Какие документы нужны при приеме на работу и как их проверить?

При найме нового сотрудника работодатель соблюдает определенный порядок, который включает в себя просмотр и отбор резюме, проведение собеседований, проверку кандидатов, отсев неподходящих соискателей и официальное оформление по ТК РФ выбранного специалиста. Сотрудника знакомят с организационной структурой компании, внутренними актами и порядком работы, а также заключают трудовой договор. На этом этапе важно знать, какие документы на работу требовать от будущего сотрудника перед тем, как принять его в штат, и каким образом их можно проверить. Расскажем об этом подробно в нашей статье.

Обязательные документы при приеме на работу

Заключение трудового договора – это последняя ступень на пути оформления нового работника в штат (ст. 68 ТК РФ). Договор выступает гарантом трудовых отношений между работодателем и сотрудником. Согласно законодательству, к договору требуется приложить документы для устройства в компанию. Какие именно документы для приема на работу необходимы, указано в статье 65 ТК РФ.

Документы для трудоустройства по ТК РФ подразделяются на:

• обязательные для всех граждан – документы, предъявляемые при заключении трудового договора всеми работниками вне зависимости от специфики труда ( ч. 1 ст. 65 ТК РФ);
• необязательные, но необходимые для определенной категории граждан либо зависящие от направления деятельности и занимаемой должности.

Подробнее рассмотрим перечень документов при приеме на работу для каждой из категорий.

Обязательные документы при оформлении на работу:

1. Документ, подтверждающий личность соискателя (паспорт).
2. Трудовая книжка. С 1 января 2021 года, если гражданин нигде не работал ранее, то трудовая книжка заводится в электронном виде
3. СНИЛС. 

Обратите внимание! СНИЛС (номер индивидуального лицевого счета), который ранее выдавался в виде свидетельства на бумажном носителе зеленого цвета, с апреля 2019 года выпускается только в электронном формате. СНИЛС можно заказать в Многофункциональном центре предоставления услуг (МФЦ), в СФР, а также оформить через портал Госуслуги.

Отметим, что, если у вас был бумажный СНИЛС, его номер занесен в специальную систему АДИ-РЕГ, в которой отображаются данные об индивидуальном страховом номере и о регистрации гражданина в СФР. Даже в случае утери бумажного СНИЛС, информация с вашим личным номером будет в системе.

Документы для приема на работу, необходимые определенным категориям граждан либо связаны со спецификой работы:

1. Документ о получении образования, присвоения квалификации (диплом, аттестат, удостоверение и т.п.).
2. Справка для трудоустройства на работу, подтверждающая, что у кандидата на должность нет судимости.
3. Справка об отсутствии нарушений правопорядка административного характера.
4. Документы, связанные с воинским учетом – для граждан призывного возраста и военнообязанных. В том числе военный билет, удостоверение для призыва на военную службу.
5. Иностранный паспорт для лиц, имеющих гражданство другой страны.
6. Свидетельство о рождении ребенка, которому еще нет 14 лет.
7. Свидетельство, подтверждающее регистрацию брака.
8. Понадобится,, например, в случае, если работодатель оформляет по льготной стоимости полисы ДМС на родственников в ближайшем окружении.
9. Удостоверение водителя – если рабочие обязанности связаны с вождением автотранспорта.

Пакет дополнительных документов при трудоустройстве

Какие документы нужны для оформления на работу помимо обязательных? Работодателю могут дополнительно понадобиться документы для устройства кандидата, которые он имеет право у него требовать, но исключительно руководствуясь действующим законодательством. Такие документы при приеме на работу могут быть необходимы в связи с особенностями и спецификой условий труда.

К дополнительным документам для устройства на работу относятся:

1. Санитарная книжка.
2. Разрешение на работу – для граждан из других стран, которые временно пребывают на территории России.
3. Вид на жительство – также для иностранцев.
4. Разрешение на временное проживание – тоже для иностранных граждан.
5. Полис медицинского страхования.

Документы, необходимые для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Сотрудники организаций имеют право на получение льгот, связанных с уплатой подоходного налога, а также оплату соцпособий – такая мера предусмотрена Налоговым Кодексом. Трудовое законодательство для определенных категорий граждан, к которым относятся семьи с тремя и более детьми, не достигшими 18 лет, люди на инвалидности, доноры, граждане, имеющие ученую степень и т.п., предусматривает дополнительные льготы. Чтобы была возможность ими воспользоваться, соискатель, входящий в вышеуказанные категории, должен предоставить документы при приеме на работу, подтверждающие статус.

Перечень документов, необходимых для получения социальных выплат:

• Справка, подтверждающая доходы.

В данной справке указана подтвержденная заработная плата с предыдущего места работы. Она необходима, чтобы производить расчет по больничному.

• Свидетельство о рождении детей.

Бухгалтерия может попросить предоставить данную бумагу, чтобы оформить различные компенсации.

• Заключение МСЭ (медико-социальной экспертизы).

Заключение МСЭ предоставляется, когда человек находится на инвалидности и хочет получать льготы.

• Справка о беременности.

Необходима сотрудницам, чтобы потребовать более легких условий труда.

Важно! Указанные выше документы работодатель принимает у будущего сотрудника согласно установленному порядку.

Какие могут быть особенности при приеме на работу

Иногда бывают случаи, когда список документов для работы расширяется, давайте рассмотрим эти ситуации подробнее.

Ситуации, при которых перечень необходимых документов для работы может быть расширен:

• работа в организации по совместительству;
• соискатель – иностранный гражданин;
• кандидат на предлагаемую должность не достиг совершеннолетия.

Рассмотрим более подробно, какие нужны документы для работы в вышеперечисленных случаях.

Перечень документов при приеме на работу по совместительству

Ситуация с работой по совместительству может иметь два варианта: когда сотрудник совмещает сразу две-три должности в одной организации (внутреннее совместительство) или, когда он работает параллельно в разных компаниях (внешнее совместительство). 

Сегодня работать по совместительству стало очень популярно и востребовано. Скотт Белски, основавший сообщество креаторов Behance, и известный как директор по продуктам Adobe, даже предложил термин «полигамная карьера». Это карьера, которую строят люди, работающие по совместительству, либо постоянно берущие подработки и монетизирующие свои увлечения.

К перечню обязательных документов для устройства на работу по совместительству относятся ( ст. 283 ТК РФ):

• паспорт;
• диплом или аттестат, который подтверждает полученное соискателем образование.

Какие еще документы для трудоустройства на работу по совместительству могут потребоваться:

• трудовая книжка и выписки из нее;
• справка с места основного трудоустройства, дающая подтверждение о том, что жизни и здоровью кандидата ничего не угрожает, если его деятельность связана с опасными и вредными условиями труда;
• справка, которая подтверждает, что кандидат ознакомлен с регламентом работы с транспортными средствами и промышленным оборудованием, согласно своим трудовым условиям и обязательствам.

Факт того, что гражданин работает по совместительству, может быть отмечен в трудовой книжке по его желанию.

Условия, при которых работать по совместительству нельзя:

• граждане, не достигшие совершеннолетия, вправе работать только в одном месте, заниматься чем-то одним;
• если человек не трудоустроен официально, то принять его на работу по совместительству не представляется возможным;
• если соискатель уже напрямую или косвенно работает с транспортными средствами, то устроиться по совместительству на работу, связанную с этим же типом деятельности, нельзя;
• если место основной работы оказывает пагубное воздействие здоровье человека;
• специалисты, работающие в частных охранных предприятиях (ЧОП) и при этом замещающие выборные оплачиваемые должности в общественных объединениях;
• когда ключевая работа – это работа на госслужбе. В этом случае возможно ее совмещать исключительно с научной, творческой либо преподавательской деятельностью. Предпринимательством заниматься запрещено;
• и др.

Список документов при приеме иностранного гражданина на работу

Официальное трудоустройство на территории Российской Федерации для иностранного соискателя возможно, но только после получения разрешения на это, которое выдается Федеральной миграционной службой. Какие документы нужны для трудоустройства иностранцу, чтобы получить данное разрешение, перечислим ниже.

Документы, которые потребуются кандидату из другой страны для получения разрешения на работу:

• паспорт, который удостоверяет личность соискателя;
• миграционная карта, в которую включены сведения о соискателе;
• виза;
• разрешение на ведение какой-либо деятельности в России;
• СНИЛС;
• полис медицинского страхования, который действует в России;
• ИНН. Оформить его нужно обязательно, можно уже после того, как иностранный гражданин трудоустроится;
• патент (разрешение на работу).

Важно! Иностранцы могут не предъявлять военный билет при приеме на работу.

Информация о трудовых отношениях с гражданами из других стран должна быть известна Министерству внутренних дел РФ: информировать специалистов данного ведомства об этом необходимо в срок не менее 3 дней с даты, когда заключен либо расторгнут трудовой договор.

В каком порядке трудоустраивают иностранных граждан

Работодателю нужно:

1. Уточнить и сделать проверку статуса кандидата на должность – постоянно ли он проживает в России либо же находится временно, а также ознакомиться с его миграционной картой.
2. Рассказать иностранному гражданину, в чем состоит предлагаемая ему работа, какие обязанности и в чем особенности.
3. Предложить к заполнению трудовой договор.
4. Согласно оформленному приказу, принять нового сотрудника на работу.
5. Сделать карточку сотрудника, в которой указать его персональные данные.

Пакет документов при трудоустройстве несовершеннолетних

Иметь регулярный доход можно и гражданам, которые еще не достигли совершеннолетнего возраста. Однако такая работа характеризуется рядом отличительных черт, как в списке документов для трудоустройства, так и в той трудовой деятельности, которую имеет право выполнять сотрудник до 18 лет.

Какие документы нужно при приеме на работу предоставить лицам до 18 лет: 

• паспорт;
• ИНН – идентификационный номер налогоплательщика;
• трудовая книжка (когда она уже заведена);
• справка, которая подтверждает, что у гражданина нет судимости и правонарушений административного характера;
• согласие за подписью родителей ребенка либо его представителей (опекунов), в котором прописано их разрешение на трудовую деятельность ребенка до 18 лет; 
• согласие на обработку персональных данных ребенка, которое нужно оформить письменно;
  
• бумага с направлением из центра занятости.

Соискатели до 18 лет имеют право на подработку в компаниях определенной направленности, в число которых включены театры, кино, организации концертной сферы, спортивные секции и т.п. Также важно, чтобы труд был во благо ребенку – не оказывал аморального влияния и не причинял вред здоровью. Гарантом этого выступает ст. 63 Трудового Кодекса России.

Важно! При трудоустройстве несовершеннолетних среди документов, необходимых для заключения трудового договора, – справка о прохождении медосмотра (по ст. 69 ТК РФ).

Скачать согласие родителей на трудовую деятельность ребенка до 18 лет, образец

Какие документы нельзя запрашивать при трудоустройстве

У работодателя нет права требовать у потенциального работника документы для приема на работу, указания на которые отсутствуют в трудовых НПА, и в других российских законах.

Перечень документов, которые запрещено требовать при трудоустройстве работника:

• справочная информация об инвалидности соискателя. Данную информацию кандидат на должность может передать работодателю исключительно по своему личному желанию, преследуя свои интересы (с целью оформить положенные льготы);
• данные ИНН;
• рекомендации с прошлого места трудоустройства;
• документ, в котором указана средняя зарплата с места прошлой работы;
• данные о личной жизни.

Как проверить документы соискателя для приема на работу

Резюмируя все изложенное выше, важно отметить, что при оформлении  на работу новых сотрудников рекомендуется запрашивать у них документы для трудоустройства, четко следуя букве закона, а именно Трудовому кодексу. Требовать с потенциального работника документы, которые не прописаны в законодательных актах, запрещено.

Как правило, кандидат на должность перед тем, как заключить договор, проходит через разнообразные проверки (отвечает на тесты, заполняет анкеты, ходит на собеседования и т.п.), включая даже проверку службой безопасности организации. Но несмотря на это, дополнительная проверка подлинности сведений, предоставленных кандидатом, всегда будет полезна работодателю. Это поможет выявить дополнительные факты о биографии соискателя, используя для этого различные базы данных.

Проверить документы для трудоустройства и самого оценить уровень благонадежности кандидата удобно и просто с помощью сервиса от SpectrumData.

Вся информация  подгружается из более 70 проверенных баз и источников, которые являются официальными, законными и точными. Программа позволяет оперативно выгрузить информацию о кандидате, так как система использует автоматизированный поиск.

Доверьте проверку кандидатов SpectrumData, будьте уверены в сотрудниках, которых приняли к себе в штат.

Авторы: Евгения Гирш, Дилара Ильясова