Как автоматизировать HR систему и подбирать проверенных сотрудников?

Управление человеческими ресурсами – важная часть любого бизнеса. Предприниматели тратят баснословные деньги и массу времени на подбор, обучение и адаптацию персонала. Снизить затраты помогает автоматизация HR. Без HR-систем в лидеры рынка сегодня вряд ли удастся выйти.

Рассказываем об автоматизации HR:что это, зачем нужно, на какие программы обратить внимание и как проверить финальных кандидатов, прежде чем взять на работу. 

Наш эксперт: 

Нина Катаева

• HR-специалист компании Авторапорт

Автоматизация HR: зачем она нужна

До сих пор некоторые руководители компаний уверены, что автоматизация HR-процессов – это лишняя трата денег. Можно работать по старинке, буквально вручную управляя персоналом. В итоге кадровики утопают в бумагах и администрировании задач. То, что можно с помощью HR-систем сделать за месяц, растягивается на полгода и больше.

Автоматизация процессов HR позволяет компаниям успешно конкурировать на рынке, высвобождать время эйчаров на более важные задачи, тем самым повышая эффективность их работы и экономить деньги организации.

С помощью hr сервисов, например, можно:

• Формировать собственную базу кандидатов

Онлайн-сервисы ищут в различных источниках резюме и быстро переносят их в общую базу. При этом успевают их сортировать по отдельным критериям – опыту и навыкам соискателей, возрасту, образованию и т.д. Помогают не упустить по-настоящему ценных сотрудников. Если кому-то пока отказали в трудоустройстве, его резюме сохраняется в базе – позже можно вернуться к этому кандидату. «Умный поиск» выдаст именно того соискателя, который сейчас необходим по своей должности, опыту работы, личностным характеристикам.

• Приглашать кандидатов на первое интервью

С автоматизацией процессов в HR отпадает необходимость отправлять множество приглашений, тратя на это несколько часов. Системы предлагают шаблон, в который стоит лишь раз ввести время, дату и место собеседования. Она сама разошлет приглашения тем, кому нужно.

• Получать ответы от коллег по конкретному кандидату

Обсуждая соискателей, например, с заказчиком, можно в итоге запутаться, о ком речь. Особенно, когда претендентов на работу слишком много. Сервисы помогают все расставить по полочкам: работодатель и коллеги видят, кого именно обсуждают, и от кого приходит обратная связь.

• Отказать соискателю

Чтобы сохранить репутацию, каждая уважающая себя компания обязательно отправляет отказ кандидату, который не подошел. Для этого в программах для подбора персонала тоже существуют шаблоны, в которых нужно лишь указать ФИО соискателя, вакансию и причину отказа.

• Сделать отчет работы для заказчика

Чтобы составить отчет по проделанной работе, HR-менеджерам приходится анализировать все свои действия, составлять графики и диаграммы. Тут легко наделать ошибок, пропустить важные моменты. Сервисы автоматизации рекрутинга все эти заботы берут на себя: сделают анализ действий эйчара, подсчитают, сколько было кандидатов и интервью, создадут графики.

Нужна ли HR система вашему бизнесу?

Далеко не всем компаниям нужно автоматизировать систему подбора персонала. Как понять, что пришло время это делать?

Эти параметры помогут сделать выбор в сторону hr систем: 

• компания выросла до 100 и более человек;
• фирма разрослась до нескольких филиалов, представительства появились в других городах и странах. Или же вы планируете в скором будущем расширять бизнес;
• вы как руководитель хотите держать на контроле все кадровые процессы, понимать, почему люди покидают вашу компанию, насколько работа сотрудников эффективна;
• собираетесь провести масштабную кампанию по подбору персонала;
• есть много сотрудников, которые работают на удаленке;
• наличие вакансий на редкие профессии;
• более 50% своего времени рекрутеры или отдел кадров тратит на ручную работу;
• нужно обучить персонал или повысить квалификацию сотрудников;
• вы хотите, чтобы ваша компания шла в ногу со временем.

Если более половины пунктов отвечают вашим потребностям, значит, пора внедрять в работу автоматизацию управления персоналом.

Инструменты для автоматизации подбора и оценки кандидатов

Программы для рекрутинга

Закрыть многие задачи, стоящие перед эйчарами, смогут специальные программы. Бесплатных среди них нет, но вложения окупятся с лихвой.

HR-менеджеры выделяют три лучшие программы автоматизации рекрутинга:

E-Staff Рекрутер

Программа хорошо знакома бывалым рекрутерам. Представляет собой целый комплекс для решения кадровых вопросов: создает воронку подбора, автоматически подбирает специалистов и формирует базу, в том числе и из откликов, размещает вакансии и обновляет их. Незаменима, когда нужно подобрать сразу десятки соискателей. Можно проводить интервью в формате видео. Интегрирована с телефонами, соцсетями и мессенджерами. 

Плюсы: отлично сортирует вакансии, создает отчеты и делает аналитику. Проста в обращении, справится даже новичок.  

Минусы: нацелена именно на подбор персонала, поэтому трудно взаимодействовать с кандидатами и коллегами, служба поддержки плохо работает.

«Программа классическая, в основном используется в производственных компаниях, где нет потребности в уникальном функционале, – комментирует Нина Катаева. – Хорошо подходит при большом количестве рекрутеров и  вакансий, кандидатов. Не очень удобный интерфейс. Может, просто не допилили ее с допополнительными возможностями, использовали только самое необходимое. Но все же с E-Staff лучше, чем сохранять резюме в папки и записывать информацию по кандидатам на листочки. Мои ощущения – простенько и без излишеств».

Experium

Эта программа для рекрутинга идеальна для небольшой компании, где в штате всего один-два эйчара. Работодатель получает полную автоматизацию рабочего цикла, начиная от публикации объявлений и заканчивая общением с коллегами. Она сама работает с соцсетями, собирает и сортирует отклики, отправляет кандидатам письма и сообщения.

Плюсы. Программа внедряется в сайт компании и синхронизируется с почтами, что удобно. Создает обширные базы данных, экономит время, обрабатывая тысячи запросов за короткие сроки. Также вовремя, без задержек формирует квартальные отчеты.  

Минусы. Постоянные технические трудности, работа программы на низком уровне.

Резюмакс

На выбор облачная и коробочный вариант. Программа в реальном времени сообщает о том, что появилась новая вакансия. Создает опросники, чтобы не терять время на ненужных соискателей. Сама размещает объявления, назначает интервью по подготовленному плану. 

Плюсы: Простой софт, высокий функционал – объединяет всех участников процесса: соискателей, кадровиков и руководителей. Можно использовать одновременно в нескольких офисах.

Минусы: Старый интерфейс. Высокая цена – от 50 тысяч рублей. 

Онлайн-сервисы для рекрутинга

Программы автоматизации подбора персонала, как правило, обходятся работодателям дорого: цена стартует от 3 тысяч рублей и достигает нескольких миллионов. Дешевле использовать в работе HR-отдела онлайн-сервисы и приложения. Их выбор сегодня огромен.

Рассмотрим самые ходовые – по описанию можно сделать сравнение hr-систем.

Skillaz

С помощью машинного обучения выбирает из тысяч соискателей тех, кто идеально подойдет. Создает своего рода рейтинг кандидатов, по которому кадровики уже легко определят лучшего. Рассылает приглашения на интервью, проводит тестирования, затем оценивает результаты и назначает интервью подходящему соискателю.

Персия

Формирует неограниченную базу кандидатов из разных источников. Если уже с этим соискателем имел дело, то сообщает об этом. Сервис имеет удобный поиск. Есть бесплатный доступ на месяц.

Поток

Сервис предназначен для поиска соискателей. Легко расшифровывает резюме любого формата, будь то PDF, RTF или DOC. Важные вакансии можно выводить на главный экран приложения. Тут же, в приложении, есть возможность поговорить с кандидатом.

«Для меня самая приятная система, закрывает основные потребности, – признается Нина Катаева. – Настроена интеграция резюме из основных ресурсов. Удобная функция – автоматическая подгрузка откликов с hh. Минус – примерно раз в неделю что-то идет не так, и тут или вручную, или ждать техподдержку, по времени получается примерно то же самое. Автоматические отправки писем и интеграция с почтой тоже достаточно удобные опции, сообщения от кандидатов подсвечиваются в колокольчике. Можно закрепить три и более рекрутеров за одной вакансией и выбрать ответственного за работу».

GoRecruit

Работает с социальными сетями: собирает из них информацию и предлагает оценить по критериями. Сама анализирует качества профессионала, выбирая в итоге наиболее подходящего, тем самым помогает кадровику экономить время.

Хантфлоу

Сравнивает резюме из разных источников, отсеивает дубликаты, добавляет резюме в базу, отправляет письма соискателям по несколько раз, если на первое послание нет ответа. Все переписки потом хранит. Сервис собирает статистику отдела HR, делает отчеты. Интегрирован с почтой и даже Telegram. Интересная особенность – если вам позвонил кандидат, то на телефоне высветится его имя.

Talantix

Это облачный сервис. Следит за обновлениями резюме кандидатов, фильтрует отклики, ранжирует соискателей по критериям, показывает, на каком этапе отбора сейчас находится кандидат. Работа тестов и сравнение навыков соискателей автоматизированы. Сервис ведет историю внутренней коммуникации всех участников процесса. Интегрируется с большинством работных сайтов, WhatsApp, Viber, Telegram и SMS. Функционал дополняет способность анализировать работу и финансовые вложения в подбор, делать отчеты.

Hurma System

Позволяет в одной системе объединить создание заявок на вакансию от того или иного отдела компании, вакансий, сбор откликов и резюме, отправку писем одним кликом, AI подбор, анализ данных. Рекрутер может отслеживать число новичков, которые находятся на испытательном сроке.

FriendWork Recruiter 

Можно в один клик заполнить базу новыми резюме с разных джоб-бордов и соцсетей. Удобный поиск соискателей по должности, опыту, образованию. Сразу отсеивает неподходящих кандидатов. Рекрутеру доступна полная история общения с будущим сотрудником. Строит отчетные диаграммы и схемы по аналитике.

«На самом деле почти все системы схожи, – отмечает Нина Катаева. – Единственные различия – это нюансы специфики компаний и потребности, которые необходимо закрыть. В последние пять лет я использую сервис FriendWork. По сути, это база кандидатов: можно загружать резюме из любых источников, например, hh.ru, Хабр Карьера и LinkedIn, проставлять статусы по каждому кандидату (приглашен, обзвон, интервью, отказ на этапе телефонного интервью или же после встречи). Один из плюсов – можно написать кандидату в ватсап или Телеграм с помощью встроенной в сервис возможности. С нашими объемами – численность составляет около 200 человек – FriendWork покрывает потребности, к тому же он адекватен по стоимости. Но если компании нужен массовый подбор, количество привязанных к нему рекрутеров большое либо людей набирает производственная компания, то необходимы уже другие решения». 

Чат-боты для рекрутинга 

В автоматизации рекрутмента особое место отводят чат-ботам. Они помогают управлять HR-процессами и общаться с кандидатами через мессенджеры. С помощью чат-ботов доносят до соискателей отклики, отвечают на часто задаваемые вопросы, отслеживают статусы кандидатов, назначают собеседования и проводят их в онлайн-формате. 

Какие еще HR-процессы можно автоматизировать 

Компании успешно автоматизируют не только рекрутинг, но и в целом управление персоналом. HR системы облегчают жизнь организаций, если нужно:  

• Адаптировать новый персонал на рабочем месте 

Адаптация стартует с момента подписания трудового договора. Система направляет новеньким сотрудникам все нужные для работы инструкции и документы, дает доступ к новостям компании и контакты более опытных коллег. 

• Уволить сотрудника 

Увольнять правильно – целое искусство. Важно не навредить репутации компании, сохранить корпоративные тайны. Программы без ошибок заполнят документы на увольнение,  создадут список претендентов на вылет, помогут договориться о последней выплате сотруднику, сделать заявку на возврат техники, отрезать доступ к системам и приложениям.

• Следить за отпусками работников 

Программы для рекрутинга упрощают работу по формированию отпусков, подсчету дней больничных, неиспользованных дней отпуска и т.д. 

• Начислять зарплату

Автоматизация управления персоналом помогает избежать ошибок и недоразумений в выплатах. Кому-то переплатили или недоплатили – такого точно не будет. 

• Оценить эффективность работы сотрудника 

Кому дать премию, а кто обойдется, кого пришло время уволить, а кого, наоборот, повысить? Ответы на эти вопросы тоже дадут hr-программы автоматизации процессов. Все недостатки и достижения работников можно фиксировать прямо в сервисах, а потом делать выводы. Они же помогут вести тайм-менеджмент – например, контролировать время прихода на работу каждого из сотрудников.

Автоматизация проверки соискателей и сотрудников 

Отыскать в море резюме по-настоящему ценные кадры – еще полдела. Важно принять на работу честных и ответственных сотрудников. Иначе в будущем не избежать проблем с полицией, потери денег, клиентов и репутации. Прежде чем подписывать трудовой договор с финальным кандидатом, обязательно нужно его проверить на благонадежность. Например, с помощью сервиса проверки сотрудников с использованием всех возможных инструментов и автоматизированных запросах информации как из открытых, так и из коммерческих баз данных. Это решение от SpectrumData, которое поможет принять правильное решение по соискателю. 

Сервис позволяет оценить факты биографии кандидата: 

• какие у него отношения с правоохранительными органами: есть ли административные правонарушения, не находится ли в розыске;
• номер ИНН;
• действителен ли паспорт и другие документы кандидата;
• какое у кандидата финансовое положение: не признан ли банкротом, объем налоговых отчислений, кредитный рейтинг.

Сервис моментально собирает данные со всех возможных баз – ФССП, налоговой службы, ГИБДД, МВД, картотеки арбитражных судов.

Если нужно проверить всех сотрудников или идет массовый подбор, информацию можно собирать в пакетном режиме, то есть проверять всех сразу.  

Отчет формируется в течение 2-3 минут. Готовый документ можно сохранить, распечатать или отправить по почте своему коллеге, работодателю для оценки. 

Если у вас установлена система рекрутинга, например, Хантфлоу и Е-Стафф, то к ним можно подключить проверки SpectrumData. Это удобно, быстро и надежно. 

Плюсы и минусы автоматизации HR

Автоматизация hr способна во многом упростить работу кадрового отдела. Однако есть у нее и свои недостатки, хотя их по сравнению с достоинствами не так много. Поговорим о плюсах и минусах программ для HR-менеджеров. 

Плюсы

1. Все на автомате 

Поскольку системы многое делают сами, то сокращается время, а заодно и денежные траты на поиск, просмотр откликов, создание расписания собеседований и т.д. Можно больше уделить внимание, например, обучению персонала.  

2. Возможность найти лучших кандидатов

Задача эйчаров – не только подобрать соискателей, но и найти среди них более качественных сотрудников. Автоматизация подбора человеческих ресурсов позволяет объективно оценивать кандидатов по определенным требованиям. Системы отсеивают тех, кто совершенно не вписывается в заданные параметры.

3. Каждое резюме будет обработано 

Никто из кандидатов не останется без внимания: каждый отклик изучен, соискатель пройдет первое интервью, а затем обязательно получить ответ – берут его на работу или отказывают. Это помогает не упустить ценные кадры. 

4. Можно работать где угодно 

Онлайн-сервисы в HR позволяют оперативно и беспрерывно подбирать персонал в разных уголках страны и даже планеты. Работодатель может не предоставлять эйчарам рабочее место, экономя на этом деньги.  

5. Интегрируются с сервисами проверки благонадежности

Чтобы проверить человека перед приемом на работу, не нужно самостоятельно вручную мониторить каждый сайт ведомств – МВД, ФССП, судов и т.д. в поисках информации. Часть HR-программ взаимодействует с сервисом SpectrumData, в итоге вся нужная информация о соискателе как на ладони. В том числе это помогает оптимизировать работу службы безопасности.

Минусы

1. Нет живого общения 

HR- система – это все-таки искусственный интеллект, общение с кандидатом с глазу на глаз сведено к минимуму. По сути, с соискателем «разговаривает» машина, и ему  кажется, что наниматели недостаточно хорошо с ним познакомились, не оценили по достоинству.

2. Старшее поколение проходит мимо 

Некоторым кандидатам из «старой гвардии» онлайн-общение дается с трудом. Им не очень удобно общаться с чат-ботами, да и нет желания разбираться во всех технологических новинках. Из-за этого у компаний есть риск пропустить по-настоящему ценного сотрудника.

Автор: Олеся Москевич