Какие документы нужны при приеме на работу и как их проверить?

При трудоустройстве нового сотрудника, как правило, работодатель соблюдает определенный порядок, который включает в себя просмотр и отбор резюме, проведение собеседований, проверку кандидатов, отсев неподходящих соискателей и официальное оформление на должность выбранного специалиста. Сотрудника знакомят с организационной структурой компании, внутренними документами и порядком работы, а также заключают трудовой договор. На этом этапе важно знать, какие документы на работу требуются от кандидата перед тем, как принять его в штат, и каким образом их можно проверить. Расскажем об этом подробно в нашей статье.

Обязательные документы при приеме на работу

Заключение трудового договора – это последняя ступень на пути приема кандидата в штат сотрудников. Договор выступает гарантом трудовых отношений между работодателем и будущим сотрудником. Согласно трудовому законодательству, к договору требуется приложить документы для устройства в компанию. Какие именно документы для приема на работу необходимы, указано в ст. 65 Трудового Кодекса РФ.

Документы для трудоустройства подразделяются на: 

• обязательные для всех граждан – не зависят от специфики работы и стандартно предъявляются всеми работниками;
• необязательные, но необходимые для определенной категории граждан либо зависящие от направления деятельности и занимаемой должности.

Подробнее рассмотрим перечни этих документов для каждой из категорий.

Обязательные документы при оформлении на работу:

1. Документ, подтверждающий личность соискателя (паспорт).
2. Трудовая книжка. С 1 января 2021 года, если гражданин нигде не работал ранее, то трудовая книжка заводится в электронном виде
3. СНИЛС. 

Обратите внимание! СНИЛС (номер индивидуального лицевого счета), который ранее выдавался в виде свидетельства на бумажном носителе зеленого цвета, с апреля 2019 года выпускается только в электронном формате. Данный документ можно заказать в Многофункциональном центре предоставления услуг (МФЦ), в Пенсионном Фонде, а также оформить через портал Госуслуги.

Отметим, что, если у вас был бумажный СНИЛС, его номер занесен в специальную систему АДИ-РЕГ, в которой отображаются данные об индивидуальном страховом номере и о регистрации гражданина в Пенсионном Фонде. Даже в случае утери бумажного СНИЛС, информация с вашим личным номером будет в системе.

Документы для приема на работу, необходимые определенным категориям граждан либо связаны со спецификой работы:

1. Документ о получении образования, присвоения квалификации (диплом, аттестат, удостоверение и т.п.).
2. Справка, подтверждающая, что у кандидата на должность нет судимости.
3. Справка об отсутствии нарушений правопорядка административного характера.
4. Документы, связанные с воинским учетом – для граждан призывного возраста и военнообязанных. В том числе военный билет, удостоверение для призыва на военную службу.
5. Иностранный паспорт для лиц, имеющих гражданство другой страны.
6. Свидетельство о рождении ребенка, которому еще нет 14 лет.
7. Свидетельство, подтверждающее регистрацию брака. Данный документ может быть нужен в случае, если компания предоставляет услуги по ДМС – оформляет полисы на родственников в ближайшем окружении.
8. Удостоверение водителя – если работа связана с вождением автотранспорта.

Пакет дополнительных документов при трудоустройстве 

Что еще может быть нужно работодателю при приеме на работу нового сотрудника? Нанимателю могут дополнительно потребоваться документы для устройства кандидата, которые он имеет право у него запросить, но только четко руководствуясь действующим законодательством. Такие документы могут быть необходимы в связи с особенностями и спецификой условий труда.

К дополнительным документам для устройства на работу относятся:

1. Санитарная книжка.
2. Разрешение на работу – для граждан из других стран, которые временно пребывают на территории РФ.
3. Вид на жительство – также для иностранцев.
4. Разрешение на временное проживание – тоже для иностранных граждан.
5. Полис медицинского страхования.

Документы, необходимые для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Сотрудники организаций имеют право на получение льгот, связанных с уплатой подоходного налога, а также оплату соцпособий – такая мера предусмотрена Налоговым Кодексом РФ. Трудовое законодательство для определенных категорий граждан, к которым относятся семьи с тремя и более детьми, не достигшими 18 лет, люди на инвалидности, доноры, граждане, имеющие ученую степень и т.п., предусматривает дополнительные льготы. Чтобы была возможность ими воспользоваться, соискатель, входящий в вышеуказанные категории, должен предоставить документы при приеме на работу, подтверждающие свой статус.

Перечень документов, необходимых для получения социальных выплат:

• Справка, подтверждающая доходы.

В данной справке указана подтвержденная заработная плата с предыдущего места работы. Она необходима, чтобы производить расчет по больничному.

• Свидетельство о рождении детей.

Бухгалтерия может запросить данный документ с целью оформления различных компенсаций.

• Заключение МСЭ (медико-социальной экспертизы).

Этот документ предоставляется, когда человек находится на инвалидности и хочет получать льготы.

• Справка о беременности.

Необходима сотрудницам, чтобы потребовать более легких условий работы.

Важно! Указанные выше документы работодатель принимает у кандидата согласно установленному порядку.

Особенности трудоустройства в некоторых случаях

Иногда бывают случаи, когда список документов для работы расширяется, давайте рассмотрим эти ситуации подробнее.

Ситуации, при которых перечень необходимых документов для работы может быть расширен:

• трудовая деятельность в организации по совместительству;
• соискатель – иностранный гражданин;
• кандидат на предлагаемую должность не достиг совершеннолетия.

Рассмотрим более подробно, какие еще нужны документы для работы в вышеперечисленных случаях.

Перечень документов при приеме на работу по совместительству

Ситуация с работой по совместительству может иметь два варианта: когда сотрудник совмещает сразу две-три должности в одной организации (внутреннее совместительство) или, когда он работает параллельно в разных компаниях (внешнее совместительство). 

Сегодня работать по совместительству стало очень популярно и востребовано. Скотт Белски, основавший сообщество креаторов Behance, и известный как директор по продуктам Adobe, даже предложил термин «полигамная карьера». Это карьера, которую строят люди, работающие по совместительству, либо постоянно берущие подработки и монетизирующие свои увлечения.

К перечню обязательных документов для устройства на работу по совместительству относятся (ст.283 ТК РФ):

• паспорт;
• документ, который подтверждает полученное соискателем образование.

Какие еще документы на работу по совместительству могут потребоваться:

• трудовая книжка и выписки из нее;
• справка с места основного трудоустройства, дающая подтверждение о том, что жизни и здоровью кандидата ничего не угрожает, если его деятельность связана с опасными и вредными условиями труда.
• справка, которая подтверждает, что кандидат ознакомлен с регламентом работы с транспортными средствами и промышленным оборудованием, согласно своим трудовым условиям и обязательствам.

Факт того, что гражданин работает по совместительству, может быть отмечен в трудовой книжке по его желанию.

Условия, при которых работа по совместительству находится под запретом:

• граждане, не достигшие совершеннолетия, вправе работать только в одном месте, заниматься чем-то одним;
• если человек не трудоустроен официально, то принять его на работу по совместительству не представляется возможным;
• если соискатель уже напрямую или косвенно работает с транспортными средствами, то устроиться по совместительству на работу, связанную с этим же типом деятельности, нельзя;
• если место основной работы оказывает пагубное воздействие здоровье человека;
• специалисты, работающие в частных охранных предприятиях (ЧОП) и при этом замещающие выборные оплачиваемые должности в общественных объединениях;
• когда ключевая работа – это работа на госслужбе. В этом случае возможно ее совмещать исключительно с научной, творческой либо преподавательской деятельностью. Предпринимательством заниматься запрещено;
• и др.

Список документов при приеме иностранного гражданина на работу

Официальное трудоустройство на территории Российской Федерации для иностранного соискателя возможно, но только после получения разрешения на это, которое выдается Федеральной миграционной службой. Какие документы необходимо предоставить иностранцу, чтобы получить данное разрешение, указано ниже.

Документы, которые потребуются кандидату из другой страны для получения разрешения на работу:

• паспорт, который удостоверяет личность соискателя;
• миграционная карта, в которую включены сведения о соискателе;
• виза;
• разрешение на ведение какой-либо деятельности в России;
• СНИЛС;
• полис медицинского страхования, который действует в России;
• ИНН. Его оформление обязательно и возможно уже после того, как иностранный гражданин трудоустроится;
• патент (разрешение на работу).

Важно! Иностранцы могут не предъявлять военный билет в числе документов для приема на работу.

Информация о трудовых отношениях с гражданами из других стран должна быть известна Министерству внутренних дел РФ: информировать специалистов данного ведомства об этом необходимо в срок не менее 3 дней с даты, когда заключен либо расторгнут трудовой договор.

В каком порядке трудоустраивают иностранных граждан

Работодателю нужно:

1. Уточнить и сделать проверку статуса кандидата на должность – постоянно ли он проживает в России либо же находится временно, а также ознакомиться с его миграционной картой.
2. Рассказать иностранному гражданину, в чем состоит предлагаемая ему работа, какие обязанности и в чем особенности.
3. Предложить к заполнению трудовой договор.
4. Согласно оформленному приказу, принять нового сотрудника на работу.
5. Сделать карточку сотрудника, в которой указать его персональные данные.

Пакет документов при трудоустройстве несовершеннолетних

Иметь регулярный доход можно и гражданам, которые еще не достигли совершеннолетнего возраста. Однако такая работа характеризуется рядом отличительных черт, как в списке документов на работу, так и в той трудовой деятельности, которую имеет право выполнять кандидат до 18 лет.

Какие документы на работу необходимо предоставить лицам до 18 лет: 

• паспорт гражданина;
• ИНН – идентификационный номер налогоплательщика;
• трудовая книжка (когда она уже заведена);
• справка, которая подтверждает, что у гражданина нет судимости и правонарушений административного характера;
• согласие за подписью родителей ребенка либо его представителей (опекунов) по закону, в котором прописано их разрешение на трудовую деятельность ребенка до 18 лет; 
• согласие на обработку перс. данных ребенка, оформленное письменно;
• бумага с направлением из центра занятости.

Соискатели до 18 лет имеют право на подработку в компаниях определенной направленности, в число которых включены театры, кино, организации концертной сферы, спортивные секции и т.п. Также важно, чтобы работа была во благо ребенку – не оказывала аморального влияния и не причиняла вред здоровью. Гарантом этого выступает ст. 63 Трудового Кодекса РФ.

Согласие родителей на трудовую деятельность ребенка до 18 лет. Образец

Какие документы нельзя запрашивать при трудоустройстве

У работодателя нет права требовать у потенциального работника документы для приема на работу, указания на которые отсутствуют в трудовых НПА, и в других российских законах.

Перечень документов, требовать которые при приеме на работу запрещено:

• справочная информация об инвалидности соискателя. Данную информацию кандидат на должность может передать работодателю исключительно по своему личному желанию, преследуя свои интересы (с целью оформления соответствующих положенных льгот);
• данные ИНН;
• рекомендации с прошлого места трудоустройства;
• документ, в котором указана средняя зарплата с места прошлой работы;
• данные о личной жизни.

Как проверить документы соискателя для приема на работу

Резюмируя все изложенное выше, важно отметить, что при приеме на работу новых сотрудников рекомендуется запрашивать у них документы для трудоустройства, четко следуя букве закона, а именно ТК РФ. Требовать с потенциального работника документы, которые не прописаны в законодательных актах, запрещено.

Как правило, кандидат на должность перед тем, как заключить трудовой договор, проходит через разнообразные проверки (отвечает на тесты, заполняет анкеты, ходит на собеседования и т.п.), включая даже проверку службой безопасности организации. Но несмотря на это, дополнительная проверка подлинности сведений, предоставленных кандидатом, всегда будет полезна работодателю. Это поможет выявить дополнительные факты о биографии соискателя, используя для этого различные базы данных.

Проверить документы для трудоустройства и самого оценить уровень благонадежности кандидата удобно и просто с помощью сервиса от SpectrumData. 

Вся информация  подгружается из более 70 проверенных баз и источников, которые являются официальными, законными и точными. Программа позволяет оперативно выгрузить информацию о кандидате, так как система использует автоматизированный поиск.

Проверить кандидатов на сервисе SpectrumData можно по различным критериям, начиная от правовой благонадежности и заканчивая отношениями с финансами. 

Оставьте заявку на демодоступ и наши специалисты расскажут обо всем возможностях сервиса. Доверьте проверку кандидатов SpectrumData, будьте уверены в сотрудниках, которых приняли к себе в штат.

Автор: Евгения Гирш