опасных для компании сотрудников. Такой кандидат может стать причиной убытков и рисков: украсть товары, устроить диверсию, стать инициатором конфликтов и т. д. Выявлять людей, находящихся в розыске, важно именно на первых этапах проверки, чтобы не тратить время.

Нахождение в розыске – явный маркер потенциально опасных для компании сотрудников. Такой кандидат может стать причиной убытков и рисков: украсть товары, устроить диверсию, стать инициатором конфликтов и т. д. Выявлять людей, находящихся в розыске, важно именно на первых шагах проверки, чтобы не тратить время на другие этапы.

Если физическое лицо находится в розыске, продолжать проверку не имеет смысла. Наем такого человека сулит компании только проблемы. Оформите официальный отказ и передайте информацию в следственные органы.

3. Проверяем на нахождение в списке террористов и экстремистов

Проверка по списку террористов и экстремистов – шаг, о котором иногда забывают даже опытные специалисты по безопасности. Хотя он не менее важен, чем, например, проверка на судимость или розыск МВД. 

Да, список террористов сравнительно небольшой, однако он точно так же регулярно обновляется, и встретить человека из него на рынке труда вполне реально. Такой кандидат будет серьезной проблемой. Тут не только юридические, репутационные и финансовые риски, но и угрозы посерьезнее – опасность террористического акта внутри компании или с помощью ее инфраструктуры. Даже с начислением зарплаты возникнут проблемы. Оформление зарплатной карты невозможно, а на уже существующие счета людей из списка экстремистов наложены ограничения по ФЗ-115. Перевод денег на них может грозить блокировкой счетов вашей компании.

В ряде случаев людей из списка все-таки берут на работу на незначительные должности (в зависимости от тяжести причины, по которой человек попал в список). Но большинство российских компаний предпочитают не связываться с такими кандидатами и сразу же оформляют отказ.

4. Получаем ИНН

Проверка сотрудника по ИНН убивает сразу двух зайцев – дополнительно верифицирует паспортные данные и дает возможность проверить человека на статус ИП и принадлежность к юрлицам.

Если в ходе проверки вы не получили ИНН по паспортным данным, это может означать, что где-то произошла ошибка. В 99% случаев ИНН должен быть доступен для получения через сервис. Если возникает такая ситуация, уточните данные у соискателя или сотрудника кадровой службы, предоставившего их.

Зачем работодателю ИНН работника при приеме на работу?

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) необходим для учета информации о доходах физического лица и суммах уплаченных налогов.

Его отсутствие может свидетельствовать о возможных нарушениях миграционного законодательства, что в дальнейшем затруднит официальное оформление сотрудника.

Кроме того, как уже отмечалось, с помощью ИНН можно проверить, зарегистрированы ли на кандидата юридические лица. Если такие имеются, и их профиль пересекается со сферой деятельности компании, это может грозить конфликтом интересов.

5. Проверяем на регистрацию ИП

Получив ИНН кандидата, проверяем не зарегистрирован ли у него статус ИП. Наем сотрудника со статусом индивидуального предпринимателя может грозить вашей компании тем, что он будет работать «на себя», продвигая свой бизнес и используя ресурсы компании для достижения личных целей. Соискатель-ИП может подвергнуть компанию материальным и репутационным рискам: украсть клиентскую базу, воспользоваться финансовыми ресурсами работодателя, принимать невыгодные для компании (но выгодные для себя) решения.

Наличие статуса индивидуального предпринимателя далеко не всегда является поводом для отказа сотруднику. Однако чем выше должность, тем больше риски, которые грозят компании в случае найма кандидата с собственным бизнесом. При наличии у соискателя статуса ИП обязательно следует обсудить этот момент с непосредственным руководителем или инициатором проверки. Если для должности этот параметр некритичен – продолжаем проверку.

6. Проверяем на участие в юридических лицах (учредитель/руководитель)

После проверки на ИП следует выяснить принадлежность физического лица к другим компаниям в качестве руководителя. В ходе проверки соискателя важно выявлять людей, работавших в конкурентных организациях, чтобы предотвратить возможный ущерб от бизнес-разведки. Соискатель, являвшийся руководителем в другом учреждении, потенциально может быть представителем конкурентов, намеренно устроенным в вашу организацию. Трудоустройство такого кандидата на должность топ-менеджера может нанести серьезный экономический вред компании: он может «сливать» инсайдерскую информацию, осуществить кражу клиентской базы, заниматься промышленным шпионажем и передавать конкурентам важные коммерческие сведения.

Если вы установили участие кандидата в юридических лицах в качестве собственника или руководителя, проверьте, являются ли эти фирмы конкурентами для вашей компании. Чтобы удостовериться в этом, посмотрите виды деятельности (ОКВЭД) по ИНН найденной компании в реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). В любом случае, известите инициатора проверки о выявленной принадлежности соискателя к юридическому лицу.

7. Проверяем на банкротство

Проверка на банкротство – обязательный шаг, когда речь идет о найме на позиции руководителей компании. По 127-ФЗ банкротам нельзя занимать должности, связанные с управлением компанией в течение нескольких лет (для банка – 10 лет, для страховой компании или МФО – 5 лет, для другой коммерческой организации – 3 года). Кроме того, банкротство является хорошим маркером благонадежности физлица. Оно указывает на серьезные финансовые проблемы и безответственный подход человека к жизни – возможно, такой сотрудник попытается поправить свое положение за счет вашей компании. Поэтому этот этап проверки будет необходим вне зависимости от занимаемой должности.

Если проверка выявила банкротство физлица, претендующего на руководящую должность (при этом положенный срок еще не подошел к концу) – оформляем отказ. Если проверка проводится в отношении человека, претендующего на рядовую должность – обсуждаем критичность данного показателя с заказчиком проверки.

8. Проверяем на наличие или отсутствие исполнительных производств и долгов по ним

Проверка по базе ФССП – один из самых популярных видов проверки (иногда сотрудники служб безопасности ограничиваются только им). По исполнительным производствам можно много узнать о правонарушениях кандидата и охарактеризовать его как благонадежного или неблагонадежного сотрудника. Обратите внимание, что база ФССП содержит только открытые на данный момент исполнительные производства – какие были у человека отношения с законом в прошлом вы не узнаете.

Если исполнительные производства найдены – выясняем их критичность, оцениваем сумму штрафов, смотрим причину их возбуждения (сумма и причина не всегда указаны в ФССП).

9. Узнаем информацию о залогах имущества

Залоги – один из негативных факторов, который может насторожить потенциального работодателя. Соискатель с большим количеством и суммой залогов с высокой вероятностью обладает шатким финансовым положением: у него много кредитов и долгов. Такой человек вряд ли подойдет на руководящую должность и, скорее всего, будет недостаточно добросовестно выполнять работу. И тем более ему нельзя доверять управление финансами компании.

10. Проверяем кредитную историю

Один из косвенных, но крайне красноречивых показателей благонадежности кандидата – его кредитная история. Работодатели довольно часто применяют кредитные рейтинги, чтобы проверить кандидата на работу. Кредитную историю человека можно проверить легально при выполнении двух условий – заключении договора с Бюро Кредитных Историй и получении согласия от соискателя на ее обработку.

Большинство отчетов БКИ выдают сводный рейтинг в виде баллов (у каждого бюро он свой, и строится по различным принципам). Рейтинг поможет в общих чертах оценить благонадежность и финансовое здоровье кандидата.

 Зачем работодателям кредитная история?

Кредитная история — это сведения о финансовых обязательствах человека и о том, насколько добросовестно он к ним относится. 

Своевременное погашение кредитов формирует положительную историю и высокий рейтинг; наоборот, просрочки, отказы в займах свидетельствуют о низкой платежеспособности. 

Проверка КИ обязательна при найме или переводе на должности, связанные с финансовым управлением, бюджетом или расчетом заработной платы, поскольку долги могут указывать на неспособность контролировать расходы и провоцировать злоупотребление ресурсами компании. 

Напротив, безупречный кредитный рейтинг подтверждает ответственное отношение к деньгам, соблюдение обязательств и умение планировать бюджет — качества, необходимые для работы на руководящих постах и позициях, связанных с финансами.

Чек лист при приеме на работу для кадровика и не только

Собрав всю информацию о кандидате, переходите к выводам и составьте рекомендацию о приеме на работу или отказе.

Запомнили все пункты проверки?

Поможем систематизировать полученную информацию! Как и обещали – прикрепляем чек-лист по проверке кандидатов. Его использование сделает процесс оценки благонадежности будущих сотрудников более удобным.

Скачать чек-лист (PDF)

Что должно насторожить при проверке кандидата

Резюмируем, что в итогах проверки работника при приеме на работу можно считать тревожным сигналом, а также на что обратить внимание при собеседовании кандидата.

• Отказ подписывать согласие на обработку персональных данных

Если соискатель на просьбу дать согласие на обработку его персданных отвечает категорическим отказом, это повод задуматься о том, что ему есть что скрывать – и он опасается раскрытия фактов своей биографии.

• Недействительный паспорт

Возможно, сервис выдал такой результат ошибочно. Либо кандидат просто вовремя не заменил документ. Однако в любом случае для оформления на работу все документы, включая паспорт, должны быть действительны.

• Нежелание рассказывать о причинах увольнения и работе на предыдущих местах в целом

Скрытность кандидата может объясняться как его особенностями характера, так и проблемами в общении с коллегами и руководством и даже нарушениями законодательства, из-за которых пришлось уволиться. Если соискатель уходит от разговора о прошлом месте работы, запросите характеристику на кандидата у его бывшего начальника.

• Нахождение в розыске и причастность к экстремистской деятельности

Если проверка соискателя при приеме на работу показала, что он находится в розыске, оформите официальный отказ кандидату и передайте информацию в следственные органы.

• Наличие клиентской базы с прошлого места работы

Не стоит радоваться и отдавать конкурентное преимущество кандидату, который среди прочих своих сильных сторон указывает собственную базу клиентов. Прежде всего, это сигнал о том, что человек не постесняется украсть и вашу клиентскую базу при уходе.

• Зарегистрированное юрлицо

Нужно насторожиться, если при проверке кандидата на работу выяснилось, что на его имя зарегистрировано ИП со схожим профилем. Вполне возможно, что он решил устроиться к вам, чтобы переманить клиентов или получить конфиденциальную информацию, которой сможет воспользоваться в корыстных целях.

• Статус банкрота

Как мы уже упоминали выше, проверка соискателя на банкротство обязательна при поиске человека на руководящий пост. Банкротам запрещено занимать определенные должности, а значит, в некоторых случаях наличие такого статуса будет однозначным поводом для отказа.

• Наличие крупных задолженностей ФССП

При проверке кандидатов на работу по базе ФССП обращайте внимание на суммы штрафов, а также на причины, по которым возникли задолженности.

Как ускорить проверку соискателя?

Процесс оценки благонадежности кандидата вручную обычно занимает много времени: на полноценную проверку уходит от нескольких часов до нескольких дней.

Все усложняется тем, что информацию приходится искать на разных сайтах, оперировать разными входными данными. Часто сайты требуют ввести капчу, что еще больше замедляет процесс. Если количество кандидатов превышает 50 человек в месяц, компании жизненно важно автоматизировать сбор информации о соискателях.

Онлайн-платформа SpectrumData помогает компаниям быстрее работать с данными, в том числе оптимизировать и автоматизировать процессы кадровых проверок. То, что обычно делается в течение нескольких дней, наши решения позволяют сделать за 2 минуты. Заполните заявку внизу страницы – наши менеджеры помогут определить потребности вашей компании в данных и подскажут наиболее удобный способ доступа к онлайн-платформе, исходя из потребностей и масштаба вашей компании.

Убедиться в благонадежности будущих сотрудников легко, оставьте заявку на демо-доступ, чтобы понять, насколько вам подходит решение от SpectrumData для проверки персонала.