Что такое аутстаффинг персонала и как это работает

Иногда в жизни компании наступает момент, когда для решения бизнес-задач не хватает собственного кадрового резерва или попросту нет нужных специалистов с релевантным опытом. В этих случаях на помощь приходит аутстаффинг – способ управления персоналом, который позволяет взять в аренду работников у кадрового агентства.

Разбираемся в деталях аутстаффинга – что это такое простыми словами, кто такой аутстаффер, в каких случаях может понадобиться бизнесу, какие плюсы и минусы имеет.

Наш эксперт:

Виктор Рындин

• генеральный директор Wemakefab

Аутстаффинг персонала – что это такое

Аутстаффинг (с английского outstaff переводится как «вне штата») – это вариант найма персонала, который помогает бизнесу экономить время на поиск сотрудников и исключить некоторые траты на их содержание, например, соцпакет, страховку, потому что работники не входят в штат компании.

Когда компании необходимы работники, она обращается в аутстафф-агентство и берет у него персонал в аренду на какое-то строго определенное время. Поскольку официальным работодателем является аутстаффер, то есть агентство, то он и выплачивает арендованному персоналу зарплаты, ведет весь кадровый учет, перечисляет деньги в налоговую и социальные фонды. Компания-арендатор от всех этих хлопот освобождена.

Аутсорсинг и аутстаффинг – в чем разница?

Аутстаффинг часто путают с аутсорсингом. Между тем, это два разных понятия.

Выбирая аутсорсинг, компания просто передает часть работы и задач бизнеса другим исполнителям. А аутстаффинг подразумевает таких же сотрудников, как и остальной персонал – они точно так же приходят каждый день на работу, полноценно участвуют в жизни компании. Просто они в штате у другой организации – агентства-аутстаффера.

Как работает аутстаффинг?

Аутстаффинг работает по следующему принципу:

1. Компания, которой нужны сотрудники, ищет аутстафф-агентство и отправляет заявку на подбор персонала.

2. Агентство предоставляет специалистов. Их либо подбирают, либо выделяют из собственного штата.

3. Стороны заключают договор. В документе прописывают основные моменты:

• сколько сотрудников будет работать в компании, какая квалификация у каждого;
• условия работы специалистов;
• срок действия документа и какие могут быть причины для его досрочного расторжения;
• порядок расчета за услуги агентства.

4. Аутстаффер подготавливает документы для каждого работника.

5. Персонал начинает работать. Обеспечить его необходимой техникой и спецодеждой обязана компания-арендатор.

Скачать договор аутстаффинга, образец

Каким компаниям подходит работа с аутстафферами?

С аутстафферами сотрудничают самые разные компании. Но можно выделить несколько направлений бизнеса, где особенно востребована услуга: 

• крупные поставщики продуктов питания и ритейл;
• предприятия сельского хозяйства;
• строительные компании;
• организации, предоставляющие логистические услуги;
• предприятия по добыче и переработке природных ресурсов;
• IT-компании.

Также аутстафф становится настоящим спасением в следующих случаях: 

• Компания собирается выполнить проект.

По словам Виктора Рындина, часто к использованию аутстаффа прибегают компании, которым необходимо ускорить свою разработку или временно нарастить команду разработчиков/дизайнеров для более оперативного запуска IT-продукта. «Такие компании обязательно имеют экспертизу на своей стороне, умеют управлять проектом и в состоянии оценить хард-скиллы привлекаемых людей. Мы их называем профессиональными заказчиками», – отмечает эксперт.

• Бизнес достиг крупных масштабов.

Например, ритейлер развил большую сеть точек продаж. Чтобы набрать штат, ему необходимы десятки HR-специалистов. Если брать их в штат, то расходы будут огромные. Снизить их поможет аутстафф-услуга. 

«В больших компаниях часто стоимость найма и удержания специалиста с учетом всех налогов выше, чем работа с аутстафферами», – поясняет Виктор Рындин. 

• Бизнес имеет сезонный характер.

Компании, работающей лишь несколько месяцев в году, нет смысла содержать штат сотрудников круглогодично. Их нанимают через аутстаффинг на время. Как только сезон заканчивается, персонал распускают.

В каких ситуациях аутстаффинг особенно выгоден компании?

Виктор Рындин выделяет три ситуации, когда бизнес точно получит выгоду от аутстаффинга:

• бюджет на наем ограничен, а проект запускать нужно быстро;
• запускается новая фича, но занятость будет не на долгосрочную перспективу, а в ограниченный период времени;
• есть задача для узкопрофильного специалиста, которого привлекать надолго в штат смысла нет.

Аутстаффинг сотрудников – это вообще законно?

Если работник не оформлен в штат компании, то его труд на языке законодательства называется заемным. А он в России запрещен (ст. 56.1 Трудового кодекса). Аутстаффинг, по сути, и есть заемный труд: работник трудится с разрешения основного работодателя, но руководит им и контролирует работу другое лицо. 

Однако существуют правовые лазейки, которые можно найти в ст. 56.1 ТК РФ. Здесь закон разрешает отправлять персонал на работу в сторонние компании и к физическим лицам, но если соблюдены такие условия:

• кадровое агентство, которое предоставляет персонал, обязательно имеет аккредитацию в Роструде;
• сотрудник работает на другое лицо или компанию временно – максимум 9 месяцев;
• сотрудник письменно согласился работать на другую компанию.

Если условия нарушены и проверка трудовой инспекции это подтвердит, то придется платить штрафы. Например за использование труда аутстафферов на постоянной основе потребуют от 30 до 50 тысяч рублей. А могут наложить запрет на работу компании до трех месяцев.

Когда использовать аутстаффинг нельзя

Закон определяет ситуации, когда привлекать подобным образом арендный труд нельзя (ст. 18.1 ТК РФ):

• во время забастовки сотрудников – запрещено их заменять арендованным персоналом;
• для работы на период простоя предприятия;
• когда компания проходит процедуру банкротства;
• для замены сотрудников, которые отказались работать из-за невыполнения работодателем своих обязательств – к примеру, он не выплачивает зарплату более 15 дней;
• для работы на вредном и опасном производстве;
• для работы в качестве членов экипажей морских кораблей.

У аутстаффинга есть и особые табу, не связанные с юридическими нормами. «Аустаффинг нежелательно использовать, когда у заказчика нет экспертизы управлять аутстафферами, он не умеет ставить задачи и следить за корректностью их исполнения», – считает Виктор Рындин.

Плюсы и минусы аутстаффинга

Вместе с экспертом мы составили перечень главных достоинств и недостатков подбора персонала через аутстаффинг: 

Плюсы

Гарантированная замена специалиста, если выбранный по каким-то причинам не подошел (заболел, не справляется, не нашел контакт с командой). Возможность дотянуться до редкой экспертизы, которую тяжело нанять инхаус. Можно быстро снять специалиста без дополнительных затрат, если проект, например, вдруг завершился. Нет трат на зарплаты сотрудников, соцпакет и налоги.

Минусы

Привлекаемый специалист иногда все же отчужден от основной команды, ему сложнее вовлекаться в проект. Это может влиять на продуктивность. Выделенная команда стороннего подрядчика всегда несет в себе риск размывания экспертизы, вместо того чтобы наращивать ее внутри. Иногда не удается получить персонал с необходимыми навыками. Приходится брать то, что дают. Есть риск утечки конфиденциальной информации.

Использование аутстаффинга на примерах 

В большинстве случаев аутстаффинг применяют для сезонной или периодической работы, а также когда нужно воплотить в жизнь какой-то отдельный проект. Разберем использование труда внештатных специалистов на конкретных примерах.

Пример 1. Компания собирается вывести на рынок новый продукт. Для этого ей необходим десяток специалистов по продвижению. Как только акция закончится, услуги торговых представителей будут не нужны, поэтому столько людей нет смысла набирать в штат. Специалистов можно временно арендовать у аутстафф-агентства.

Пример 2. Небольшому в плане штата хозяйству по выращиванию клубники необходимы люди для сбора урожая буквально на две недели. Их предоставит кадровое агентство. Как только ягоды будут собраны, с работниками прощаются.

Пример 3.Предприятие не рассчитало свои силы – взяло слишком много заказов, а людей для их реализации не хватает. Отказываться нельзя, потому в этом случае придется платить неустойку. На помощь придут арендованные сотрудники.

Пример 4. Компания открыла магазин в одном городе, а производство и склад расположены в другом населенном пункте. Продукцию доставлять со склада в точку продажи нужно редко – несколько раз в месяц. Брать в штат грузчиков и разнорабочих будет слишком затратно. Тогда компания идет к аутстафферу, который в определенное время предоставляет этих специалистов.

Как выбрать компанию-аутстаффера?

К выбору компании-аутстаффера стоит подойти серьезно, чтобы свести к нулю проблемы с законом и получать действительно квалифицированный персонал.

Надежный партнер в этом плане обладает такими признаками:

• это частное агентство занятости, которое имеет аккредитацию. Ее наличие можно посмотреть на сайте Роструда. Только аккредитованная компания может заключать договоры с сотрудниками;
• опыт работы в сфере подбора персонала от года и больше;
• ведет кадровую документацию, платит налоги, все сотрудники в штате, а не оформлены как самозанятые;
• начинает работу только после подписания договора.

«Стоит обращать внимание на то, что предлагает компания-аутстаффер в качестве услуги аутстаффа, – советует Виктор Рындин. – Это просто «продажа людей» или полноценная услуга? Здоровое отношение к услуге – это когда тебе не просто отдают человека, но и помогают его контролировать, способствуют его обучению, вовлечению в проект заказчика, помогают наладить коммуникацию».

Как проверять сотрудников и нанимать благонадежный персонал?

Если компания выбирает аутстафф-услуги, то ей не придется иметь дело с соискателями в традиционном смысле – тщательно выбирать из массы кандидатов нужных специалистов, проводить интервью.

С одной стороны, это выгодно и удобно, но с другой – нет гарантии, что работать у вас будет безупречный с правовой точки зрения человек. Поэтому каждого новичка стоит проверить на благонадежность. Обычно этим занимается служба безопасности. Но не каждая компания может позволить себе содержать такую структуру. Придется проводить проверку самостоятельно. С помощью сервиса SpectrumData сделать это очень просто.

Ресурс поможет узнать многое о новом сотруднике: оценить его финансовое положение, отношения с законом и даже интересы в Телеграм. SpectrumData проводит проверку по более чем 70 базам данных – как государственным, так и коммерческим. Всего 3 минуты, и полный отчет о человеке у вас на руках.

Чтобы убедиться в пользе услуги SpectrumData, можно попробовать проверки в тестовом режиме совершенно бесплатно.

Автор: Олеся Москевич