Как правильно составить должностную инструкцию и для чего она нужна

Если работодатель только устно объяснит своему подчиненному его рабочий функционал, то велика вероятность в дальнейшем столкнуться с отказом работника выполнять те или иные служебные обязанности. Должностная инструкция поможет исключить подобный поворот событий. Рассмотрим нюансы составления должностной инструкции, за кем закреплена разработка должностных инструкций, примеры судебной практики, когда такой документ помог компании выиграть дело, а также образцы должностных инструкций для некоторых позиций.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция – это официальная бумага, где четко зафиксированы основные служебные обязанности, требования к работе, порядок подчинения, права и ответственность специалиста, который занимает определенную должность.

Должностные инструкции могут разрабатываться как под нужды компании в целом, для ряда работников, которые трудятся на одинаковых позициях, так и под какого-то отдельного специалиста. Должностная инструкция –  популярный документ в отделе кадров многих предприятий, однако в законодательстве по трудовым взаимоотношениям это понятие не используется.

Обязательны ли должностные инструкции в компании?

Для работников структур, принадлежащих к государственной службе (прокуратура, правительство, ФАС и т.п.), должностной регламент должен быть установлен в обязательном порядке. Что именно он содержит, подробно написано в статье 47 Закона 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ». Эту бумагу утверждает представитель нанимателя, и она является частью административного регламента госоргана.

Для всех остальных компаний должностная инструкция – это документ, который работодатель составляет исключительно по собственному желанию, К обязательным он не относится. Если работодатель не хочет разрабатывать должностные инструкции работников, ему нужно предусмотреть подробное описание всего их функционала, требований к должности в тексте трудового договора (далее – ТД). 

В какой форме могут быть прописаны служебные обязанности?

Служебные обязанности могут быть прописаны как в виде отдельного документа, так и в качестве приложения к ТД. 

Если работодатель выбрал вариант оформления должностной инструкции в виде самостоятельного документа, нужно чтобы в ТД была указана ссылка на него. В конце текста должностной инструкции сотрудник ставит визу, подтверждая тем самым факт ознакомления и согласия со всеми пунктами, инструкции.

Если инструкция – это бумага, которая служит приложением к ТД, не забудьте сделать ее в том же количестве экземпляров, что и ТД, то есть в двух.

Должностные инструкции работников внедряют многие руководители компаний, так как возможность их разрабатывать и использовать в качестве приложения к ТД или как самодостаточный документ обоснована Трудовым Кодексом (см. ч.2 ст. 57).

Виды должностных инструкций

Должностная инструкция может быть:

1. Индивидуальная – документ, разработанный и составленный для определенного специалиста и под его рабочий функционал. Его главная отличительная особенность в том, что в нем указаны ФИО специалиста и его должность.
2. Типовая должностная инструкция – документ, написанный для какой-либо должности без привязки к определенному человеку и, соответственно, не содержащий никакие данные о ФИО.

Давайте рассмотрим на примерах, при каких обстоятельствах какой вид инструкции выбрать. 

Итак, в отделе связей с общественностью управляющей компании работают два ведущих специалиста по работе с обращениями граждан – Оксана и Кристина. Оксана отвечает на звонки, поступающие на «горячую линию», а Кристина отрабатывает обращения, которые пришли на электронную почту, регистрирует входящие письма и заводит их в систему документооборота. Должности у Оксаны и Кристины одинаковые – ведущий специалист, а задачи они выполняют разные, поэтому и должностные инструкции у них должны быть персонифицированные, то есть индивидуальные, содержащие ФИО и конкретный трудовой функционал.

Еще одна ситуация: в мебельной компании работают сборщики мебели. У них идентичные служебные обязанности – это ежедневная сборка мебели, согласно утвержденному графику. Индивидуальных требований к работе у них нет, поэтому бессмысленно разрабатывать для каждого сборщика мебели персонифицированную инструкцию. Выбирайте типовую. В ней укажите название должности и распишите функционал.

Отметим, что выбор вида должностной инструкции в каждой конкретной ситуации – это все-таки решение работодателя.

Основные различия
Индивидуальная должностная инструкция	Типовая должностная инструкция
Разработана под определенную должность	Разработана под определенного сотрудника в организации
Содержит данные по ФИО сотрудника	Без указания фамилии, имени и отчества
Необходимость утверждения при смене кадрового состав	При приеме на работу новых сотрудников не требует нового утверждения
Применяется, когда в компании идентичные должности, но есть необходимость разграничить рабочие функции.	Есть смысл использовать, когда в компании работает много специалистов на идентичных должностях с одинаковым функционалом

Цели и задачи составления должностных инструкций

Цель должностной инструкции – обозначить четкие обязанности работника на той должности, которую он занимает, обязательные требования к его образованию, компетенциям, а также порядок его взаимодействия с коллегами и руководством.

К задачам, которые решает должностная инструкция, относятся:

• грамотное распределение рабочих задач сотрудников;
• четкое формирование иерархии, которая понятна каждому из работников;
• рациональное использование рабочей силы (фиксированные должностные обязанности);
• доказательная база при возникновении спорных вопросов и судебных разбирательств, например, в связи с увольнением по причине невыполнения должностных обязанностей;
• возможность использования при обучении нового персонала и в период испытательного срока;
• обоснование зарплатной вилки сотрудников, занимающих одну и ту же должность.

Разделы должностной инструкции

Чтобы должностная инструкция была более понятной и хорошо структурированной, ее часто делят на блоки. Давайте рассмотрим основные разделы должностной инструкции, которые, как правило, используют большинство работодателей.

• Заглавие.

Здесь указывают наименование, а также данные о том, кто и когда утвердил должностную инструкцию, его должность. В случаях, когда инструкция индивидуальная, обязательно укажите в ней фамилию, имя и отчество специалиста, для которого она составлена.

Должностная инструкция, образец первого раздела:

• Общие положения.

В этом разделе размещается информация о требованиях к образованию, уровню квалификации, стажу работы.

• Должностные обязанности.

Данный раздел полностью посвящен рабочему функционалу сотрудника. Желательно четко и максимально подробно расписать все обязанности, указав сроки выполнения тех или иных поручений. Рекомендуем писать понятным и простым языком, без использования канцеляризмов.

• Права.

Пропишите права работника в отношении с коллегами и руководством.

• Информация об ответственности.

Обозначьте здесь все пункты, по которым работник несет ответственность. Например:

– за недостоверную информацию о состоянии выполнения работы;

– за неправомерное использование своих служебных полномочий, а также использование их в личных целях;

– за несоблюдение трудовой дисциплины и т.д.

• Взаимодействие.

Здесь можно указать порядок подчинения работника – поручения и приказы от кого он должен выполнять.

Например: «Пресс-секретарь подчиняется руководителю сектора информационного сопровождения деятельности отдела связей с общественностью и делопроизводства, который определяет круг его должностных обязанностей и контролирует их исполнение».

По желанию работодателя трудовая инструкция может быть дополнена еще некоторыми разделами под конкретные задачи предприятия. Некоторые выделяют отдельный блок, где прописывают критерии эффективности работы: объем товарооборота за месяц, скорость обработки звонков, своевременность доставки. 

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?

Разработка должностных инструкций для сотрудников – дело организации, которая размещает вакансии с предложениями о работе, то есть – работодателя. В компании этим могут заниматься: специалист кадровой службы, юридического отдела, секретарь либо сам руководитель. Зачастую в основу должностной инструкции включают требования, прописанные в утвержденных профстандартах, и дополняют более конкретными формулировками уже под задачи своей компании. Давайте подробнее разберемся во всех нюансах.

Как грамотно составить должностную инструкцию: объясняем по шагам

Чтобы правильно составить должностную инструкцию, необходимо действовать, согласно алгоритму. Рассмотрим основные этапы. 

Этап №1. Изучение необходимых профстандартов и нормативных документов.

Работа на некоторых должностях (специалисты, чья работа связана с вредным производством, строители и т.д.) должна быть регламентирована профессиональными стандартами, поэтому важно перед составлением инструкций ознакомиться с нормативными документами. Многие компании используют выдержки из профстандартов в качестве справочного материала – берут основные «выжимки» и адаптируют их под задачи конкретной должности, добавляя свои формулировки.

Этап №2. Разработка должностных инструкций.

Рекомендуем не поручать этот процесс кому-то одному, лучше если в нем будет задействовано несколько профильных специалистов, знающих специфику работы на определенных должностях, тех, кто может проверить соблюдение норм трудового права и корректность оформления инструкции. Например, ее могут совместно разрабатывать специалист по кадрам, юрисконсульт, начальник отдела. К этому процессу можно также привлечь и самого работника, для которого составляется инструкция. 

Этап №3. Проверка составленного документа у специалистов юротдела.

Не пропускайте этот этап. Важно, чтобы должностная инструкция была составлена в соответствии с нормами закона и внутренней политикой компании.

Этап №4. Подписание и утверждение.

Кем подписывается должностная инструкция? Ответ – руководителем отдела, к которому относится данный документ. А вот утвердить должен директор компании. 

Этап №5. Ознакомление специалиста с должностной инструкцией под роспись. 

Данный этап обычно следует после подписания работником ТД либо же при переводе сотрудника на иное место работы в организации.

Этап №6. Обеспечить хранение документа.

Должностная инструкция должна быть составлена в двух экземплярах: один хранится непосредственно у работника, а второй – в отделе кадров, либо у начальника отдела. Для индивидуальных инструкций срок хранения определен 50 годами, типовые могут храниться 3 года (сроки указаны в статьях 442 и 443 Перечня, который утвержден приказом Росархива от 20.12.19 № 236)

Требования к оформлению должностной инструкции и как оформить ее в соответствии с ГОСТом

Единой утвержденной формы должностной инструкции не существует. В том случае, если работодателем принято решение разработать должностную инструкцию в качестве отдельного документа, а не как приложение к ТД, можно взять на вооружение ГОСТ Р 7.0.97-2016 в части общих требований.

При составлении должностной инструкции рекомендуется:

• использовать нумерацию, если должностная инструкция составлена на двух и более листах, нумеровать со второй страницы. Ставить номера по центру, сверху;
• указывать название компании в соответствии с уставными документами;
• прописать название документа и должности, по которой он составляется;
• проставить регистрационный номер (если предусмотрена регистрация документов).

Не все работодатели соблюдают требования ГОСТа при разработке должностных инструкций. Тем не менее, даже такая инструкция будет действительна для исполнения. Работодатель не несет ответственность за то, что составил данный документ не по ГОСТу. 

Образец должностной инструкции

Примеры инструкций по разным должностям, образцы 2023 года, размещены ниже и доступны для скачивания.

Должностная инструкция менеджера по продажам

Должностная инструкция бухгалтера

Должностная инструкция инженера

Должностная инструкция начальника отдела

Должностная инструкция директора

Самые распространенные ошибки при составлении должностной инструкции

• Дублирование законодательных актов и нормативов.

Не нужно переписывать слово в слово пункты статей из Трудового Кодекса, которые касаются прав и обязанностей работника. В инструкции должны быть конкретные формулировки п обязанностям на той или иной должности, например: «разрабатывает шаблоны развернутых ответов на обращения граждан по вопросам вывоза строительного мусора, формирует перечень актуальных типовых ответов».

• Включение в текст общих фраз и канцеляризмов.

При составлении текста старайтесь не использовать общие формулировки, конкретизируйте функционал сотрудника, его права и ответственность, а также требования к лицу, занимающему должность. Так будет проще и работнику, и руководству.

• Желание разработать объемный документ.

Не растекайтесь мыслью по древу – в должностной инструкции пишите все максимально понятно, четко и конкретно, без лишней «воды». Пусть это будет понятный структурированный документ на одном листе, а не портянка на 15 страниц с фразами, не имеющими ничего общего с реальной работой ваших сотрудников.

Порядок утверждения и подписания должностной инструкции

Обычно гриф с отметкой «Утверждаю» размещен на первой странице должностной инструкции. Там ставит подпись руководитель компании, также должна быть указана его должность. Отметим, что иногда гриф на титульнике должностной инструкции отсутствует – это не нарушение. В этом случае руководитель компании может поставить свою подпись в другом месте.

Кроме руководителя компании документ должен быть подписан со стороны руководителя структурного подразделения (начальника отдела, сектора, департамента и т.д.), нужна и подпись самого работника – так он обозначает, что ознакомлен с документом и согласен с его содержанием, прописанными правами и рабочим функционалом. 

Бывают случаи, когда работник отказывается подписывать должностную инструкцию. Однако выполнять ее требования ему так или иначе необходимо, ведь ответственность никто с него не снимает. Нужно зафиксировать факт отказа ставить подпись в соответствующем Акте. В случае споров этот документ может помочь компании.

Как внести изменения в должностную инструкцию

При смене названия организации, трудового функционала работников, его должностных обязанностей, наименования должностей и т.д., естественно, нужно вносить соответствующие изменения в документ.

При смене названия предприятия необходимо:

• внести изменения в титульник должностной инструкции;
• утвердить документ у директора предприятия;
• письменно ознакомить работника с новой редакцией.

При изменении той или иной текстовой части должностной инструкции необходимо:

• либо выпустить приказ о том, что изменена текстовая часть должностной инструкции, сделать приложение к уже утвержденному документу и письменно ознакомить работника с приказом;
• либо принять решение об утверждении новой должностной инструкции, а предыдущую редакцию считать недействительной.

При изменении трудовых обязанностей работника в одностороннем порядке сотрудник должен быть уведомлен об этом в срок не менее 60 дней. 

При кардинальной смене должностной инструкции необходимо разработать и утвердить новую. 

В каких случаях помогла должностная инструкция: судебная практика

Исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что наличие должностной инструкции (ДИ) является своеобразным «спасательным кругом» для компании, то есть повышает шансы стать стороной, выигравшей судебный спор. 

Если в ДИ точно прописаны обязанности работника и требования, предъявляемые к кандидату на должность, то такой документ уже не будет считаться формальным, а станет для работодателя действенным инструментом для обоснования тех или иных кадровых решений. Рассмотрим несколько спорных ситуаций.

Первая ситуация. ДИ как обоснование отказа в приеме на работу

Кандидат на должность шефа-кондитера, которому отказали в приеме на работу, обратился с иском судебный орган, добивался признать процесс подбора персонала в компании противоречащим закону и обязать работодателя заключить с ним ТД. 

В этом споре должностная инструкция сыграла на руку работодателю, т.к. в ней были подробно прописаны все требования к кандидату на должность. Так как кандидат не соответствовал большей части из них, ему было отказано в приеме на работу. Суд выиграл работодатель.

Вторая ситуация. ДИ как обоснование дисциплинарного взыскания

Специалист IT-отдела подал исковое заявление, желая оспорить дисциплинарное взыскание, которое предъявил ему работодатель. Однако ДИ, с которой ознакомился и которую подписал специалист IT-отдела, содержала пункт о том, что, в случае невыполнения сотрудником определенных обязанностей, работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание. Суд принял во внимание данный факт и встал на сторону компании.  

Как подобрать благонадежных сотрудников и сохранить репутацию компании?

Составление должностных инструкций – это один из шагов на пути к формированию надежного кадрового состава организации. Документ помогает закрепить, каким требованиям должен соответствовать будущий работник, какими профессиональными знаниями владеть и какими будут его задачи на рабочем месте. Должностная инструкция обеспечивает защиту от рисков при судебных разбирательствах, да и просто вносит ясность во взаимоотношения работодателя и сотрудника. 

Также защитить от рисков репутацию компании помогает оценка уровня благонадежности будущих сотрудников еще на этапе подбора персонала.

Используя сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData, вы сможете убедиться в надежности кандидата или, наоборот, – отказаться от сотрудничества с ним. Проверка займет всего три минуты – именно через такое время после запроса вы получите развернутый отчет о соискателе.

Информация об интересующем вас кандидате или сотруднике выгружается из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, при этом с соблюдением всех требований закона о персональных данных. Вы сможете без труда проверить правовую благонадежность гражданина, начиная от различного рода правонарушений до участия в арбитражных делах и нахождения в розыске, действительность его документов, финансовое положение, а также выполнить проверку соцсетей и мессенджеров.

Набор проверок в пакете зависит от потребностей компании – мы предлагаем тариф-конструктор, где вы платите только за необходимые именно вам данные. Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы познакомиться с наполнением отчетов.

Чтобы оценить достоверность и объективность данных, предоставляемых сервисом, оформите бесплатный тестовый доступ, с помощью которого можно провести несколько бесплатных проверок реальных кандидатов.

Автор: Евгения Гирш