Прием сотрудника на работу: пошаговая инструкция

Порядок приема на работу в России регламентирует трудовой кодекс РФ. В законе подробно и конкретно сказано, что нужно при устройстве на работу. Однако есть ряд нюансов, о которых следует знать. В этой статье вместе с экспертом разбираемся в деталях процесса приема на работу и в том, как оформить сотрудника на работу по всем правилам.

Наш эксперт:

Надежда Иванова

• юрист ООО «Агентства № 1 – группа»

Может ли сотрудник трудиться неофициально

Трудовые отношения с сотрудниками при приеме на работу оформляются работодателем двумя способами:

• в стандартном порядке трудовых договоров;
• в порядке договора гражданско-правового характера (ГПХ).

Официальный трудовой договор работник и работодатель заключают только при условии наличия постоянной занятости и регулярного выполнения каких-либо задач. Порядок трудоустройства на работу, алгоритм подписания документов, стандарты и правила приема на работу регламентирует  67 статья ТК РФ. Отметим, этот тип трудовых отношений оформляется только в письменной форме. Никакие устные или альтернативные договоренности не могут считаться трудовым договором.

При условии отсутствия у работы постоянного характера и регулярного выполнения тех или иных задач, отношения работник-работодатель закон допускает оформить по договору ГПХ. Этот тип трудовых отношений прекрасно подходит для выполнения конкретных единовременных задач. Например, сезонную работу вожатых в летнем детском лагере чаще оформляют именно по ГПХ.

Закон отводит три рабочих дня для согласования и подписания трудового договора, если работник уже приступил к выполнению должностных обязанностей с одобрения вышестоящего руководства.

Если сотрудник продолжает работать без трудового договора по истечении трехдневного срока, то работодателя в судебном порядке можно привлечь к административной ответственности. Кодекс административных правонарушений РФ предполагает штраф для индивидуальных предпринимателей до 10 тысяч рублей, а для юрлиц до 100 тысяч рублей.

Кроме того, санкции могут последовать со стороны налоговой службы, и со стороны Фонда пенсионного и социального страхования. Если принятие на работу нового сотрудника произошло без трудового договора, то ни налоги, ни страховые взносы не отчисляются государству.

Это серьезное нарушение, которое в будущем может обернуться штрафом в 40% от суммы неуплаченных отчислений. И полной компенсацией взносов, конечно. Налоговый кодекс РФ достаточно однозначно определяет штрафные санкции за уклонение от уплаты НДФЛ.

С кем можно заключать трудовые договоры

Что значит оформление по ТК РФ? Каков порядок приема на работу? ТК РФ позволяет трудоустраивать всех граждан в возрасте от 16 лет. Однако есть исключения. Подробнее рассмотрим конкретные случаи.

Некоторые творческие виды деятельности, например, кинематограф, театр, цирк и прочие допускают оформление работника на работу младше 16 лет. Но только с письменного согласия родителей или законных представителей несовершеннолетнего сотрудника. К этой категории трудоустроенных относятся и юные профессиональные спортсмены. Если ребенку от 14 до 16 лет, и он занимается спортом как основной работой, то в таком случае не требуется даже письменного согласия взрослых.

Кто принимает на работу детей? Детей можно трудоустроить на работу, предполагающую легкий труд, не нарушающий образовательный процесс и не угрожающий здоровью. В этом случае схема приема на работу по статье ТК РФ ребенка с 14 лет возможна с письменного согласия старших.

Если ребенок достиг возраста 15 лет, то процедура приема на работу обойдется без согласования с законными представителями – с учетом того, что задачи также предполагают легкий труд.

Отметим, закон определяет не только возрастные ограничения при трудоустройстве, но еще и в отдельных ситуациях – гендерные. Приказ Минтруда РФ содержит список профессий, которые неприемлемы для женщин. В частности, для представительниц прекрасного пола ограничен прием на работу по подземной добыче нефти и труду с тяжелыми металлами, например, со свинцом.

Для иностранных граждан, которые хотели бы трудиться на территории России, также есть особый порядок оформления приема на работу. Иностранные работники не могут занимать ряд должностей и трудоустраиваться в определенные структуры. Федеральный закон РФ четко регламентирует правила оформления приема на работу лиц без российского гражданства и не допускает их, к примеру, до вакантных мест на атомных электростанциях.

Кроме этого, Постановление Правительства РФ запрещает принимать иностранных сотрудников на работу, которая так или иначе связана с гостайной.  

«На практике есть случаи, когда кандидат подходит на вакантную должность по всем законным основаниям. Но компания все равно принимает решение отказать соискателю. В таких ситуациях принято классифицировать причину отказа как несоответствие профессиональных компетенций. Этот отказ никак не противоречит действующим правилам и не нарушает гарантии ТК РФ», – добавляет эксперт.

Как оформить сотрудника на работу: объясняем по шагам

Общий порядок приема на работу в нашей стране регламентирует Трудовой кодекс. Требования к сотруднику при приеме на работу тоже прописаны в ТК РФ. Правила приема на работу носят универсальный характер и применимы как к крупным компаниям, так и к малому бизнесу. Составим обобщенную схему этапов устройства на работу.

Этап первый: запросите у сотрудника документы

Подробный перечень документов для трудоустройства на работу по ТК РФ описан в статье 65. Все бумаги необходимо предоставить работодателю в день выхода. Однако бывают исключения. 

Рассмотрим наиболее общий список документов, которые понадобятся для приема на работу по ТК РФ:

• оригинал паспорта гражданина РФ;
• трудовая книжка; 
• медицинская книжка с данными о прохождении медосмотра (по необходимости);
• СНИЛС;
• военный билет или иной документ о воинской службе;
• дипломы, аттестаты или иные документы об образовании;
• согласие от родителей (для несовершеннолетних работников). 

Конечно, для каждой конкретной должности список документов может дополняться или сокращаться. К примеру, у будущих сотрудников образовательных учреждений при приеме на работу запросят еще и справку о наличии или отсутствии судимости, уголовных и административных преследованиях.

Кроме того, оформление трудового договора для иностранных граждан, лиц без гражданства РФ – это особый случай. Потребуется предоставить большее количество документов и оформление продлится несколько дольше.

Этап второй: заявление о приеме на работу

После итогового собеседования, при условии выполнения тестов и утверждения кандидата на должность, будущий работник должен подать заявление о приеме на работу. Как правило, документ составляется на имя собственника бизнеса или гендиректора компании. Универсальных требований к заявлению нет, текст допустимо составить в свободной форме. Удобнее всего воспользоваться готовыми формами документа, которые можно заполнить от руки. 

Скачать шаблон заявления о приеме на работу

Кроме подписи будущего сотрудника документ необходимо заверить у лиц, ответственных за наем новых работников. Иногда по форме также могут понадобиться подписи представителей службы безопасности, охраны труда и пожарной безопасности.

Со стороны работодателя заявление приемлемо заверять дополнительными визами. К примеру, иногда после всех подписей в документе руководитель может добавить от руки слова «согласовано», «одобрено» и прочие формулировки.

Этап третий: медицинский осмотр

Медосмотр обязателен только для определенного круга специальностей и должностей. Полный список тех, кому необходимо проходить медосмотр, представлен в 220 статье ТК РФ. В этот перечень попадают такие специальности, как продавец, учитель, работник общепита и прочие виды деятельности, связанные с оказанием услуг. Медосмотр при трудоустройстве на эти позиции нужен, чтобы подтвердить отсутствие противопоказаний и возможность выполнять служебные обязанности.

Кроме Трудового кодекса на законодательном уровне наличие медосмотра и медкнижки регламентирует ФЗ-52 в ст.36.

Согласно закону, медосмотр обязателен:

• при трудоустройстве на работу с вредными и опасными условиями, в том числе при оформлении на любой из видов подземных работ;
• для работников пищевой отрасли;
• для сотрудников образовательных учреждений.

Данные медосмотра могут внести как в личную медицинскую книжку работника, так и на специальный бланк. Если есть возможность, следует продублировать все результаты в медкнижку, даже если работодатель не требует ее наличия. Если где-то еще понадобятся результаты медосмотра, в большинстве случаев они остаются действительными в течение 1 года.

«Если у кандидата по тем или иным причинам нет медкнижки, то это не повод отказать в приеме на работу. Исходя из действующего законодательства, работодатель обязан обеспечить сотрудников квалифицированным медосмотром. В отдельных случаях нормы права обязывают предприятия и организации оплачивать прохождение медкомиссии. Это необходимо для того, чтобы отследить наличие или отсутствие у персонала противопоказаний к конкретной трудовой деятельности», – отмечает юрист.

Этап четвертый: ознакомьте сотрудника с локальными актами

Перед подписанием трудового договора работодателю нужно под подпись ознакомить будущего работника со всеми локальными нормативными актами компании, которые напрямую относятся к занимаемой должности. В некоторых организациях также можно встретиться с коллективными договорами.

Перед началом работы важно получить представление о:

• правилах внутреннего трудового распорядка;
• правилах взаимодействия с персональными данными;
• инструкциями по охране труда;
• стандартах оплаты труда.

Эти пункты обязательны для всех видов трудовой деятельности. К сожалению, большинство людей формально относятся к нормативным актам, однако внимательное изучение этих документов поможет избежать возможных конфликтов.

Этап пятый: заключение трудового договора

Трудовой договор всегда подписывается в двух экземплярах. Один документ остается у сотрудника, второй — у работодателя по ст. 67 Трудового кодекса РФ.

Как правило, в стандартной форме трудового договора указывают:

• размер заработной платы; 
• занимаемую должность, название подразделения;
• лица, которым напрямую подчиняется сотрудник;
• длительность испытательного срока (по необходимости);
• обязанности работника, должностные задачи;
• иные особые аспекты и условия приема на работу.

Важно проследить за тем, чтобы в договоре непременно был указан трудовой распорядок. Формулировка может быть разной. Приведем один из примеров: «Сотруднику устанавливается 40 часов занятости в неделю. Рабочий график с понедельника по пятницу с 10:00 до 19:00. Суббота и воскресенье – обязательные выходные».

После подписания договора, ознакомления со всеми локальными актами компания формирует приказ о приеме персонала на работу. 

Этап шестой: приказ о приеме на работу

Следующий шаг – на основании трудового договора работодатель оформляет приказ о трудоустройстве. Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 предлагает стандартную форму № Т-1 для подобных документов. Работодатель обязан ознакомить работника с приказом в течение трех дней с момента фактического выхода на новое место работы. 

Текст приказа об оформлении сотрудника на работу должен соответствовать тексту трудового договора. В отдельных случаях работодатель вправе дополнить, раскрыть подробнее некоторые пункты или использовать персональную форму оформления приказа. 

«В 2023 году в действующее законодательство вступили поправки и теперь издание приказа носит рекомендательный характер, а не обязательный, – подчеркивает эксперт. – Однако приказ полезен при заполнении отчетных форм и фиксации оплаты труда, например. Поэтому большинство работодателей придерживаются стандартных норм и оформляют приказы».

В связи с поправками возникает вопрос каким документом оформляется прием на работу: приказом или заявлением? Ответ остается прежним, что и до нововведений – официальное оформление на работу отмечается записью в трудовой книжке. 

Этап седьмой: внесение записи в трудовую книжку

Закон отводит работодателю пять рабочих дней на оформление трудовой книжки. Даже если запись о трудоустройстве появится в документе на шестой день, обязательное условие, чтобы дата начала работы на новом месте совпадала с датой первого рабочего дня. 

Если у работника ранее не было трудовой книжки, организация также должна оформить ее в течение пяти рабочих дней в электронном виде.

С января 2020 года у работодателей и работников появилась возможность отказаться от оформления бумажных трудовых книжек и перейти на электронные. А с 2022 года, работодатели должны вести сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде по ст. 66.1 ТК РФ. Бумажные трудовые книжки остались только у тех, кто ранее написал заявление о сохранении такого формата. По своей сути эти два варианта ничем не отличаются друг от друга.

Однако у электронной трудовой книжки есть преимущества. Во-первых, ее невозможно потерять или повредить. Во-вторых, всю историю трудовой деятельности работника можно получить онлайн в электронном формате на Госуслугах. Поэтому сведения обо всех рабочих местах гражданин может получить свободно и в любое время.

Куда сообщить о работнике

Если работник в прошлом состоял на госслужбе, а затем решил поменять вид деятельности, то закон обязывает нового нанимателя в течение 10 дней сообщить о таком сотруднике на прежнее рабочее место. Это касается любых должностных изменений в карьере экс-госслужащих.

В военный комиссариат работодатели обязаны передавать сведения обо всех сотрудниках, состоящих на воинском учете.

«В апреле 2023 года вступил в силу новый федеральный закон. Теперь у организации, компании, предприятия есть пять дней для передачи данных комиссариату. Кроме того, теперь военные комиссариаты направляют повестки в организации в отношении работников в письменной или электронной форме. Работодатели обязаны проконтролировать явку военнообязанного в пункт призыва. За уклонение или невыполнение обязательств предусмотрены штрафы от 1 000 до 3 000 рублей», – рассказывает Надежда Иванова.

Информацию о новом месте работы сотрудника также следует направить в Социальный фонд России (СФР). Это новая структура, которая объединила в себе два фонда Пенсионный (ПФР) и социального страхования (ФСС).

Несмотря на преобразования, работодатель по-прежнему обязан отчислять все взносы, в том числе пенсионные и НДФЛ с зарплаты работника, в налоговую службу. В правилах подачи отчетности, расчета начислений и взносов изменений нет.

Особенности при приеме на работу для отдельных категорий граждан

ТК РФ кроме общих случаев приема сотрудника на работу предполагает множество исключений. Алгоритм приема на работу тоже вариативен. Некоторые конкретные ситуации подробно описаны отдельными статьями ТК РФ. Рассмотрим, как оформляется прием на работу для отдельных категорий граждан.

Прием на работу иностранных граждан

Порядок устройства на работу в случаях с иностранными гражданами предполагает ряд трудностей.

Во-первых, при предъявлении документов об образовании необходим их перевод и дополнительная верификация.

Во-вторых, в РФ есть ряд специальностей, на которые категорически запрещено принимать иностранцев.

В-третьих, кроме основного списка документов иностранные граждане при оформлении трудового договора предъявляют работодателю: миграционные бумаги, договор добровольного медицинского страхования (кроме случаев заключения работодателем с медицинской организацией специального договора), вид на жительство и другие документы.

Как оформить тех, кто устраивается на работу впервые

Кроме первой записи в трудовой работодатель оформляет новому работнику и саму трудовую книжку. Если у кандидата из документов также отсутствует СНИЛС, то организация обязана запросить и его оформление в СФР. Для граждан, которые впервые приняты на работу в 2024 году, оформляется ЭТК (электронная трудовая книжка) по ст. 66 ТК РФ. С 2022 года тем, кто впервые трудоустроился, не заводится бумажная трудовая книжка.

Прием на работу бывшего госслужащего

Закон позволяет принимать на работу экс-госслужащего только после особого распоряжения спецкомиссии. В ходе заседания комиссия должна выдать резолюцию об отсутствии конфликта интересов между прошлым работодателем госслужащего и нынешним.

После выхода документа о назначении на должность бывшего госслужащего в течение 10 дней его предыдущее рабочее место нужно уведомить об этом факте.

Прием временного работника

Малые предприятия, общий штат которых не превышает 35 человек, могут заключать срочные (временные) трудовые договоры со всеми работниками. Если в документе не указан его срок действия, то по умолчанию все подобные соглашения являются постоянными.

Прием совместителя

Работа по совместительству предполагает дополнительную занятость в свободное от основной деятельности время. Совместителем может считаться только тот гражданин, который достиг совершеннолетия. Такие отношения оформляются по стандартному договору, но с пометкой о совмещении в трудовой книжке по ст. 66 ТК РФ. Сведения о совмещении вносятся в книжку по желанию сотрудника по месту основной работы.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

Напомним, стандартный договор в России можно заключать только с лицами, достигшими 16 лет. Но только на определенные условия труда и типы занятости. С 18 лет большинство возрастных ограничений законодательство отменяет. Исключения действуют только для военной и химико-биологической промышленности, где кандидат на ряд должностей может претендовать с 20 лет.

Как проверить кандидата на благонадежность

Во время трудоустройства стоит обратить внимание не только на образование и трудовой опыт, но и на благонадежность кандидата. Даже если соискатель предоставил блестящие рекомендации от прежнего работодателя и в целом произвел благоприятное впечатление, лучше доверять фактам и проверить биографию кандидата. 

Это бывает сделать непросто, особенно если в компании нет собственной службы безопасности. Но возможно – благодаря сервисам по автоматизированной проверке уровня благонадежности соискателей и сотрудников. Например, можно воспользоваться решением от компании SpectrumData. 

В течение трех минут SpectrumData подготовит отчет о физлице с учетом: 

• наличия или отсутствия исполнительных производств; 
• кредитных задолженностей; 
• правонарушений, штрафов и так далее.

Сервис доступен во всех регионах России, с любых устройств. Информация во время проверки формируется на основе официальных, государственных и открытых баз данных. В общей сложности сервису доступны более 70 информационных хранилищ. 

SpectrumData – отличный помощник в работе специалистов службы безопасности, отделов по подбору персонала и владельцев бизнеса. Чтобы оценить, насколько решение от SpectrumData подходит именно вашей компании, оставьте заявку на демодоступ и онлайн-консультацию.

Авторы: Никита Фокин, Дилара Ильясова