Welcome-тренинг для новых сотрудников: зачем он нужен и как его провести

Любая компания периодически принимает в свой штат работников. И, скорее всего, рассчитывает на их успешную адаптацию и позитивный настрой. Welcome-тренинг для компании в такой ситуации становится «обрядом посвящения» новичков.

Какие функции может выполнять велком-презентация о компании для новых сотрудников и как провести тренинг грамотно и эффективно? Какие форматы проведения велком-тренинга могут быть? Составим руководство по этой важной части онбординга вместе с экспертом.

Наш эксперт:

Маргарита Семейкина

• ведущий специалист по внутренним коммуникациям отдела развития бренда работодателя УБРиР

Что такое welcome-тренинг и зачем его нужно проводить

Начнем с того, что welcome-тренинг — это способ собрать новичков или стажеров в одном месте. А вот цели могут быть разными: рассказать об истории компании, продуктах и корпоративных документах или провести масштабное погружение с экскурсией по офису компании, мастер-классами, презентациями и курсами. В любом случае welcome может помочь новичку как можно быстрее влиться в команду.

Какие задачи решает welcome, помимо ускорения адаптации:

• Рассказать новичку о ценностях и культуре компании.

Чтобы новичок быстрее адаптировался и начать «говорить на одном языке» с коллегами, ему нужно рассказать: какая миссия у компании, кому помогает организация, как компания участвует в жизни общества. И принять корпоративные ценности.

• Показать функционал на примере какой-то должности.

Если ключевая цель — проведение вводного курса для новых сотрудников, то велком-встречи могут продолжаться неделю или несколько недель. А после обучающих мероприятий для сотрудников будет логично провести тестирование или другого рода экзамен, подтвердив готовность новичков к полноценной работе в компании.

• Получить обратную связь от сотрудников со «свежим взглядом».

Современной компании важно понимать, какие процессы отлажены, а какие требуют доработки. Это может касаться только адаптации, индивидуального плана развития или работы компании в целом.

• Замотивировать работника.

Некоторые кандидаты, даже талантливые, могут опасаться, что их с первого дня отправят в самое пекло выполнять рабочие задачи. Если уже на этапе собеседования рассказать, что в компании выстроена система управления персоналом, проводятся классные велком-тренинги для работников, есть система наставничества и другие мотивирующие корпоративные мероприятия, у HR-специалиста явно будет козырь на руках, и сотрудник гораздо проще настроится на первую рабочую неделю.

• Удержать специалистов, принятых на ключевые позиции.

Все мы знаем, что некоторых кандидатов приходится добиваться с большим трудом, в том числе – хантить из других компаний. И всегда обидно, когда они уходят уже на этапе адаптации. Обеспечить необходимый уровень лояльности со стороны таких работников можно в том числе с помощью грамотно проведенного велком-тренинга. Welcome поможет выстроить дальнейший курс знакомства с компанией так, чтобы у новичка всегда была возможность поделиться обратной связью о компании.

Быстрый и комфортный доступ к нужной информации — вот что дает хороший welcome-тренинг для сотрудников компании.

В каких случаях нужны welcome-тренинги

На welcome-тренинге нужно не просто рассказать о служебных обязанностях, но постараться создать позитивную эмоциональную связь, дать возможность новичку почувствовать себя увереннее в корпоративной среде. Рассмотрим наиболее распространенные ситуации, когда ясно, что в компании стоит проводить welcome-тренинги для сотрудников организации.

В каком случае в компании стоит проводить welcome day для новичков:

1. Если коэффициент текучести слишком высок для первых трех месяцев работы.
2. Если вы трудоустроили ключевых специалистов в узкоспециализированную сферу. С помощью проведения тренинга для сотрудников можно повысить их лояльность к компании и узнать особенности выстраивания диалога с ними.
3. Если сотрудники не работают по жестким бизнес-процессам, рабочим регламентам или стандартам. В таком случае на передний план выходит единая модель поведения.
4. Если ваша компания показывает быстрый рост и требует активного привлечения кандидатов. Этот процесс размывает корпоративную культуру и меняет уровень экспертизы работников.
5. Если в компании большое количество линейного персонала, которому нужны базовые навыки для поддержания рабочих процессов.
6. Если для начала самостоятельной работы специалисту нужно изучить большой объем информации.

Виды welcome-тренингов

Welcome-тренинг-презентация

Базовых возможностей PowerPoint хватает, чтобы создать интерактивную велком-презентацию для нового сотрудника. Помните о волшебном правиле графического дизайна, разработанном Джорджем Миллером: человек воспринимает на слайде 7±2 объекта. Объектами при этом будут все крупные или яркие блоки: текст, логотип, заголовок, маркированный список, фото и так далее. Размещайте на слайдах немного текста, используйте спокойные сочетания цветов фона и шрифта.

В велком-презентации для нового сотрудника должна быть понятная навигация, хотя бы интерактивное содержание в начале. Если вы оставляете презентацию открытой для редактирования, добавьте помимо содержания названия разделов. Если вы переводите презентацию в формат pdf, в ней можно настроить кликабельность для быстрого перехода между разделами.

Отдельного внимания заслуживает дизайн приветственной презентации для новых сотрудников. Можно использовать брендбук компании или по крайней мере утвержденные цвета и шрифты. Таким образом у новичка формируется понимание корпоративного стиля. Если решите использовать фотографии, можно попробовать включить их в элементы дизайна, а не размещать просто в прямоугольнике.

Welcome-тренинг-письмо

Часто бывает, что доступы к нужным серверам и сервисам компании новичку открываются не в первый рабочий день. При этом доступна корпоративная почта. Воспользуйтесь этой возможностью для ускорения контакта с новичком. Отправьте приветственное письмо новому сотруднику на почту. Включите туда вводную информацию о том, что ждет его в ближайшие пару рабочих дней, когда откроются полные доступы, где оформить пропуск и куда обращаться по любым вопросам. Добавьте немного душевных, мотивационных строк. Не забудьте про иллюстрации, уместные в вашей компании. Таким образом велком-письмо новому сотруднику поможет познакомиться с командой и не оставит с вопросами один на один.

Welcome-тренинг-румтур

Современный и весьма недорогой способ показать основные места в офисе компании. Что интересует новичков в первые рабочие дни? Где кухня, санузел, гардероб, как можно получить пропуск, какие документы где подписать. Румтур не обязательно должен быть со «спецэффектами присутствия». Важнее что именно вы показываете и насколько понятно рассказываете.

Снимать можно на любой телефон, если заранее прописать сценарий и сделать 1-2 пробных велком-видео. Если кто-то из работников умеет монтировать видео, можно выделить тематические блоки, названия которых будут выведены в начало. Или загрузить видео на любой видеохостинг и проставить таймкоды: в таком случае не забудьте дать инструкцию для просмотра в описании видео или в отдельном файле.

Каким компаниям нужен welcome-тренинг?

Приветствие нового сотрудника – это важный этап адаптации для любой компании, вне зависимости от ее размера и сферы. Особенно welcome-тренинг необходим в компаниях с высокой текучкой кадров.

Welcome-day для новых сотрудников будет актуален в:

• компаниях с высокой конкуренцией за редких специалистов;
• развивающихся организациях, которые проводят массовый подбор;
• организациях, где нужно как можно быстрее адаптировать большое количество новичков.

С помощью грамотно выстроенного велком-тренинга можно снизить стресс, проявить заботу и сформировать у новичка позитивное впечатление о компании.

Что нужно для создания welcome-тренинга?

Главное, что вы должны сделать, чтобы провести велком-тренинг:

• прописать сценарий мероприятия, указав временные промежутки, фамилии ответственных лиц и необходимый реквизит и/или мерч;
• протестировать разработанный сценарий на фокус-группе и внести правки.

Также не забывайте, что welcome программе может потребоваться корректировка. Держите руку на пульсе!

А теперь разберемся более подробно в том, как поприветствовать нового сотрудника и организовать welcome day.

Шаг 1: Определите цели и задачи для welcome day

Любое мероприятие будет эффективным, если заранее определена цель, потому что именно от нее зависит, что вы будете включать в состав тренинга для новых сотрудников и какие инструменты выберете для приветствия сотрудника в компании.

Например, если вы хотите с помощью welcome day снизить текучесть на этапе адаптации, то вам для начала нужно изучить причины ухода сотрудников в течение 3 месяцев (то есть в процессе адаптации), допущенные ошибки. А затем, в зависимости от полученных результатов, выбирать доступные вам инструменты.

Шаг 2: Подберите инструменты, продумайте содержание и структуру тренинга

Инструментами для «велкома» могут выступать как предметы (например, набор мерча), так и впечатления (курсы, видеоролики, презентация – хоть о жизни компании, хоть о правилах работы с оборудованием). В любом случае важно следить за тем, чтобы каждый инструмент в проведении велком дей был рабочим и помогал в достижении поставленной цели.

Например, если вы решите раздавать новеньким работникам брендированные худи, качество пошива должно быть на высоком уровне. Иначе лучше просто отказаться от такого мерча, заменив его более простым.

Или, скажем, вам нужно включить в тренинг велком-видео для новых сотрудников, где их будет приветствовать руководитель компании. В таком случае позаботьтесь о правильном свете и качественном монтаже, пригласив спикера на профессиональную съемку. Иначе вы можете получить контент плохого качества и велком-видео не вызовет у работника нужное впечатление.

Что касается структуры и содержания welcome-тренинга для новых сотрудников, следите за логичной совместимостью активностей. Вряд ли работники будут хорошо воспринимать лекционную часть после насыщенного квеста по этажам компании.

Какие блоки включить в программу welcome-тренинга?

Если вам необходимо оптимизировать бюджет на проведение тренингов для персонала, попробуйте выбрать такие онлайн-форматы:

• welcome-презентация;
• онлайн-игра в виде теста с картинками или гифками для проверки и закрепления знаний (и, по возможности, с призами за прохождение). Если таким форматом вы просто хотите проинформировать, замотивировать или вовлечь участников, то не проводите «экзамены»;
• румтур в формате видеоролика;
• анимация, то есть мультик;
• корпоративный онлайн-курс;
• вебинар.

При этом личное общение всегда дает больше погружения и ощущение командности, хоть и требует больших затрат – как временных, так и денежных.

Шаг 3: Проведите welcome-тренинг и оцените его эффективность

Вы же помните, что в любом вопросе нужно отталкиваться от цели? Поэтому, как мы уже говорили, после готовности курса «велкома» обязательно проведите тренинг для персонала в тестовом режиме на фокус-группе.

Для оценки welcome программы можно использовать четырехуровневую модель Киркпатрика. Задайте фокус-группе 4 вопроса:

1. Насколько понравилось корпоративное обучение?
2. Что из тренинга запомнилось участникам?
3. Какую информацию из тренинга уже использовали или будете использовать в работе?
4. Как welcome-тренинг повлиял на бизнес-цель, ради которой он и запускался?

Аналогичный анализ проводите после каждого реального велком-тренинга. Разве что немного скорректируйте вопрос №4: спросите, как тренинг повлиял на восприятие компании новичком.

Как часто проводить welcome-тренинг и сколько он длится?

Частота проведения welcome-презентации, конечно, зависит от интенсивности набора специалистов в компанию. Длительность – от объема информации, которую важно дать новичкам. Напомним, что «мотивировать» и «обучить» — это разные цели. Если основная цель мотивация, то достаточно около 40 минут. Если обучение или курс, то желательно не более 4 часов с перерывами в течение каждого дня проведения welcome-тренинга (если курс рассчитан на несколько дней).

Проводить велком-тренинг для новых сотрудников желательно как можно скорее после их приема на работу. Как максимум, в течение месяца с момента трудоустройства. К этому моменту уже складывается относительно полное впечатление о компании, которое в дальнейшем будет сложно поменять.

Сценарии для welcome day: примеры

Welcome прочно вошли в программу адаптации новичков многих компаний. Более того, приветственная встреча проводится даже в вузах (возможно, вы даже вспомните свой День первокурсника). Например, в МГИМО организуют интерактивные площадки, выступления артистов (студентов и приглашенных), тематические стенды, спортивные соревнования, и, конечно, не забывают о «клятве» первокурсников и напутственных словах преподавателей и почетных гостей.

Сценарий для вводной встречи, конечно, должен создаваться под вашу целевую аудиторию, то есть с учетом особенностей как компании в целом, так и рабочих задач новеньких сотрудников.

Например, за основу можно взять такую весьма насыщенную структуру:

Структура велком-тренинга для новых сотрудников, пример

Условно можно разделить сценарий на познавательную/обязательную информацию и развлекательную/мотивационную. Скомпонуйте блоки таким образом, чтобы в каждом были обе категории информации. Также важно добавлять интерактивные элементы, чтобы работники не просто внимали, а были полноценными соучастниками процесса.

Если вы создаете welcome с нуля, то советуем начать с хорошей презентации компании для соискателей, которая будет проверена фокус-группой. Поверьте, лучше провести короткую приветственную встречу, чем мучаться и мучать 8-часовыми неструктурированными рассказами и перемещениями по офису компании. Плюсом краткой версии вашего первого велкома будет возможность больше времени уделить ответам на вопросы новичков.

Как проверять персонал при приеме на работу?

Прежде чем планировать адаптацию нового сотрудника, а лучше до отправления оффера на работу, советуем провести полную проверку кандидата. Быстро и эффективно оценить уровень благонадежности кандидата можно с помощью сервиса от SpectrumData. Это сервис для автоматизированных проверок соискателей и сотрудников.

Всего несколько минут потребуется на проверку по разным пунктам:

• нахождение в розыске;
• наличие исполнительных производств у судебных приставов;
• действительность паспорта;
• залоги имущества;
• банкротство и многое другое.

Наши специалисты помогут подобрать оптимальный для вашей компании пакет проверок, чтобы вы могли быть уверенными в благонадежности кандидатов и действующих сотрудников.