Система управления персоналом: методы, функции и главные цели

Наш эксперт: 

Антон Писчиков

• основатель компании RUDA GAMES, учредитель барбершопов Boy Cut (Екатеринбург), основатель и резидент закрытого сообщества предпринимателей «Эквиум Урал»

Что такое система управления персоналом

Система управления персоналом – это набор инструментов, которые помогают бизнесу эффективно строить кадровую политику. Это не только подбор сотрудников в компанию. Найти среди них таланты, определить потенциал, помочь в адаптации, развитии, замотивировать на более продуктивную работу, сохранить ценные кадры – все это система управления персоналом. От того, насколько она развита, будет зависеть успех в бизнесе и репутация на рынке.  

Цели системы управления персоналом

Прежде чем внедрять систему управления персоналом в организацию, нужно решить, для чего она нужна бизнесу. Цели могут отличаться. Это зависит от масштабов бизнеса, какие у него планы в развитии и даже в какой нише работает. 

Но существуют и единые для всех цели в работе с кадрами – подбор сотрудников, рациональное использование их труда, эффективное обучение специалистов.

Дополнительные задачи, которые решает четкий механизм управления:

• спланировать и дать прогноз работы сотрудников;
• попробовать инструменты мотивации работников;
• проанализировать вакантные места в организации и требования к сотрудникам, ведь они постоянно обновляются;
• понять, как развивается коллектив;
• проанализировать работу сотрудников. 

Когда нужна система управления персоналом

До поры до времени бизнес может продержаться и без системы управления персоналом. Но наступает момент, когда руководителю нужно что-то менять: структурировать, заводить целый отдел для эффективной работы с сотрудниками – без этого бизнесу стало тяжело развиваться. Некоторые компании внедряют все это сразу же, как только вышли на рынок, ведь у них далеко идущие планы на будущее их бизнеса.

Признаки, что пришло время задуматься о внедрении инструментов для управления персоналом:

• нужно знать точно, каких кадров не хватает в компании, а каких в избытке;
• у компании нет четкой кадровой политики;
• сотрудники не справляются с задачами, нужно повышать их уровень квалификации;
• необходимо проанализировать их работу;
• прошел масштабный набор персонала, и теперь необходимо заняться адаптацией;
• организация планирует проанализировать условия работы и сделать их оптимальными;
• организация задумалась о том, что пора внедрять инструменты мотивации сотрудников.

От чего зависит структура системы управления персоналом

Крупный бизнес нуждается в сложной системе работы с кадрами. Она состоят из нескольких частей. В итоге складывается структура, которая помогает избежать ошибок и путаницы в работе с сотрудниками. 

Насколько будет объемной структура, зависит от размера бизнеса. Чем больше компания, тем обширней структура – один HR-менеджер не справится. Каждая из ее частей отвечает за свой фронт работы. В компании может иметься отдел, который разрабатывает кадровую стратегию, планирование. Отдельно создают подразделения для адаптации, повышения уровня квалификации, способов поощрения, решения трудовых споров и т.д.

Основные элементы структуры системы управления персоналом

У всех структур организации системы управления персоналом на предприятии существует три основных направления:

1. Разработка стратегии компании.
2. Создание инструментов для работы с персоналом.
3. Поддержание уровня для развития кадровой политики.

Это основа. Ее могут усложнять разные подсистемы:

• Управление кадрами.

Костяк, задача которого заключается в эффективном руководстве всеми кадровыми работниками и HR-отделами.

• Планирование.

Подразделение анализирует человеческие ресурсы, рынок труда, делает прогнозы в плане кадров на будущее.

• Наем персонала.

В задачи входит отбор сотрудников, собеседования с кандидатами, принятие решений о трудоустройстве или отказ в приеме на работу. 

• Управление отношениями. 

Подсистема отвечает за корпоративный климат, решает споры между работниками, устраивает психологические тесты, оценивает в целом взаимоотношения в команде.  

• Охрана труда. 

Специалисты следят, чтобы соблюдались правила охраны труда, проводят оценку того, насколько комфортны условия для работы.

• Развитие кадрового потенциала.

Обучение новых сотрудников, повышение уровня квалификации уже давно работающих людей.

• Мотивация поведения сотрудников.

Задача отдела заключается во внедрении инструментов мотивации, а также в поощрении и наказании, управлении зарплатами.

• Социальное развитие.

Подразделение отвечает за охрану здоровья членов команды, устанавливает даты отпуска, выходных, следит, чтобы сотрудники получали страховки.

• Правовое и информационное обеспечение.

Задача отдела: доносить до сотрудников информацию от руководителя, решать трудовые споры, согласовывать документы по работе с кадрами.

Служба управления персоналом: из кого она состоит

В маленькой организации, где работают до 50 сотрудников, хватит пары HR-специалистов. Крупная же компания – с численностью от 300 и более человек – часто не может обойтись без нескольких департаментов HR-службы для решения всех задач.

В многотысячных организациях встречаются, например, такие должности:

Директор по персоналу. Он руководит всеми подразделениями по работе с кадрами.

Специалист по коммуникациям. От него коллектив узнает последние новости компании. Именно этот человек отвечает за то, чтобы работники знали цели и задачи компании, придерживались ее ценностей.

Специалисты по подбору персонала. Любая система управления персоналом включает в себя эту должность. Классические рекрутеры, работа которых заключается в привлечении кандидатов, их поиске, анализе рынка труда, формировании резерва кадров. Их главная задача – кадровое обеспечение системы управления персоналом.

Экономист по труду. В задачи входит ведение учета трудовых показателей и зарплат, анализ этих показателей.

Специалист по кадровому делопроизводству. Ведет КДП, оформляет бумаги по приему на работу, переводу, увольнению, делает отчеты перед госорганами.

Специалисты отдела обучения и развития. Есть среди них руководители всего отдела, координаторы обучающих программ и даже создатели курсов для сотрудников.

Менеджер по адаптации. Отвечает за то, как быстро новички адаптируются в команде – знакомятся с коллективом, входят в курс дела. Чаще всего отдельной должности для адаптации работников не предусмотрено. Обычно такие функции управления персоналом берет на себя специалист по обучению.  

Принципы системы управления персоналом

Чтобы управление персоналом было эффективным и работало без сбоев, есть набор правил:

• производственная деятельность должна быть главнее, чем руководство людьми;
• системный подход в работе с кадрами;

Все, что касается персонала – его подбор, ротация по должностям, обучение и адаптация – нужно выстроить в стройную концепцию и придерживаться одного плана.

• подбирая сотрудников, обращать внимание не только на профессиональные качества, но и на личные особенности;
• держать баланс новых сотрудников и «старичков».

Люди, которые работают годами, помогают сохранять преемственность. А молодежь дарит компании новое дыхание, развитие, позволяет ей оставаться современной.

• обеспечивать карьерный рост сотрудников, повышать их квалификацию;
• взращивать кадровый потенциал, создавать условия, чтобы сотрудники стремились на руководящие должности;
• соблюдать субординацию и иерархию;
• оценивать возможности и способности человека, нагружать сотрудника той работой, которую он в силах выполнить;
• иметь кадровый резерв на случай, если кто-то из работников уволится, уйдет в отпуск, заболеет.
• обеспечивать защиту прав сотрудников;
• доверять персоналу, но в то же время строго следить за качеством и своевременностью выполнения задач.

Стратегии управления сотрудниками

Компании переживают разные этапы в своей жизни. В зависимости от целей, условий и положения организации выбирают одну из 5 стратегий работы с сотрудниками.

Стратегия №1: предпринимательская

Эта стратегия будет эффективной для компании, которая собирается внедрять на рынок новый продукт, ей нужны инициативные, готовые идти на риск сотрудники. Как правило, такие компании делают упор на наставничество внутри корпорации, неформальное общение, разрабатывают инструменты мотивации, подбирая сотрудников, опираются на их потребности.

Стратегия №2: динамическая

Цель руководителя – улучшить климат внутри компании, создать ее костяк, фундамент. Оплата труда зависит от достижений работника.  Одна из главных вещей – карьерный рост. При отборе персонала учитывают его лояльность к компании, поэтому в самой организации сильная корпоративная культура.

Стратегия №3: доходность

Во главе угла становится сохранение текущей прибыльности и увеличение ее. Для этой стратегии характерен жесткий отбор персонала.  Работа идет по четкому плану и срокам, задачи должны строго выполняться. Руководитель следит за каждым шагом сотрудников. На них могут возложить дополнительные обязанности помимо основных. Доход подчиненных зависит от того, как быстро они достигают поставленных целей. Карьерный рост идет вслед за ростом компетенций.

Стратегия №4: ликвидация

Эта стратегия работы с кадрами неминуема, если бизнес идет ко дну. Ей нужно сокращать штат и даже зарплаты оставшихся сотрудников, чтобы свести издержки к минимуму. Если набирают персонал, то только на ключевые позиции, без которых совсем никак. Инструменты мотивации и тем более повышение квалификации исчезают.

Стратегия №5: сокращение

Если никак не удается спасти компанию, то применяют эту стратегию. Ее черты – сокращение штата, оставляют людей исключительно высоких квалификаций, оплата труда за реальные достижения целей, деление обязанностей всех бывших сотрудников между оставшимся персоналом.

Этапы развития системы управления коллективом

Каждая компания проходит определенные этапы, чтобы система развивалась, производительность росла, а конкуренты завидовали.

Определение потребностей в сотрудниках

На этом этапе компания создает план: сотрудники каких компетенций нужны, какое образование и опыт у них должны быть, сколько человек требует производство. При планировании одни руководители опираются на опыт работы конкурентов, другие оценивают потребности, исходя из определенных компетенций и способностей сотрудников – рассчитывают, какой объем работы каждый может взять на себя.

Впрочем, некоторым компаниям можно не выстраивать эффективный механизм работы с кадрами с нуля, об этом уже позаботились. Например, это касается бизнеса, открытого по франшизе.

Подбор сотрудников

Здесь работа идет в двух направлениях: закрытие текущих вакансий и создание трудового резерва.

Управление трудом

Бесконечный процесс, который стартует сразу как только коллектив сформирован. В управление трудом входят:

• наработка эффективных инструментов мотивации, которые помогают людям полностью погрузиться в работу, достигать поставленных задач;
• формирование организационной культуры, предотвращение и решение конфликтов между сотрудниками.

Формирование нормативной базы управления

Если нет такой базы, то руководителю будет трудно соблюдать законы, регулировать трудовые отношения, грамотно выстраивать отношения с сотрудниками.

Этап включает:

• анализ трудового коллектива;
• соблюдение трудовых прав подчиненных;
• правильное распределение нагрузки между сотрудниками;
• создание идеальной кадровой политики;
• поддержание отношений между людьми.

Рациональное использование сотрудников

Руководитель должен позаботиться о том, чтобы сотрудник мог работать продуктивно, безопасно, прошел адаптацию в компании и понял специфику производства. Для каждого сотрудника прописываются четкие функции и компетенции.

К этому же этапу развития кадрового управления относят материальную и нематериальную мотивации. Тогда появятся и результаты, и благоприятный климат в компании. Зарплата зачастую уходит на второй план. Персонал остается верен компании, потому что в ней лучшие условия, отличный коллектив и захватывает сама работа.

Повышение квалификации

Качество сотрудников – залог успеха компании. Если компания заботится об обучении персонала, то ей не грозит кадровый голод, и она выживет в любой экономический кризис. Эффективное повышение уровня квалификации включает в себя как учебу сотрудников в вузах, так однодневные курсы. Многие компании поощряют стремление сотрудников постигать другие специальности тут же, на рабочем месте. Так можно вырастить редкого специалиста, которого не сыщешь на рынке труда.

Методы управления персоналом и различные подходы

Методы работы с персоналом нужны, чтобы сподвигнуть сотрудников на результаты, а также контролировать их.

К методам формирования системы управления персоналом относятся такие подходы:

• формально-организационные;
• экономические;
• социально-психологические.

Чтобы у компании имелась крепкая кадровая база, стоит совмещать все эти методы.

Формально-организационные методы

Здесь в ход идут акты и регламенты, которые базируются на законах: инструкции, уставы, распоряжения, акты о материальной ответственности и т.д. Сотрудники обязаны их выполнять, иначе ждут санкции, вплоть до уголовного преследования. 

Экономические методы

Многие руководители используют такие методы, мотивируя сотрудников с помощью премий, вознаграждений, льгот.

Экономические методы можно разделить на:

• Повышение зарплаты в зависимости от результатов работы.

Другими словами, чем лучше поработал и чем больше задач выполнил, тем больше получил.

• Стимулирующие выплаты.

Помимо оклада существуют надбавки, например, так называемые «северные». 

• Компенсация затрат.

Компания покрывает расходы сотрудника, которые он понес, выполняя свою работу. Например, оплата телефонной связи или проезда вахтовиков до места работы.

• Доплаты за сверхурочные, совмещение должностей.
• Премии и бонусы.

Дополнительные выплаты, как благодарность за успехи.

• Материальная помощь.

Компании деньгами помогают сотрудникам в сложных жизненных ситуациях – он заболел или умер родственник.

• Штрафы.

Они тоже являются одной из мотивационных составляющих компаний.

Социально-психологические методы

Подобные методы помогают управлять психологией как коллектива, так и отдельного человека, повышать личную инициативу, создавать благоприятный климат в компании.

Социальные-психологические методы используют следующие инструменты:

• построение культуры внутри корпорации. Анализ того, как сотрудник вписывается в корпоративную культуру;

• предупреждение и разрешение конфликтных ситуаций;
• Разработка личного трека эффективного развития уровня сотрудника, повышение квалификации.

Как подобрать систему управления персоналом

Для каждой компании необходима своя система управления персоналом. Чтобы понять, какая из них будет более эффективной для вас, можно сначала проанализировать то, что есть. Сделать это можно разными способами – рассмотрим несколько из них.

Сравнение систем разных предприятий

Посмотреть, чем отличается система управления вашей компании с таким же механизмом в аналогичной организации-конкуренте. Если путем сравнения вы нашли у себя какие-то недостатки, то, возможно, их пришло время восполнить.

Последовательная подстановка

Проверяют с помощью тестов, как каждый элемент системы влияет на работу компании. Выбирают самые сильные.

Нормативный подход

Изучают правила и нормы, лежащие в основе структуры компании: как принимаются решения, распределяется работа между сотрудниками и департаментами.

Метод параметрии

Сравнивают параметры управления компанией и производства, находят, чем они похожи.

Творческие совещания

Поиск новых решений с помощью совещаний, в которых участвуют руководители и специалисты. Такой формат позволяет генерировать необычные решения для бизнеса, которые лягут в основу механизма управления персоналом.

Аудит с привлечением эксперта

Суть метода в том, что эксперт со стороны анализирует и указывает на проблемы, которые руководитель и специалисты компании не могут увидеть.

Оценка адекватности системы управления персоналом

Кроме анализа стоит провести еще и оценку эффективности системы управления персоналом. А затем можно ее усовершенствовать, подстроив под конкретные потребности компании.

Этапы определения проблем в системе управления персоналом

Оценить, является ли эффективным управление персоналом в компании, помогут такие способы:

• Диагностика результатов работы. 

Оценивают рост производительности по отношению к заработной плате, какая часть зарплат ложится в основу себестоимости продукции или услуг.  

• Оценка результатов производства.

Сравнивают прибыль с рентабельностью и затратами на производство.

• Оценка мотивации персонала.

Смотрят, насколько работники замотивированы выполнять задачи, почему увольняются, какой уровень квалификации у сотрудников, какой микроклимат в компании, сколько организация тратит на зарплаты и социальные выплаты.

Совершенствование системы управления персоналом

Как только проблемы станут понятны, можно приступать к работе. В зависимости от найденных недочетов выбирают методы совершенствования системы управления персоналом: внедряют или меняют корпоративную культуру и даже стиль управления, вводят методы поощрения, наказания, стимулирования, проводят ротацию сотрудников, если они несовместимы друг с другом, повышают мотивацию разными способами. Важно, чтобы работа по совершенствованию велась во всех направлениях.   

Автоматизация системы управления персоналом и проверка сотрудников

Масштабным компаниям – с большим количеством сотрудников и департаментов просто необходимо иметь автоматизированную систему управления персоналом. Это помогает снизить затраты на подбор, обучение и адаптацию подчиненных, оптимизировать работу с бумагами, избежать недопониманий в принятии решений.

Как автоматизировать управление персоналом

Управление персоналом можно полностью автоматизировать, выбрав подходящий механизм работы с кадрами. Их сегодня на рынке множество. Каждая позволяет решать определенные задачи. Существуют системы совсем простые и комплексные: 

• типовые продукты для подбора кадров или расчета зарплат; 
• более развитые решения, помогающие полностью вести кадровый учет; 
• прогрессивные платформы, объединяющие сразу несколько функций, от подбора кадров до обучения специалистов и разработки стратегий компании.  

Проверка соискателя и сотрудников 

К автоматизированным системам управления персоналом можно подключать и сторонние сервисы, что очень удобно. Например, в любую HRM-систему легко через API внедрить платформу проверки соискателей и сотрудников  SpectrumData. Этот ресурс незаменим для эйчаров и руководителей компании – помогает быстро проверить уровень благонадежности кандидата или сотрудника. 

Каждой компании важно иметь команду, на которую можно положиться, набрать людей честных и ответственных. 

С помощью сервиса SpectrumData вы проверите:

• наличие административных правонарушений у кандидата, не находится ли он в розыске;
• действительность документов, включая паспорт;
• финансовое положении кандидата: можно проверить статус банкрота, кредитный рейтинг, задолженности ФССП.

Для проверки нужно знать только ФИО человека и его паспортные данные. Сервис проверит всю информацию в официальных базах ГИБДД, МВД, арбитражных судов, ФССП и спустя несколько минут после запроса предоставит полный отчет.

Автор: Олеся Москевич