Что такое гибридный график работы и как его внедрить

Сегодня формат работы становится ключевым элементом в разговорах об организации труда. Работодатели, опасаясь потери контроля, долго уклонялись от идеи удаленки, но коронавирус и наша текущая реальность вынудили пересмотреть подход.

На рынке труда, где кадры диктуют свои условия, гибридный график — это мощный инструмент не только привлечения новых сотрудников, но и удержания текущих. Каждая третья компания в России использует гибрид. Что такое гибридный формат работы, какие у него есть достоинства и недостатки и как его внедрить? Разбираемся в теме вместе с экспертами.

Наши эксперты:

Василиса Кулешова

• эксперт по вопросам управления персоналом
• карьерный консультант

Кристина Батурина

• руководитель IT-направления HR-службы компании Esoft

Гибридный график работы – это как?

Начнем с определения, что такое формат работы в принципе и в чем он проявляется для человека и компании. Формат работы — это способ организации рабочего процесса, в рамках которого определяется, где, когда и как сотрудники выполняют свои обязанности.

Форматы работы делят на три основных вида:

• офисный (обязательное присутствие сотрудников в кабинете или опенспейсе каждый рабочий день);
• удаленный (работа из любого удобного для места, при условии наличия оборудования и стабильного интернета);
• гибридный (hybrid work объединяет элементы офисного и удаленного форматов).

Как мы уже сказали, гибридный формат работы — это своеобразная комбинация труда в офисе и удаленно. График устанавливается в зависимости от должности, задач, специфики деятельности сотрудника/команды. Иногда установки продиктованы желаниями руководства компании и видением процесса. Часто в крупных организациях можно встретить ситуации, когда одна команда приходит в офис раз в неделю, а другая находится на рабочем месте почти каждый день.

Модели гибридного формата работы

Есть разные типологии гибридного формата работы. Зачастую модели делят по двум признакам:

1. Кто принимает решение о нахождении в офисе.
2. Где сотрудник находится чаще — дома или на работе.

Обобщая, мы можем выделить четыре модели:

1. Гибкая (сотрудник сам решает, когда и сколько ему удобнее работать в офисе).
2. Фиксированная (работодатель определил, что в офис нужно ездить в определенные дни).
3. С акцентом на удаленку (сотрудник проводит дома больше дней, чем в офисе).
4. С акцентом на офис (большая часть рабочих дней проходит в офисе).

Схематично это будет выглядеть так:

Иногда выделяют и больше видов гибрида. Например, есть классификация по таким моделям:

1. Фиксированная (все в компании следуют одному подходу).
2. Автономная (сотрудники сами решают, когда и где работать).
3. Асинхронная (каждый решает сам, когда ему заниматься делами).
4. Посменная (конкретные дни и время работы, распределенные в шахматном порядке).
5. Базовая (определенное время, когда человек должен быть на связи. Например, обязательно работать с 11:00 до 14:00, доработки — в любое время).
6. Удаленная (сотрудники не обязаны приходить в офис, но это не запрещено).
7. 50/50 (полдня сотрудники проводят в офисе, полдня — удаленно).
8. Офисная (человек постоянно работает в офисе).
9. Неделя в офисе (на неделю в месяц человек должен выйти в офис).
10. 4/1, 3/2, 2/3, 1/4 (в офисе надо находиться не менее 4/3/2/1 дня в неделю).
11. Чередование недель (например, 5 дней сотрудник работает в офисе, 5 дней — дома, и так далее).
12. Дополнительные дни (удаленщики могут прийти поработать в офис).
13. Командное решение (дни, когда нужно быть в офисе, определяет команда).
14. Решение компании (работодатель устанавливает правила, кто и когда должен работать в офисе).

Плюсы и минусы гибридного графика

Гибридная работа имеет как явные преимущества, так и недостатки. Нет однозначного ответа на вопрос, хорош или плох гибридный формат. С одной стороны, он дает свободу действий сотрудникам, с другой – требует щепетильного подхода к вопросам безопасности и организации работы.

Вместе с экспертами постараемся разобраться, что такое гибридный график для сотрудника и работодателя, в чем его достоинства и недостатки.

Плюсы для бизнеса

Для начала разберемся, что значит гибридный график работы для компании. Эксперт по вопросам управления персоналом Василиса Кулешова назвала одним из главных плюсов гибрида экономию средств на содержание офиса.

«Удаленные рабочие места снимают необходимость аренды огромного пространства, обслуживания офиса на постоянной основе. Речь про уборку, мебель, кофе и чай, развлечения и многие другие вопросы», — поясняет карьерный консультант.

И этим достоинством все не ограничивается.

Плюсы гибрида для компании, которые приводит руководитель IT-направления HR-службы компании Esoft Кристина Батурина:

• Лояльность ценных сотрудников.

Гибридный режим работы часто более привлекателен для сотрудников с семейными или другими обязанностями. Это помогает удерживать ценных специалистов, что особенно важно при дефиците кадров. В том числе указание гибридного формата в описании вакансии может помочь привлечь талантливых кандидатов. Гибкость формата позволяет расширить воронку при подборе персонала.

• Повышение производительности труда.

Удаленная работа помогает не отвлекаться на разговоры с коллегами и сосредоточиться на задачах.

«Наши сотрудники обычно используют дни на удаленке, чтобы выполнить рутинную работу, отдохнуть от большого количества коммуникаций», — поясняет эксперт.

• Улучшение качества жизни сотрудников. 

Удаленка позволяет больше времени уделять семье и незапланированным делам. Это помогает повышать удовлетворенность работой и снижать текучесть кадров.

Минусы для бизнеса

Несмотря на все свои достоинства, у гибрида есть и недостатки. Как отмечает Кристина Батурина, один из самых больших минусов — сложности с контролем рабочего процесса.

«Руководителям сложно следить за тем, насколько эффективно сотрудники выполняют свои обязанности вне офиса. Недостаток контроля может привести к снижению производительности и качества работы. Больше всего мы беспокоимся в период релизов. Были моменты, когда сотрудники не выходили на связь по несколько часов. Возникает вопрос, а что человек делал? Команда в такой период должна быть на связи», — делится эксперт.

Какие еще есть минусы гибрида для компаний:

• Слабая коммуникация.

Сотрудникам становится трудно взаимодействовать друг с другом, с руководством. Это может негативно сказаться на эффективности работы команды.

• Пропуск незапланированных рабочих встреч.

Порой работники могут отказаться от приезда в офис даже на срочную встречу просто потому, что она выпала на день удаленки.

• Искаженное восприятие со стороны работников: «Удаленный день — это мое личное время».

• Повышенная угроза безопасности данных.

При работе сотрудников из дома повышаются риски утечки информации. На личное устройство нельзя установить мониторинг, и полагаться приходится на «честное слово» и благонадежность сотрудников. Поэтому перед тем, как выставить оффер с опцией гибридного формата работы, особенно важно проверить, можно ли доверять человеку.

Убедиться в добросовестности персонала поможет сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData. За 3 минуты вы получите отчет со сведениями о человеке из более чем 70 государственных, открытых и официальных источников.

Вы узнаете, не погряз ли ваш кандидат в долгах, не судится с бывшим работодателем или соседями, не сотрудничает ли с конкурентами. Проверка полностью законна: сервис собирает сведения согласно требованиям ФЗ №152 «О персональных данных».

Плюсы для сотрудников

• График работы гибридный — это возможность совмещать виды деятельности и вести более активный образ жизни.
• Работники имеют больше свободы действий и возможностей соблюдать work&life balance.
• У сотрудников есть шанс не выгорать, но и не выпадать из рабочих процессов.
• Персонал самостоятелен в решении проблем, выстраивании графика, больше времени на выполнение задач.
• Гибридный офис — это возможность не стоять в пробках, не тратить время и деньги на дорогу.

Минусы для сотрудников

• Сложности при постоянной перестройке с офисной работы на удаленную.

Есть разные типы людей: одним комфортно в постоянно меняющихся условиях труда (высокая лояльность к переменам; высокоадаптивный тип), другим некомфортно (высокая лояльность к стабильности; низкоадаптивный тип).

«Первые гибридный график примут нормально, а для вторых он снизит эффективность работы из-за перерасхода энергии на адаптацию то к офису, то к дому», — говорит Василиса Кулешова.

• «Воскресная бессонница» у людей с повышенной тревожностью.

Сотрудники, которым было комфортно трудиться полностью на удаленке, могут начать переживать из-за поездок в офис. Например, если предполагается, что ехать на работу нужно в начале недели.

«Это достаточно распространенный феномен. В пятницу вечером и первую половину субботы человек отдыхает, к вечеру начинает нарастать тревога, а воскресенье и вовсе оказывается “потрачено”. Это происходит из-за того, что внутренняя энергия за выходные не восполняется, а тревога начинает еще сильнее расходовать ресурсы организма. В итоге человек не может уснуть из-за нервного истощения. Это основной симптом выгорания», — подчеркнула эксперт.

Как перевести команды на гибридный режим: пошаговая инструкция

Немало организаций оценили плюс гибридного режима еще во время пандемии. В феврале 2023 года сервис «Работа.ру» узнал, что в гибридном формате работают 17% россиян, еще 11% трудится на удаленке. К лету 2024 года ситуация почти не изменилась: согласно опросу SuperJob, сейчас удаленщики есть в каждой третьей российской компании.

«Как и многие другие, во время ковида мы трудились удаленно. После пандемии решили сохранить часть удаленки и сделали гибридный график. Сотрудники приняли его на “ура”. Те, кто хотел работать только в офисе, вернулся на полную неделю в офлайн», — делится Кристина Батурина.

Если вы только планируете переводить часть сотрудников на гибридный формат работы, нужно учесть, что этот процесс требует серьезной подготовки. Рассказываем, какие шаги помогут сделать переход более экологичным для сотрудников и самой компании.

Определиться с целями перехода и отделом, понять, как оценивать эффективность

1. Решить, зачем вашей компании вообще внедрять гибрид, определиться с целями и ожидаемыми результатами этого процесса.
2. Выбрать подразделения, где внедрить гибрид.
3. Провести анализ ролей и задач потенциальных «гибридников» с учетом требований информационной безопасности (ИБ). В том числе речь про оборудование и удаленный доступ.
4. Определить, как команда будет обмениваться обратной связью, ставить задачи и контролировать результативность.

Внести необходимые изменения в процессы и учесть вопросы корпоративной культуры

1. Проанализировать, какие бизнес-процессы нужно поменять и как, что надо изменить в инфраструктуре и каналах коммуникации.
2. Определить, каким моментам корпоративной культуры нужно будет уделить больше внимания.
3. Решить, какие индивидуальные места работы можно убрать. Это пространство можно использовать для командной работы.

Мониторить эффективность, проводить мероприятия и работу над ошибками

1. Постоянно оценивать эффективность гибридной команды и проводить опросы сотрудников (все ли устраивает, необходимо ли что-то менять) хотя бы первые 3-6 месяцев.
2. Планировать мероприятия: в том числе для поддержки коммуникации с сотрудниками, отслеживания уровня стресса, своевременной обратной связи.
3. Провести работу над ошибками, «починить» поломки в процессах и распространить лучшие практики на другие команды.

Юридические аспекты гибридного офиса

Конечно, просто отправить отдельного сотрудника или целую команду работать из дома на пару дней в неделю не получится. Гибридный режим требует особого подхода в юридических вопросах.

Как перевести работника на гибридный формат

Вмиг перевести работника на дистанционную работу, даже если это будет не ежедневно, не получится. Это можно сделать только по соглашению сторон. Если перевод на гибрид осуществляется по инициативе сотрудника, то начать можно с его заявления с соответствующей просьбой.

Если договоренности достигнуты, нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору (в двух экземплярах). Также понадобится издание приказа о новом режиме работы сотрудника.

Скачать приказ о переводе сотрудника на гибридный график работы, образец

Скачать форму дополнительного соглашения с сотрудником

Как оформить нового сотрудника на гибридный график работы

В случае с новичком комбинированный (гибридный) режим работы можно указать сразу в трудовом договоре. Учитывая, сколько документов требуется оформить и предоставить в процессе приема человека на работу, отсутствие необходимости написания еще одного — положительный момент.

Скачать образец трудового договора с гибридным графиком

К каким трудностям нужно быть готовым при переходе на гибрид?

Для начала подробнее расскажем о проблеме, когда на гибрид переводят людей с замедленным типом психики.

«Некоторым нужно чуть больше пространства для разгона: только за два дня в офисе настроился, и опять уже дома работать. Гибрид может стать стрессовым фактором для того, кому важно постоянство. Эффективность этих людей снизится», — поясняет Василиса Кулешова. По ее словам, здесь решением может выступить перевод на полную удаленку или полный офис.

Какие еще могут подстерегать трудности при переходе на удаленку:

Как обеспечить эффективную работу команды при гибридном режиме

Для грамотного внедрения гибрида необходимо учесть особенности бизнес-процессов, потребности сотрудников и множество других аспектов.

«Из нашей практики могу сказать, очень важно правильно определить дни, которые будут удаленными. Например, мы учли дни релизов у команд, и удаленка выпала на понедельник и пятницу», — поясняет Кристина Батурина.

Не менее важно, чтобы сотрудники понимали и принимали условия, которые предлагает работодатель. Не лишним будет, например, прописать это все в одном документе, чтобы каждый член команды мог с ним ознакомиться.

Чтобы не допустить снижения эффективности, стоит заранее обозначить границы допустимого и требования.

«Важно донести до команды необходимость выполнения задач и сохранения продуктивности. Мы обговорили заранее так: если команда “проваливает” спринты, то полностью возвращается в офис. Такое у нас случилось только один раз. Наши команды молодцы, они выполняют все поставленные цели и задачи», — резюмировала эксперт.

Автор: Валентина Лищенко