Заявка на подбор персонала: зачем она нужна и как ее заполнить

Хотите существенно увеличить эффективность поиска нужного вам специалиста? В этом поможет грамотная и четко структурированная заявка на подбор персонала. Кто и как ее составляет, что содержит в себе заявка на поиск кандидата на должность, в каких именно ситуациях она может понадобиться, а также где найти шаблон заявки на подбор персонала – подробно расскажем в нашей статье.

Наш эксперт:

Андрей Меньшиков

• руководитель кадрового агентства «Меньшиков HR»

Что такое заявка на подбор персонала

Документ с полной информацией как о самой вакансии, так и о причинах поиска кандидата и требованиях к нему, включая опыт его работы, уровень образования, качества личности и показатели профпригодности – это и есть заявка на подбор персонала.

Зачем нужна заявка на подбор сотрудника

Заявка на подбор персонала дает возможность нарисовать идеальный образ соискателя и четко определить требования, которые работодатель предъявляет к будущему работнику. Благодаря этому поиск нужного специалиста будет проходить в разы быстрее и намного эффективнее.

Почему важна качественная заявка на подбор персонала:

• на этапе составления заявки на поиск и отбор персонала у работодателя есть возможность систематизировать вакансию в плане функционала будущего сотрудника, учесть все нюансы;
• заявка на подбор персонала позволяет на этапе ознакомления с ней отсеять неподходящих соискателей и привлечь заинтересованных специалистов, которые соответствуют требованиям и которых устраивают условия труда, указанные в заявке;  
• в случае отказа в приеме на работу соискатель будет четко понимать, каким именно пунктам в заявке он не соответствует. 

Когда нужна заявка на подбор персонала и кто ее составляет

Заявка на подбор персонала потребуется в случае, когда нужно определить, где именно искать подходящих кандидатов на должность, а также выбрать правильные инструменты для их оценки. Умело подготовленная заявка позволит свести к минимуму ошибки в процессе найма специалистов. Именно поэтому от того, насколько качественно составлена заявка, зависит и качество подбора работников. 

Андрей Меньшиков, руководитель кадрового агентства «Меньшиков HR», выделяет еще один важный этап, на котором без заявки на подбор персонала не обойтись – составление профиля кандидата, то есть профиля должности.

Это документ, в котором содержится подробная информация о личностных и профессиональных качествах, навыках и знаниях соискателя на ту или иную должность. 

«Невозможно попасть в цель, которую ты не видишь», — так сказал Робин Шарма в книге «Монах, который продал свой Феррари». Вне зависимости от того, кто занимается наймом новых кадров в компанию – рекрутер или представитель кадрового агентства – он действует по поручению руководителя и должен четко понимать, какой специалист, с каким опытом, знаниями и умениями нужен компании, – подчеркивает Андрей Меньшиков. – И здесь нужна заявка на подбор персонала. Обычно в каждой организации или кадровом агентстве существует свой шаблон заявки на поиск кандидата на должность. Его заполняет тот руководитель/сотрудник, для которого осуществляется подбор специалиста».

Заявка на поиск и отбор персонала, как правило, составляется HR-менеджером совместно с непосредственным начальником будущего работника. Есть случаи, когда в разработке заявки на подбор персонала также участвует начальник того или иного подразделения или даже сам руководитель организации, но исключительно как куратор. 

Почему в составлении заявки на поиск кандидата на должность и заполнении всех ее разделов должен участвовать руководитель – заказчик вакансии, в чьем подчинении будет нанимаемый сотрудник? Потому что он, как никто другой, знает, какой именно кандидат на должность ему необходим, и какую работу он должен будет выполнять. А вот HR-специалист выступает в роли организатора процесса составления заявки на подбор персонала. Он четко фиксирует данные, которые дает руководитель, далее делает их сверку с должностной инструкцией, штатным расписанием и нормативными документами организации, где указаны требования к работникам и их функционал. 

Также HR может уточнить у специалистов, которые работают на аналогичной должности, дополнительные сведения о работе – например, в чем ее специфика, особенности и нюансы. И при необходимости добавить в заявку на подбор персонала полученную информацию.

Как собрать данные для заявки на подбор

Чтобы начать работать над заявкой на подбор персонала, необходимо провести подготовительную работу.

Как провести сбор данных для заявки на подбор:

• получить точную информацию о том, что вакансия действительно есть; 
• провести мини-интервью с руководителем, в чьем подчинении будет работать соискатель. 

Уточните, по каким причинам возникла потребность в данной вакансии, срочно ли нужно подобрать специалиста, как правильно указать должность в заявке на подбор персонала и в штатном расписании, в каком именно отделе/подразделении планируется работа нанятого сотрудника и т.п.; 

• ознакомиться с пакетом документов, где подробно расписаны все должностные требования к кандидату, а также его трудовые обязанности и функционал;
• проверить актуальность указанных в этих документах информации, возможно, частично или полностью ее нужно будет обновить;   
• будет полезно пообщаться с сотрудниками, чья работа аналогична указанной в вакансии. 

Что включает заявка на подбор

Не утверждено единых требований, по которым должна быть составлена заявка на подбор персонала – ее образец может содержать несколько разделов, которые HR-специалист формирует, исходя из их важности и полученных от заказчика вакансии сведений. Заявка на поиск и отбор персонала должна содержать максимально точное описание кандидата, которого хотел бы видеть у себя в компании руководитель, отмечает Андрей Меньшиков.

«Чем точнее сформулирован профиль кандидата, тем эффективнее будет работа HR-специалиста. Но иногда эйчары идут другим путем: когда на рынке серьезный дефицит потенциальных кандидатов, заявку формулируют с минимальными требованиями. Например, включают в нее только требования к наличию высшего образования и опыту продаж B2B 1 год», – поясняет эксперт.

Андрей Меньшиков рекомендует включать в содержание заявки на поиск и отбор персонала детальное описание вакансии: 

• условия работы, оплаты труда, 
• наличие испытательного срока и условия его прохождения, 
• задачи и функции, которые необходимо выполнять. 

Иными словами, все то, что может интересовать кандидата в диалоге с рекрутером, задача которого дать максимально полную информацию о вакансии, чтобы заинтересовать потенциального работника.

«Не страшно, если рекрутер не ответит на вопрос кандидата на должность менеджера по продажам о том, какая система скидок предусмотрена в компании для покупателей, – делится своим опытом Андрей Меньшиков. – Но будет печально, если он не будет знать ответы на очевидные вопросы, которые кандидаты, как правило, задают уже на первой встрече, например: в каком графике предстоит работать, каким образом планируется оформление в штат компании и т.п. Не получить ответы на эти элементарные вопросы для соискателя будет по меньшей мере странно. Как результат – он не заинтересуются вакансией и не пойдет на встречу с руководителем».

Разработанную форму заявки на подбор персонала впоследствии можно внести в нормативно-правовые акты вашей организации, образец использовать в работе и далее. Отметим, что в процессе формирования заявки на подбор персонала важно соблюдать требования, касающиеся закона о запрете дискриминации в сфере труда. Если не учитывать эти требования, можно не только остаться с незакрытой вакансией, но и нарваться на штрафы.

Общие требования к заявке на подбор сотрудника

К общим требованиям заявки на подбор персонала можно отнести следующие: 

• Дата подачи заявки и плановая дата ее исполнения. 

Это необходимо, чтобы HR-специалист не затягивал поиски нужного кандидата и всегда мог ориентироваться на заданные сроки.

• Заказчик. 

В этом пункте нужно подробно указать информацию об организации, начиная от названия, заканчивая адресом, контактными данными. А также прописать ее преимущества в сравнении с аналогичными компаниями на рынке.

• Отдел, где открыта вакансия, и наименование должности. 

Если компания крупная, то у нее может быть много подразделений, которые расположены в разных местах. Поэтому нужно четко прописать, куда именно требуется сотрудник и как можно конкретнее сформулировать название должности, которая будет указана в трудовой книжке. 

• Кадровое подчинение. 

Здесь нужна информация о том, кому будет подчиняться кандидат на должность, а также будут ли в его подчинении какие-либо сотрудники. 

• Причины, по которым открыта вакансия. 

Это новая вакансия либо прежний сотрудник увольняется или находится в отпуске по уходу за ребенком? Ситуаций может быть много. Поэтому важно четко указать причины открытия вакансии, чтобы эйчар мог понимать, какой именно специалист требуется, а соискатель знал, какой договор планируют заключать с ним. А также имел представление о наличии каких-либо наработок в данной должности. 

• Порядок отбора кандидатов. 

Каким именно образом будут отбирать кандидатов на предлагаемую должность – применять тестирование при приеме на работу, приглашать на собеседование, проверять через службу безопасности или все в комплексе. 

Функциональные обязанности и требования к соискателям

Это ключевой раздел заявки на отбор персонала. В данном разделе необходимо максимально подробно прописать все должностные обязанности и рабочие задачи, стоящие перед кандидатом, а также пояснить порядок, по которому в организации проводится оценка эффективности работы сотрудников. 

Здесь же, но отдельным блоком можно выделить информацию о существующих ограничениях при приеме на работу, например, наличие судимости, работа в компаниях определенной направленности или отрасли. 

Условия труда и факторы мотивации

В данном разделе размещается информация, полностью раскрывающая условия взаимодействия/сотрудничества будущего работника с организацией.

В условиях труда в заявке на подбор сотрудника стоит раскрыть следующие пункты:

• форма занятости;
• тип договора;
• наличие/отсутствие командировок;
• график и формат работы (в офисе/удаленно/посменно);
• уровень заработной платы;
• социальный пакет т.д.

Что касается мотивации – указывайте факторы, которые будут привлекательны для соискателя, например, возможность получения премий, доплат за нестабильный график работы, компенсаций за аренду квартиры либо заправку транспорта бензином. Сюда же относится ДМС, карьерный рост, оформление кредитов на более выгодных условиях, возможность пройти курсы повышения квалификации и другие разнообразные обучения за счет компании. Также сделайте небольшое описания места работы, укажите, чем оно оборудовано и соответствует ли всем предъявляемым требованиям.

Все это поможет найти сотрудника, который потенциально будет разделять корпоративную культуру компании и проявлять лояльность. 

Заявка на подбор: образец

Шаблон заявки на подбор персонала может варьироваться в зависимости от потребностей заказчика вакансии и с учетом того, насколько полно будут представлены в ней необходимые вам параметры. Поэтому чтобы составить свой бланк заявки на подбор персонала, образец ее можно взять из нескольких источников, расширив его пунктами, подходящими вашей вакансии. 

Пример ниже приведен для случаев, когда компания работает с кадровыми агентствами. Но если речь идет о внутреннем подборе, основная информация в заявке будет той же самой. 

Бланк заявки на подбор персонала: образец

Скачать бланк заявки на подбор персонала

Может быть и немного другой бланк и, соответственно, пример заполнения заявки на подбор сотрудника. Чтобы ознакомиться с ним, вы можете скачать пример заполненной заявки на подбор персонала.

Три важных параметра заявки на подбор

Для результативного поиска нужного кандидата на должность и достойной подготовки эйчара к беседе с ним Андрей Меньшиков рекомендует в заявку на подбор персонала включить три важных параметра:

• полнота;
• достоверность;
• информативность и использование профессиональных терминов.

1. Полнота – чем более полное описание вакансии/требований к кандидатам указано в заявке на подбор персонала, тем более качественные (подходящие) кандидаты приходят на встречу к руководителю. 

«HR выступает продавцом, он продает вакансию/компанию подходящему кандидату, – поясняет эксперт. – Чем больше информации он даст кандидату, тем больше доверия вызовет у него, тем больше шансов, что кандидат заинтересуется и придёт на встречу к руководителю, то есть купит вакансию». 

2. Достоверность – нет ничего хуже для кандидата, чем недостоверная информация от HR-специалиста. 

«Пример: рекрутер озвучивает кандидату пятидневную рабочую неделю, а на встрече с руководителем оказывается, что график работы – 2/2. Или изначально указан один уровень дохода, а по итогу встречи с руководителем выясняется, что размер заработной платы совершенно другой, причем в сторону уменьшения. В результате кандидат отказывается от предлагаемой вакансии, все потратили время + плохой отзыв от кандидата на ресурсах с отзывами. Такой подход невыгоден всем», – делится Андрей Меньшиков.  

3. Информативность и использование профессиональных терминов.

«Для примера, ситуация: девушке-рекрутеру приходит заявка на подбор опытного инженера АСУ ТП. Как правило, рекрутер не знает, как отличить опытного инженера АСУ ТП от неопытного, кроме формальных признаков. Например – стаж в профессии. Для того, чтобы на собеседования к руководителю приходили максимально подходящие кандидаты, HR-специалисту нужно запросить у руководителя перечень профессиональных вопросов и ответов к ним, которые должен дать кандидат, чтобы получить приглашение на встречу. Эти вопросы фиксируются в заявке на подбор. В этом случае рекрутер более качественно сможет фильтровать кандидатов. Выигрывают все», – приводит пример эксперт. 

Особенности составления заявки для кадрового агентства

Кадровому агентству сложнее продавать вакансию, так как это внешние специалисты, которым мало что известно о компании-заказчике до того момента, как они начали сотрудничать, считает Андрей Меньшиков, опираясь на собственный опыт.  

«Поэтому важным моментом в заявке является информация о компании: время существования, количество сотрудников, наличие ДМС и т.д., – подчеркивает эксперт. – Более того, в нашей заявке на подбор персонала есть блок: «Почему кандидат должен выбрать именно вашу компанию/вакансию?» Это как раз та информация, которую нужно подсветить в вакансии, чтобы сделать ее продающей и заинтересовать кандидата. Также в этой заявке обычно оговорены условия оплаты за услуги кадрового агентства, гарантийный срок на кандидата и количество замен, если они потребуются – есть такие особенности рынка».

Как проверить кандидата на благонадежность

После того, как составлена заявка на подбор персонала и найден подходящий вашей компании по своим профессиональным и личным качествам специалист, обязательно перед приемом на работу проверьте его на благонадежность. 

Оценка благонадежности соискателей поможет свести к нулю риски найма недобросовестного работника. Используя сервис от компании SpectrumData, вы получите возможность в автоматическом режиме провести проверку специалистов перед приемом их в штат, а также уточнить информацию о сотрудниках, которые уже работают у вас в организации. Отчет будет предоставлен быстро – в течение трех минут, и буквально в пару кликов. 

Информация выгружается более чем из 70 государственных, официальных и открытых баз данных в полном соответствии с ФЗ № «О персональных данных». 

Данные предоставляются по нескольким блокам: 

• правовая благонадежность (розыск, арбитражные дела, правонарушения и т.п.);
• чистота документов (действительность паспорта и водительского удостоверения);
• финансовое положение (кредиты, налоги, банкротство и т.п.).

Сервис оценки уровня благонадежности соискателей и сотрудников подойдет и руководителям, и HR-менеджерам, чтобы автоматизировать процесс проверки, а также специалистам службы безопасности – как дополнительный источник получения информации для проверки. Мы подберем пакет проверок, который оптимально подойдет для решения ваших задач.  

Оценка потенциальных кадров и уже работающего персонала с помощью сервиса SpectrumData обеспечит уверенность и позволит снизить финансовые и репутационные риски.

Автор: Евгения Гирш