Нужно ли запрашивать у кандидата ИНН при устройстве на работу?

Наш эксперт

Сергей Гебель

• генеральный директор консалтинговой группы «Гебель и партнеры»

Что такое ИНН?

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — это уникальный номер из 12 цифр, присваиваемый гражданам и организациям на территории России для их идентификации в налоговой системе.

«Этот индивидуальный код используется в целях налогообложения для учета сведений о полученных конкретным человеком доходах и уплаченных налогах», — отмечает Сергей Гебель.

ИНН есть у каждого гражданина, который поставлен на учет в налоговой в роли налогоплательщика. Если у человека есть собственность, то налоговая служба сама ставит этого человека на учет независимо от того, хочет он этого или нет. Отказа от получения ИНН, в том числе по религиозным убеждениям или каким-либо другим причинам, быть не может. 

Зачем работодателю нужен ИНН сотрудника

Работодателю необходим ИНН сотрудника для правильного начисления и уплаты налогов, а также для заблаговременного предоставления налоговой отчетности. Однако в Трудовом кодексе РФ этот документ как обязательный для трудоустройства не указан. 

«Бухгалтер запросит ИНН для заполнения документации, однако реквизит не является обязательным и может быть замещен, – подтверждает эксперт. – Однако если ИНН нет, то это утяжелит работу по отчетам нанимателю. В любом случае отчетность – это обязанность работодателя, и перекладывать ее на будущего сотрудника нельзя». 

Какие документы требуются при приеме на работу

Для того чтобы устроиться на работу, необходимо предоставить определенный перечень документов. 

В число обязательных для трудоустройства документов входят:

• паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (если соискатель уже имеет опыт работы);
• документ об образовании (если требуется для данной должности);
• СНИЛС.

Вышеуказанный список является общим и обязательным. В отдельных организациях этот перечень может пополняться в зависимости от занимаемой должности. Например, если планирует трудоустроиться мужчина, то ему на место работы нужно предоставить военный билет. Также человек не сможет трудоустроиться в госорганы и некоторые другие организации, если не предоставит справку о судимости. 

Обязателен ли ИНН при трудоустройстве работника?

Исходя из статьи 65 ТК РФ, работодателю необязательно запрашивать идентификационный номер соискателя при трудоустройстве, поскольку ИНН для работы в списке необходимых документов нет. Однако во всем есть свои исключения, о которых мы расскажем чуть позже.

«Наниматель может объяснить соискателю, что наличие такого документа, как ИНН в будущем может помочь в решении определенных вопросов и упростить работу членам компании», — отмечает эксперт.

Так, ИНН при устройстве на работу является целесообразным, но необязательным реквизитом, значит, оформить трудовой договор можно и без этого документа. 

Можно ли отказать в приеме на работу из-за отсутствия ИНН

Трудовой кодекс РФ гласит, что ИНН при приеме на работу в список обязательных документов не входит. Поэтому ответ на вопрос о том, можно ли отказать соискателю в приеме на работу из-за отсутствия идентификационного номера, прост — нельзя. Но вы, как работодатель, вправе сделать запрос в налоговые органы. 

«Учитывая, что налоговая инспекция самостоятельно ставит граждан на учет при получении определенных сведений от регистрирующих органов, скорее всего у соискателя есть ИНН, но он либо не знает об этом, либо скрывает документ по каким-либо причинам, — говорит Сергей Гебель. – При этом если человек не зарегистрирован в налоговой и данные реквизита отсутствуют, то работодатель не сможет отказать в заключении трудовых отношений соискателю только на основании этого».

Важно! Если наниматель все же отказал человеку в работе из-за отсутствия ИНН, то он понесет административную ответственность. 

Когда ИНН при приеме на работу все-таки нужно требовать

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» гражданин, претендующий на замещение вакантной должности госслужбы, должен предоставить документы, подтверждающие его личность и квалификацию, в том числе ИНН для работы.

2. Иностранный гражданин.

Для устройства иностранного гражданина на работу в России необходимо оформить разрешение на деятельность или трудовой патент. Оно выдается после предоставления соответствующих документов, включая ИНН. Поэтому упустить этот момент, к сожалению, не удастся. Без номера человек не сможет получить, продлить патент, внести аванс НДФЛ. 

Для вышеуказанных случаев ответ вопрос «можно ли без ИНН устроиться на работу» будет отрицательным. В остальных ситуациях, как и говорилось ранее, ИНН для работы не является обязательным документом. 

Как узнать ИНН сотрудника

Как мы уже отмечали выше, если человек изначально не предоставил идентификационный номер по какой-либо причине, то это не означает, что он у него отсутствует. 

ИНН сотрудника можно узнать несколькими способами: 

• попросить его представить соответствующий документ, объяснить, почему это важно;
• запросить информацию у налоговой службы; 
• воспользоваться онлайн-сервисами для проверки ИНН, которые предоставляются на сайтах налоговых органов (ФНС, Госуслуги). Через ФНС это может сделать как сам человек, так и наниматель, используя паспортные данные будущего сотрудника – с его ведома. С помощью портала Госуслуг проверить ИНН может только сам гражданин, в своем личном кабинете сервиса;
• обратиться к другим законным сервисам, которые предоставляют информацию о физических лицах – после получения согласия со стороны третьего лица. 

Например, воспользоваться сервисом XPerson от SpectrumData для комплексной проверки уровня благонадежности соискателей и сотрудников. 

Как найти ИНН сотрудника через сайт ФНС

Узнать идентификационный номер соискателя с помощью сайта Федеральной налоговой службы быстро и просто.  Для этого нужно:

1. Зайти на сайт ФНС России. 

2. Ввести в поисковой строке «Узнать ИНН».

3. Дать согласие на обработку персональных данных.

4. Заполнить сведения о физическом лице и нажать «Отправить запрос».

После того как вы правильно введете все данные, моментально получите ответ на запрос. ИНН будет указан во всплывшем окошке вверху страницы. 

Стоит отметить, что часть работодателей при подборе персонала проверяет кандидатов на благонадежность через службу безопасности, чтобы нанять благонадежных сотрудников. Для этого может потребоваться ИНН при устройстве на работу. Он позволяет получить часть необходимой информации о соискателе, но при этом не является обязательным и единственным документом для проверки.

«Глубина проверки, как правило, зависит от вакансии, на которую претендует человек, сферы деятельности и внутренней политики организации, — комментирует генеральный директор организации «Гебель и партнеры». – Большинству работодателей достаточно нескольких собеседований, кто-то делает акцент на сведения, указанные в анкете, рекомендательном письме с прошлого места работы. Однако некоторым важно досконально знать будущего сотрудника. Приходится копать глубже, чтобы сразу отсеять недобросовестных кандидатов. Так, если человек был признан банкротом, то ему в течение 3 лет запрещено занимать управленческие должности».

Для быстрого поиска идентификационного номера и полной проверки соискателя на благонадежность можно воспользоваться SpectrumData. Сервис предоставляет только официальные данные, которые хранятся в государственных, официальных и открытых базах. 

В течение 3 минут вы получите полный отчет о будущем или действующем сотруднике. Сервис XPerson поможет оценить правовую благонадежность человека, рассказать о его финансовом положении, проверить деловые связи и аффилированность кандидата, зарегистрированные на него ИП, статус самозанятого и многое другое.

Может ли быть у сотрудника несколько ИНН

Официально у сотрудника может быть только один ИНН, который выдается ему единственный раз. Если у человека не один работодатель, то он должен сообщить об этом факте налоговой организации и указать общий ИНН для всех своих зарплат. 

Откуда может взяться второй ИНН? В том числе из-за ошибок налоговых органов. Например, если человек стоит на учете в одном регионе, а покупает квартиру в другом, инспекция ставит физическое лицо на учет там, где находится объект. Если в ЕГРН вовремя не появится актуальной информации, ИНН нового хозяина квартиры, то ему могут присвоить другой номер. Вот откуда возникает второй. Из-за этого может возникнуть неразбериха в налоговой отчетности. 

«Если работодатель узнал, что у работника не один ИНН, то ему нужно сообщить сотруднику об этом и посоветовать разобраться с возникшей проблемой, чтобы потом не было претензий ни к одной, ни к другой стороне», — сообщает эксперт.  

Что делать, если у работника нет ИНН

Если случилось так, что у сотрудника отсутствует ИНН, а он устраивается госслужащим или является иностранным гражданином, то принять его на работу не получится. Придется попросить его обратиться в налоговую службу для получения ИНН.

В любом случае, сотрудник отдела кадров сделать ИНН работнику без его участия никак не сможет. В том числе можно сделать это через онлайн-сервис ФНС.

Заявитель должен предъявить бумаги, удостоверяющие его личность и подтверждающие регистрацию по месту жительства или пребывания. А если речь идет об иностранном гражданине, нужно будет также приложить миграционную карту и нотариально заверенный перевод паспорта на русский язык.

Если человек потерял документ с выданным ранее идентификационным номером, а по какой-то причине необходимо именно бумажное свидетельство ИНН, то можно повторно подать заявление по форме 2-2-Учет, но в таком случае придется заплатить госпошлину 300 рублей.

В случае переезда в другой регион свидетельство о постановке на учет в налоговом органе менять не нужно. Номер остается прежним. При смене фамилии номер ИНН также сохраняется, а вот свидетельство на бумаге придется поменять – в такой ситуации это делается бесплатно. 

Автор: Юлия Быкова