Массовый подбор персонала: инструменты эффективного найма

Понятие «массовый подбор персонала» подразумевает процесс поиска, отбора и найма значительного количества линейных сотрудников на однотипные должности. Какие методы массового подбора стоит использовать рекрутеру? Чем массовый наем отличается от точечного? Как оперативно проверить кандидатов и при этом быть уверенным в точности проверки? Отвечаем на эти вопросы и рассказываем об эффективных методах и инструментах массового подбора персонала в помощь HR-специалисту.

Что такое массовый подбор персонала?

Такой тип рекрутинга позволяет нанять большое количество линейных сотрудников на похожие позиции. При этом время для поиска подходящих кандидатов ограничено.

Перед HR-специалистом стоит очень непростая задача, ведь массовый подбор персонала предполагает обработку массы резюме и анкет, а также множество собеседований. Поэтому главной задачей массового рекрутинга является качественный отбор кандидатов, учитывающий возраст, образование, опыт и другие критерии.    

Разница между массовым и точечным рекрутингом

Массовый и точечный подбор персонала – это системы с разными целями, подходами и инструментами.

Массовый рекрутинг предполагает поиск большого количества персонала (обычно не менее 10 человек) на одинаковые должности. Зачастую вакантные места не требуют специфических характеристик соискателей. При этом HR-специалисту понадобится грамотно составить описание вакансии, понятное для широкой аудитории.

Обычно время для поиска ограничено, поэтому рекрутеру предстоит работа с большим массивом данных и крупным бюджетом. Кроме того, при массовом подборе персонала будут задействованы различные площадки для размещения вакансий и значительные человеческие ресурсы.

Точечный (индивидуальный) рекрутинг предполагает поиск высококвалифицированного специалиста под конкретный запрос работодателя. Акцент – на качество работы и компетенции кандидата.  

Кто занимается массовым подбором персонала

Как правило, массовым подбором персонала занимается HR-служба предприятия. Желательно, чтобы у рекрутеров, которым поручена эта задача, был релевантный опыт и достаточное количество времени. Если же у компании нет ресурсов, имеет смысл обратиться в специализированные кадровые агентства. Такой вариант существенно сэкономит время и трудозатраты, однако для успешной реализации проекта важно выстроить с подрядчиком партнерские отношения. Чем лучше внешние рекрутеры понимают, что происходит на стороне клиента, тем продуктивнее работа.

Массовый подбор персонала необходим в нескольких случаях:

• Создание нового бизнеса или стремительное развитие существующего, в том числе открытие новых филиалов.

Компания может выиграть тендер или вывести на рынок новый продукт. В этом случае ей оперативно потребуется большое число сотрудников.

• Обновление штата в компаниях с высокой текучестью кадров.

К примеру, организация приняла на стартовую позицию кандидата без опыта, которые не справился с должностными обязанностями.

• Сезонный спрос.

Так, в туристическом бизнесе он зависит от спроса на продукт: горнолыжные курорты будут популярнее зимой, а приморские города – в солнечный период.

В 2020 году пандемия несколько изменила ситуацию на рынке. В это время сети доставок активно нанимали на работу поваров и курьеров, а онлайн-бизнесам были необходимы IT-специалисты и контент-менеджеры.

Ну а чаще всего линейный персонал требуется в следующих сферах: торговля, логистика, общепит, строительство и производство, работа в офисе.

Особенности массового подбора

Массовый подбор персонала – многоступенчатый процесс, в ходе которого могут возникать разные ситуации, в том числе тормозящие найм. 

Трудности массового подбора и пути их решения:

• Текучка.

При массовом найме время общения с каждым из соискателей ограничено. Иногда это приводит к тому, что работники не соответствуют занимаемой должности. Как итог – текучка кадров.

Что делать: спасти ситуацию могут система адаптации и наставничество.

• Неграмотное распределение бюджета.

При массовом подборе персонала нельзя экономить на расходах. Необходимо выделять средства как на рекламу, так и на работу рекрутеров.

Что делать: анализировать, анализировать и ещё раз анализировать.

• Неблагонадежные работники, принятые в ходе отбора.

Что делать: использование всех возможных инструментов при проверке благонадежности кандидатов. Полноценная глубокая проверка службой безопасности при массовом подборе сотрудников практически невозможна. В этом случае эффективно применять, например, сервисы по автоматизированной проверке. 

• Ограниченное количество информации в объявлении о вакансии.

Нельзя указывать возраст и пол кандидатов, наличие детей, семейное положение и так далее.

Что делать: отслеживать, откуда кандидаты узнали о вакансии, ввести систему поощрений за действенные рекомендации, если нового сотрудника порекомендовал работник, который уже трудится в штате.

Методы и инструменты массового подбора

В массовом подборе на том или ином этапе могут использоваться различные методы рекрутинга. У каждого из них есть свои нюансы. 

Основные методы массового подбора:

• Телефонный скрининг

Быстрое собеседование по телефону, которое помогает сэкономить время рекрутеров и сразу отсеять тех, кто точно не подходит. До начала созвонов руководитель подразделения и специалист по подбору кадров определяют основные критерии подбора, параметры кандидатов, без соответствия которым им не справиться с работой. Иногда рекрутеру по телефону достаточно задать потенциальному сотруднику всего один вопрос, чтобы понять, допускать кандидата до следующего этапа или нет и кому стоит сразу отказать в приеме на работу.

• Онлайн-тесты.

Преимущества такого способа отбора: автоматизация, экономия времени специалистов отдела кадров. При этом точность и объективность на достаточно высоком уровне. Можно протестировать кандидата как на компетенции, так и на интеллект, мотивацию и личностные качества. Однако необходимо соблюдать стандарты проведения тестирования, используя только проверенные и хорошо зарекомендовавшие себя методики.

• Групповые интервью.

Как правило, используются после первичного отсева. Это быстрее и экономичнее, чем разговор с каждым кандидатом тет-а-тет. Кроме того, позволяет оценить личные качества каждого соискателя. А если групповое интервью проходит в формате деловой игры – то еще и способность работать в команде.

• Открытый наем.

Этот метод нередко называют экстремальным. Чаще всего используется, когда нужно нанять действительно много новых сотрудников одновременно – сотни человек. Суть его заключается в том, что потенциальный работник должен предоставить только паспорт и разрешение на работу. Этот способ исключает такие этапы, как рассмотрение резюме, собеседование, проверку службой безопасности. При этом проверить сотрудников в целом реально – при условии, что у компании есть возможность использовать автоматизированный сервис проверки по паспорту.

• Отбор в ассесмент-центрах/центрах оценки.

Характеризуется крупными затратами и организационной сложностью.

Для массового рекрутинга используется максимальное количество инструментов, способных привлечь внимание целевой аудитории.

Инструменты массового подбора:

• сайты с вакансиями обеспечивают достаточно большой процент отклика;
• реферальная программа – привлечение персонала по рекомендациям уже трудоустроенных специалистов.
• форумы, листовки малоэффективны, поскольку места для размещения не являются целевыми для поиска работы.
• печатные СМИ – подходит для поиска определенных категорий кадров, к примеру, пенсионеров.
• digital-инструменты: соцсети, рассылки (e-mail, push, WhatsApp), чат-боты, конструктор посадочных страниц. Соответствуют духу времени. 
• ATS-система (система по управлению персоналом) может сократить число рутинных операций при массовом подборе персонала.

Как проводится массовый подбор: этапы отбора

Особенности отбора при массовом рекрутинге могут варьироваться в зависимости от количества сотрудников, которые требуются компании, сферы деятельности предприятия и других факторов. Тем не менее, можно выделить несколько этапов, которые, как правило, в любом случае должны присутствовать в процессе. Их содержание также может разниться в зависимости от многих факторов. 

Существует 4 основных этапа в массовом подборе:

1. Подготовительный:

• Оценка рынка труда. Какие данные собираем: объем рынка, уровень конкуренции и зарплатных ожиданий, а также характеристики условий труда.
• Формирование аватара кандидата – описание идеального образа будущего сотрудника: квалификация, мотивация, цели, личностные качества и так далее.
• Разработка медиаплана, в котором четко указываются сроки, методы и инструменты работы.
• Размещение вакансии.

2. Отбор кандидатов:

• Телефонный скрининг с использованием скриптов позволяет отсеять от 20 до 80% кандидатов.
• Групповое собеседование для 10-15 человек – «фильтр» для еще 90% кандидатов. Соискатель общается с HR-специалистом, заполняет анкету и проходит психологические тесты.
• Индивидуальное собеседование, в том числе проверка профессиональных характеристик и опыта успешных соискателей. Длится не более 15 минут.

3. Обучение и адаптация:

На время стажировки (2 недели) и испытательного срока (3 месяца) новых сотрудников курируют наставники. Иногда компании привлекают сторонних специалистов для обучения новых работников, принятых в ходе массового подбора. 

4. Анализ результатов:

Подводятся итоги, насколько эффективным был процесс подбора, что удалось сделать хорошо, а над чем нужно будет поработать.

Воронка и метрика массового подбора

Воронка подбора – один из основных инструментов найма. Она показывает путь кандидата от претендента до выхода на работу и дает понимание, на какие этапы подбора следует обратить более пристальное внимание.

Этапы создания воронки при массовом подборе персонала:

1. Размещение вакансии на всех подходящих площадках (рекламное предложение). Допустим, отклик составил 5 тысяч человек.

2. Телефонный скрининг, после которого отсеются 80% кандидатов.

3. Собеседование: из 1000 оставшихся претендентов примерно 20% не придут, а 60-70% не пройдут этап. Итого: 240-320 человек.

4. После испытательного срока уйдут еще 5-10% кандидатов. Останется 216-288 человек.

5. Те, кто успешно прошел все этапы воронки, будут официально трудоустроены.

Насколько эффективны специалисты по массовому подбору персонала, помогают узнать различные метрики. Они учитывают эффективность и скорость работы HR-специалистов, стоимость вакансии, скорость получения первых заявок и многие другие параметры.

Ошибки в массовом подборе

Массовый подбор – устоявшаяся практика во многих сферах. Тем не менее, сотрудники разных компаний постоянно сталкиваются с похожими проблемами в ходе такого найма новых работников. 

Основные ошибки в массовом подборе:

• Длинная рекрутинговая цепочка.

При сжатых временных сроках подбор массового персонала не должен затягиваться. Сократите цепочку людей, которые принимают решения, до одного-двух человек.

• Нагрузка на рекрутеров.

Стоит учитывать возможности HR-отдела, а при необходимости привлекать дополнительные ресурсы, в том числе кадровые агентства и колл-центры.

• Маленький бюджет

Чтобы донести информацию о вакансии до большого количества людей, придется задействовать все возможные инструменты. Нужно быть готовым к крупным затратам.

• Завышенные ожидания кандидатов.

Компания обещает соискателям белую зарплату и социальный пакет, но на деле ничего из этого не предоставляет. Такое поведение грозит не только потерей кадров, но и испорченной репутацией.

• Плохой имидж.

Отрицательные отзывы о компании достаточно сильно влияют на решение кандидатов о трудоустройстве.

• Отсутствие плана найма.

В массовом рекрутинге необходима стратегия.

• Медленная обработка резюме.

Вероятнее всего, соискатель обратит внимание на организацию, куда можно устроиться оперативно.

• Отсутствие автоматизации.

Автоматизируйте процесс поиска массового персонала. Онлайн-тесты помогут на стадии первоначального отбора, чат-боты – при проведении интервью и так далее. Проверку персонала, по крайней мере первичную – соответствующим автоматизированным сервисам.

Как сделать поиск эффективным и безопасным

При массовом подборе линейного персонала необходимо оценивать не только личностные качества и профессиональные компетенции соискателей, но и их уровень благонадежности. И очень важно иметь возможность сделать это быстро и без лишних денежных трат.

Сервис SpectrumData поможет провести такую проверку соискателей и получить подробный отчет всего за один клик. Услуга будет полезна для специалистов служб безопасности, HR-департаментов, а также владельцев бизнеса. Сервис позволяет проверить информацию из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, при этом среднее время формирования отчета составляет всего три минуты!

С помощью сервиса «Проверка соискателя и сотрудников» от SpectrumData вы получите информацию:

• действителен ли паспорт и другие документы соискателя;
• какие у кандидата отношения с законом (находится ли он в розыске, числятся ли за ним административные правонарушения);
• какое у соискателя финансовое положение (узнаете о наличии задолженностей и даже о злостном уклонении от выплаты алиментов) и многое другое.

Чтобы получить отчет, вам будет нужен паспорт и водительское удостоверение соискателя, а также письменное согласие физлица на проверку (это позволит не нарушать ФЗ №152 «О персональных данных»). Сотрудники техподдержки помогут сформировать индивидуальный пакет проверок для вашей компании – в зависимости от ваших потребностей.

Автор: Ирина Костерина