Как создать кадровый резерв и зачем он нужен?

75,9% российских компаний испытывают нехватку кадров – таковы результаты исследования аналитиков RosExpert, опросивших представителей HR-служб по всей стране.

Прогноз правительства неутешительный: к 2030 году совокупный дефицит кадров в отечественной экономике может составить 2 млн человек.

Один из способов справиться с нехваткой кадров: создать кадровый резерв. Как сделать это правильно – разбираемся вместе с экспертом.

Наш эксперт:

Вероника Шубина

• директор по персоналу ЗАО «Завод ЭМА»

Кадровый резерв – что это такое простыми словами?

Если совсем просто, то кадровый резерв – это люди, которые смогут быстро закрыть внезапно освободившиеся вакансии.

«Самый главный и большой плюс кадрового резерва в том, что у тебя уже есть адаптированный человек, который понимает и поддерживает ценности компании и готов показать эффективную работу в более сжатые сроки, – рассказывает Вероника Шубина. – Вторым неоспоримым плюсом является повышение лояльности принятого из кадрового резерва сотрудника, который благодарен компании за предоставленную возможность роста или перехода в другое подразделение или направление».

Виды кадрового резерва

В зависимости от того, откуда приходят сотрудники на новые должности, резерв кадров может быть внешним и внутренним.

Внутренний кадровый резерв

Внутренний кадровый резерв формируется из действующих сотрудников, которых можно повысить или расширить их список задач и улучшить условия.

Кроме того, сотрудник может сменить сферу деятельности или отдел внутри компании.

«В 2023 году у нас был кейс закрытия позиции рекрутера из кадрового резерва: перевели на эту должность девушку, которая занималась охраной труда, но выгорела и больше не хотела работать в данном направлении, – делится примером из собственной практики Вероника Шубина. – Другой случай: мы решили усовершенствовать процедуру заказа автомобилей сотрудниками завода для служебных поездок и перевели девушку-кладовщика на позицию диспетчера, у нее был профильный опыт управления логистикой. Она очень быстро подхватила эту задачу, а понимание бизнес-процессов позволило ей уже через 10 дней работы внести предложения по повышению эффективности, что не могло не порадовать нас. Обычно у новичков 7-10 дней уходит только на знакомство с работой».

Внешний кадровый резерв

Внешний резерв формируется из людей вне организации. Это могут быть бывшие соискатели, которые ранее входили в число финальных кандидатов, или, например, студенты, проходившие практику на предприятии.

«Во внешний кадровый резерв мы включаем студентов, которые проходили практику на заводе, но по итогам ее завершения не могли быть трудоустроены, так как не было открытых вакансий, – поясняет Вероника Шубина. – Еще в кадровом резерве остаются специалисты, которые нам очень понравились, подошли по всем параметрам, но приняли не наш оффер. С периодичностью раз в 3 месяца или раз в полгода (зависит от должности) я интересуюсь, как у них дела, как идет работа на новом месте. Рассказываю им о новостях на нашем заводе. Периодически делаю по всему кадровому резерву рассылку с публикациями или вышедшими на телевидении интервью, сюжетами о предприятии».

Другие подходы к классификации

Существуют и другие критерии, по которым можно классифицировать виды кадрового резерва. Иные подходы учитывают потребности компании и уровень компетенций сотрудников для пополнения резерва.

Плюсы и минусы работы с кадровым резервом

У подбора с помощью внутреннего и внешнего кадрового резерва есть свои преимущества и недостатки. Их нужно учитывать на этапе планирования внедрения работы с этими инструментами.

Критерии для отбора сотрудников в кадровый резерв

Конкретные критерии отбора людей для резерва – вопрос индивидуального характера. Включать людей в состав кадрового резерва стоит после тщательного анализа особенностей вакансии и условий, которые компания готова дать сотруднику.

Но можно выделить три универсальных критерия, на основе которых разработать свою систему оценки сотрудников.

Эффективность и потенциал

Для включения во внутренний кадровый резерв прежде всего стоит оценить, как сотрудник справляется со своими обязанностями, есть ли у него лидерские качества и умеет ли он адаптироваться к новым условиям. Все это раскрывает его потенциал. Если сравнить всех сотрудников по этому критерию, то деление по уровню потенциала будет примерно следующим:

Далее оцениваем эффективность. Чтобы это сделать, нужно сравнить результат сотрудника и затраты на его достижения.

Что учитывать в оценке результата:

• объем работы;
• сложность задачи;
• новизну решения.

• время, которое ушло на достижение результата;
• потраченные ресурсы компании;
• наличие ошибок, которые пришлось исправлять;
• понадобилась ли помощь коллег (а значит, и их время).

После соотнесения результатов и затрат можно поделить сотрудников на три группы: высокой, средней и низкой эффективности.

«Для включения в кадровый резерв сотрудник нашего завода в первую очередь должен демонстрировать постоянную высокую производительность в текущих ролях, – говорит Вероника Шубина. – Это человек, который способен при необходимости брать на себя больше обязанностей, умеет мотивировать команду».

По итогам комплексной оценки можно построить матрицу потенциала и эффективности сотрудников. 

Лояльность

Следующее, что обязательно стоит учитывать – как сотрудник относится к компании, разделяет ли он ее ценности и готов ли продолжать в ней работать.

Оценить лояльность можно с помощью индекса eNPS или по опроснику Терстоуна. 

Также стоит обратить внимание на то, как сотрудник себя ведет с коллегами и подчиненными. Соблюдает ли корпоративный этикет, субординацию на работе, пользуется ли авторитетом, поддерживает ли отношения с коллективом.

«Критерии для отбора в кадровый резерв оценочные, и это в первую очередь человеческие качества, соответствие корпоративному духу, условное деление на «наш или не наш человек». Обязательно смотрим на людей, которые готовы расти и развиваться в рамках компании», – комментирует Вероника Шубина.

Благонадежность

Кроме профессиональных навыков и лояльности компании стоит оценивать и благонадежность кандидатов – даже если они много лет работают в организации. 

Провести комплексную проверку персонала быстро и эффективно можно с помощью автоматизированного сервиса от SpectrumData. 

Уже через три минуты после заявки вы получите развернутый отчет с данными о человеке: не зарегистрированы ли на него ИП профиля, пересекающегося со сферой деятельности вашей компании, не запущена ли в отношении него процедура банкротства, нет ли на нем астрономических долгов перед судебными приставами и многое другое.

Формирование кадрового резерва: пошаговая инструкция

Детальный план работы с кадровым резервом для каждой компании будет своим. Роль будет играть масштаб предприятия, бюджет и потребности. Однако основные 5 этапов в том или ином виде должны присутствовать в любой рабочей программе кадрового резерва.

1 этап. Планирование

На этом этапе важно понять, нужен ли компании кадровый резерв вообще. Если да, то нужно сформулировать цели, для которых он создается. В частности, собрать список вакансий, которые скоро могут быть открыты и подумать, какими качествами должен обладать идеальный кандидат.

От этого будет зависеть тип резерва, критерии отбора, способ пополнения резерва и формат работы с сотрудниками.

Когда программа кадрового резерва сформирована, ее нужно зафиксировать документально. С этим планом можно будет сверяться во время работы.

2 этап. Отбор кандидатов

Далее происходит отбор сотрудников, которые войдут в кадровый резерв. Для этого надо сопоставить качества кандидатов в резерв с критериями, которые были выбраны на прошлом этапе. Это справедливо и для внешнего, и для внутреннего резерва.

Те, кто подходит под критерии – попадают в резерв. На таких людей нужно завести карточку, где отслеживать их развитие.

3 этап. Подготовка

Когда пул кандидатов собран, нужно приступать к реализации плана развития сотрудников. Например, отправить на обучение или тренинг, а главное – постепенно расширять компетенции, давать новые задачи и помогать с ними справляться.

Если речь идет о внешнем резерве, то нужно мониторить рынок труда и поддерживать связь с избранными кандидатами.

«Наш кадровый резерв активно участвует в проектах по повышению производительности труда и других мероприятиях, нацеленных на развитие компании. У нас есть положение по работе с проектами по улучшению, мы организуем конкурсы инициатив, и вручаем подарки за проекты, реализация которых позволяет повысить эффективность, снизить себестоимость или сократить временные затраты на операции, – говорит Вероника Шубина. – Также я отслеживаю, чтобы кадровые резервисты регулярно встречались с руководителями или другими опытными лидерами и наставниками предприятия. Важно, чтобы человек ощущал свою востребованность в компании».

4 этап. Использование

Когда «резервисты» готовы, а у компании возникла потребность в новом сотруднике, нужно еще раз оценить всех, кто состоит в резерве, сопоставить их компетенции, навыки и личные качества с портретом кандидата и выбрать подходящего претендента.

5 этап. Оценка эффективности

Последний этап управления кадровым резервом – оценка эффективности. Например, можно сравнить, сколько времени и денег уходит на закрытие вакансии с помощью резерва и без него.

Важно! Методы оценки нужно разработать на этапе планирования.

Как официально оформить кадровый резерв на предприятии?

Отдельно остановимся на документировании правил формирования и работы кадрового резерва. Вот зачем это нужно сделать.

• Документ сделает карьерный рост прозрачным и доступным для сотрудников.
• Правильно оформленные документы помогут грамотно донести ценность проекта до руководства и доказать его необходимость.
• Четко прописанные цели, критерии и методы оценки сделают отчетность проще и понятнее.

Для начала можно составить положение о кадровом резерве, в котором описать все, что было придумано на этапе планирования.

Скачать положение о кадровом резерве, пример

Еще можно разработать образцы внутренней документации. Например, анкеты для кандидатов.

Скачать образец анкеты для включения в кадровый резерв

Как настроить управление кадровым резервом?

Успешное формирование кадрового резерва – это результат не только тщательного планирования, но и соблюдения ряда принципов.

Целесообразность

Развитие кадрового резерва должно быть продиктовано потребностями предприятия. От них будут зависеть планирование и оценка эффективности. Не стоит заводить резерв для галочки.

Системность

Подготовка кадрового резерва должна стать частью HR-стратегии компании. При этом работа над развитием резерва должна стать постоянной, а план нужно корректировать в соответствии с новыми целями и промежуточными результатами.

Гласность

Есть мнение, что кадровый резерв может вызвать панику у тех сотрудников, на чьи должности будут готовить других людей, и демотивировать тех, кто в резерв не попал.

Однако работа с кадровым резервом не должна проходить в тайне. Хотя бы потому, что рано или поздно это перестанет быть секретом и тогда недопонимание возникнет точно. Лучше подробно объяснить, как идет отбор в кадровый резерв и как туда попасть.

Конкурентность

На каждую вакантную позицию должно быть как минимум два кандидата в резерве. Так можно будет выбрать лучшего сотрудника, конкуренция даст каждому из претендентов мотивацию к развитию.

Активность

В развитии должны быть заинтересованы обе стороны: и сотрудник, и руководство компании. Если кто-то перестанет проявлять активность, взращивание звезд будет под угрозой.

Основные ошибки в работе с кадровым резервом

Помимо соблюдения принципов подготовки кадрового резерва, важно  избежать ошибок, которые могут свести на нет всю работу.

Предвзятость

Если отбор в кадровый резерв основан не на исследованиях, а на личных предпочтениях, есть риск продвинуть по карьерной лестнице не самых толковых сотрудников, а тех, кто умеет произвести впечатление или просто приятных руководству людей.

Нужно использовать только объективные методы оценки, а решение о включении сотрудников в резерв принимать коллегиально. В обсуждении могут участвовать руководители, отдел кадров и, например, служба безопасности.

Долгое ожидание

Если сотрудник находится в кадровом резерве слишком долго, он может перерасти не только свою текущую должность, но и ту, которую готовило для него руководство. Человек может просто уйти в другую компанию, не дождавшись повышения.

«У нас работает трехступенчатая система работы с увольняющимися сотрудниками – независимо от того, состоит сотрудник в кадровом резерве или нет. Но потеря сотрудника из кадрового резерва, на мой взгляд, более вероятна, чем простого работника, – подчеркивает Вероника Шубина. – Человек, который попал в кадровый резерв, чаще всего уже немного перерос свою должность и функционал, именно поэтому он хочет расти дальше. Если компания в среднесрочной перспективе ничего не сможет ему предложить, такой специалист обязательно найдет себе интересную работу, но, к сожалению, уже в другом месте».

Чтобы предотвратить такую ситуацию, нужно вовремя дать развитие карьере «резервиста». Если потребности в его переводе на другую должность у компании пока нет, можно расширить полномочия перспективного сотрудника, дать ему новые интересные задачи и повысить зарплату.

А если эффективный сотрудник из резерва все же решил уйти – стоит провести exit-интервью, узнать причины его ухода и сделать выводы, чтобы не терять ценные кадры в будущем.

Стоит понимать, что установленного оптимального срока ожидания нет. Все зависит от должности и компании.

Попытки сэкономить

Развитие кадрового резерва потребует денег. Потратиться придется на обучение действующих работников или хантинг ценных кадров со стороны. А если компания пожадничает, то конкуренты переманят не только резервистов с высоким потенциалом, но и рядовых эффективных сотрудников.

Важно грамотно рассчитать и согласовать все расходы на этапе планирования. А когда наступит этап оценки эффективности, проверить, действительно ли кадровый резерв окупился.

Автор: Михаил Нохрин