Воронка подбора персонала: как рассчитать конверсию откликов на вакансию

Эффективная воронка подбора персонала напрямую влияет на успех компании, помогая систематизировать поиск и отбор лучших кандидатов. Четкая структура процесса позволяет выявлять узкие места в процессе найма и оптимизировать его.

Рассмотрим, как построить эффективную воронку подбора, какие инструменты и методики помогут на каждом этапе, а также как использовать современные технологии для улучшения рекрутингового процесса.

Наш эксперт:

Тимур Новопашин

• эксперт по подбору персонала в Центральной, Восточной Европе и СНГ
• сооснователь телеграм-сообщества для HR — Recruitment for Friends

Что такое воронка подбора персонала?

Воронка подбора — это модель, описывающая процесс привлечения и отбора кандидатов на вакантные позиции в компании. Ее могут называть HR воронкой, что не является корректным. Она иллюстрирует последовательность этапов, через которые проходят соискатели: от первоначального привлечения кандидатов до их трудоустройства. Воронка помогает работодателям визуализировать процесс найма и анализировать его эффективность на каждом этапе.

Почему важно работать с воронкой найма?

Воронка найма персонала помогает решать разные задачи:

• прояснить, на каких этапах может возникать потеря кандидатов и найти причину;
• анализировать, как эффективно работали различные источники привлечения;
• вносить корректировки в стратегию подбора в зависимости от анализа результатов.

Все это способствует экономии времени и ресурсов и повышению качества заявки на подбор персонала.

Как построить воронку подбора

Можно выделить несколько базовых шагов для построения воронки кандидатов.

Шаг 1. Классификация должностей компании.

Перед тем как сделать воронку подбора персонала в эксель, необходимо сделать разбивку всех должностей распределить по категориям.

Так, на производстве персонал можно разделить на такие категории:

• рабочие;
• офисный персонал;
• специалисты, занятые непосредственно в производственных процессах;
• линейные управленцы;
• менеджеры среднего звена.

В отдельные категории также выделяют IT-специалистов, менеджеров по продажам или ключевых сотрудников, которых наиболее сложно найти.

Шаг 2. Сбор данных по закрытым вакансиям.

Проведите анализ всех существующих данных по вакансиям, закрытым ранее, и сгруппируйте их в таблице Excel с такими столбцами:

• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• вакансия, на которую был принят сотрудник;
• категория должности;
• источник подбора (их предпочтительнее группировать лучше по типам: сайты для поиска работы, соцсети, telegram-каналы, внутренние кандидаты и т.д.).

Если в вашей организации активный наем, соберите данные за последнюю неделю. В случае менее интенсивного подбора достаточно собрать информацию за более продолжительный период — квартал, полгода или год. Если исторических данных нет, начните их сбор с момента, когда решили начать считать воронку подбора персонала.

Шаг 3. Определение каналов поиска, которые будут приоритетны для каждой категории.

Проанализируйте данные и выделите наиболее результативные каналы поиска. Так, для привлечения рабочих могут быть наиболее эффективны объявления на работных сайтах или даже в газетах, а для IT-специалистов – специализированные  сообщества.

Шаг 4. Фиксация этапов отбора для каждого канала.

Для каждого канала составьте список этапов подбора кандидатов: привлечение, первичный отбор, собеседование, оценка и тестирование, отправка оффера, выход на работу.

❗️ Каждый этап отбора должен быть четко сформулирован и согласован с представителями бизнеса, чтобы процесс был прогнозируемым.

«Создавайте воронку таким образом, чтобы видеть самые трудозатратные для компании места. На каждый отклик кандидата и каждый контакт с ним должен быть заложен бюджет. Поэтому, если конверсия посчитана на каждом этапе воронки, вы сможете найти причины просадки и оптимизировать затраты», – подчеркивает эксперт по подбору персонала в Центральной, Восточной Европе и СНГ Тимур Новопашин.

*также стоит подсчитывать стоимость отклика – она будет зависеть от стоимости размещения вакансии на площадках, дополнительного продвижения объявления

Шаг 5. Анализ и корректировка процесса.

Для анализа эффективности подбора подойдут такие метрики, как:

• с какой скоростью закрывается вакансия;
• конверсия откликов;
• какую оценку можно дать качеству принятых кандидатов и так далее.

Собирайте данные в одну воронку или делайте разбивку по определенным показателям. Анализ поможет понять, подход к каким процессам следует изменить.

Этапы воронки подбора персонала

Воронка подбора, которая поможет эффективно закрывать вакансии, состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Привлечение кандидатов.

Важно создать привлекательное объявление о работе: составить понятный текст вакансии и грамотно донести его до целевой аудитории. Используйте различные каналы для размещения: работные сайты, соцсети, специализированные сообщества и форумы, доски объявлений в профильных вузах и т.д.

Этап 2. Отбор резюме.

Внимательная первичная оценка кандидатов необходима, чтобы отобрать резюме и анкеты соискателей, соответствующих требованиям.

Этап 3. Первые интервью.

Отобранные кандидаты проходят первичные интервью — собеседование по телефону или видеоинтервью. На этом этапе проверяются базовые качества и мотивация кандидатов, а также их соответствие корпоративной культуре компании.

Этап 4. Тестирование и оценка.

Для оценки используются такие инструменты, как тестовое задание, психологические или профильные тесты. Это поможет более глубоко оценить уровень квалификации кандидатов, их психотипы.

Этап 5. Финальные интервью.

На финальном интервью зачастую присутствуют руководители департаментов или члены команды. Здесь представители работодателя оценивают в том числе личные качества кандидата, насколько он впишется в коллектив, задают уточняющие вопросы о навыках и опыте.

«Запрашивайте у кандидатов обратную связь по процессу подбора, – советует Тимур Новопашин. – Даже если вы получите лишь пару отзывов из 15 запросов, уже будет понимание, какие этапы воронки стоит скорректировать. Влиять на результат, успешное трудоустройство, могут неочевидные вещи: от недостаточной конкретики в описании функционала до запахов в офисе и тона разговора руководителя». 

Этап 6. Предложение работы.

Кандидату отправляется оффер – предложение о работе, где сформулированы условия трудоустройства, зарплата, соцпакет и прочие детали.

Этап 7. Адаптация.

Если кандидат принимает предложение и выходит на работу, начинается его адаптация в коллективе. В этом процессе важно обеспечить поддержку нового сотрудника и помочь ему освоиться в новой должности.

Как посчитать воронку подбора персонала?

Самыми ценными данными в воронке подбора являются конверсии этапов, или процент перехода с одного этапа на другой.

Так, в примере ниже конверсия перехода кандидатов с первого этапа на второй составит 67% (30/45*100%).

Так, в нашем примере общая конверсия составит 2% (1/45*100%).

«Каким образом считать конверсию? Можно вручную в таблице. Можно с помощью автоматизированной системы управления кандидатами, или ATS – например, «Хантфлоу» или «Поток». Все расчеты системы сделают сами, останется только выгрузить воронку подбора персонала в Excel, информацию из которой поможет проанализировать Salesforce или другой сервис работы с данными», – комментирует Тимур Новопашин.

Важно считать количество дней, которое уходит на подбор сотрудника. Здесь достаточно сложить все дни, указанные в воронке.

Как оценить эффективность подбора с помощью воронки найма?

Общая конверсия воронки является одним из ключевых показателей эффективности. Она должна составлять не менее 5%. Если значение ниже, это указывает на то, что значительная часть кандидатов отсекается на определенных этапах процесса.

Чему уделить особое внимание при оценке эффективности подбора:

• Отсев при переходе с этапа на этап.

В нашем примере воронки подбора персонала проблемное место – «Интервью с руководителем».

После прохождения собеседования с руководителем только 33% кандидатов переходят к этапу, на котором к проверке подключается СБ. Это указывает на значительный отсев претендентов на этапе интервью. Одной из возможных причин этого может быть то, что рекрутеры направляют на собеседование неподходящих кандидатов. Для решения этой проблемы следует внести коррективы на более ранних стадиях процесса подбора: пересмотреть критерии отбора, более тщательно анализировать резюме и проводить детальные первичные интервью.

• Сравнение конверсии первого и финального уровней воронки отбора персонала.

Вначале отсеивание кандидатов наиболее интенсивное, и конверсия на этих этапах может быть ниже 50%.

Продвигаясь по воронке отбора персонала, к руководителю необходимо направлять только наиболее подходящих кандидатов, чтобы избежать затрат времени на оценку нерелевантных специалистов. Для этого на финальных этапах процесса подбора, включая встречи с руководителем и прием оффера, конверсия должна быть выше 50%.

Если из 5 кандидатов только один принимает оффер, это может говорить о недостаточной привлекательности работодателя или о том, что конкуренты предлагают более выгодные условия.

Как составить прогноз найма?

Для оценки эффективности процесса подбора персонала мы анализировали показатели на каждом этапе — начиная с просмотра резюме и заканчивая заключением трудового договора. Эти данные позволяют нам предсказать потребности в найме.

Допустим, необходимо найти одного специалиста через платформу HeadHunter. Воронка подбора персонала это поможет сделать при анализе данных снизу вверх:

Если у вас есть несколько одинаковых вакансий, в разделе «Онбординг» укажите число кандидатов для найма. После этого разделите это число на коэффициент конверсии на текущем этапе и проводите расчет дальше, до верхней части воронки.

Чтобы успешно нанять 3 специалистов, нужно довести до отправки оффера минимум 6 кандидатов: 3/50%=6.

Как еще можно использовать воронку подбора персонала, примеры

Воронку можно использовать не только для подбора, но и для решения смежных задач в управлении персоналом, улучшить управление талантами и общую стратегию работы с кадрами. Вот несколько примеров, где воронка может быть полезна:

• Управление карьерным ростом сотрудников.

 Поможет определить, какие навыки и качества позволяют продвигаться по карьерной лестнице и как этому можно способствовать.

• Обучение персонала.

 Можно создать воронку обучения, которая показывает стадии подготовки сотрудников от уровня стажера до готовности к выполнению сложных задач.

• Анализ текучести кадров.

 Воронка визуализирует процесс ухода сотрудников из компании, покажет, на каких этапах текучка наиболее высока и поможет определить причины увольнения и разработать стратегии удержания.

• Привлечение талантов.

Воронка помогает формировать пул потенциальных кандидатов, которых можно привлечь в будущем – внешний кадровый резерв. Также можно анализировать, как различные каналы привлечения влияют на имидж компании и отклики.

Особенности воронки найма в разных сферах

Структура воронки найма обычно остается неизменной: от привлечения кандидатов до онбординга сотрудника (или пробного периода на работе). При этом в каждой сфере могут существовать свои особенности и требования.

• Сфера IT.

Воронка кандидатов в IT-рекрутинге часто включает такие этапы, как технические интервью, задания на кодирование и собеседования с командами.

• Промышленность и производство.

Акцент часто делается на практическом опыте и специальных навыках, работе с конкретным оборудованием, наличии определенной квалификации. Многие производственные компании проводят «дни открытых дверей» или ярмарки вакансий для общения с кандидатами.

• Финансовый сектор.

Здесь при найме часто используются проверки кредитной истории, общего уровня благонадежности, уровня образования, наличия профессиональных сертификатов (например, CFA, CPA).

Как повысить конверсию откликов на вакансию?

Привлечение специалистов начинается с формирования вакансии: от сбора пожеланий и требований заказчика до анализа конверсии откликов. Есть несколько способов повышения привлекательности вакансии.

Почему важно проверять кандидатов при приеме на работу

По разным данным 70-80% соискателей приводят недостоверную информацию в резюме, что создает дополнительные сложности для рекрутеров. Комплексная проверка кандидатов помогает быть уверенными в потенциальных сотрудниках или по крайней мере предусмотреть репутационные риски. Вместо длительной проверки СБ или в качестве первичного скрининга удобно использовать сервисы автоматизированной оценки кандидатов.

Сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData всего за 3 минуты предоставит ценную информацию по:

• кредитному рейтингу;
• данным баз ФСИН и ФНС;
• решениям арбитражных и общих судов;
• действительности паспорта;
• наличию или отсутствию задолженностей перед судебными приставами и многое другое.

Для небольших компаний развернутый отчет станет эффективной альтернативой оценке благонадежности от СБ, а в крупных организациях позволит оптимизировать работу штатной службы безопасности. Специалисты смогут уделить больше времени глубокой проверке отдельных кандидатов по собственным источникам.

Часто задаваемые вопросы

Что такое воронка найма?

Воронка подбора персонала – это последовательность этапов, через которые проходят соискатели.

Зачем нужна воронка подбора персонала?

Воронка найма показывает, какие этапы снижают эффективность процесса, помогает выяснить и устранить причину излишнего отсеивания кандидатов, оптимизируя время и бюджет на подбор.

Как считать воронку найма?

В процентах, деля количество кандидатов на текущем этапе на количество кандидатов на предыдущем этапе и умножая на 100%.

Какая конверсия считается хорошей в подборе персонала?

Общую конверсию нужно удерживать на отметке не выше 5%. На заключительных этапах воронки конверсия должна превышать 50%.

Автор: Юлия Филиппова