Зачем нужны наставники и как организовать систему наставничества в компании

Один из трендов в борьбе с дефицитом кадров – внедрение системы наставничества в компаниях. Согласно исследованию канала бизнес-новостей CNBC, наличие наставников снижает вероятность увольнения новичков на 15%.

В России тоже рассчитывают на технологии наставничества. В декабре 2023 года президент Владимир Путин поручил правительству разработать концепцию развития этого института. Одна из мер – законодательное закрепление доплаты наставникам.

В этой статье вместе с экспертами расскажем, как организовать наставничество в компании, про методы индивидуального наставничества, зачем оно нужно и каких ошибок стоит избегать.

Наши эксперты:

Ксения Плешкова

• директор по развитию агентства недвижимости «Этажи»

Вероника Шубина

• директор по персоналу ЗАО «Завод ЭМА»

Кто такой наставник и в чем суть наставничества?

Наставник – это опытный сотрудник, который научит новичка эффективно работать и поможет ему освоиться на новом месте. Суть наставничества – сделать так, чтобы новый сотрудник быстро стал работать самостоятельно.

Задачи наставничества

Говоря о задачах, которые решает наставничество на производстве, Вероника Шубина перечислила следующие моменты:

• сокращение срока перехода нового сотрудника к самостоятельной работе;
• обеспечение компании готовым квалифицированным персоналом в максимально сжатые сроки;
• снижение доли сотрудников, увольняющихся на испытательном сроке;
• повышение производительности труда и эффективности работы сотрудников.

Функции наставника

Процесс наставничества включает широкий спектр задач. Ксения Плешкова выделяет следующие ключевые обязанности наставника:

• развитие и обучение;
• постановка задач;
• планирование мероприятий для организации эффективной работы;
• совместная практика;
• обеспечение корректирующей обратной связи;
• поддержка новичка;
• помощь в налаживании контакта новичка с коллегами и клиентами.

Виды наставничества в компании

Существует несколько подходов к классификации видов наставничества. Комбинируя разные методы, руководитель сможет создать систему, оптимально подходящую для решения задач бизнеса.

По количеству участников

• Один наставник – один подопечный.

За одним наставником закрепляют одного нового сотрудника.

• Несколько наставников – один подопечный.

Несколько наставников может потребоваться, когда новичка нужно обучить разным навыкам. Например, аналитике, переговорам и работе с документами.

• Один наставник – много подопечных.

Используется, когда новичков много, а готовых наставников мало.

По степени вовлеченности наставника

• Супервизия.

Наставник присутствует на каждом этапе развития новичка.

• Ситуационное наставничество.

Наставник включается, когда у подопечного возникает потребность в этом. Новый сотрудник может проактивно обращаться к старшему коллеге или наставник подключается в определенные моменты, наблюдая за подопечным.

• Скоростное наставничество.

Как правило, это одна длительная сессия, в которой новичка обучают всему, что нужно знать для работы.

Формат взаимодействия

• Формальный подход.

Взаимодействие наставника и нового сотрудника остаются в рамках рабочих процессов.

• Баддинг.

Наставник не только вводит новичка в курс дел, но и оказывает моральную поддержку.

❗️ Формальный подход не означает, что старший товарищ не берет в расчет психологический настрой младшего коллеги. В свою очередь баддинг не подразумевает нарушение личных границ.

Методы наставничества

Приемы наставничества можно комбинировать, выбрав основной метод обучения.

• Устное объяснение.

Наставник рассказывает – ученик запоминает и реализует на практике.

• Демонстрация.

Наставник показывает на примере – новичок запоминает и повторяет.

• Наблюдение.

Новый сотрудник работает – наставник смотрит, комментирует и если нужно корректирует действия ученика.

• Анализ кейсов.

Демонстрация и разбор того, как в компании решали подобные задачи.

• Вопрос-ответ.

Новый сотрудник задает вопросы по рабочим процессам, а опытный специалист отвечает.

• Ролевая игра.

Наставник играет роль клиента или контрагента, а новичок учится с ними работать.

Кто может быть наставником: необходимые качества и навыки

Стать наставником может не каждый. Чтобы принять на себя такую ответственную роль, сотрудник должен многое знать и уметь.

Желание учить

Самое главное – добровольное желание работника заняться профессиональным развитием нового коллеги.

Если желания нет – ничего не получится, даже если кандидат подходит по всем остальным критериям.

Опыт и успехи

В первую очередь, наставник – это опытный сотрудник, который как понимает нюансы работы в компании, так и следит за отраслью в целом.

«Чтобы стать наставником, человек должен проработать у нас минимум три года и не менее шести месяцев в текущей должности, – комментирует директор по персоналу ЗАО «Завод ЭМА» Вероника Шубина. – Без опыта и необходимой квалификации научить кого-то работать невозможно».

Опыт должен быть подкреплен эффективной работой. Чтобы взращивать нового специалиста, наставник и сам должен справляться со своими задачами чуть лучше других.

Лояльность

Наставнику важно не просто обучить новичка, но и показать преимущества работы именно в этой компании. Чтобы привить лояльность своему подопечному, наставник сам должен знать и разделять ценности бизнеса.

Коммуникативные навыки и психологическая устойчивость

Человек, который собирается учить других, должен уметь внятно и просто объяснять сложные вещи, давать четкие инструкции.

При этом нужно проявлять терпение и в ситуациях, когда придется отвечать на одни и те же вопросы.

Полагается ли доплата за наставничество?

За наставничество положено дополнительное вознаграждение, размер которого определяет руководство компании. Сумма выплат может быть определена заранее или зависеть от успехов подопечного.

С 1 сентября 2024 года доплата за наставничество будет закреплена законодательно. В новых поправках в 151 статью Трудового кодекса Госдума признала труд наставников дополнительной работой, даже если обучение и адаптация были заранее прописаны в должностной инструкции.

Формат и размер вознаграждения должен был прописан во внутренних документах компании.

Условия оплаты наставничества могут быть прописаны и в дополнительном соглашении к трудовому договору. Подробнее о юридических аспектах системы наставничества при приеме на работу расскажем в отдельном параграфе.

Этапы наставничества на предприятии

Процесс наставничества можно поделить на три этапа: знакомство, обучение и контроль.

Знакомство

Пару наставник-подопечный представляют друг другу и объясняют условия их совместной работы: показывают программу, рассказывают о цели и контрольных точках обучения.

Обучение новичка

Обучение проходит по выбранным в компании методам наставничества. Например, в первую очередь новому работнику объясняют теорию, затем показывают как именно выполнять те или иные задачи, отвечают на вопросы, а после наблюдают за успехами и ошибками.

Контроль

Когда обучение подходит к концу, нужно проверить, каких результатов удалось достичь новичку. Сделать это можно с помощью аттестации или контроля KPI.

Оценить нужно и наставника: понаблюдать за его работой со стороны или опросить его подопечного.

Как организовать систему наставничества: пошаговая инструкция

Чтобы внедрить в компании систему наставничества, нужно пройти минимум 6 ключевых шагов.

Шаг 1. Определение целей

В первую очередь нужно понять, какие задачи в компании будет решать наставничество, зачем его внедрять. Цели должны быть конкретными – в соответствии с ними выстраивается программа наставничества.

«Внедряя наставничество как метод обучения персонала, мы преследовали следующие цели: улучшение командной работы, обеспечение роста производительности труда и сокращение сроков адаптации новых сотрудников», – приводит пример Вероника Шубина, рассказывая об опыте «Завода ЭМА».

Шаг 2. Разработка программы наставничества

На этом этапе следует определить, какой вид и какие методы и инструменты наставничества помогут достичь установленных целей. Разрабатывается система, которая должна быть зафиксирована в отдельном документе.

В соответствии с целями и форматом определяются критерии, по которым предстоит отбирать кандидатов в наставники.

Кто должен разрабатывать систему наставничества

1. Руководство компании.
2. Сотрудники HR-отдела.
3. Опытные сотрудники.

Обычно именно наиболее опытные работники становятся наставниками. Например, начальники цехов, мастера с большим стажем.

Шаг 3. Создание системы мотивации

Определите вознаграждение для наставников. Помимо денежных премий стоит предусмотреть нематериальную мотивацию.

Статус

«После обучения наши наставники получают диплом и значок. Каждый месяц мы награждаем наставников на общих планерках: лучшие получают книгу, кубок и место на доске почета, – рассказывает Ксения Плешкова. – Раз в квартал отправляем наших наставников на Выездной слет».

Обучение

Так как наставники, как правило, признанные профессионалы с развитыми hard-скиллами, основной упор делается на совершенствование гибких навыков.

«Мы мотивировали потенциальных наставников на получение новых знаний, возможность развить soft skills, которые сейчас очень ценятся на рынке труда», – подтверждает Вероника Шубина.

«Наши кандидаты проходят обучение в «Академии наставничества». Кроме академии у нас есть Закрытый Клуб Наставников, где проводятся тренинги по развитию soft skills, недоступные другим сотрудникам», – добавляет Ксения Плешкова.

Карьера

«Наставники могут рассчитывать на лояльность со стороны руководителей топ-состава и имеют приоритет при переводе на вышестоящие должности», – комментирует Вероника Шубина.

Шаг 4. Выбор и обучение наставников

Когда программа готова, нужно объявить о начале отбора наставников, а после оценить всех претендентов по выбранным критериям.

Финальных кандидатов в наставники нужно обучить: подтянуть профессиональные знания и познакомить с принципами обучения взрослых людей.

«Когда мы внедряли наставничество на предприятии, на старте было 20 человек, желающих обучать новичков. После интервью и сверки компетенций осталось пять кандидатов, для которых провели обучение, в итоге остались двое», – приводит статистику Вероника Шубина.

Шаг 5. Непосредственно наставничество

Новичок знакомится с наставником, перенимает его опыт и знания и постепенно становится сотрудником, который не нуждается в постоянной помощи и поддержке со стороны более опытного коллеги.

Шаг 6. Оценка эффективности

Через установленный на этапе планирования срок необходимо всесторонне оценить выстроенную систему. Сначала проверяем новичков.

«По итогам прохождения программы наставник заполняет отчет о работе новичка и высказывается о том, насколько стажер и его деловые качества и навыки соответствуют должности», – объясняет Вероника Шубина.

Далее оцениваем наставников.

«В нашем агентстве недвижимости программа наставничества считается успешно пройденной, если новичок проработал как минимум месяц, вошел в «зеленую зону» по ключевым показателям, продемонстрировал производительность: заключил сделку или получил задаток за объект», – делится Ксения Плешкова.

К оценке наставника стоит привлечь и того, кого он обучал. Стажер рассказывает, насколько ожидания от сотрудничества совпали с реальностью, может высказать пожелания к организации программы адаптации.

Юридические аспекты наставничества

Программа наставничества в компании не должна противоречить требованиям трудового законодательства.

Согласно поправкам к статье 60.2 ТК РФ, которые вступят в силу в сентябре 2024, наставничество нужно рассматривать как совмещение профессий и/или должностей. Стать наставником можно только добровольно, а все детали нужно обсуждать и согласовывать.

Положение о наставничестве – образец

Практика наставничества должна быть закреплена документально. В первую очередь в положении о наставничестве в организации.

Скачать положение о наставничестве на предприятии, образец

Также нужно подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем закрепляются ответственность наставника, сроки и надбавка к зарплате. Если обучение новых сотрудников как часть трудовых обязанностей уже прописано в договоре и должностной инструкции, подписывать допсоглашение не нужно.

Скачать дополнительное соглашение о поручении наставничества и назначении надбавки за наставничество, образец

Документировать стоит и другие важные моменты. Например, индивидуальный план развития сотрудника, оценочные анкеты и требования к наставникам.

Плюсы и минусы наставничества

Преимущества практики наставничества, отмечает Ксения Плешкова, распространяются на три уровня:

• Плюсы для компании.

Повышение производительности, формирование кадрового резерва из наставников на роли старших партнеров компании.

• Плюсы для руководителя компании.

Снижение текучки и количества ошибок.

• Плюсы для новичка.

Быстрый выход на результат и более высокий доход, снижение стресса, повышение мотивации и развитие компетенций.

Риски и минусы наставничества как метода обучения персонала:

• Увеличение нагрузки на наставников.

Опытный сотрудник уделяет новичку время и силы. Это может привести к тому, что специалист будет работать хуже, чем раньше.

• Сильное влияние наставника на новичка.

Для новичка учитель обладает особым авторитетом. Иногда влияние сохраняется и после обучения. Есть риски, что когда опытный сотрудник решит уволиться, его подопечные могут покинуть компанию вслед за ним.

• Личностная несовместимость.

Иногда даже при самом тщательном системе отбора «учителей» наставник и новичок могут не сработаться.

Ошибки в создании системы наставничества

При работе с наставничеством новых сотрудников многие компании совершают одни и те же ошибки.

• Отсутствие системы внедрения наставничества.
• Недооценка трудности адаптации новичка.
• Отказ от обучения наставника.
• Гиперопека со стороны ментора.
• Неправильная мотивация.

Также система не будет работать, если пренебречь каким-нибудь обязательным этапом: плохо сформулировать цели, неправильно подобрать инструментарий или не оформить необходимые документы.

Как проверять кандидатов и нанимать благонадежных сотрудников

Еще одна опасность, которая подстерегает работодателя – неблагонадежные сотрудники. Такие работники могут принести поддельный документ об образовании, иметь судимость или вести параллельный бизнес.

Давать подобным новичкам опытного наставника не просто бесполезно, но и чревато проблемами. Вдруг в ходе обучения он передаст тонкости бизнеса конкурентам, чтобы погасить долги, или украдет базу клиентов? Избежать подобных проблем поможет комплексная проверка соискателей и сотрудников от SpectrumData. 

С помощью сервиса можно быстро проверить документы, правовую и финансовую благонадежность соискателя, а также его связи с другими компаниями.

Отчет собирается автоматически, нужны лишь ФИО и паспортные данные. Вся информация поступает из официальных и открытых баз данных.

Автор: Михаил Нохрин