Как составить приказ о приеме на работу и для чего это нужно

Издание приказа о приеме на работу c 2021 года закон оставляет на усмотрение работодателя. Разберемся, для чего нужен этот документ и почему его оформление остается актуальным.

Что такое приказ о приеме на работу и когда он издается?

Приказ о приеме на работу – это распорядительный документ, подтверждающий трудовые отношения работодателя с работником, устроенным в штат организации.

Основание издания приказа о принятии на работу – это правильно оформленный и подписанный трудовой договор с реквизитами. Приказ обычно оформляется в ту же дату, что и трудовой договор. Как правило, это происходит в течение трехдневного срока после того, как новый сотрудник фактически начал работать. На следующий рабочий день кадровик сообщает об этом в территориальное отделение Социального фонда РФ.

Обязательно ли издавать приказ о приеме на работу?

Многие работодатели задумываются, обязателен ли приказ о приеме на работу в 2024 году. С 22 ноября 2021 года поправки в Трудовом кодексе сделали этот документ необязательным, но включили форму о трудоустройстве в список документации, подлежащей проверке Рострудом, в случае если работодатель такой формой пользуется.

Во многих компаниях приказ продолжают составлять: по данным экспертов в кадровом консалтинге, так делают около 80 процентов работодателей.

Многим работодателям просто удобна привычная форма внутреннего документооборота, у кадровиков не возникает вопросов, как должна заполняться трудовая книжка, потому что некоторые сотрудники не спешат отказываться от бумажного варианта. А на госслужбе сохранилось требование сообщать реквизиты приказа бывшему работодателю чиновника. Этот порядок регламентирован постановлением Правительства РФ, отсутствие документа может привлечь внимание прокуратуры, а ошибочное оформление приказа о приеме на работу обернется солидными штрафами (до 500 тыс. руб.). Поэтому работодатель сам принимает решение, нужен ли ему приказ о найме работника

Пошаговая инструкция: что должно быть в приказе о приеме на работу

Поиск, подбор персонала и прием на работу нового члена коллектива – сложный комплекс ответственных мероприятий, при серьезном подходе он может занять немало времени. После того как будут проведены все процедуры, собраны и проверены документы соискателя, составляется приказ о принятии на работу сотрудника, если эта бумага применяется в кадровом учете организации. Основой документа является трудовой договор. Распоряжение составляется именно на основе договора, оформление которого является обязательным этапом трудоустройства.

Как составить приказ о приеме на работу:

Шаг 1. В приказ о приеме на работу бланк вписать полное название организации в соответствии с Уставом. 

Шаг 2. Заполнить поле для кода формы по (ОКУД) — 0301001 и внести код предприятия по ОКПО.

Шаг 3. В бланк приема на работу в поле «Номер документа» вставить регистрационный номер распоряжения о трудоустройстве, присвоенный по утвержденной номенклатуре дел. 

Шаг 4. При проставлении даты составления документа необходимо иметь в виду, что это должно быть число не ранее даты заключения трудового договора.

Шаг 5. В форме приказа о приеме работника на работу в графе «Дата» в поле «с» нужно указать фактическую дату, когда сотрудник начал трудиться на новом рабочем месте (которая может не совпадать с датой заключения трудового договора по ст. 57 ТК РФ). При бессрочном трудовом договоре в поле «до» ставится прочерк. Если договор срочный, требуется указать срок его действия или условия прекращения.

Шаг 6. В соответствующее поле вписать ФИО нового работника по паспорту или другому удостоверению личности. Затем надо указать структурное подразделение и должность, на которую принимается сотрудник.

Шаг 7. Если для сотрудника предусмотрен испытательный срок, нужно в соответствующем поле отметить его продолжительность. Она должна указываться и в приказе, и в трудовом договоре ( ст. 70 ТК РФ).

Шаг 8. Указать в распоряжении о найме условия трудоустройства и особенности самой деятельности (основное место трудоустройства, совмещение, перевод из другой организации или замещение временно отсутствующего сотрудника т.д.), прописать размер заработной платы в виде оклада и надбавок.

Шаг 9. Приказ о приеме на работу, заполненный по всем правилам, должен быть подписан работодателем или уполномоченным лицом.

Подписанный работодателем приказ (распоряжение) о трудоустройстве доводится до сведения самого сотрудника (или сотрудников) под роспись, подшивается в номенклатурную папку, а его номер вносится в журнал учета. Затем на основании этого документа кадровик должен внести запись в трудовую книжку и заполнить личную карточку по форме N Т-2 или N Т-2ГС(МС), а бухгалтер открывает лицевой счет работника по форме N Т-54 или N Т-54а.

Приказы о приеме на работу: образец

Если теперь не обязателен приказ, какой документ нужен? Несмотря на поправки в законодательстве, унифицированная форма приказа о приеме на работу осталась прежней: Т-1 для трудоустройства каждого сотрудника в индивидуальном порядке и Т-1а при одновременном найме двух и больше работников. Кроме того, образец приказа о приеме на работу может быть составлен самим работодателем с учетом требований закона, но в большинстве случаев компании берут готовые унифицированные бланки.

Форма № Т-1. Приказ о приеме работника на работу

Как правило, в кадровом учете предприятия используется унифицированная форма №Т-1 для найма одного кандидата. Использовать форму №Т-1а не рекомендуется, чтобы избежать разглашения персональных данных, лучше составить приказ о принятии на работу отдельно для каждого нового сотрудника.

Скачать приказ о приеме на работу, образец, заполненный по форме №Т-1

Приказ о приеме на работу совместителя

При найме совместителя распоряжение о трудоустройстве оформляется работодателем в общем порядке, в поле «Условия, характер работы» нужно вписать «По совместительству, с оплатой пропорционально отработанному времени». Не нужно уточнять, внутреннее или внешнее совместительство. Оклад указывается в полном размере согласно расписанию штата.

Скачать образец приказа о приеме на работу по совместительству

Приказ о приеме на работу несовершеннолетнего

Работодатель может заключать трудовой договор с подростками. В случае, когда кандидат достиг 16 лет, согласие должны будут подписать только родители, а для 15-летних потребуется еще и разрешение органа опеки. Работодатель должен предоставить подростку необходимые условия, например, неполный рабочий день (прописывается в документе) с легкой деятельностью, не вредной для здоровья. Также в случае с несовершеннолетними сотрудниками нельзя устанавливать испытательный срок и нанимать их по совместительству. Пример приказа о приеме на работу несовершеннолетнего – унифицированная форма №Т-1, либо разработанная самостоятельно.

Скачать образец о приеме на работу несовершеннолетнего сотрудника

Приказ о приеме на работу на декретную ставку

Если новый работник принимается на срок декретного отпуска штатного сотрудника, приказ о принятии на работу оформляется в общем порядке по унифицированной форме №Т-1. В таком случае трудовой договор на декретную ставку является срочным, и в поле условий и характера деятельности работодатель должен это отметить, написав «для исполнения обязанностей Ивановой Марии Васильевны, отсутствующей на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет».

Скачать образец приказа о приеме на работу на декретную ставку

Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника

В поле «Условия и характер работы» вписывается «Дистанционная работа». В этом случае используются электронные подписи работодателя и подчиненного – это стандартная практика.

Скачать образец приказа о приеме на работу дистанционного сотрудника

Частые ошибки в приказах о приеме на работу

Несмотря на то что у распоряжения о трудоустройстве есть образец заполнения, на практике в нем нередко могут допускаться ошибки. Разберем наиболее типичные случаи, когда работодатели неправильно составляют распоряжение.

1. Несоблюдение требований к содержанию приказа: ошибки в ФИО сотрудника и размере заработной платы, неверные даты или условия и характер труда, не соответствующие реальным обстоятельствам.
2. Индивидуально разработанная форма приказа не соответствует требованиям законодательства: она обязательно должна включать все необходимые графы и быть утвержденной руководством компании.
3. Нарушение сроков издания приказа и ознакомления с ним работника под роспись: по закону это нужно сделать в трехдневный срок с даты фактического начала исполнения трудовых обязанностей.
4. Составление приказа на основании трудового договора, оформленного ненадлежащим образом, либо подписанного неуполномоченными лицами. Приказ, основанный на таком трудовом договоре, не имеет юридической силы и может быть оспорен.
5. Отсутствие подписи самого сотрудника как завершающего этапа оформления приказа.

Как проверить кандидата на благонадежность

Перед тем как принимать сотрудника в штат и издавать приказ о трудоустройстве, стоит не только убедиться в профессионализме сотрудника, его потенциальной лояльности и в наличии нужных для должности компетенций, но и проверить такое важное качество будущего работника, как благонадежность. На ответственных должностях это особенно важно. Нельзя полностью полагаться исключительно на отзывы и рекомендации, да и в ходе собеседования не всегда можно сделать однозначные выводы.

С помощью сервиса по проверке уровня благонадежности соискателя и сотрудников от SpectrumData можно за три минуты получить развернутый отчет о кандидате и узнать:

• действительны ли его документы;
• есть ли налоговые начисления, исполнительные производства, неоплаченные взыскания или просроченные кредиты;
• числится ли соискатель в розыске и многое другое.

Если все в порядке, работодатель может заключать трудовой договор и издавать распоряжение о трудоустройстве.

Проверка кандидатов защитит вас от недобросовестных работников, поможет сэкономить время и сберечь репутацию организации.

Авторы: Оксана Исаева, Дилара Ильясова