Как провести собеседование по телефону и какие задать вопросы

Телефонное интервью – превосходный инструмент подбора, который помогает оптимизировать процесс найма. Когда вы отобрали подходящие резюме из откликов или нашли анкеты соискателей с релевантным опытом в какой-либо базе или открытых источниках – самое время провести короткий разговор с кандидатами, чтобы понять, кого имеет смысл пригласить на полноценное собеседование. Как провести телефонное собеседование при приеме на работу и в чем его особенности – разбираемся вместе с экспертом.

Наш эксперт:

Тимур Новопашин

• эксперт по подбору персонала в Центральной, Восточной Европе и СНГ
• сооснователь телеграм-сообщества для HR — Recruitment for Friends

Для чего проводить интервью соискателя по телефону?

Как правило, телефонное интервью – это самый первый этап знакомства с кандидатом, если не считать заочный этап знакомства, когда вы изучали его резюме.

«По сути, интервью по телефону – это первичный скрининг, чтобы не тратить время и не забивать слот в календаре на 45 минут, или даже на час, полноценным интервью с кандидатом, про которого мы ничего не знаем, – поясняет Тимур Новопашин. – Хороший способ произвести калибровку: насколько кандидату интересна позиция в компании и насколько он под нее подходит».

Собеседование по телефону уместно:

• в массовом подборе, когда мы работаем с кандидатами на такие позиции, как продавец, сотрудник склада и т.д.;
• в работе со студентами, со специалистами уровня middle и senior и даже с кандидатами на позиции такого уровня, как гендиректор, гендиректор минус один, гендиректор минус два;
• в работе кадровых агентств – подбор персонала по телефону для них привычный процесс.

«Но здесь нужно понимать, что чем выше уровень кандидата, тем дороже его время. И на какие-то быстрые разговоры 10-15 минут кандидаты супервысокого уровня соглашаются не всегда, на телефонное интервью с ними можно закладывать и побольше времени, – подчеркивает Тимур Новопашин. – Что касается самого формата, некоторые топы с удовольствием соглашаются на телефонное собеседование, потому что не нужно куда-то добираться или сидеть перед камерой – ты можешь ехать по своим делам в машине и спокойно разговаривать. По моим ощущениям, это универсальный и почти всегда уместный формат».

Особенности и порядок телефонного собеседования

Не будем выделять преимущества и недостатки интервью по телефону – так или иначе все их правильнее будет назвать особенностями. Да, вы не видите кандидата и не можете оценить мимику и жесты, которые он использует, или показать презентацию о компании. Но это и не требуется на данном этапе отбора. Да, соискатель может не взять трубку – но и на очное собеседование человек может не приехать по разным причинам.

«Я бы не выделял преимущества и недостатки интервью с кандидатом по телефону, – подтверждает Тимур Новопашин. – Но несмотря на то, что это универсальный формат, есть ситуации, когда использовать этот способ все-таки не стоит. Например, если вы хорошо знаете кандидата, скажем, представляете кадровое агентство или компанию, которая уже с ним общалась, то имеете представление о базовых моментах, которые необходимы для понимания, подходит ли соискатель. Как то: знаете его локацию, примерные зарплатные ожидания, насколько готов общаться с рекрутерами и так далее. В этом случае достаточно будет связаться с кандидатом через почту или мессенджеры, напомнить о себе, рассказать, что есть потенциально интересные для него позиции, уточнить, насколько удобно будет обсудить вариант. А после положительного ответа кандидата провести уже полноценное интервью и освежить информацию».

Важно помнить, что если вы хотите провести интервью по телефону, это потребует определенных коммуникативных навыков от рекрутера. И, конечно, не менее тщательной подготовки, чем к очному собеседованию.

Как подготовиться к телефонному интервью с кандидатом

1. Проанализируйте резюме кандидата (его опыт, переходы из одной компании в другую, образование, гражданство).
2. Изучите сайт компании, в которой на данный момент работает кандидат. При необходимости – и социальные сети организации.
3. Проверьте по внутренней базе, если такая ведется, общались ли с кандидатом ранее ваши коллеги.
4. Имейте под рукой описание позиции, которую будете обсуждать с кандидатом.
5. Будьте готовы задавать вопросы и отвечать на встречные.

«Нужно четко понимать, какую позицию вы хотите предложить кандидату и в какой компании – если вы работаете на несколько организаций, – подчеркивает Тимур Новопашин. – Собираясь проводить телефонное интервью, вы должны иметь при себе заготовленные материалы про компанию и конкретную позицию, чтобы ответить на все вопросы кандидата, если они возникнут».

Что касается изучения резюме соискателя, знакомство с ним не должно быть поверхностным: важно уделить ему достаточно внимания, чтобы понимать, какие дополнительные вопросы стоит задать.

«Если есть какие-то нестыковки, странности, например, перерыв в три года между последним местом и предпоследним, очевидно, что стоит задать вопрос, что происходило в этот промежуток времени», – приводит пример эксперт.

Если для вас собеседование по телефону – это новый опыт, по крайней мере, для какой-то конкретной компании, стоит подготовить скрипт телефонного интервью, к которому будете обращаться в течение разговора.

Как долго должно длиться телефонное интервью?

Как правило, телефонное интервью длится 10-15 минут, иногда даже меньше, если мы говорим о типовых позициях в массовом подборе, подчеркивает Тимур Новопашин. 

«Главная задача собеседования по телефону: первичное знакомство, – отмечает эксперт. – Нужно пройтись по скрипту, снять нужную информацию, которая нужна, оценить, насколько кандидат подходит, кратко рассказать ему о компании и вакантной позиции. Для этого 10-15 минут будет достаточно».

Что спрашивают на телефонном интервью?

Как проводить собеседование по телефону и какие вопросы задать? Детали могут отличаться в зависимости от вакантной позиции, компании и нюансов, касающихся конкретного кандидата. Но в целом разговор будет идти по одному и тому же сценарию.

О чем спросить кандидата в собеседовании по телефону:

1. Где сейчас работает человек (он мог уйти с последнего места, которое значится в анкете, но не указать этого в резюме).
2. Текущая локация, рассматривает ли кандидат переезд.
3. Как быстро готов выйти на работу.
4. Зарплатные ожидания.
5. Почему рассматривает предложения, какие ему интересны.
6. Уточнить, знает ли что-то о компании и готов ли пообщаться подробнее.

Скрипт телефонного интервью с кандидатом: пример

«Начинающим рекрутерам я всегда рекомендую использовать скрипт для телефонного интервью с кандидатом, – советует Тимур Новопашин. – Если же у рекрутера достаточно опыта, все нужные фразы у него есть, что называется, на подкорке, человек уже на автомате выдает необходимые вопросы». 

Структура интервью не является фиксированной, можно ее менять, исходя из ситуации.

Возможная структура собеседования по телефону:

1. Представиться, уточнить, удобно ли разговаривать прямо сейчас:

«Добрый день, меня зовут [...]. Я представляю команду подбора сотрудников компании X. Удобно ли вам сейчас говорить?».

Если нет, то уточняем время, когда мы можем перезвонить. Также можно написать в мессенджеры или на электронную почту, чтобы уточнить время для звонка.

2. Рассказать, откуда у вас резюме и контакты кандидата.

«Ваше резюме/контакты я нашел на портале [Авито/hh.ru/LinkedIn/в телеграм-чате/профессиональном сообществе во «ВКонтакте» т.д.] ЛИБО Вас порекомендовали как потенциального соискателя [...] Рассматриваете ли вы сейчас предложения о работе?».

3. Поясняем, по какому плану будет идти интервью по телефону.

«Я предлагаю построить наш разговор следующим образом: поговорим о вашем опыте и навыках, пожеланиях относительно новой позиции. Далее можем обсудить вакансии, которые у меня в работе. Интервью по телефону займет около 10-15 минут».

4. Уточняем, актуальна ли информация в резюме, нет ли критичных различий:

• текущее место работы – соответствует ли указанному в анкете;
• позиция, на которой работает кандидат;
• почему кандидат готов рассматривать предложения.

Например, можно:

• попросить привести пример проекта, которым руководил кандидат;
• уточнить, есть ли сотрудники в подчинении;
• узнать, участвует ли кандидат в отборе на другие позиции, если да, то где и на каком этапе;
• понять, какой уровень вознаграждения интересен кандидату (минимальный и комфортный);
• узнать текущий уровень вознаграждения кандидата (не только оклад, но и бонусную часть, социальный пакет).

• приглашаем на личное развернутое интервью (онлайн, офлайн). Обозначить дату и время, уточнить, в каких мессенджерах будете оставаться на связи;
• отказываем, договариваемся, что останемся на связи и при наличии подходящих позиций вы свяжетесь с соискателем.

Примерный перечень вопросов: 

Скачать скрипт телефонного интервью

Главные ошибки рекрутеров в собеседовании по телефону

1. Отсутствие подготовки.
2. Когда рекрутер плохо понимает, какой кандидат ему нужен и что за вакансию он предлагает соискателям. «Не разобравшись в особенностях заявки на подбор, рекрутер «плавает» в теме, отвечая на вопросы собеседника, и не знает, что уточнять у кандидата по базовым навыкам и куда смотреть в резюме», – поясняет эксперт.
3. Отсутствие уверенности. «Когда голос рекрутера дрожит, собеседник это считывает, – уверен Тимур Новопашин. – А если это кандидат на позицию продажника или в принципе волевой человек, он может быстро перехватить инициативу, вытащить из рекрутера всю информацию, которая нужна ему, но не дать нужные сведения нанимающей стороне».
4. Неумение управлять диалогом. «Бывает, что кандидат растекается мыслью по древу, говорит не по делу и очень много: такого кандидата нужно структурировать, управлять беседой. И, напротив, встречаются кандидаты, которые говорят очень кратко, нужно задавать им открытые вопросы», – рекомендует эксперт.

Резюмируем: 4 главных правила интервью по телефону

1. Готовиться к телефонному интервью: изучать резюме, компанию, позицию.
2. Излучать уверенность и демонстрировать умение управлять собеседником и диалогом.
3. Соблюдать тайминг. Нельзя ни растягивать интервью, ни сжимать его.
4. Проявлять стрессоустойчивость.

«Нужно быть готовым ко всему: что кандидат не станет разговаривать, что может отвечать агрессивно. И в последнем случае это не обязательно будет означать, что человек плохой, – делится опытом Тимур Новопашин. – В моей практике была такая ситуация: я позвонил кандидату, он взял трубку, но как только я представился, он начал говорить со мной на повышенных тонах, выражая недовольство тем, что я позвонил на его рабочий телефон. В конце рабочего дня в вотсап мне пришло сообщение от этого кандидата, где он объяснил, что в момент звонка он был на совещании с руководителем, который очень нервный и негативно относится к ситуациям, когда кто-то из сотрудников даже просто присматривается к предложениям других компаний. Поэтому пришлось отреагировать таким образом».

Как по итогам собеседования по телефону понять, что кандидат не подходит

Поскольку интервью по телефону – главным образом инструмент отсева неподходящих кандидатов, нужно понимать, по каким признакам можно увидеть, что продолжать общение с соискателем не стоит. По крайней мере, по той вакансии, что сейчас в работе.

Как в телефонном интервью понять, что кандидат не подходит:

• сказанное кандидатом не сходится с тем, что указано в резюме – стоит обращать внимание на нестыковки;
• слишком много вопросов и разговоров о деньгах, а не об обязанностях и позиции в целом;
• был готов к вашему звонку/сам откликнулся на вакансию, но не изучил информацию о компании. Если вам важно, чтобы кандидату была интересна работа именно у вас, такой подход к разговору неприемлем;
• ясно видна неискренность в ответах.

При проведении телефонного интервью мы представляем список требований к кандидату и обязательных вопросов, и предполагаем, что есть правильные для них ответы, напоминает Тимур Новопашин. Эксперт добавляет еще несколько моментов, которые свидетельствуют о том, что с кандидатом лучше не продолжать общение:

• если кандидат дает не те ответы, которые нужны по нашему скрипту;
• человек не подходит по базовым моментам: локация, зарплатные ожидания и так далее;
• если нам не нравится, как он общается, и это критично для позиции: грубо, с матом, недостаточно развернуто и так далее. То есть в случаях, когда понятно, что с навыками коммуникации у него не очень, а они важны для должности, на которую мы ищем сотрудника.

Как пройти собеседование по телефону, если вы кандидат?

Если же вы поставили статус «ищу работу» или «рассматриваю предложения» на работном сайте или в целом собираетесь обратить внимание на вакансии на рынке труда, стоит подготовиться к телефонному интервью как кандидату.

Как пройти телефонное интервью:

1. Отвечайте на вопросы рекрутера емко и лаконично.
2. Подготовьте ответы по основным темам, которые, как правило, стандартны для телефонного интервью (опыт работы, зарплатные ожидания, готовность к переезду, причина, по которой рассматриваете предложения – и так далее, можно ориентироваться на скрипт телефонного интервью, представленный выше).
3. Говорите уверенно.
4. Не бойтесь говорить «нет». «Это абсолютно нормально, если вы прервете диалог на третьей минуте и объясните, почему вам такая позиция не подходит», – отмечает эксперт.

Как проверить соискателя?

После интервью с кандидатом по телефону и очного собеседования будет полезно оценить уровень благонадежности соискателя. В крупных компаниях для этого есть проверка службы безопасности, однако не секрет, что иногда она затягивается и есть риск, что достойный кандидат успеет уйти к конкурентам. 

Для ускорения процесса проверки при наличии СБ, а также как замену такой процедуре в небольших организациях удобно использовать автоматизированную проверку соискателей и сотрудников. Такой сервис предоставляет компания SpectrumData.

Что можно проверить с помощью сервиса:

• действительность паспорта и других документов;
• нахождение человека в розыске;
• наличие штрафов и долгов;
• присутствие в реестре банкротов;
• интересы и группы в Telegram и многое другое.

Мы соберем для вас пакет из тех проверок, которые необходимы именно вашей компании. Также есть возможность добавить в отчет проверку водителя или аффилированности кандидата.

Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы оценить полноту данных, предоставляемых сервисом. А тестовый доступ с несколькими бесплатными проверками реальных людей поможет убедиться в достоверности сведений.

Автор: Наталия Мехоношина