Как оформить сотрудника на дистанционную работу: пошаговая инструкция

Термин «дистанционная работа» стал активно использоваться с 2020 года, а законодательно закреплен в 2021. Сегодня сотрудники, выполняющие задачи компании из дома, могут легко оформлять официальные трудовые отношения со своим работодателем. Какие при этом существуют правила составления договора? Какие нюансы законодательства нужно учитывать обеим сторонам? Имеет ли какие-то особенности прием на работу дистанционного сотрудника? Получим пошаговую инструкцию от экспертов.

Наши эксперты:

Евгений Устинов

• директор бюро «Шуцгер&Партнеры»‎

Тимур Новопашин

• эксперт по подбору персонала в Центральной, Восточной Европе и СНГ
• сооснователь телеграм-сообщества для HR — Recruitment for Friends

Как можно оформить дистанционного работника?

Обновленная в 2021 году версия Трудового Кодекса РФ содержит статью 49.1, в которой прописаны особенности регулирования труда дистанционных работников. 

Для выполнения сотрудником рабочих задач дистанционно должны быть одновременно соблюдены два условия:

1. Работа производится удаленно, то есть не в офисе работодателя или его филиалах, представительствах или других подразделениях, даже если они расположены в другом месте. Она также не осуществляется на постоянном рабочем месте, территории или объекте, которые прямо или косвенно контролируются работодателем.
2. Для выполнения своих трудовых обязанностей и поддержки коммуникации между работодателем и работником используются общедоступные информационно-телекоммуникационные сети, включая Интернет.

Официально термин «удаленная работа»‎ не используется, но употребляются синонимы для описания особенностей функционала. Эти особенности должны быть прописаны в договоре. С дистанционным сотрудником можно заключить трудовой договор или ГПХ.

«Трудовой договор гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса РФ и защищает обе стороны, работника и работодателя. Договор гражданско-правового характера, или ГПХ, также регламентирует их взаимоотношения. Но ГПХ регулируется Гражданским кодексом, а значит дает слабую защиту работнику, который не является полноценным сотрудником компании и не может рассчитывать на трудовые гарантии», – поясняет Евгений Устинов.

Плюсы и минусы удаленных сотрудников для работодателя

Дистанционная работа стала неотъемлемой частью процессов многих компаний. За три года у работодателей накопилось много опыта, как положительного, так и негативного.

Плюсы:

• сотрудник сам организует и оборудует свое рабочее место, берет на себя расходы на электричество, связь и прочее (если иное не указано в трудовом договоре);
• работодатель освобождается от проведения оценки условий труда, получения разрешений от пожарной и санитарной инспекций.

«Я вижу у работодателей тренд на возвращение сотрудников в офис, в том числе на жесткий график, с контролируемым посещением, – рассказывает о своем HR-опыте Тимур Новопашин. – Некоторые компании по-прежнему готовы к гибридному, гибкому формату, когда сотрудники сами выбирают дни в офисе. А есть те, кто предпочитает договариваться с сотрудниками о фиксированном на каждую неделю количестве дней в офисе. Кандидаты, в свою очередь, отталкиваются от желания получать объективную картину: если рабочие задачи можно выполнять качественно дома, то почему бы не остаться на удаленке».

Минусы:

• затруднен контроль выполнения рабочих задач;
• сложно применить дисциплинарные взыскания;
• невозможно привлечь работника к ответственности за прогул.

Грамотное составление трудового договора и должностной инструкции работника могут смягчить или даже исключить негативные стороны дистанционного формата. Также многие проблемы можно предотвратить, выстроив с работником конструктивный диалог. Однако стоит помнить, что не со всеми категориями лиц можно заключать трудовой договор о дистанционной работе.

С кем нельзя заключать трудовой договор о дистанционной работе?

Особых ограничений на официальное трудоустройство работника на дистанционную работу не существует.

Все регулируется Трудовым кодексом РФ:

• Несовершеннолетние. 

Люди возраста до 16 лет не имеют права на подписание трудовых договоров и официальную работу. Иностранные граждане и лица без гражданства имеют право вступать в трудовые отношения в качестве работников по достижении ими возраста 18 лет согласно ст. 3271 ТК РФ.

• Не граждане или нелегальные иммигранты.

Необходимы соответствующие разрешения или рабочие визы по требованиям миграционного законодательства.

• Лица, не имеющие необходимой квалификации.

В некоторых случаях работодатель может требовать определенную квалификацию или опыт работы для дистанционной работы. Если работник не соответствует данным требованиям, то трудовой договор может быть отклонен. 4. Лица, с которыми есть юридические или этические ограничения для работы. Например, если работник был ранее осужден за преступления, связанные с конкретной отраслью или должностью, работодатель может отказаться от заключения трудового договора.

Министерство труда РФ высказывалось против заключения трудовых договоров с релокантами. Но в ТК РФ нет прямого запрета: в главе 49.1 отсутствуют ограничения для сотрудников, которые находятся за границей. 

В любом случае рекомендуем обратиться к юристу или консультанту по трудовому праву, чтобы получить все необходимые сведения о конкретных ограничениях при заключении трудового договора с дистанционным работником. Рекомендации специалистов помогут эффективно проводить подбор персонала без пустой траты времени. 

Как оформить дистанционного работника: пошаговая инструкция

Можно выделить несколько главных пунктов, которые стоит продумать работодателю и выполнить их в соответствии с требованиями закона и личными пожеланиями. Важно задокументировать все особенности трудового процесса, подробно прописав моменты, которые в будущем могут вызвать споры.

Шаг 1. Запросить и подписать документы для приема на работу

Для приема на работу сотрудника требуется стандартный пакет документов в рамках ст.65 ТК РФ. Работник может предоставить документы лично или через электронный документооборот. Бумажные заверенные нотариально копии работник может предоставить, но ст. 312.2 ТК РФ не уточняет срок для этого, оставляя возможность прописать обязанность в трудовом договоре. Работодателю стоит внимательно проверять кандидата перед трудоустройством: возможно, в Интернете есть какие-либо отзывы о его работе в других компаниях или иная информация о его благонадежности.

Трудовую книжку можно не заполнять, даже если сотрудник впервые устраивается на работу. Важно зафиксировать договоренность по этому поводу одним из способов:

• работник пишет заявление и указывает, что запись в трудовую книжку вносить не нужно, а работодатель ставит резолюцию;
• в трудовом договоре прописывается отсутствие необходимости создавать запись в трудовой. В таком случае именно трудовой договор станет подтверждением стажа работника.

Шаг 2. Ознакомить дистанционного работника с локальными нормативными актами

На этом этапе работодатель и дистанционный работник должны договориться об условиях работы. Важно обсудить ставку оплаты труда, рабочий график, ожидания по результатам работы, сроки выполнения задач и другие важные детали. Эти условия должны быть зафиксированы документально. Также работник обязан подписать лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Шаг 3. Заключить трудовой договор с удаленным сотрудником

Какие моменты учесть в трудовом договоре с дистанционным работником

Шаг 4. Издать приказ о приеме на работу

Шаг 5: Обеспечить необходимым оборудованием

Шаг 7: Поддерживать и коммуницировать

Какой режим труда и отдыха установить для удаленщика?

«Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, но она не касается дистанционных работников, – объясняет Евгений Устинов. – Они вправе самостоятельно выбирать режим труда и отдыха. Главное – какие условия прописаны в трудовом договоре. Если работодателю нужно и сотрудник не против, нормы рабочих часов, чередование рабочих и нерабочих дней, время начала и окончания рабочего дня и прочее могут быть прописаны. В таком случае в договоре должны быть указаны и способы отчетности и проверки». 

Неоспоримым плюсом дистанционной работы является возможность сотрудника выполнять задачи в любое время. Работодателю обычно важнее качество и срок, чем вычисление часов работы. Так же и в случае сдельной работы по часам: работник просто заранее обозначает нужное количество времени, при необходимости подкрепляя договоренность в документе. При этом работодатель должен заполнять табель учета рабочего времени – на основании данных от работника.

Как общаться и обмениваться документами с удаленными работниками?

Особенности увольнения дистанционного сотрудника

Увольнение дистанционного сотрудника имеет свои особенности, связанные с форматом работы. Вот несколько ключевых аспектов, которые стоит учесть при этой процедуре:

1. Коммуникация.

Поскольку дистанционный сотрудник работает удаленно, необходимо обеспечить эффективную коммуникацию, заблаговременно уведомить его о намерении уволить, ответить на все вопросы. Сделать это можно любым способом: видеоконференция, телефон, электронная или обычная почта, мессенджер (то, что указано в качестве способа в трудовом договоре с сотрудника).

2. Документация.

Расторжение трудового договора, справки о заработной плате и другие необходимые документы. Их можно отправить удаленно или предоставить доступ к ней через защищенную платформу.

3. Соблюдение законодательства.

Все те же требования, что и при обычном увольнении работника: уведомление о сроке увольнения, выплаты компенсации за неиспользованный отпуск и других выплат, предусмотренных законодательством.

4. Возврат рабочего оборудования.

Условия возврата лучше прописать в трудовом договоре. Также необходимо обеспечить безопасную пересылку или организовать возвращение оборудования лично, при необходимости.

Увольнение дистанционного сотрудника требует такого же внимательного подхода и соблюдения всех необходимых процедур, как и любое увольнение. Соблюдение условий трудового договора и требований законодательства гарантирует справедливое и простое завершение трудовых отношений.

Как оценить благонадежность кандидата?

Работодатель часто сталкивается со множеством проблем из-за недостаточной проверки соискателей. Высокая текучка кадров, репутационные, финансовые риски, нестабильность темпа работы команды и многие другие последствия возникают в результате недобросовестности новых сотрудников.

Чтобы закрывать вакансии быстрее и при этом быть уверенным в качестве своего персонала, важно проводить проверку благонадежности соискателей. Для этого можно воспользоваться сервисом проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData.

Сервис в течение 3 минут предоставит информацию о кредитном рейтинге, данные из баз Федеральной службы исполнения наказаний, Федеральной налоговой службы и информацию о решениях арбитражных судов и судов общей юрисдикции.

Автоматизированные проверки актуальны для любого уровня бизнеса: где нет специальной службы безопасности или когда нужно оптимизировать работу с ней. Для помощи в выборе наполнения пакета для вас всегда на связи наша техническая поддержка.

Автор: Юлия Филиппова