Как работодателю проверить диплом кандидата и убедиться в благонадежности соискателя

Проверка документов об образовании – одна из базовых процедур при найме. Она помогает работодателю убедиться, что кандидат действительно имеет нужную квалификацию, а сведения в резюме и анкете соответствуют действительности. Особенно это важно для должностей, где ошибка сотрудника может повлиять на безопасность людей, финансовые результаты или репутацию компании.

Сегодня проверить диплом можно несколькими способами: через официальный реестр, по запросу в учебное заведение или в Рособрнадзор.

Если подойти к процедуре правильно, она занимает не так много времени, но позволяет снизить риск ошибок при найме и избежать кадровых проблем в будущем.

В этой статье разберемся, для чего нужна проверка диплома о высшем образовании на подлинность, как проверить диплом в реестре Рособрнадзора, а также какие альтернативные способы проверки существуют.

Зачем нужна проверка диплома

Проверка диплома нужна не только для того, чтобы выявить подделку. Часто она помогает подтвердить, что у соискателя действительно есть нужный уровень образования, специальность и квалификация. Это особенно важно, если должность связана с оказанием медицинской помощи, финансами, правом или работой с детьми.

Также проверка диплома позволяет работодателю убедиться, что кандидат был искренен, рассказывая о своих компетенциях.

Иногда в документах встречаются ошибки, несоответствия, запись в реестре может отсутствовать по техническим причинам. В таких случаях проверка помогает разобраться в ситуации до того, как сотрудник выйдет на работу.

В итоге компания потеряла почти миллион рублей и примерно полтора года на судебные разбирательства – предварительная проверка диплома о высшем образовании помогла бы этого избежать.

Как работодателю проверить диплом на подлинность онлайн

Самый быстрый способ — проверка подлинности диплома о высшем образовании онлайн через официальный реестр. Для работодателя это удобный вариант, потому что он позволяет получить первичную информацию без долгой переписки и ожидания ответа. Также можно направить запрос в Рособрнадзор.

Проверить подлинность в ФРДО

Проверить диплом в реестре можно через ФИС ФРДО — федеральную информационную систему, в которой хранятся сведения о документах об образовании. Именно этот сервис чаще всего используют для проверки подлинности диплома о высшем образовании и других документов об обучении.

Для проверки диплома потребуются:

• фамилия владельца;
• серия и номер бланка;
• дата выдачи;
• наименование учебного заведения;
• уровень образования.

Если запись найдена, это не всегда означает, что диплом идеален с точки зрения оформления, но в большинстве случаев подтверждает факт выдачи документа. Если записи нет, это еще не повод сразу считать диплом поддельным: иногда данные внесены с задержкой или в документе есть техническая ошибка.

Направить запрос в Рособрнадзор

Если онлайн-поиск не дал результата или требуется официальное подтверждение, работодатель может направить запрос в Рособрнадзор. Это особенно полезно, если есть сомнения в подлинности документа или нужно получить письменный ответ для внутренней проверки.

Запрос лучше оформлять в деловом стиле и указывать все известные данные:

• ФИО кандидата;
• сведения о дипломе;
• дату выдачи;
• название учебного заведения;
• причину обращения.

Такой подход помогает ускорить обработку запроса и уменьшает вероятность отказа из-за неполной информации.

Где и как проверить диплом по номеру в официальном реестре

Самый частый сценарий – проверка диплома на подлинность в госреестре через интернет. Для этого важно иметь не только номер, но и другие данные, которые помогут системе найти запись без ошибок. Чаще всего речь идет о ФИО, серии и номере бланка, дате выдачи и названии учебного заведения.

Проверить диплом в реестре Рособрнадзора можно в несколько несложных шагов:

Шаг 1. Зайти на сайт Рособрнадзора и выбрать в разделе «Гос. услуги и функции» опцию «Государственные функции». Перейдите на страницу раздела.

Шаг 2. В колонке справа выберите пункт «Формирование и ведение Федерального реестра сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении». 

Шаг 3. После перехода в раздел внизу страницы сайта вы найдете строку «Сервис поиска сведений о документах об образовании». Здесь вам необходимо выбрать уровень образования.

Шаг 4. Введите данные диплома: фамилию, серию и номер бланка, дату выдачи. Проверить диплом о высшем образовании в реестре.

Если сведения найдены, можно сверить их с тем, что указано в документе кандидата.

Если вам нужно проверить диплом на подлинность быстро, удобнее всего сделать это в два этапа: сначала онлайн-поиск в реестре, затем, при необходимости, официальный запрос в учебное заведение. Такой подход позволяет не пропустить ни техническую ошибку, ни попытку подделки.

Важно! Для проверки диплома в любом случае нужно получить согласие соискателя или действующего сотрудника на обработку его персональных данных.

Если диплома нет в реестре Рособрнадзора: что делать

Отсутствие записи в реестре не всегда означает, что диплом недействителен. Иногда причина в том, что данные еще не внесены, внесены с ошибкой или документ выдан давно и не попал в электронную базу сразу.

Что делать, если найти диплом об образовании в реестре не удалось:

Шаг 1. Проверьте дату выдачи.

Если диплом выдан до 1992 года, его может не быть в ФРДО. Это нормальная ситуация, которую нужно учитывать.

Шаг 2. Направьте запрос в вуз.

Попросите учебное заведение подтвердить факт выдачи диплома. Для этого лучше использовать письменный запрос с указанием ФИО, даты выдачи и реквизитов документа.

Шаг 3. Если вуза уже не существует, найдите правопреемника.

Иногда учебное заведение закрыто, реорганизовано или присоединено к другой организации. В этом случае сведения может хранить правопреемник.

Шаг 4. Если правопреемника нет, обратитесь в Рособрнадзор.

Туда можно направить официальный запрос и попросить помочь с подтверждением сведений. Этот вариант особенно полезен, если документ нужен для кадровой проверки или внутреннего расследования.

Проверка диплома на подлинность: альтернативные способы

Как мы уже разобрались, кроме онлайн-поиска в реестре, есть и другие способы проверки диплома на подлинность. Они не всегда заменяют реестр, но помогают уточнить детали. Обобщим информацию обо всех способах проверки действительности диплома.

Альтернативные способы особенно полезны, когда нужно проверить документ об образовании в спорных случаях. Например, если данные в реестре отсутствуют, а кандидат настаивает, что диплом настоящий. В таких случаях всегда лучше делать официальный запрос в вуз и/или Рособрнадзор.

Как визуально проверить диплом на подлинность

Визуальная оценка не заменяет проверку диплома через обрнадзор, но помогает быстро заметить явные признаки подделки. В первую очередь стоит смотреть на качество печати, оформление, расположение реквизитов и наличие защитных элементов.

Обратите внимание на следующие признаки:

• аккуратность шрифта и отсутствие грубых ошибок;
• совпадение серии и номера;
• наличие обязательных реквизитов;
• качество печати и бумаги;
• отсутствие следов неестественного монтажа, исправлений и размытых элементов.

Если есть сомнения, можно сравнить документ с образцом официального бланка.

Оценить документ визуально полезно перед тем как проверить, внесен ли диплом в реестр. Логика такая: сначала визуальная оценка, потом проверка в реестре, затем официальный запрос. Такой порядок позволяет быстро отсеять очевидно подозрительные случаи.

Что делать работодателю, если диплом фальшивый

Если проверка показала, что документ поддельный, важно действовать спокойно. Ошибка на этом этапе может создать юридические риски для компании.

Сначала зафиксируйте факт обнаружения подделки:

1. Составьте акт.
2. Подготовьте письменное уведомление соискателя.
3. Оформите отказ в приеме на работу, если это допустимо по ситуации.
4. При необходимости подайте заявление в полицию.

В трудовых отношениях многое зависит от конкретной должности и обстоятельств приема. В некоторых случаях фальшивый диплом становится основанием для отказа в найме или последующего увольнения, если документ был обязательным при трудоустройстве.

Ответственность за поддельный диплом

Поддельный диплом может повлечь не только кадровые, но и правовые последствия. Если документ использовался для получения работы, должности, выплат или льгот, ситуация может выйти за рамки обычного трудового спора.

Санкции в отношении соискателя или сотрудника:

• Увольнение по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК.
• Уголовная ответственность по ч. 5 ст. 327 УК РФ: штраф до 80 000 ₽, обязательные работы до 480 часов, арест до 6 месяцев.
• Если сотрудник получил льготы или повышение благодаря фальшивому диплому — могут вменить мошенничество ( ст. 159 УК РФ) с более суровым наказанием.

Для работодателя, который знал о подделке, но скрыл – риска нет, закон не обязывает проверять дипломы. Но если должность требует обязательного образования (врач, учитель, адвокат), а вы не проверили и приняли специалиста с подложными документами – возможны претензии от надзорных органов.

Почему проверки диплома недостаточно

Даже если проверка диплома прошла успешно, этого мало, чтобы сделать вывод о благонадежности кандидата. Диплом подтверждает только один аспект – уровень образования. Но его наличие не отражает правовой или финансовый профиль соискателя и не помогает всесторонне оценить риски приема на работу того или иного человека.

Поэтому при найме разумно использовать комплексную проверку кандидата с помощью сервиса XPerson от компании SpectrumData. Это помогает оценить не только документ об образовании, но и общую надежность соискателя.

Уже через 2 минуты после заявки вы получите развернутый отчет о биографии кандидата, в том числе:

• подлинность диплома;
• наличие задолженностей ФССП;
• кредитный рейтинг;
• деловые связи и многое другое.

Сервис может собрать информацию не только о кандидате на ту или иную должность, но и о действующем сотруднике. Например, если планируется повышение работника, важно убедиться в том, нет ли его в списке банкротов или реестре обеспечительных мер. Проверка проводится исключительно по официальным государственным базам. В одном окне вы получаете информацию из десятков источников, что помогает принять взвешенное решение о найме.

Часто задаваемые вопросы

Работодатель обязан проверять дипломы сотрудников по закону?

Нет, не всегда. Но если образование является обязательным требованием для должности, проверка диплома становится практически необходимой. Работодатель вправе убедиться, что соискатель соответствует требованиям вакансии.

Что делать, если диплома нет в реестре Рособрнадзора?

Сначала проверьте дату выдачи и корректность введенных данных. Затем направьте запрос в вуз, а если вуза больше не существует – к его правопреемнику. Также стоит написать запрос о подтверждении подлинности диплома в Рособрнадзор.

Можно ли найти диплом по фамилии в реестре?

Одной фамилии для проверки диплома о высшем образовании на подлинность недостаточно. Для поиска нужны дополнительные данные: серия, номер, дата выдачи и название учебного заведения.

Какой диплом нельзя проверить?

Не все документы отображаются в реестре. Например, часть старых дипломов, а также некоторые документы, выданные до появления электронного учета, могут не находиться в базе. В таких случаях проверку проводят через вуз, правопреемника или Рособрнадзор.

Кроме того, через госреестр нельзя проверить документы, выданные ведомственными вузами ФСБ, СВР, ФСО, а также дипломы, содержащие гостайну. Также не вносятся сведения об образовании, полученном в иностранных вузах (для них отдельная процедура).

Как проверить иностранный диплом?

Иностранный диплом проверяют через Рособрнадзор или Главэкспертцентр. Срок подтверждения обычно составляет до 45 дней. Для дипломов ряда стран СНГ может применяться упрощенная процедура.

Автор: Наталия Салихова