Что и как проверяет служба безопасности при приеме на работу: полное руководство

Проверка при приеме на работу службой безопасности – стандартная практика. Службой безопасности называют отдел, который обеспечивает защиту бизнеса от всевозможных рисков. В задачи СБ входит оценка благонадежности будущих и действующих работников. Они уточняют информацию об опыте кандидата, просматривают документы, запрашивают данные в открытых источниках или по собственным каналам, могут анализировать соцсети, чтобы убедиться в надежности человека.

Что проверяет служба безопасности при приеме на работу и законно ли это? Для чего нужна проверка СБ и почему некоторые кандидаты ее не проходят? Читайте об этом в нашей статье, которая будет полезна как работодателям, так и соискателям.

Законные основания: когда и при каких условиях проверка СБ легальна

Служба безопасности использует для оценки благонадежности персональные данные кандидата, поэтому для законности проверки СБ всегда запрашивают письменное согласие на ее проведение. Без этого документа проверка будет нелегальной – такое требование закреплено в Федеральном законе №152 «О персональных данных» и в ТК РФ.

Узнать, какие сведения относятся к персональным и какие документы нужны для работы с персданными, можно в отдельной статье о персональных данных.

Законность зависит и от того, как служба безопасности проверяет кандидатов. В случае, когда задействованы собственные каналы, связи с органами внутренних дел, например, получение справки об отсутствии судимости в обход кандидата будет вне закона.

Для HR и руководителей: как организовать эффективную проверку

Организация проверки кандидатов для бизнеса – это зона ответственности службы безопасности, HR-специалистов и руководителей. Именно они должны выстроить процесс так, чтобы он был удобен для компании и прозрачен для кандидатов и сотрудников. Ошибки на этом этапе могут привести не только к потере кадров, но и к юридическим проблемам.

Далее мы приведем руководство для HR и руководителей, как выстроить процесс проверки в компании так, чтобы он соответствовал требованиям и защищал бизнес от рисков.

Зачем нужна проверка: какие бизнес-риски она закрывает

Проверка кандидатов – это не просто формальность, а инструмент защиты компании от недобросовестных сотрудников.

Какие риски при подборе персонала закрывает проверка:

• Финансовые.

Сотрудник с долгами или исполнительными производствами может создать угрозу хищений, срыва сделок или дополнительных затрат для компании. Например, неблагонадежный работник может «слить» чувствительную информацию конкурентам за деньги.

• Репутационные.

Недобросовестный сотрудник способен навредить имиджу работодателя: от негативных публикаций и конфликтов с клиентами до упоминаний в СМИ и социальных сетях.

• Юридические.

Нарушение требований закона при приеме сотрудника с ограничениями (например, с непогашенной судимостью на должность педагога) грозит штрафами, проверками и судебными исками.

Такая профилактика позволяет не только управлять HR-рисками, но и сделать процесс трудоустройства более прозрачным и безопасным.

Что именно проверяет СБ: универсальный чек-лист

Задача службы безопасности – подтвердить благонадежность сотрудника до выхода на работу и минимизировать риски для бизнеса. Для этого СБ тщательно изучают биографию человека.

Что проверяет служба безопасности при устройстве на работу:

• Судимость.

Для ряда профессий наличие судимости – прямой запрет для приема на работу (например, госслужба, образование, медицина, работа с детьми, правоохранительные органы). Однако даже если законодательных ограничений нет, работодатели крайне настороженно относятся к попыткам скрыть судимость. А при ее выявлении подрывается доверие к кандидату.

Как служба безопасности проверяет судимость? СБ выясняет наличие как уголовной, так и административной судимости. Для этого работодатель может запросить справку об отсутствии/наличии судимости от самого кандидата. Однако обязаны предоставлять ее только претенденты на должности, для которых отсутствие судимости прописано законодательно.

Также информацию об уголовных делах можно найти на сайтах судов, а о розыске — на официальных порталах МВД, ФСИН, ФССП.

• Состояние здоровья.

Проверка безопасности при устройстве на работу зачастую предполагает проверку на отсутствие проблем с психикой и зависимостей. Например, СБ может распознать алкоголика при приеме на работу по внешнему виду, манере общения, поведению, жаргонизмам.

• Финансовое положение.

Финансовая благонадежность кандидата может о многом рассказать, чем и пользуются СБ. Кредитный рейтинг, наличие задолженностей или статуса банкрота дают понять, как человек обращается с деньгами и могут ли у него быть скрытые мотивы для трудоустройства. Особенно важно это может быть для претендента на руководящую должность или позицию, связанную с деньгами, материальными ценностями.

• Семейное положение.

Оценка по данному параметру позволяет понять, готов ли кандидат к длительным командировкам. В отдельных случаях важно уточнить сферу деятельности родственников соискателя, чтобы исключить конфликт интересов. Проверить семейное положение соискателя можно по паспорту (если есть штамп о браке и детях), через соцсети, если человек выкладывает фотографии или посты о своей семье. И, наконец, через анкету при приеме на работу.

• Рекомендации от бывших работодателей.

СБ могут связаться с бывшим работодателем кандидата, чтобы узнать о причинах ухода, поведении человека и отношениях с коллегами. Так можно узнать об агрессивном или, наоборот, дружелюбном поведении сотрудника.

• Аффилированность и деловые связи.

В этом случае служба безопасности проверяет кандидата на наличие зарегистрированных на родственников компаний и статуса ИП. Это помогает исключить риск конфликта интересов, утечки клиентской базы или мошенничества. Наличие сомнительных деловых связей — одна из причин, почему можно не пройти проверку службы безопасности.

Скачать чек-лист (PDF)

Юридические основы и автоматизация: инструменты для HR

Организация проверки кандидатов требует соблюдения закона и эффективного управления процессом. Как упоминалось выше, любая проверка СБ возможна только при наличии согласия на обработку персданных кандидата. 

Для HR и специалистов службы безопасности важно не только соблюдать законность проверки, но и экономить время и ресурсы компании. Чтобы не искать данные по разным базам, можно проверить кандидата на благонадежность через сервис SpectrumData. Информация о задолженностях, наличии ИП, судимости и сомнительных связей с конкурентами собирается в единый отчет всего за пару минут.

Автоматизация проверки снижает риск ошибок, ускоряет процесс отбора и помогает сосредоточиться на качественном подборе персонала.

Может ли кандидат отказаться от проверки СБ?

Проверка службой безопасности не относится к обязательным этапам найма. Поэтому соискатель вправе отказаться от заполнения анкеты для СБ или участия в собеседовании.

Сам факт отказа не является законной причиной, чтобы работодатель не принял кандидата на работу. Отказ, который не связан с деловыми качествами кандидата, при обращении соискателя в суд будет признан незаконным ( ст. 64 ТК РФ).

Отказ в работе по решению службы безопасности

Чтобы избежать споров с кандидатом или судебных разбирательств по поводу необоснованного отказа, работодателю важно корректно указывать причину отказа в приеме на работу.

Закон предусматривает ситуации, когда отказ является правомерным: например, соискатель находится в статусе дисквалифицированного лица и претендует на должность руководителя. Другой пример – иностранный гражданин, у которого истек срок действия разрешительных документов на работу в России.

Вы соискатель? Проверьте себя, прежде чем вас проверит работодатель

Теперь вы знаете, что проверяет СБ при приеме на работу. И если вы задались вопросом «что найдет обо мне СБ», можно заранее провести проверку самого себя по тем же источникам.

Как можно проверить свою благонадежность:

• Открытые базы данных и источники.

В Интернете в свободном доступе есть немало сервисов, с помощью которых легко можно проверить себя перед собеседованием. Например, на нахождение в списке злостных алиментщиков — через сайт ФССП. Или на наличие статуса банкрота на сайте Федресурса.

• Специализированные сервисы проверки.

Существуют сервисы, которые предлагают получить всю информацию о вашей благонадежности в едином отчете. Проверить себя можно на долги, на запрет выезда за границу, узнать об участии в судебных разбирательствах и действительности паспорта. Сделать это можно, например, через сервис CheckPerson.

Как проходит проверка и почему можно ее не пройти

Прежде чем кандидат дойдет до проверки СБ, он проходит обычные процедуры отбора: собеседование, оценку навыков и соответствия вакансии. На этом этапе часто требуется подписать согласие на обработку личных данных – без него передача информации для проверки службы безопасности невозможна.

Как СБ проверяет кандидатов:

• оценивает склонность к конфликтам;
• изучает социальные сети;
• выясняет причины увольнения из прошлой компании;
• проверяет наличие судебных разбирательств с бывшими работодателями;
• анализирует финансовую благонадежность соискателя;
• собирает информацию о семье кандидата: проверка судимостей родственников и возможной аффилированности как самого кандидата, так и членов его семьи с конкурентами и другими организациями.

Топ-7 причин для отказа после проверки СБ

Задача СБ – не «отсеять» кандидата любой ценой, а убедиться в благонадежности человека и отсутствии рисков для компании. Но есть «красные флаги», почему вас могут не взять на работу после проверки.

Какие могут быть причины отказа после СБ:

1. Факт наличия уголовной или административной судимости при устройстве на работу помешает, даже если она погашена.
2. Учет в психиатрическом диспансере.
3. Судимость у ближайших родственников.
4. Участие в мошеннических схемах или финансовых махинациях.
5. Уклонение от исполнения воинской обязанности.
6. Предоставление ложной информации о квалификации, опыте или образовании.
7. Отрицательные рекомендации и отзывы от предыдущих работодателей.

Есть ли особенности проверки в разных отраслях?

Подход к проверке может зависеть от сферы деятельности компании. Так, в крупных организациях СБ делает акцент на тех рисках, которые наиболее характерны для отрасли.

Общие особенности проверки в разных сферах выглядят следующим образом:

Ритейл

Служба безопасности ритейлеров, как правило, уделяет повышенное внимание финансовой благонадежности кандидатов и риску кражи. Проверяются данные о кредитах, займах, долгах, собственности, доходах. В ритейле особое внимание уделяют еще тому, участвовал ли человек в судебных делах и была ли ранее у соискателя судимость.

Банки

В банковском секторе критичны репутация и финансовое положение кандидата.

Чему уделяют внимание при проверке СБ при трудоустройстве в банк:

• финансовые риски: наличие долгов, исполнительных производств, банкротство;
• анализируются данные о конфликте интересов и сомнительных связях с другими компаниями;
• наличие зависимостей (алкоголь, наркотики).

В крупных банках применяются еще более строгие меры к топ-менеджерам, а также к специалистам инвестиционного управления, кредитного, валютного. Могут проверять их родственников или просить предоставить личную рекомендацию для трудоустройства.

Госкомпании

Здесь проверка глубже, чем в коммерческом секторе. Помимо стандартных шагов, служба безопасности:

• изучает биографию и социальные связи кандидата;
• проверяет судимость не только самого соискателя, но и его ближайших родственников;
• анализирует возможные связи с экстремистскими организациями.

Такой подход связан с масштабом компании и ее особым статусом: доступ к государственным ресурсам требует максимальной надежности. Практические советы: «Как пройти службу безопасности» и «Что делать, если отказали»

Служба безопасности не пропускает на работу, что делать в таком случае? Иногда пройти проверку СБ не получается, но отчаиваться не стоит. Можно поработать над своей благонадежностью (как минимум, например, закрыть застарелые задолженности) или придерживаться определенных правил на собеседовании.

Как пройти службу безопасности

Некоторые моменты биографии исправить нельзя, но можно заранее подготовиться, чтобы лучше выглядеть в глазах СБ. 

Как увеличить шансы прохождения проверки службой безопасности при приеме на работу:

• Будьте готовы рассказать о прошлой работе.

Расскажите о своем предыдущем месте работы: реальную причину ухода, свои обязанности и опыт. Врать не стоит, потому что служба безопасности может связаться напрямую с прошлым работодателем и выяснить правду. Если вскроется факт обмана, доверия к вам у компании не будет.

• Подготовьте документы.

Проверьте по открытым базам паспортные данные, дипломы, военный билет, трудовую книжку, справки. Ошибки или несоответствия могут вызвать у СБ сомнения и спровоцировать проведение более глубокой проверки.

• Улучшите кредитную историю.

Если у вас есть кредиты, алименты или любые другие задолженности, постарайтесь их погасить. Это улучшит ваш кредитный рейтинг, что важно для некоторых должностей.

• Проверьте ваши соцсети.

Попробуйте оценить свои страницы в социальных сетях объективно. Не вызывает ли вопросов контент, который вы публикуете, а также список пабликов, на которые вы подписаны.

Что делать, если отказали

Если вы не прошли проверку СБ, можно запросить объяснения по поводу причины отказа (по ст. 64 ТК РФ). Работодатель должен будет письменно обосновать отказ. Как было указано выше, можно оценить свою благонадежность по базам данных и узнать, почему не пропускает служба безопасности на работу.

Часто задаваемые вопросы

Проверяют ли родственников?

Да, в некоторых случаях служба безопасности анализирует сведения не только о кандидате, но и о его ближайших родственниках. Проверка родственников особенно актуальна для госструктур и банков. Она может включать проверку семьи на наличие судимостей, участия в судебных разбирательствах или связи с криминалом.

Что делать с «черными списками» и можно ли их использовать?

Официально «черные списки» работников не имеют правового статуса. Включение недобросовестного кандидата в такой «список» нарушает законодательство о защите персональных данных. Работодателю при проверке стоит опираться на законные источники информации.

Могут ли заставить проходить полиграф?

Принудительное прохождение полиграфа при приеме на работу в России незаконно. Работодатель может предложить пройти детектор лжи, но кандидат вправе отказаться. На практике в ряде отраслей (банки, ритейл, охранные предприятия) прохождение полиграфа является желательным условием, и отказ может снизить шансы на прием.

Сроки и ожидание: сколько длится проверка СБ?

Проверка службой безопасности занимает от 1 до 5 дней, но иногда процесс может растянуться до 2 недель. Точные сроки назвать сложно, так как законом конкретная длительность процедуры не установлена.

Автор: Дилара Ильясова