Что такое фотография рабочего дня и как ее заполнить

Знакомая ситуация: план не выполнен, а сотрудники уверяют, что загружены под завязку. Возникает закономерный вопрос: на что именно уходит рабочее время?

Инструмент для объективной оценки существует – это фотография рабочего дня (ФРД).

Разберем по шагам, как провести такое исследование и какие выводы из него извлечь.

Что такое фото рабочего дня (ФРД)

Фотография рабочего времени – это метод подробного хронологического наблюдения и фиксации всех действий сотрудника в течение рабочего дня.

Суть фотографии рабочего дня – это непрерывное наблюдение: всю смену каждое действие сотрудника протоколируется в специальной таблице, а затем анализируется.

Возможно как внешнее наблюдение, так и самофотография, при которой специалист самостоятельно фиксирует, сколько времени и на какие именно задачи у него ушло.

Чем ФРД отличается от хронометража

Хронометраж иногда путают с ФРД, однако это разные инструменты. Хронометраж изучает циклически повторяющиеся операции, а фото охватывает все без исключения затраты времени.

Для чего компании проводят ФРД

Глобальная цель фотографии рабочего дня – понять, из чего состоит рабочий день сотрудника или отдела и на основе этого повысить производительность труда.

На практике снимок рабочего дня решает следующие задачи:

1. Оценка загрузки: измерение, сколько часов сотрудники реально заняты полезной работой.
2. Выявление потерь времени: простоев, частых перекуров, лишних разговоров, ожиданий действий от коллег.
3. Пересмотр норм времени на конкретные задачи.
4. Оптимизация работы. Например, если два сотрудника готовят однотипные отчеты, логично закрепить эту обязанность за одним из них, а второй займется другой задачей.
5. Оптимизация численности штата: сокращение или перераспределение сотрудников.
6. Обоснование изменений в заработной платы или премии.
7. Аттестация и грейдирование.

Виды фотографии рабочего дня

Фотографирование рабочего дня можно поделить на виды в зависимости от того, кто будет вести наблюдение и того, чей рабочий день будут проверять.

Индивидуальная ФРД

Классический вариант: один сотрудник и один наблюдатель.

Идеально подойдет для детального анализа загрузки конкретного специалиста. Позволяет выявить его личные потери времени, паузы, нерациональные действия.

Групповая (бригадная) ФРД

В этом случае наблюдатель фиксирует действия группы, например, бригады на конвейере или отдела продаж.

Цель: оценить синхронность, простои из-за ожидания материалов или отсутствия информации, конфликты задач. Запись ведется укрупненно, но с пометкой, кто чем занят.

Самофотография рабочего дня

Такой формат предполагает, что сотрудник сам будет записывать свои действия и перерывы.

Если человек будет полностью объективен сам к себе, то получится своеобразное честное зеркало рабочего дня и хороший материал для размышлений руководителя.

Но на практике сотрудник может «забыть» записать лишний перекур, а в отчете периодически будет появляться запись «делал фотоотчет рабочего дня».

Комплексная ФРД

Это комбинация индивидуальной и групповой фотографии с дополнительным анализом маршрутов, документооборота и оборудования.

Проводится масштабно, с привлечением нескольких наблюдателей и, возможно, на протяжении нескольких дней.

Такая проверка пригодится при крупных изменениях: реорганизации или переходе на удаленную работу.

Пошаговая инструкция: как провести фотографию рабочего дня

Проведение ФРД кажется интуитивно понятным, но на самом деле требует учета нескольких важных моментов.

Шаг 1. Определите цель

Если вы решили сфотографировать рабочий день определенного человека, значит, в работе коллектива появилась какая-то проблема или наметилась точка роста.

Зафиксируйте ее. В конце вы проверите, насколько ваши предположения реальны и решите, как поступать дальше.

А еще от цели наблюдения будет зависеть вид фотографии рабочего дня.

Например, вы заметили, что показатели отдела продаж упали. В этом случае стоит понаблюдать за сотрудниками в целом и сделать групповое ФРД. Другой пример: отдельный дизайнер стал срывать дедлайны. В чем причина: слишком высокая нагрузка или он отвлекается на фриланс? Чтобы разобраться, делаем индивидуальное фото рабочего дня.

Шаг 2. Выберите наблюдателя

Очень важный момент: нужно сделать верный выбор проверяющего. Заняться фотографированием может и руководитель испытуемого, но как правило у него нет на это времени.

Поэтому подберите такого человека, который бы понимал суть работы сотрудника, за которым ему предстоит наблюдать, и одновременно при этом не был тесно с ним связан. Как правило, те, кто изо дня в день трудятся вместе, склонны к необъективной оценке друг друга в ту или иную сторону.

Также учтите, что наблюдатель минимум на один рабочий день перестанет исполнять свои обязанности. Если работа такого сотрудника критически важна в моменте, то выберите другого человека.

Шаг 3. Подготовьтесь к исследованию

Прежде всего подготовьте бланки. Их внешний вид их не важен, главное, чтобы были колонки: «Время начала», «Описание действия», «Индекс затрат», «Длительность».

Чуть ниже вы найдете несколько вариантов фотографии рабочего дня, примеры заполнения для скачивания.

Также объясните правила исследования наблюдателю: он должен быть объективен, неотрывно следить за рабочим процессом и правильно фиксировать все в бланке.

Выберите день исследования. Это должен быть обычный день:

• Не после корпоратива.

• Не перед дедлайном завершения важного проекта.

• Не первый день после отпуска.

Шаг 4. Проведите исследование

В выбранный день наблюдатель должен должен смотреть за работой объекта и фиксировать каждое дело в бланке – не вмешиваясь и не давая оценок.

В результате должен получится итоговый лист, где будет расписана длительность каждой составляющей рабочего дня, суть действий и при необходимости комментарии.

Шаг 5. Сделайте выводы

В финале проанализируйте отчет с точки зрения цели, которую вы поставили на 1 этапе. Например, сравните фактические затраты с плановыми, вычислите потери, составьте план корректирующих мероприятий.

Как анализировать результаты ФРД

Последний шаг работы с картой рабочего дня заслуживает более подробного разговора. 

Разберем, из чего состоит рабочий день, как правильно оценить эффективность и как оцифровать отчет.

Потери рабочего времени

Ценность метода не в фиксации очевидного простоя, а в детализации структуры занятости. Обычно рабочая смена состоит из нескольких составляющих: подготовительные процессы, непосредственная работа, перерыв на отдых и личные нужды, и, наконец, потери времени. 

Каждое зафиксированное действие можно классифицировать по заданным критериям.

Работа и все, что к ней относится, потерями не считаются. Перерывы и регламентированные правилами перекуры – тоже.

А вот последние две категории – прямые потери времени.

KPI и коэффициенты

Чтобы превратить минуты из бланка ФРД в управленческие решения, используют три ключевых коэффициента. Они позволяют сравнивать цеха, отделы, сотрудников и отслеживать динамику после внедрения улучшений.

Коэффициент полезного использования времени (КИСП)

КИСП показывает, какая доля смены прошла с пользой.

Норма для офисов – 75-85%, для производства – 80-90%. Если КИСП ниже 70% – это красный флаг, который сигнализирует о плохой организации работы либо о низкой дисциплине.

Если выше 95% – тоже плохо: сотрудник работает без пауз, что ведет к выгоранию и ошибкам.

Коэффициент потерь по организационным причинам (КПОР)

Этот показатель отражает долю времени, потерянного из‑за сбоев в снабжении, управлении, технике.

Здоровое значение – менее 10%. Если КПОР превышает 15%, нужно разбираться в причинах: почему часто ломается оборудование, где в рабочей цепочки задержки? Кто тормозит процессы? Адекватно ли распределены задачи?

Это очень важный показатель. Представьте, что КПОР = 25%. Это значит что ¼ рабочего дня компании тратится впустую. При этом работники тут не виноваты: это зона ответственности руководителя и смежных отделов.

Коэффициент потерь по вине работника (КПВР)

Это индекс измеряет, насколько часто сотрудник отвлекается или нарушает регламент.

Учтите, что он не может быть 0%. Люди – не роботы и им свойственно иногда принять звонок, посмотреть в окно или отвлечься на мем из общего чата, и это нормально.

Приемлемый уровень – 0-7%. Их можно списать на человеческий фактор.

Но если КПВР более 7%, то это систематические отвлечения и повод для HR‑бесед, кадровых решений, или работы над мотивацией.

Как выявить неэффективные процессы

Простой способ – построить диаграмму Ганта в Excel на основе данных ФРД. Наглядно видны наложения задач, длительные простои, ожидания.

Также полезно задать вопросы:

• Какое действие отнимает больше всего времени?
• Есть ли повторяющиеся операции, которые можно автоматизировать?
• Часто ли сотрудника отвлекают коллеги?
• Соответствует ли распорядок дня фактической загрузке. Например, обед в «час пик»?

Образец заполнения фотографии рабочего дня

Приведем два примера заполнения фотографии рабочего дня для разных должностей и готовый бланк, который можно использовать как есть или при необходимости адаптировать под ваши потребности.

Юридические аспекты проведения ФРД

Чтобы проведение фотографии рабочего дня не повлекло судебных разбирательств, важно понимать правовые рамки. Разберем все по порядку.

Ст. 22 ТК РФ позволяет работодателю требовать от соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. А ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Таким образом, ФРД – вполне легальный способ контроля. С другой стороны, ст. 60 ТК РФ говорит, что конкретные способы и формат такого контроля должны быть документально закреплены.

Работодатель должен:

• внести положение о ФРД в Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о нормировании труда;
• ознакомить сотрудников под подпись с утвержденным документом;
• издать приказ о проведении ФРД в произвольной форме;
дополнить трудовые договоры или должностные инструкции.

Если все оформить должным образом, то отказ сотрудника можно расценить как нарушение трудовой дисциплины.

Однако если ФРД выходит за рамки прямого наблюдения одного человека за другим, то правила немного меняются.

Так, для записи работника на видео требуется согласие на обработку персональных данных отдельным документом. При этом цель установки камер, открытость контроля должны быть зафиксированы в отдельном положение.

Тайм-трекеры с записью экрана также требуют уведомление о целях сбора данных, письменного согласия и обеспечение защиты информации.

Автоматизация фотографии рабочего дня

Ручное заполнение бланков – трудоемкий процесс. Для регулярного или массового ФРД применяют автоматизацию.

Excel и Google Sheets – минимальный уровень автоматизации. Вы можете создать форму с выпадающими списками видов деятельности, настроить условное форматирование, макросы для подсчета сумм.

Если ваша HRM-система имеет модули вроде «Учет рабочего времени» и «Фотография рабочего дня», то можно пользоваться ею. Система сама будет вести учет и формировать отчеты.

Для более глубокого анализа можно подключить сервисы BI-аналитики, которые будут собирать все нужные данные из CRM, 1С, рекламных кабинетов и превращать их в наглядные интерактивные отчеты. Такое решение хорошо подходит для сетевых компаний или заводов с тысячами сотрудников.

Для контроля сотрудников на удаленке можно использовать тайм-трекеры. Они делают снимки экрана, трекинг приложений и веб-сайтов. Фактически это и есть непрерывная автоматическая фотография рабочего дня.

Дополнительные проверки

Будьте готовы, что некоторые случаи могут потребовать более детальной проверки. Предположим, вы понаблюдали за сотрудником и выяснили, что работать он стал действительно хуже, стал суетливым, рассеянным. Или ему каждые 5 минут кто-то звонит, а звонков этих человек боится. А может быть, часть времени работник тратит на изучение документов компании, напрямую к его работе не относящихся?

Причина таких изменений может быть любой: от просроченного кредита и звонков коллекторов до сознательного промышленного шпионажа.

В таком случае параллельно с проведением фотографии рабочего дня стоит оценить финансово-правовой профиль сотрудника. С этим поможет сервис XPerson.

Всего за несколько минут вы проверите, не оказался ли сотрудник в долговой яме, не появились ли у него проблемы с законом, не открыл ли он собственное ИП схожего профиля.

Данные собираются из десятков реестров и баз данных: МВД, ФССП, ФНС, картотеки арбитражных дел и еще 70+ источников. И главное – в полном соответствии с законом о персональных данных.

Ошибки при проведении фотографии рабочего дня

Чтобы ФРД принесла пользу, избегайте распространенных просчетов:

Фотография рабочего дня: главное

• ФРД – это метод непрерывной фиксации всех действий сотрудника для выявления структуры времени и потерь. Фотографирование распространяется на весь день.
• Фотография может быть индивидуальной, групповой или комплексной. Также сотрудник может сделать самофотографию.
• Фотографирование проходит в несколько этапов: постановка цели, подготовка, наблюдение и анализ.
• Временные показатели можно пересчитать в коэффициенты, которые покажут, сколько процентов рабочего времени было потрачено продуктивно, а сколько – впустую.
• Главные ошибки при проведении ФРД: отсутствие цели, вмешательство наблюдателя, малая выборка, отсутствие анализа, нарушение закона.

Автор: Михаил Нохрин