Увольнение по сокращению штата: пошаговая инструкция для работодателя

Увольнение по сокращению штата – один из самых сложных вызовов в управлении персоналом. Необходимо учесть и нюансы законодательства, и интересы коллег, которых затронут изменения в компании. Важно знать обо всех аспектах этой процедуры, иначе в дальнейшем рискуете столкнуться со штрафами и жалобами в трудовую инспекцию. 

В статье вместе с экспертом собрали все важные пункты, о которых нужно знать работодателю: как правильно оформить сокращение работника, что грозит, если нарушить правила сокращения, а также кого нельзя сокращать при сокращении штатов.

Наш эксперт:

Юрий Митин

• управляющий партнер юридической компании «Интеллектуальная защита»
• практикующий судебный юрист

Что такое сокращение

Сокращение – это ситуация, при которой работодатель уменьшает количество человек в штате или вовсе упраздняет должность. Поскольку должности в компании больше не существует, сотрудников приходится увольнять. Сокращение штата может происходить в результате внутренних изменений, финансовых трудностей или снижения объема работы. Увольнение по сокращению штата является одной из форм увольнения «по инициативе работодателя».

Многим компаниям пришлось столкнуться с этой процедурой в 2023 году из-за санкций и снижения прибыли. По статистике Forbes, 12% российских работодателей пришлось прибегнуть к этой мере, а еще 16% хотя и не сократили штат, но видели массовое увольнение единственной возможностью остаться на рынке. Сокращение в этот период коснулось и мировых компаний: например, Google из-за нестабильной экономической обстановки уволил 6% штата (12 тысяч человек).

Чем сокращение численности отличается от сокращения штата?

Сокращение в России регламентируется статьей 81 ТК РФ. В ней содержится две формулировки: снижение численности и сокращение штата. В чем различие?

Снижение численности – уменьшение числа сотрудников определенного подразделения компании. При этом сама должность сохраняется в штатном расписании. 

Пример: компания сокращает 3 контент-менеджеров из отдела рекламы и продвижения. При этом еще 2 контент-менеджера продолжают работать (то есть сама должность в штатном расписании сохранена).

Сокращение штата – изменение внутренней структуры организации с полной ликвидацией некоторых отделов и должностей.

Пример: компания передает аутсорсинговой компании обязанности по продвижению продукта или услуги. В результате все работники отдела рекламы сокращаются, и такое подразделение в компании перестает существовать.

Чем сокращение отличается от обычного увольнения

Когда работодатель производит сокращение штата работников, их увольнение связано с тем, что должности в компании больше не существует. Если человек уходит по личным причинам или договаривается с руководством, предполагается, что должность не упраздняется и компания ищет на вакантную позицию другого специалиста.

Существует понятие «мнимого» сокращения на работе, хотя такой формулировки и нет в ТК. Так называют ситуацию, когда работодатель злоупотребляет своим правом сократить штат и добивается ухода «неугодного» сотрудника по личным причинам. В «новом» трудовом договоре меняется название должности и формулировки рабочих обязанностей, на будто бы «другую» позицию нанимают человека. При этом тщательная проверка показывает, что изначальные и измененные фразы трудового договора оказываются идентичными по смыслу.

Если сокращение сотрудника было фиктивным, он имеет право подать иск в трудовую инспекцию и суд.

Кого нельзя увольнять по сокращению

Есть список защищенных Трудовым кодексом категорий. Таких сотрудников процедура сокращения коснуться не может:

• временно нетрудоспособные (находятся на больничном);
• женщины «в положении» и «декретники»;
• работники, находящиеся в отпуске;
• матери с несколькими детьми возрастом до трех лет;
• одинокие матери и с детьми до 14 лет или с ребенком-инвалидом до 18 лет;
• многодетные семьи с детьми младше трех лет
• сотрудники, которым осталось менее 5 лет до пенсии.

У кого есть преимущественное право при сокращении

Еще до того, как выслать уведомление о сокращении работника и оформить необходимый пакет бумаг, работодатель принимает решение о том, кого оставить в штате, а кого уволить. В этом «подготовительном этапе» тоже есть свои нюансы. 

Например, работодателю необходимо учесть преимущественное право при сокращении. которое имеют:

1. Наиболее эффективные сотрудники (по выполнению рабочих задач).
2. Категории работников, перечисленные в статье 179 ТК РФ, в том числе:

• единственный кормилец многодетной семьи, где есть дети до трех лет (только если второй родитель нигде не работает);
• инвалиды ВОВ, а также боевых действий по защите Отечества;
• сотрудники, имеющие производственные травмы;
• работники, содержащие двух нетрудоспособных инвалидов (иждивенцев);
• работники, обучающиеся за счет компании неотрывно от рабочих обязанностей.

Однако в ТК не приводится полный список категорий работников с преимущественным правом. Отдельные категории устанавливают другие законы. К таким дополнительным категориям относятся:

• дети-сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей (п. 6 ст. 9 № 159-ФЗ);
• супруги военнослужащих-призывников (п. 6 ст. 10 № 76-ФЗ).

Как провести сокращение штата: пошаговая инструкция

После составления списка сотрудников, попадающих под сокращение должности, следует подготовить документы, подтверждающие необходимость увольнения. Этот этап можно пропустить, но заранее собранный пакет документов и аргументов окажется полезен, если компанию в скором времени ждет инспекция.

Подойдут любые материалы, обосновывающие неактуальность должности. Это может быть и договор на оказание услуг с внешней организацией, и документы о реорганизации компании и другое.

Рассмотрим порядок действий – как сократить должность в соответствии с законодательством.

Шаг 1. Составить приказ о сокращении штата

Установленного шаблона такого документа нет. Что должно быть в нем прописано:

• Должности или отделы, которые попадают под сокращение, количество людей.
• Ответственные лица и члены комиссии.
• Обязанность отдела кадров составить обновленное штатное расписание.

Такой приказ компания должна подготовить за 60 дней до начала процедуры сокращения. Для ИП этот срок меньше – 2 недели.

Скачать образец приказа о сокращении штата

Шаг 2. Отправить работникам уведомление о сокращении штата

За сколько предупреждают о сокращении? Уведомление тоже составляется за 60 дней до начала процедуры увольнения по сокращению – согласно статье 180 ТК РФ. ИП дается до двух недель. Есть и другие нюансы, касающиеся сроков уведомления:

• сезонные работники уведомляются за 7 дней;
• работников, состоящих на срочном трудовом договоре на период до 60 дней, нужно уведомить о сокращении за 3 календарных дня.

Документ оформляется в двух экземплярах: один остается у работника, а второй – у работодателя.

Скачать образец уведомления о сокращении

Шаг 3. Предложить работникам вакансии

Перед тем как сократить сотрудника, работодатель обязан предложить все доступные в данном регионе варианты занятости, которые подходят человеку в соответствии с его специализацией (по ст. 81 ТК РФ). Уровень зарплаты при этом может быть ниже.

Какие вакансии работодатель должен включить в список предлагаемых мест занятости:

• вакансии в филиалах компании в данном регионе (не только в головном офисе);
• временные должности;
• должности, занимаемые работниками по совмещению.

Предлагать вакансии в других регионах могут только в случае, если это предусмотрено трудовым договором или другими дополнительными соглашениями.

При сокращении удаленщиков вакансии допускается предлагать не только по месту проживания работника, но и в регионе расположения компании.

Несколько дополнительных важных нюансов:

• Не ограничивайте число предлагаемых вакансий.

По закону работодатель должен сделать все возможное, чтобы оставить сотрудника в компании на любой должности. Далее все зависит от решения работника – захочет он принять предложение или отправится самостоятельно искать вакансии.

• Предлагайте вакансии всем сотрудникам – не только тем, кто имеет преимущественное право. Иначе увольнение могут признать незаконным.

Возможно, у кого-то из работников накопились крупные задолженности или проходили судебные разбирательства, критичные для его должности. Хотя результаты такой проверки не могут являться законным основанием для отказа в возврате в штат, она поможет принять решение о том, с кем точно следует распрощаться.

Быстрая оценка благонадежности доступна через сервис проверки соискателей от SpectrumData. Инструмент собирает информацию только по открытым базам данных государственных органов, не нарушая закон о персональных данных. 

Отчет по сотруднику будет готов уже через 3 минуты. В нем будет информация о правонарушениях, участии в арбитражных делах, финансовом состоянии и многом другом.

Шаг 4. Отправить извещение в службу занятости

Сроки уведомления службы занятости и профсоюза – 60 дней для компаний, 14 дней для ИП. Если сокращают большое число работников сразу, допускается отправить извещение в течение 90 дней. Можно составить документ в свободной форме.

Шаг 5. Оформить и подписать приказ о сокращении

Приказ составляется в принятой законом форме (№Т-8), подписывается в день увольнения. При этом за работником сохраняется право уйти до начала сокращения с выплатой компенсации.

Скачать приказ об увольнении сотрудника по сокращению, образец

Шаг 6. Сделать запись в трудовой книжке или в форме СТД-Р

Если у работника бумажная трудовая книжка, запишите «Уволен по причине сокращения штата, п.2. ч.1. ст. 81 Трудового кодекса РФ». В случае, если трудовая книжка ведётся в электронном формате, оформите СТД-Р с пометкой кадрового события «Увольнение».

Шаг 7. Выдать необходимые документы при сокращении

Какие еще бумаги подготовить для сотрудника в день увольнения, кроме трудовой книжки:

• заявление об увольнении работника;
• копия приказа об увольнении;
• справка о заработной плате за период работы (форма 2-НДФЛ);
• дополнительные документы по запросу сотрудника (справки для банков, Центра занятости и т.д.).

Шаг 8. Провести расчеты при сокращении штата: выплаты и компенсации

Какие выплаты полагаются работнику при сокращении штата:

• Оставшаяся зарплата (оклад, премии или другие выплаты, указанные в трудовом договоре) – сумма, которая полагается сотруднику за выполненную, но не оплаченную работу.
• Возмещение за дни отпуска, которые не были использованы. Если сотрудник взял отпуск «авансом», отпускные вычитаются из оставшейся зарплаты
• Больничные – даже если сотрудник заболел уже после завершения процедуры сокращения (в течение 30 дней).
• Средний заработок в качестве выходного пособия (вычисляется по формуле, указанной в статье 139 ТК РФ).
• Два средних заработка, пока уволенный сотрудник не нашел работу – как компенсация на время поиска нового места занятости.

Ответственность за нарушения

Если работодатель задерживает выплаты или вовсе отказывается начислять предусмотренные законом компенсации, бывший сотрудник вправе обратиться в суд.

Если в целом в ходе процедуры сокращения работников по инициативе работодателя найдут нарушения, суд вероятнее всего встанет на сторону сотрудников.

За нарушения компании придется:

• Или восстановить сотрудника на его прежнюю должность и компенсировать средний заработок за весь период вынужденного прогула.
• Или внести изменения в приказ об увольнении, указав основание как «увольнение по собственному желанию», и выплатить компенсацию за вынужденный прогул.

Необходимо оформить увольнение официально, соблюдая порядок увольнения по сокращению штата.

Какие штрафы грозят компании за сокращение, проведенное с нарушениями:

• до 50 тысяч рублей – компаниям;
• до 5 тысяч рублей – для ИП;
• до 20 тысяч рублей или дисквалификация на период до трех лет – для должностных лиц.

В случае повторного нарушения сумма увеличивается – в 1,2 раза для компаний и в 2 раза для ИП.

За задержку выплат тоже предусмотрен штраф: размер тот же, что и за незаконное увольнение. При этом сумма увеличивается за повтор нарушения: для руководителя – штраф до 30 тысяч рублей или отстранение от должности до трех лет, для ИП – до 30 тысяч рублей, для крупной компании – до 100 тысяч рублей.

Сокращение штата: главное

1. Основание увольнения, к которому по закону относится сокращение работника – «по инициативе работодателя».
2. Закон различает два типа сокращений: сокращение численности работников и сокращение работника в связи с сокращением штата. При первом варианте уменьшается число штатных единиц, но сама должность сохраняется, тогда как во втором случае происходит ликвидация целых отделов компании. 
3. Некоторые сотрудники защищены от увольнения, так как им предоставлены определенные законные гарантии или приоритетные права. Эти ограничения изложены в статьях 179 и 261 ТК РФ.
4. В день увольнения работодатель обязан выплатить сотруднику компенсацию, эквивалентную двум средним заработкам, а также выходное пособие в размере одного среднего заработка.
5. В случае неправомерного увольнения работодатель несет ответственность: он должен вернуть сотрудника на место работы, а также выплатить компенсацию за период вынужденного отсутствия. Работодатель не может произвольно сокращать указанные выплаты.

Часто задаваемые вопросы

Как правильно провести процедуру сокращения штатов?

Самое главное – соблюдать сроки и порядок процедуры. Так, например, нельзя выпустить приказ о сокращении постфактум – важно подготовить его и ознакомить сотрудников с ним за 2 месяца до запуска процесса. Также важно корректно определить сотрудников, попадающих под сокращение персонала, так как некоторые категории граждан по закону имеют гарантии и преимущественное право.

Как правильно составить уведомление о сокращении работника?

Работодатель обязан составить письменное уведомление о сокращении штата (допускается произвольная форма), которое подписывает сотрудник. Документ оформляется в двух экземплярах: один остается у работника, а второй – у работодателя. Сделать это уведомление необходимо за 2 месяца до начала процедуры сокращения.

Кто имеет приоритет при сокращении?

Самые эффективные (например, выполняющие план) сотрудники, категории граждан, защищенные законом и имеющие преимущественное право по ст. 179 Трудового кодекса.

Сколько окладов выплачивается при сокращении?

В сумме – 3 оклада (в качестве компенсаций и выходного пособия). В дополнение к этому работодатель выплачивает оклад за отработанные до увольнения дни, если они не были оплачены, а также компенсацию за неиспользованные дни отпуска.