Welcome-тренинг для сотрудников: зачем он нужен и как его провести

Любая компания периодически принимает в свой штат новых сотрудников. И, скорее всего, рассчитывает на их успешную адаптацию и позитивный настрой. Welcome в такой ситуации становится «обрядом посвящения» новичков. Какие еще функции он может выполнять? Какие форматы проведения могут быть?

Составим руководство по этой важной части онбординга вместе с экспертом.

Наш эксперт:

Маргарита Семейкина

• ведущий специалист по внутренним коммуникациям отдела развития бренда работодателя УБРиР

Зачем проводить welcome-тренинг?

Начнем с того, что welcome-тренинг — это способ собрать новых сотрудников или стажеров в одном месте. А вот цели такого сбора могут быть разными: рассказать об истории компании, продуктах и внутренних документах или провести масштабное погружение с экскурсией по офису и мастер-классами. В любом случае welcome может помочь новому сотруднику как можно быстрее влиться в команду.

«Онбординг — серый кардинал адаптации. От качества проведения велкома зависит большой процент вовлеченности персонала в будущем, – уверена Маргарита Семейкина. – Если с первых минут сотрудник чувствует себя важным, нужным, это сильно влияет на эффективность его работы. Существует множество форматов приветственных тренингов. В идеале нужно попробовать несколько и со временем оставить только те, что подходят именно вам».

Какие задачи решает welcome, помимо ускорения адаптации:

• Рассказать новичку о ценностях и культуре компании.

Чтобы быстрее адаптироваться и начать «говорить на одном языке» с коллегами, новичку важно понять: какая миссия у компании, кому помогает организация, как компания участвует в жизни общества. И принять корпоративные ценности.

• Показать функционал на примере какой-то должности.

Если ключевая цель — именно обучение новых сотрудников, то welcome-встречи могут продолжаться неделю или несколько недель. Затем логично будет провести тестирование или другого рода экзамен, подтвердив готовность новичков к полноценной работе.

• Получить обратную связь от сотрудников со «свежим взглядом».

Современной компании важно понимать, какие процессы отлажены, а какие требуют доработки. Это может касаться только адаптации, индивидуального плана развития или работы компании в целом.

• Замотивировать сотрудника.

Некоторые кандидаты, даже талантливые, могут опасаться, что их с первого дня отправят в самое пекло выполнять рабочие задачи. Если уже на этапе собеседования рассказать, что в компании выстроена система управления персоналом, проводятся классные велком-тренинги, есть система наставничества и другие мотивирующие мероприятия,  у HR-специалиста явно будет козырь на руках, и сотрудник гораздо проще настроится на первую рабочую неделю.

• Удержать новых сотрудников, принятых на ключевые позиции.

Все мы знаем, что некоторых кандидатов приходится добиваться с большим трудом, в том числе – хантить. И всегда обидно, когда они уходят уже на этапе адаптации. Обеспечить необходимый уровень лояльности со стороны таких сотрудников можно в том числе с помощью грамотно проведенного welcome, выстроить и дальнейший процесс знакомства с компанией так, чтобы у сотрудника всегда была возможность поделиться обратной связью о работе компании.

Быстрый и комфортный доступ к нужной информации — вот что дает хороший welcome-тренинг.

В каких случаях нужны welcome-тренинги 

На велкоме важно не просто рассказать о служебных обязанностях, но постараться создать позитивную эмоциональную связь, дать возможность новичку почувствовать себя увереннее. Рассмотрим наиболее распространенные ситуации, когда ясно, что в компании стоит проводить welcome-тренинги.

В каком случае в компании стоит проводить welcome day для новичков:

1. Если коэффициент текучести слишком высок для первых трех месяцев работы.
2. Если вы приняли на работу ключевых сотрудников в узкоспециализированную сферу. Тренинг поможет повысить их лояльность и узнать особенности выстраивания диалога с ними.
3. Если сотрудники не работают по жестким бизнес-процессам, регламентам или стандартам. В таком случае на первый план выходит единая модель поведения.
4. Если ваша компания показывает быстрый рост и требует привлечения все новых кандидатов. Этот процесс размывает корпоративную культуру и меняет уровень экспертизы сотрудников.
5. Если в компании большое количество линейного персонала, которому нужны базовые навыки работы.
6. Если для начала самостоятельной работы сотруднику нужно изучить большой объем информации.

В ходе welcome day, еще на старте, гораздо проще и быстрее объяснить, так сказать, словами через рот. Конечно, после велкома стоит выдать самую важную информацию и в печатном и электронном виде, чтобы в любой момент новички могли освежить полученные знания.

Виды welcome-тренингов

Welcome-тренинг-презентация для новых сотрудников

Базовых возможностей PowerPoint хватает, чтобы создать интерактивный материал. Помните о волшебном правиле графического дизайна, разработанном Джорджем Миллером: человек воспринимает на слайде 7±2 объекта. Объектами при этом будут все крупные или яркие блоки: текст, логотип, заголовок, маркированный список, фото и так далее. Размещайте на слайдах немного текста, используйте спокойные сочетания цветов фона и шрифта.

В велком-презентации для нового сотрудника должна быть понятная навигация, хотя бы интерактивное содержание в начале. Если вы оставляете презентацию открытой для редактирования, добавьте помимо содержания названия разделов. Если вы переводите презентацию в формат pdf, в ней можно настроить кликабельность для быстрого перехода между разделами.

Отдельного внимания заслуживает дизайн презентации. Конечно, лучше использовать брендбук компании или по крайней мере утвержденные цвета и шрифты. Таким образом у новичка формируется понимание корпоративного стиля. Если решите использовать фотографии, попробуйте включать их в элементы дизайна, а не размещать просто в прямоугольнике.

Welcome-тренинг-письмо

Часто бывает, что доступы к нужным серверам и сервисам компании новичку открываются не в первый день. При этом доступна почта. Воспользуйтесь этой возможностью для ускорения контакта с новым сотрудником. Отправьте ему приветственное велкам-письмо. Включите туда вводную информацию о том, что ждет его в ближайшие пару дней, когда откроются полные доступы, где оформить пропуск и куда обращаться по любым вопросам. Добавьте немного душевных, мотивационных строк. Не забудьте про иллюстрации, уместные в вашей компании. Таким образом велком-письмо позволит новому сотруднику не оставаться один на один со своими вопросами и упростит знакомство с компанией.

«Протестируйте несколько вариантов онбординга. Мы практиковали параллельно и онлайн-встречи, и письма новичкам, – делится опытом Маргарита Семейкина. – Это была цепочка из шести писем, которые новый сотрудник получал с первого дня работы раз в неделю. Первое сообщение в стиле «Добро пожаловать» — это настрой на позитивный лад, поддержка, обещание помогать в случае необходимости и обязательно контакты для обратной связи. В следующих письмах можно публиковать рекомендации, как быстрее пройти адаптацию, снизить уровень стресса, разобраться в оргструктуре компании, ссылки на каналы коммуникаций, а также правила информационной безопасности». 

Welcome-тренинг-румтур

Современный и весьма недорогой способ показать основные места в офисе компании. Что интересует новичков в первые дни? Где кухня, санузел, гардероб, как получить пропуск, какие документы где подписать. Румтур не обязательно должен быть со «спецэффектами присутствия». Важнее что именно вы показываете и насколько понятно рассказываете. Снимать можно на любой телефон, если заранее прописать сценарий и сделать 1-2 пробных видео. Если кто-то из сотрудников умеет монтировать видео, можно выделить тематические блоки, названия которых будут выведены в начало. Или загрузить видео на любой видеохостинг и проставить таймкоды: в таком случае не забудьте дать инструкцию для просмотра в описании видео или в отдельном файле.

Что нужно для проведения welcome-тренинга?

Главное, что вы должны сделать, чтобы провести велком:

• прописать сценарий мероприятия, указав временные промежутки, фамилии ответственных лиц и необходимый реквизит и/или мерч;
• протестировать разработанный сценарий на фокус-группе и внести правки.

Также не забывайте, что в процессе приема новых сотрудников велкому может потребоваться корректировка. Держите руку на пульсе!

А теперь разберемся более подробно в организации welcome day для новых сотрудников.

Шаг 1: Определите цели и задачи для welcome day

Любое мероприятие будет эффективным, если заранее определена цель, потому что именно от нее зависит, что вы будете включать в состав тренинга для новых сотрудников и какие инструменты выберете.

Например, если вы хотите снизить текучесть на этапе адаптации, то вам для начала нужно изучить причины ухода сотрудников в течение 3 месяцев (то есть в процессе адаптации), допущенные ошибки. А затем, в зависимости от полученных результатов, выбирать доступные вам инструменты.

Шаг 2: Подберите инструменты, продумайте содержание и структуру тренинга

Инструментами для «велкома» могут выступать как предметы (например, набор мерча), так и впечатления (видеоролики – хоть о жизни компании, хоть о правилах работы с оборудованием). В любом случае важно следить за тем, чтобы каждый инструмент вел к намеченной цели.

Например, если вы решите раздавать новым сотрудникам брендированные худи, качество пошива должно быть на высоком уровне. Иначе лучше просто отказаться от такого мерча, заменив его более простым.

Или, скажем, вам нужно включить в тренинг видеоприветствие нового сотрудника руководителем компании. В таком случае позаботьтесь о правильном свете и качественном монтаже, пригласив спикера на профессиональную съемку. Иначе вы можете получить так себе контент, который произведет на нового сотрудника совсем не то впечатление.

Что касается структуры и содержания welcome-тренинга для новых сотрудников, следите за логичной совместимостью активностей. Вряд ли сотрудники будут хорошо воспринимать лекционную часть после насыщенного квеста по этажам компании.

«Можно пригласить для организации тренинга сотрудников смежных подразделений, – советует Маргарита Семейкина. – Во-первых, это поможет свежим взглядом посмотреть на процесс адаптации. Если компания большая, вы не можете знать все нюансы работы, и приглашенные эксперты как раз смогут это подсветить. Рассказ о компании от первого лица с историями из личного опыта — это всегда хорошая идея. Пусть ведущие расскажут, как начинали, как развивалась карьера и как их поддерживали на этом пути».

Какие блоки включить в программу welcome-тренинга?

Если вам необходимо оптимизировать бюджет на проведение тренингов для персонала, попробуйте выбрать такие онлайн-форматы:

• презентация;
• игра в виде теста с картинками или гифками для проверки и закрепления знаний (и, по возможности, с призами за прохождение). Если вы просто хотите проинформировать, замотивировать или вовлечь участников, то не проводите «экзамены»;
• румтур в формате видеоролика;
• анимация, то есть мультик;
• дистанционный курс;
• вебинар.

При этом личное общение всегда дает больше погружения и ощущение командности, хоть и требует больших затрат – как временных, так и денежных).

Шаг 3: Проведите welcome-тренинг и оцените его эффективность

Вы же помните, что в любом вопросе нужно отталкиваться от цели? Поэтому, как мы уже говорили, после готовности программы «велкома» обязательно проведите его в тестовом режиме на фокус-группе.

Для оценки можете использовать четырехуровневую модель Киркпатрика. Задайте фокус-группе 4 вопроса:

1. Насколько понравилось обучение?
2. Что из тренинга запомнилось участникам?
3. Какую информацию из тренинга уже использовали или будете использовать в работе?
4. Как тренинг повлиял на бизнес-цель, ради которой он и запускался?

Аналогичный анализ проводите после каждого реального велком-тренинга. Разве что немного скорректируйте вопрос №4: спросите, как тренинг повлиял на восприятие компании новичком.

Как часто проводить welcome-тренинг и сколько он длится?

Частота проведения мероприятия, конечно, зависит от интенсивности набора новых сотрудников. Длительность – от объема информации, которую важно дать новичкам. Напомним, что «мотивировать» и «обучить» — это разные цели. Если основная цель мотивация, то достаточно около 40 минут. Если обучение, то желательно не более 4 часов с перерывами в течение каждого дня проведения тренинга (если он рассчитан на несколько дней).

Проводить велком-тренинг для новых сотрудников желательно как можно скорее после их приема на работу. Как максимум, в течение месяца с момента трудоустройства. К этому моменту уже складывается относительно полное впечатление о компании, которое в дальнейшем будет сложно поменять.

«Мы проводили приветственные встречи для новых сотрудников каждые две недели. Опыт показал, что в нашем случае работает именно такой вариант, – рассказывает Маргарита Семейкина. –  Встреча в зуме длилась час-полтора. За это время мы успевали познакомиться, рассказать о корпоративной культуре, системе мотивации и карьерном развитии. Интересно, что карьерный рост интересует новичков уже на стадии адаптации. Благодаря тематическим блокам и нескольким спикерам время проходит быстро, а слушатели не успевают устать». 

Сценарии для welcome day: примеры

Welcome прочно вошли в программу адаптации новичков многих компаний. Более того, проводится даже в вузах (возможно, вы даже вспомните свой День первокурсника). Например, в МГИМО организуют интерактивные площадки, выступления артистов (студентов и приглашенных), тематические стенды, спортивные соревнования, и, конечно, не забывают о «клятве» первокурсников и напутственных словах преподавателей и почетных гостей.

Сценарий для велкома, конечно, должен создаваться под вашу целевую аудиторию, то есть с учетом особенностей как компании в целом, так и задач новых сотрудников. 

Например, вы можете за основу такую весьма насыщенную структуру:

Структура велком-тренинга, пример

Условно можно разделить сценарий на познавательную/обязательную информацию и развлекательную/мотивационную. Скомпонуйте блоки таким образом, чтобы в каждом были обе категории информации. Также важно добавлять интерактивные элементы, чтобы сотрудники не просто внимали, а были полноценными соучастниками процесса.

Если вы создаете welcome с нуля, то советуем начать с хорошей презентации, которая будет проверена фокус-группой. Поверьте, лучше провести короткую приветственную встречу, чем мучаться и мучать 8-часовыми неструктурированными рассказами и перемещениями по офису. Плюсом краткой версии вашего первого велкома будет возможность больше времени уделить ответам на вопросы новичков (а их у новичков обычно много).

Как проверять персонал при приеме на работу?

Прежде чем планировать адаптацию нового сотрудника, а лучше до отправления оффера на работу, советуем провести полную проверку кандидата. Быстро и эффективно оценить уровень благонадежности кандидата можно с помощью сервиса от SpectrumData. Это сервис для автоматизированных проверок соискателей и сотрудников.

Всего несколько минут потребуется на проверку по разным пунктам:

• нахождение в розыске;
• наличие исполнительных производств у судебных приставов;
• действительность паспорта;
• штрафы ГИБДД;
• кредитный рейтинг;
• залоги имущества;
• банкротство и многое другое.

Наши специалисты помогут подобрать оптимальный для вашей компании пакет проверок, чтобы вы могли быть уверенными в благонадежности кандидатов и действующих сотрудников. Оставьте заявку на демодоступ, чтобы оценить содержание проверок.

Автор: Юлия Филиппова