Как сказать сотруднику об увольнении: пошаговый алгоритм и правовая защита

Увольнение – один из самых сложных элементов управленческой работы. Даже опытные руководители признаются, что каждый такой разговор требует колоссального напряжения. Однако бизнес есть бизнес: если сотрудник не тянет задачи, токсично влияет на коллектив или нарушает регламенты, расставание неизбежно.

Цена ошибки здесь высока. Неверно подобранные слова могут привести к саботажу перед уходом, репутационным рискам на рынке труда и даже к судебным искам и проверкам ГИТ. 

В этой статье мы вместе с экспертами разберем процесс увольнения по шагам: как провести его максимально экологично и безопасно и какие слова при прощании с сотрудником точно говорить не стоит.

Наши эксперты

Илья Глазырин

• основатель компании «Тренинг-Менеджер Евразия»
• бизнес-тренер, ведущий стратегических сессий

Екатерина Бредова

• сооснователь TalentCraft
• HR-руководитель с опытом более 12 лет

Этап 1. Подготовка: почему факты важнее эмоций

Главная ошибка руководителя – начинать разговор об увольнении на эмоциях, после очередной ошибки сотрудника. «Ты снова сорвал дедлайн, пиши заявление!» – это прямой путь к конфликту. Процесс того, как корректно уволить сотрудника и что сказать ему, должен быть холодным и подготовленным заранее.

Формируем доказательную базу

Прежде чем назначать встречу, ответьте себе на вопрос: «Почему с этим сотрудником нужно проститься?». Ответ «он плохо работает» не подходит. Нужна конкретика, выраженная в цифрах и фактах.

Соберите «досье» на сотрудника. В него должны войти:

• KPI и метрики. Сравните показатели сотрудника с плановыми значениями и средними показателями по отделу за последние 3–6 месяцев.
• Фиксация нарушений. Служебные записки о невыполнении задач, опозданиях или нарушении дисциплины.
• Отсутствие реакции на обратную связь. Вспомните даты one-to-one встреч, где вы уже обсуждали проблемы. Если после этих бесед ничего не изменилось, это сильный аргумент: «Мы обсуждали это в марте и мае, но динамики нет».

Также пригодятся скриншоты переписок, оставшиеся без ответа письма клиентов, жалобы от смежных отделов. Даже если вы собираетесь проститься с сотрудником в первую очередь из-за его токсичности, у вас должны быть весомые доказательства.

Юридическая чистота: соответствие оснований увольнения ТК РФ

В России интересы работника защищает Трудовой кодекс. Уволить «по статье» ( ст. 81 ТК РФ) сложно: нужно грамотно оформлять дисциплинарные взыскания, соблюдать сроки и процедуру истребования объяснительных.

Любая ошибка в кадровом делопроизводстве может привести к тому, что компанию обяжут восстановить работника через суд и выплатить компенсацию за вынужденный прогул.

Поэтому чаще всего с сотрудником либо договариваются, чтобы он написал заявление по собственному желанию, либо оформляют увольнение по соглашению сторон ( ст. 78 ТК РФ).

Однако, чтобы сотрудник подписал соглашение, у вас должны быть козыри (та самая доказательная база) или готовность выплатить отступные – обычно 1–3 оклада.

Важно: если вы идете на конфликтное увольнение «за неоднократное неисполнение обязанностей», убедитесь, что у сотрудника есть подписанная должностная инструкция, а все взыскания (замечания и выговоры) оформлены приказом под роспись.

Выбор времени и места

Существует миф, что лучшее время для увольнения – вечер пятницы. Логика проста: меньше драмы, сотрудник уйдет домой и за выходные «переварит» информацию.

Однако психологи и HR-эксперты часто советуют делать это во вторник или среду утром:

• У человека есть время, чтобы задать вопросы HR-отделу в рабочие дни.
• Он может начать искать работу сразу, не мучаясь в неизвестности все выходные.
• Команда успеет адаптироваться к новости до конца недели.

Важно понимать, что однозначно подходящего времени для увольнения не будет никогда, особенно для самого сотрудника. Но затягивать этот процесс, если вы уже приняли решение расстаться с работником, нельзя.

Быть этичным – не значит быть медлительным. Это значит проявлять честность, решительность и уважение к тому, кого увольняешь, подчеркивает эксперт.

Что касается выбора места для разговора, важно, чтобы беседа проходила в конфиденциальной обстановке. Это должна быть переговорная с хорошей звукоизоляцией. Избегайте «аквариумов» – стеклянных переговорных, где вся команда будет видеть плачущего или разъяренного коллегу. Это подрывает моральный дух коллектива.

Этап 2. Сценарий разговора: что говорить

Импровизация здесь неуместна. Вы должны четко знать, с чего начнете и чем закончите. Разговор должен длиться не более 15–20 минут. Долгие беседы превращаются в психотерапию, которая вам не нужна.

Как построить разговор с сотрудником, которого надо уволить: структура диалога

• Прямой заход (1 минута). Не нужно спрашивать «как дела?» или говорить о погоде. Сразу к делу.

«Иван, я пригласил тебя, чтобы обсудить твое будущее в компании. К сожалению, у меня плохие новости. Мы приняли решение прекратить сотрудничество».

• Обоснование (3 минуты). Здесь используем заготовленные факты. Говорите о результатах работы, не переходя на личности.

При неудовлетворительных результатах работы: «Последние три месяца показатели продаж упали на 40%. Мы обсуждали план действий, но ситуация не выровнялась. Компании сейчас необходим другой темп работы».

При утрате доверия: «В связи с установленным фактом [конкретное нарушение], которое привело к [последствие], компания утратила доверие к вам как к сотруднику, занимающему эту должность».

• Условия расставания, дальнейшие шаги (5-7 минут). Самая важная часть для сотрудника.

Расскажите о практических шагах: расчет, компенсации, выходное пособие (если положено), процедура передачи дел, список документов для отдела кадров.

«Вам будут выплачены [перечислить]. Завтра в 11:00 приглашаем вас в отдел кадров для оформления документов».

«Мы предлагаем расторгнуть договор по соглашению сторон. Твой последний рабочий день — [дата]. Мы выплатим компенсацию в размере [сумма] и готовы дать рекомендательное письмо».

• Пауза и ответы на вопросы. Дайте человеку осознать услышанное.

• Завершение. Поблагодарите за работу и пожелайте успехов.

«Спасибо за ваш вклад в проекты А и Б. Желаем вам успехов в дальнейшем трудоустройстве».

Готовые фразы для разных ситуаций

Фразы для увольнения сотрудника будут зависеть от того, по какой именно причине вы решили с ним расстаться.

Ситуация: сотрудник старается, но не тянет.

• «Я вижу, как ты вкладываешься, но специфика этой роли требует навыков, которых у тебя сейчас недостаточно для текущих задач бизнеса. Тебе будет комфортнее в компании с другими процессами, где твои сильные стороны раскроются лучше».

Ситуация: нарушение дисциплины или токсичность.

• «Твоя манера общения с коллегами противоречит нашим ценностям и дестабилизирует команду. Мы не можем продолжать сотрудничество в таком формате».

Ситуация: сокращение штата.

• «Это решение продиктовано экономикой бизнеса, оно не относится к тебе лично. Мы вынуждены упразднить эту позицию».

Стоп-слова: чего говорить нельзя

Никогда не используйте фразы, которые обесценивают решение или дают ложную надежду:

• «Прости, мне очень жаль». Вы руководитель, вы принимаете бизнес-решение. Извинения ставят вас в позицию виноватого, что провоцирует сотрудника на манипуляции.
• «Я бы тебя оставил, но директор настоял». Не перекладывайте ответственность. Если вы транслируете решение, значит, вы с ним согласны.
• «Ты отличный парень, но...». Техника «сэндвича» (похвала — негатив — похвала) здесь не работает. Она только запутывает.
• Сравнения. «Вот Петя работает лучше». Это унизительно и непрофессионально.

Психология увольнения: как реагировать на эмоции сотрудника

Вы разрушаете стабильность человека. Естественно, это вызовет бурную реакцию. Ваша задача – сохранять спокойствие, быть эмпатичным, но твердым.

4 типа реакций: гнев, слезы, торг, отрицание

1. Шок и отрицание («Этого не может быть, вы шутите?»). Спокойно повторите: «Решение окончательное». Не давайте ложной надежды на пересмотр.
2. Гнев и агрессия («Вы пожалеете! Я пойду в суд!»). Не вступайте в перепалку. Дайте выпустить пар. Если сотрудник переходит на личности, жестко пресекайте: «Давай вернемся к конструктиву. Эмоции сейчас не помогут решить вопрос с документами». Если угрожает судом — спокойно напомните, что у вас есть юридическое обоснование.
3. Торг («Дайте мне еще месяц, я все исправлю»). Самая опасная ловушка. Если вы дали слабину и оставили сотрудника, авторитет потерян, а проблема повторится через месяц. Ответ: «К сожалению, точка невозврата пройдена. Решение принято».
4. Слезы и депрессия. Предложите воды и салфетки. Сделайте паузу. Не утешайте как друга, сохраняйте профессиональную дистанцию. Дайте человеку время прийти в себя, прежде чем отправлять его в общее пространство к коллегам.

Как сохранить собственное равновесие

Руководители часто выгорают именно из-за увольнений. Помните: вы не палач, вы хирург. Вы отрезаете «больной» участок, чтобы спасти весь организм, то есть бизнес.

• После разговора возьмите тайм-аут на 30 минут. Не назначайте встречи встык.
• Не принимайте негатив на свой личный счет. Агрессия сотрудника направлена на ситуацию, а не на вас как личность.

Сообщение об увольнении – это зона ответственность непосредственного руководителя. Однако по отдельным моментам можно обратиться за помощью к HR.

Этап 3. Завершение процесса и exit interview

Увольнение не заканчивается на фразе «ты уволен». Важно правильно закрыть контур безопасности и сохранить лицо компании.

Документальное оформление и передача дел

Сразу после разговора подписывайте документы (приказ или соглашение). Пока подпись не стоит, сотрудник может уйти на больничный, и уволить его станет невозможно.

Обеспечьте защиту данных от утечки при увольнении сотрудника. IT-отдел должен заблокировать доступ к корпоративной почте и CRM ровно в тот момент, когда сотрудник покинет офис. Обиженным менеджерам хватит нескольких минут, чтобы скачать клиентскую базу или удалить важные файлы.

Проведите exit interview. Если увольнение проходит мирно, спросите, что сотруднику нравилось в компании, а что нет, это поможет в улучшении HR-процессов. К тому же качественно проведенное выходное интервью даст человеку понимание, что он всегда сможет вернуться в компанию, если захочет.

Но и в случае конфликтного ухода сотрудника провести exit-интервью очень важно.

Что сказать команде?

Сплетни рождаются в отсутствие информации. Соберите отдел сразу после ухода сотрудника. Будьте честны, но корректны. Не поливайте грязью ушедшего.

«Коллеги, мы приняли решение расстаться с Андреем. Наши взгляды на развитие направления разошлись. Мы благодарим его за работу и желаем удачи. Его задачи временно переходят к Елене».

Это покажет команде, что ситуация под контролем, и никто не собирается увольнять всех подряд.

Как не нанимать тех, кого придется увольнять

Лучший способ избежать мучительных разговоров об увольнении — это не нанимать проблемных сотрудников изначально. Часто причина расставания кроется не в профессиональных навыках, а в «темных пятнах» биографии, которые всплывают слишком поздно: долги, склонность к мошенничеству, проблемы с законом, которые выливаются в хищения на работе, откаты, промышленный шпионаж.

Опытный рекрутер знает: то, что написано в резюме, и то, кем человек является на самом деле – часто две разные вещи. Чтобы не тратить месяцы на обучение человека, который через полгода исчезнет с корпоративным ноутбуком или создаст токсичную атмосферу, внедрите этап проверки на благонадежность еще до оффера.

Быстро и эффективно проверить биографию соискателя поможет сервис от SpectrumData. Он позволит всего за пару минут после запроса увидеть полную картину, составив портрет кандидата по десяткам баз данных. 

Вы сможете узнать:

• действителен ли паспорт соискателя;
• нет ли у него проблем с законом, не находится ли он в розыске;
• кредитный рейтинг человека, наличие долгов у приставов (высокая закредитованность часто толкает на финансовые махинации);
• участие в других юридических лицах (риск конфликта интересов).

Проверка поможет принять взвешенное решение о найме и сэкономить бизнесу сотни тысяч рублей на последующих увольнениях и поиске новых людей.

Как правильно уволить сотрудника: главное

• Важны факты, а не эмоции. Перед тем как сообщить сотруднику об увольнении, соберите доказательную базу: цифры, метрики, факты нарушений и отсутствия прогресса после прошлых бесед.
• Оптимальный вариант расставания — соглашение сторон. Увольнение «по статье» требует идеального кадрового делопроизводства, в ином случае судебные разбирательства неизбежны.
• Продумайте сценарий беседы. Говорите прямо, без лишних извинений. Уложитесь в 20 минут.
• Будьте готовы к гневу, слезам или торгу. Сохраняйте нейтралитет и возвращайте диалог в конструктивное русло.
• Блокируйте доступы к корпоративным системам сразу после разговора. Подписывайте документы «не отходя от кассы».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли уволить одним днем?

Самый распространенный способ проститься с человеком день в день — соглашение сторон. Если вы договоритесь с сотрудником об условиях (обычно это выплата 1–3 окладов), трудовой договор можно расторгнуть немедленно, без двухнедельной отработки. В одностороннем порядке уволить человека одним днем без веских документально подтвержденных оснований закон запрещает.

Как уволить удаленного сотрудника?

Процедура аналогична офисной, но меняется форма коммуникации.

1. Разговор. Никогда не увольняйте в мессенджере. Вопрос «как написать сотруднику, что он уволен» здесь не стоит – назначьте видеозвонок, чтобы видеть реакцию человека.
2. Документооборот. Если в компании введен КЭДО, подпишите документы через систему с помощью ЭЦП. Если КЭДО нет, вы обязаны отправить бумажные документы (приказ, соглашение) Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении, а также запросить скан подписанного заявления по электронной почте.
3. Доступы. Отключайте доступ к чувствительным данным, базам клиентов сразу после видеозвонка, чтобы исключить риск удаления или кражи.

Что делать, если сотрудник угрожает судом?

Чаще всего угроза судом – это способ манипуляции, чтобы выторговать большие отступные (3–5 окладов и более).

1. Возьмите паузу. Не соглашайтесь на требования немедленно.
2. Проведите аудит документов. Вместе с юристом или кадровиком проверьте, есть ли у вас подписанные должностные инструкции, акты о нарушениях, объяснительные. Если документы в идеальном порядке — ваша позиция в суде будет сильной, сообщите об этом сотруднику.
3. Оцените риски. Если кадровые документы велись небрежно, суд с высокой вероятностью восстановит сотрудника. В этом случае дешевле и безопаснее договориться о разумной компенсации в досудебном порядке.

Автор: Наталия Салихова