Оценка эффективности персонала: основные критерии и методы анализа

Стабильная работа и успешность любой компании напрямую зависит от эффективности персонала. Не все сотрудники трудятся на совесть: кто-то выкладывается по полной, а кто-то не отрабатывает и трети зарплаты. Выяснить, как действия каждого члена команды влияют на производительность предприятия, позволяет оценка эффективности сотрудников.

В этой статье вместе с экспертом поговорим о том, как оценить эффективность работы сотрудников, как рассчитывать KPI и всем ли компаниям он нужен, а также что необходимо сделать, чтобы запустить оценку.

Наш эксперт:

Станислав Павлов

• партнер HR-консалтинговой компании Formatta
• эксперт в построении архитектуры HR-процессов

Что такое оценка эффективности персонала и для чего она нужна?

Любой компании важны не только качество и объем работы, но и трудовые затраты, направленные на достижение поставленных задач. То есть то, насколько эффективно работает каждый член команды.

Эффективность сотрудника – это показатель максимально возможного качества работы за минимум времени. Чем меньше работник потратил времени на выполнение задачи и чем лучше результат, тем выше его эффективность. Этот показатель можно измерить с помощью специальных методов оценки.

Оценка эффективности труда позволяет бизнесу:

• провести анализ профессиональных знаний и навыков каждого сотрудника, оценить их потенциал, мотивацию и вовлеченность;
• сократить риски ошибок на пути к достижению целей;
• грамотно сформировать команду и управлять ею.

Когда требуется оценка эффективности сотрудников?

Некоторые компании живут без формальной оценки эффективности сотрудников. В основном к ним относятся небольшие предприятия и в особенности те, где сотрудники очень самостоятельны, чувствуют ответственность за результат своей работы – руководство доверяет их компетенциям, отмечает Станислав Павлов. Такие компании просто отслеживают, достигнут или нет целевой результат. К тому же есть ряд практик, которые также помогают обойтись без формализованной оценки. Это формирование краткосрочных задач и мониторинг их исполнения, регулярные встречи с командой (или с отдельным конкретным сотрудником), в рамках которых идет обсуждение промежуточных результатов, удачных и сложных кейсов, даются рекомендации, корректируется поведение работников.

«Однако оценка эффективности становится необходимостью, когда компания находится в процессе роста или уже расширилась. В этом случае отслеживать результативность становится сложнее, и прямые неформальные методы перестают давать прозрачную картину. Рост — это всегда запрос на большую стандартизацию, в том числе нужна стандартизация процесса оценки эффективности», – говорит эксперт.

Также внедрять оценку эффективности нужно, если происходят серьезные изменения в стратегии или структуре компании. В этой ситуации критичной становится необходимость отслеживать, насколько сотрудники и подразделения адаптируются к новым условиям и задачам.

Еще одна ситуация применения — ответ на негативные тенденции. Например, в компании снижается производительность или есть неудовлетворенность результатами. Чтобы понять, почему компания не приходит к поставленным целям и где именно «сбоит», внедряют оценку эффективности сотрудников.

Основные критерии оценки эффективности работы

По словам Станислава Павлова, универсальных правил по выбору критериев оценки эффективности работы не существует. Их выбирают, исходя из целей компании или ее подразделений.

Можно выделить основные и самые популярные верхнеуровневые показатели эффективности сотрудника:

• Качество работы.

Это соответствие каким-то стандартам и образу результата либо и тому, и другому.

• Сроки.

Часто KPI завязаны на сроках – то есть оценивается выполнение измеримого результата в обозначенные временные рамки.

• Производительность.

Речь идет об объеме результата, поделенном на период.

Также некоторые компании часто вводят KPI, связанные с командным или кросс-функциональным взаимодействием. Они достижимы, только если несколько функций работают вместе на единую цель. Такого рода KPI призван устранить узкое «бункерное» мышление, когда для человека важны исключительно его функции и результат, а всем остальным он занимается по остаточному принципу.

Эти основные параметры преломляются через призму деятельности и целей компании, подразделения и конкретной роли.

Как выбрать критерии оценки эффективности «многозадачных» сотрудников?

Некоторые сотрудники сочетают в своей работе много задач и ролей. В этом случае определить критерии оценки эффективности сложно. Если на него просто наложить всю палитру KPI – для каждой роли и задачи – то он потеряет фокус. Чтобы этого не случилось, эксперт дал несколько рекомендаций. 

Вариант 1. Выделите среди ролей и целей сотрудников те, что приносят наибольшую пользу компании и занимают самую значительную часть рабочего времени.

Для этих задач можно ввести KPI, что позволит сотруднику фокусироваться на метриках, работающих именно на эти цели. При этом показатели, связанные с второстепенными задачами, стоит исключить или сократить.

Вариант 2. Сформировать комбинированный KPI, который будет охватывать несколько ролей. Например, если человек работает над проектом в более чем одной роли, то можно ввести KPI, связанные с общим движением по ходу проекта или качеством его выполнения.

По ключевым задачам стоит ввести KPI, которые будут помогать отслеживать параметры процесса. А для менее приоритетных задач лучше отказаться от процессных KPI – просто ставить цели по конечному результату (например, количество привлеченных клиентов, объем продаж) и срокам выполнения и установить промежуточные точки контроля.

Методы оценки эффективности сотрудников

Для оценки эффективности сотрудников используют субъективные и объективные методы. Чтобы получить максимальный результат, применяют эти методы вместе или выбирают только те, которые в данный момент есть возможность применить.

Субъективные

Субъективные методы – это наблюдение и личное мнение коллег, начальства и независимого оценщика. Точность результата остается под вопросом, однако можно получить первичную картину эффективности сотрудника.

К субъективным методам оценки эффективности относятся:

• Общая оценка.

Ответ на вопрос о том, справляется ли специалист со своими обязанностями.

• Анкетирование и проведение интервью.

Работу сотрудника оценивают коллеги, руководство и он сам с помощью опросников и устных бесед.

• Произвольные характеристики.

Фиксируют достижения и провалы оцениваемого, в итоге делают выводы, насколько результативна его работа.

• Матричный метод.

Описывают идеальный портрет исполнителя и сравнивают его с реальными итогами работы сотрудника. Это позволяет сделать выводы – стоит человека обучать, продвигать или же проще уволить.

Объективные

Объективные методы опираются на такие конкретные показатели, как количество потраченных часов на выполнение задач, число сделок/звонков и так далее. Они более справедливы в сравнении с субъективными методами, потому как оценщик оперирует числами и данными. 

Для объективной оценки эффективности применяют следующие методы:  

• Оценка по баллам.

Результаты сотрудника измеряются баллами, которые суммируются. На основании полученных цифр формируется рейтинг специалистов. 

• Ранговая оценка.

Составляется рейтинг сотрудников подразделения или отдела. На верхних строчках размещаются самые сильные члены команды, на нижних – те, кому еще нужно подтянуть навыки и знания.

• Оценка качеств.

Сотрудников оценивают на основании выборки общих критериев по шкале от 1 до 5. Из суммы результатов вычисляется средний балл. В итоге выстраивают рейтинг сотрудников.

Как рассчитать эффективность работы сотрудника по KPI 

KPI представляет собой ключевые показатели эффективности и работы в целом. Они отражают качество и результат деятельности за конкретный отрезок времени. Далее рассмотрим, как рассчитать эффективность сотрудника по KPI и всегда ли это необходимо.

Примеры показателей KPI

Выбор индикаторов KPI зависит от сферы, в которой развивается бизнес. Любая компания рассчитывает их, исходя от собственных нужд.

Например, в сфере продаж показателями KPI могут стать:

• затраты на продвижение продукта или услуг;
• объем продаж;
• объем прибыли;
• скорость продаж;
• средний чек;
• стоимость привлечение клиентов;
• удовлетворенность клиентов и так далее.

Каждый показатель имеет значение по важности для того или иного предприятия. Сумма этих значений составляет 100%.

Формула расчета

Расчет зависит от конкретного показателя, но в общем смысле формула выглядит так:

Станислав Павлов отмечает, что для каждого показателя вводятся интервалы, которые по-разному интерпретируются, либо определяются условия перевода результата в проценты бонуса.

Для примера: если результат меньше 90%, то бонус за эту часть может обнуляться, полностью блокироваться или же идти с понижающим коэффициентом.

Или, наоборот, при результате выше 130% бонус всегда остается 130% (верхний порог).

Когда внедрять KPI для оценки эффективности бессмысленно

В некоторых случаях вводить KPI бесполезно. Например, его сложно внедрить для сотрудников, род деятельности которых связан с творчеством или помощью другим людям – трудно измерить результат работы художников, актеров, врачей, пожарных. 

Сложные расчеты оценки эффективности сотрудников ни к чему маленьким компаниям. Здесь каждый член команды на виду, и так понятно, чем он занимается, как распоряжается ресурсами и каких результатов достигает. 

KPI также не будет работать, если не определены четкие цели, в структуре царит хаос, компания не может найти место на рынке. Ведь суть KPI и заключается в привязке к целям. 

Топ-7 правил для запуска оценки эффективности сотрудников 

При запуске оценки эффективности персонала в компании Станислав Павлов рекомендует придерживаться следующих правил:

1. Конкретизация критериев. Критерии оценки должны быть четкие и измеримые, содержать минимум субъективных компонентов (то есть результат оценки не должен зависеть от субъективной позиции или мнения оценивающего).
2. Транспарентность. Важно, чтобы процесс был открытым, а принципы оценки понятны всем сотрудникам.
3. Регулярность. Оценку необходимо проводить регулярно, специально выделяя для этого время и ресурсы.
4. Многосторонний подход. Чтобы обеспечить объективность, крайне рекомендуется использовать несколько методов оценки и источников информации.
5. Обратная связь. Сотрудникам стоит регулярно предоставлять конструктивную обратную связь.
6. Обучение и развитие. Нужно обеспечить возможность для улучшения показателей сотрудников на основе результатов оценки.
7. Справедливость и беспристрастность. Важно исключить предвзятость и гарантировать равные условия прохождения оценки для всех сотрудников.

Какие проблемы могут возникнуть при внедрении показателей эффективности

Станислав Павлов выделяет одну из самых частых проблем. Показатель эффективности – KPI – формируется таким образом, что истинная цель уходит на второй план и в итоге не достигается. KPI становится для сотрудника не показателем его эффективности, а целью. Для его выполнения он выбирает способы и пути, которые могут оказаться для компании вредными или не привести к той цели, ради достижения которой вводился KPI.

Чтобы KPI работал на истинную цель, важно продумывать не только сам показатель и целевое значение, но и пути его достижения. Необходимо предугадать, какие менее затратные способы могут выбрать сотрудники, и ввести балансирующие показатели и меры контроля: при выборе конкретного пути сотрудник не получит KPI. Так, в случае с салоном связи есть смысл установить KPI по обратной связи от покупателей. Они смогут оценить работу сотрудника, в том числе, насколько правдивую информацию он предоставил. Если опрос показал, что озвученные данные были далеки от правды, то KPI обнулится.

Как повысить эффективность сотрудников?

Повысить эффективность сотрудников позволяет использование разных способов и подходов к управлению командой. Однако можно выделить главные из них:

• Правильная постановка задач.

Задачи должны быть максимально понятными, измеримыми, а, главное, достижимыми за определенный отрезок времени.

• Контроль выполнения задач.

Только контролируя процесс работы над задачей, можно вовремя выявить проблемы и увеличить производительность труда. Точки контроля расставляют в зависимости от самих задач, а также особенностей специалиста. Это может быть требование итогового результата, отчета за неделю или день.

• Развитие системы мотивации.

Наибольший эффект дает использование в связке материальных и нематериальных методов мотивации: возможность сотрудников повышать свой доход, самостоятельно принимать решения, расти по карьерной лестнице, развиваться, иметь комфортное рабочее место и т.д. Выбор методов зависит от индивидуальных особенностей членов команды.

Как проверить благонадежность сотрудников и зачем это делать

Чтобы каждый сотрудник действительно приносил пользу компании, его оценивают с разных сторон, в том числе и на благонадежность. Тщательная проверка как соискателей на этапе приема на работу, так и действующих работников не только гарантирует рост организации, но и способна обезопасить бизнес от возможных рисков. Финансовую опасность, риск утечки информации, проблемы с контролирующими органами могут нести люди, имеющие большие долги, непогашенные штрафы, судимости.

Навести о человеке справки и дополнить портрет важными данными можно быстро и эффективно с помощью сервиса проверки SpectrumData.