Система управления персоналом: методы, функции и главные цели

Наш эксперт: 

Антон Писчиков

• основатель компании RUDA GAMES, учредитель барбершопов Boy Cut (Екатеринбург), основатель и резидент закрытого сообщества предпринимателей «Эквиум Урал»

Что такое система управления персоналом

Система управления персоналом – это набор инструментов, которые помогают компании эффективно строить кадровую политику. Это не только подбор сотрудников. Найти среди них таланты, определить потенциал, замотивировать на более продуктивную работу, сохранить ценные кадры – все это система управления персоналом. От того, насколько она развита, будет зависеть успех в бизнесе и репутация на рынке.  

Цели системы управления персоналом

Прежде чем внедрять систему управления персоналом в организацию, нужно решить, для чего она вам нужна. Цели могут отличаться. Это зависит от масштабов бизнеса, какие у него планы в развитии и даже в какой нише работает. 

Но есть и единые для всех цели системы управления – подбор сотрудников, рациональное использование их труда, обучение специалистов.  

Дополнительные задачи, которые решает система управления:

• изменить систему управления, чтобы она была современной;
• спланировать и дать прогноз работы сотрудников;
• попробовать инструменты мотивации работников; 
• проанализировать вакантные места и требования к сотрудникам, ведь они постоянно обновляются;
• понять, как развивается коллектив;
• проанализировать работу сотрудников. 

Когда нужна система управления персоналом

До поры до времени компания может продержаться и без системы управления персоналом. Но наступает момент, когда нужно что-то менять: структурировать, заводить целый отдел для работы с сотрудниками – без этого бизнесу стало тяжело развиваться. Некоторые предприятия внедряют систему сразу же, как только вышли на рынок, ведь у них далеко идущие планы на будущее. 

Признаки, что пришло задуматься о системе управления сотрудниками: 

• нужно знать точно, каких кадров не хватает, а каких в избытке;
• у компании нет четкой кадровой политики;
• сотрудники не справляются с задачами, нужно повышать их квалификацию;
• необходимо проанализировать их работу;
• прошел масштабный набор персонала, и теперь его необходимо адаптировать на предприятии;
• компания планирует проанализировать условия труда и сделать их оптимальными;
• организация задумалась о том, что пора внедрять инструменты мотивации сотрудников. 

От чего зависит структура системы управления персоналом

Крупные компании нуждаются в сложных системах управления персонала. Они состоят из нескольких частей. В итоге складывается структура, которая помогает избежать ошибок и путаницы в работе с сотрудниками. 

Насколько будет объемной структура, зависит от размера предприятия. Чем больше компания, тем обширней структура. Один HR-менеджер не справится. Каждая из ее частей отвечает за свой фронт работы. В организации может быть отдел, который разрабатывает кадровую стратегию, планирование. Отдельно создают подразделения для повышения квалификации, способов поощрения, решения трудовых споров и т.д. 

Основные элементы структуры системы управления персоналом

У всех структур организации системы управления персоналом на предприятии есть три основных направления: 

1. Разработка стратегии компании;
2. Создание инструментов управления персоналом;
3. Поддержание условий для развития кадровой политики. 

Это основа. Ее могут усложнять  разные подсистемы: 

• Управление кадрами. 

Костяк, который руководит всеми кадровыми работниками и HR-отделами. 

• Планирование. 

Подразделение анализирует человеческие ресурсы, рынок труда, делает прогнозы в плане кадров на будущее.  

• Наем персонала. 

Сюда входит отбор сотрудников, собеседования с кандидатами, принятие решений о трудоустройстве или отказ в приеме на работу. 

• Управление отношениями. 

Подсистема отвечает за корпоративный климат, решает споры между работниками, устраивает психологические тесты, оценивает в целом взаимоотношения коллег.  

• Охрана труда. 

Специалисты следят, чтобы соблюдали правила охраны труда, оценивают, насколько комфортны условия для работы.

• Развитие кадрового потенциала.

Обучение новых сотрудников, повышение квалификации уже давно работающих людей.

• Мотивация поведения сотрудников.

Отдел внедряет инструменты мотивации, а также поощрения и наказания, управляет зарплатами.

• Социальное развитие.

Подразделение отвечает за охрану здоровья членов коллектива, устанавливает даты отпуска, выходных, следит, чтобы сотрудники получали страховки.

• Правовое и информационное обеспечение.

Отдел доносит до сотрудников информацию от начальства, решает трудовые споры, согласовывает документы по управлению кадрами.

Служба управления персоналом: из кого она состоит

В маленькой организации, где работают до 50 сотрудников, хватит пары HR-специалистов. Крупное же предприятие – с численность от 300 и более человек – часто не может обойтись без нескольких департаментов HR-службы. 

В многотысячных организациях встречаются, например, такие должности:

Директор по персоналу. Он руководит всеми отделами по работе с кадрами.

Специалист по коммуникациям. От него коллектив узнает последние новости компании. Именно этот человек отвечает за то, чтобы сотрудники знали цели организации, придерживались ее ценностей.

Специалисты по подбору персонала. Любая система управления персоналом включает в себя эту должность. Классические рекрутеры, которые занимаются привлечением кандидатов, их поиском, анализируют рынок труда, формируют резерв кадров. На их плечах – кадровое обеспечение системы управления персоналом.

Экономист по труду. Ведет учет трудовых показателей и зарплат, анализирует их. 

Специалист по кадровому делопроизводству. Ведет КДП, оформляет бумаги по приему, переводу, увольнению, делает отчеты перед госорганами.

Специалисты отдела обучения и развития. Есть среди них руководители всего отдела, координаторы обучающих программ и даже создатели курсов для сотрудников. 

Менеджер по адаптации. Отвечает за то, как быстро новички адаптируются в команде – знакомятся с коллективом, входят в курс дела. Чаще всего отдельной такой должности не предусмотрено. Обычно такие функции берет на себя специалист по обучению.  

Принципы системы управления персоналом

Чтобы система управления была эффективной и работала без сбоев, есть набор правил: 

• производственная деятельность должна быть главнее, чем управление людьми. 
• системный подход в управлении кадрами. 

 То есть все, что касается персонала – его подбор, ротация по должностям, обучение и адаптация – нужно выстроить в стройную систему и придерживаться одного плана.

• подбирая сотрудников, обращать внимание не только на профессиональные качества, но и личные особенности. 
• держать баланс новых сотрудников и «старичков». 

 Люди, которые работают годами, помогают сохранять преемственность. А молодежь дарит компании новое дыхание, позволяет ей оставаться современной. 

Основатель компании RUDA GAMES Антон Писчиков согласен с этим принципом: «Считаю, что в вопросе сохранения кадров обязательно должен быть некий баланс. Коллективу необходимо обновляться, но и уже опытные люди должны оставаться. Новые кадры – это всегда хорошо, я за новую кровь. Но кто-то уходит, вырастает, ищет для себя что-то более масштабное. Если человек решил, что ему нужно уйти, расти дальше, то мы не препятствуем, относимся к этому спокойно. Даже устраиваем праздники для уходящих, ведь у них началась новая, интересная жизнь». 

• обеспечивать карьерный рост сотрудников, повышать их квалификацию.
• взращивать кадровый потенциал.

Создавать условия, чтобы сотрудники стремились на руководящие должности.

• соблюдать субординацию и иерархию.
• оценивать возможности и способности человека. 

 Нагружать сотрудника той работой, которую он в силах выполнить.

• иметь кадровый резерв

 На случай, если кто-то из сотрудников уволится, уйдет в отпуск, заболеет. 

• обеспечивать защиту прав сотрудников. 
• Доверять персоналу, но в то же время строго следить за качеством и своевременностью выполнения задач. 

Стратегии управления сотрудниками

Компании переживают разные этапы в своей жизни. В зависимости от целей, условий и положения организации выбирают одну из 5 стратегий управления сотрудниками:

Стратегия №1: предпринимательская

Эта стратегия идеальна для компании, которая собирается внедрять на рынок новый продукт, ей нужны инициативные, готовые идти на риск сотрудники. Как правило, такие организации делают упор на наставничество внутри корпорации, неформальное общение, разрабатывают систему мотивации, подбирая сотрудников, опираются на их потребности.

Стратегия №2: динамическая

Цель руководства – улучшить климат внутри компании, создать ее костяк, фундамент. Оплата труда зависит от достижений работника.  Одна из главных вещей – карьерный рост. При отборе персонала учитывают его лояльность к компании, поэтому в самой организации сильная корпоративная культура.

Стратегия №3: доходность

Во главе угла становится сохранение текущей прибыльности и увеличение ее. Для этой стратегии характерен жесткий отбор персонала.  Работа идет по четкому плану и срокам, задачи должны строго выполняться. За каждым шагом сотрудников следят. На них могут возложить дополнительные обязанности помимо основных. Доход подчиненных зависит от того, как быстро он достигает поставленных целей. Карьерный рост идет вслед за ростом компетенций.

Стратегия №4: ликвидация

Эта стратегия управления персоналом неминуема, если компания идет ко дну. Ей нужно сокращать штат и даже зарплаты оставшихся сотрудников, чтобы свести издержки к минимуму. Если набирают персонал, то только на ключевые позиции, без которых совсем никак. Система мотивации и тем более повышение квалификации исчезают.

Стратегия №5: сокращение

Если никак не удается спасти компанию, то применяют эту стратегию. Ее черты – сокращение штата, оставляют людей исключительно высоких квалификаций, оплата труда за реальные достижения целей, деление обязанностей всех бывших сотрудников между оставшимся персоналом.

Этапы развития системы управления коллективом

Каждая компания проходит определенные этапы, чтобы система управления развивалась, производительность росла, а конкуренты завидовали.

Определение потребностей в сотрудниках

На этом этапе компания создает план: сотрудники каких компетенций нужны, какое образование и опыт у них должны быть, сколько человек требует производство. При планировании одни опираются на опыт конкурентов, другие оценивают потребности, исходя из определенных компетенций и способностей сотрудников – рассчитывают, какой объем работы каждый может взять на себя.

Впрочем, некоторым компаниям не приходится строить систему с нуля, об этом уже позаботились. Например, это касается франшиз.

«Наш бизнес открылся по франшизе, поэтому изначально были учителя, начинали работать по определенной системе управления, – отмечает Антон Писчиков. – Сейчас мы уже сами продаем франшизу, то есть тоже стали учителями. Самостоятельно создаем технологии управления, принципы подбора и адаптации персонала, свою методологию».

Подбор сотрудников

Здесь работа идет в двух направлениях: закрытие текущих вакансий и создание трудового резерва. 

«Отбор является ключевым фактором создания команды, – комментирует Антон Писчиков. – Люди – самый важный ресурс любой компании, от этого зависит, каких результатов добьется бизнес. Как провести отбор – вопрос разных вещей, это многоуровневая система. Эйчары в классическом понимании у нас, конечно, есть. А вот кадрового резерва нет, набираем уже по ходу дела. Человек проходит отбор не только по функциональным качествам. У нас есть оценка – свой вы или не свой. Если вы не свой, не сможете попасть к нам в команду».

Управление трудом

Бесконечный процесс, который стартует сразу как только коллектив сформирован. Управление включает:

• наработка инструментов мотивации, которые помогают людям полностью погрузиться в работу, достигать поставленных задач;
• формирование организационной культуры, предотвращение и решение конфликтов между сотрудниками. 

Формирование нормативной базы управления

Если нет такой базы, то руководителю будет трудно соблюдать законы, регулировать трудовые отношения, грамотно выстраивать отношения с сотрудниками.

Этап включает:

• анализ трудового коллектива;
• соблюдение трудовых прав подчиненных;
• правильное распределение нагрузки между сотрудниками;
• создание идеальной кадровой политики;
• поддержание отношений между людьми.

Рациональное использование сотрудников

Руководитель должен позаботиться о том, чтобы сотрудник мог работать продуктивно, безопасно, быстро вошел в курс дела компании и понял специфику производства. У каждого сотрудника должны быть четко прописаны функции и компетенции.

К этому же этапу развития системы управления относят материальной и нематериальной мотивации. Тогда будут и результаты, и благоприятный климат в организации. Зарплата зачастую уходит на второй план. Персонал остается верен компании, потому что в ней лучшие условия, отличный коллектив и захватывает сама работа.

Повышение квалификации 

Качество сотрудников – залог успеха компании. Если предприятие заботится об обучении персонала, то ему не грозит кадровый голод, выживет в любой экономический кризис. Повышение квалификации включает в себя как учебу сотрудников в вузах, так однодневные курсы. Многие компании поощряют стремление сотрудников постигать другие специальности тут же, на рабочем месте. Так можно вырастить редкого специалиста, которого не сыщешь на рынке труда.

«Наш бизнес очень специфичный, – признается Антон Писчиков. – Например, в проекте RUDA GAMES работают авторы, продюсеры, Project Manager – это довольно редкие специальности, некоторых даже не существует на рынке или их очень мало. Поэтому мы создаем собственных профессионалов под специфику нашей компании. Очень развито наставничество, то есть мы такой большой университет. Есть настоящие самородки, крутые специалисты, которые готовы обучать других сотрудников и даже свои курсы запускать. Раньше практиковали обучение на стороне. Например, сотрудник захотел пройти какие-то курсы, мог подойти ко мне и сказать об этом. Я только за, но оплата курсов 50/50, ведь человек развивается также и для себя. Это справедливо».

Методы управления персоналом и различные подходы

Методы управления персоналом нужны, чтобы сподвигнуть сотрудников на результаты, а также контролировать их.

К методам формирования системы управления персоналом относятся такие подходы:

• формально-организационные; 
• экономические;
• социально-психологические. 

Чтобы у компании была крепкая кадровая база, стоит совмещать все эти методы. 

Формально-организационные методы

В ход идут акты и регламенты, которые базируются на законах: инструкции, уставы, распоряжения, акты о материальной ответственности и т.д. Сотрудники обязаны их выполнять, иначе ждут санкции, вплоть до уголовного преследования. 

Экономические методы

Многие компании мотивируют сотрудников с помощью премий, вознаграждений, льгот. 

Экономические методы можно разделить на: 

• повышение зарплаты в зависимости от результатов работы.

Другими словами, чем лучше поработал, тем больше получил. 

• стимулирующие выплаты.

Помимо оклада есть надбавки, например, так называемые «северные». 

• компенсация затрат.

Компания покрывает расходы сотрудника, которые он понес, выполняя свою работу. Например, оплата телефонной связи или проезда вахтовиков до места работы. 

• доплаты за сверхурочные, совмещение должностей. 
• премии и бонусы.

Дополнительные выплаты, как благодарность за успехи. 

• материальная помощь.

Компании деньгами помогают сотрудникам в сложных жизненных ситуациях – он заболел или умер родственник.

• штрафы.

Они тоже являются одной из мотивационных составляющих компаний. 

Социально-психологические методы

Помогают управлять психологией как коллектива, так и отдельным человеком, повышать личную инициативу, создавать благоприятный климат в компании. 

Используют такие инструменты:

• построение культуры внутри корпорации. Анализ того, как сотрудник вписывается в корпоративную культуру;

«У нас в компании на главном месте стоит как раз корпоративная культура, философия, общение, – говорит Антон Писчиков. – Делаем все, чтобы компания затрагивала каждую сторону жизни сотрудников, чтобы они становились частью корпоративной культуры. Например, активно используется символика, внутрикорпоративные игры, на сайте представлены все руководители подразделений с фото и презентациями. К тому же есть чаты, где мы не только обмениваемся друг с другом документами, но и общаемся. Все это сплачивает людей, делает их «родными». 

• предупреждение и разрешение конфликтных ситуаций;
• разработка личного трека развития сотрудника, повышение квалификации. 

Опираясь на свой опыт управленца и обобщая все вышеперечисленные методы мотивации, Антон Писчиков отмечает: 

Как подобрать систему управления персоналом

Для каждой компании необходима своя система управления персоналом. Чтобы понять, какая из них подойдет именно вам, стоит сначала проанализировать то, что есть. Сделать это можно разными способами – рассмотрим несколько из них.

Сравнение систем разных предприятий

Посмотреть, чем отличается система управления вашей компании с системой в аналогичной организации-конкуренте. Если нашли у себя какие-то недостатки, то, возможно, их пришло время восполнить.

Последовательная подстановка

Проверяют с помощью тестов, как каждый элемент системы влияет на работу компании. Выбирают самые сильные.

Нормативный подход

Изучают правила и нормы, лежащие в основе структуры компании: как принимаются решения, распределяется функционал между сотрудниками и департаментами.

Метод параметрии

Сравнивают параметры управления компанией и производства, находят, чем они похожи.

Творческие совещания

Поиск новых решений с помощью совещаний, в которых участвуют руководители и специалисты. Такой формат позволяет генерировать необычные решения, которые лягут в основу системы управления персоналом.

Аудит с привлечением эксперта

Эксперт со стороны анализирует и указывает на проблемы, которые сами сотрудники компании не могут увидеть.

Оценка адекватности системы управления персоналом

Кроме анализа стоит провести еще и оценку эффективности системы управления персоналом. А затем можно ее усовершенствовать, подстроив под конкретные потребности компании.

Этапы определения проблем в системе управления персоналом

Оценить эффективность системы управления сотрудниками помогут такие способы:

• Диагностика результатов труда. 

Оценивают рост производительности по отношению к заработной плате, какая часть зарплат ложится в основу себестоимости продукции или услуг.  

• Оценка результатов производства.

Сравнивают прибыль с рентабельностью и затратами на производство.

• Оценка мотивации персонала.

Смотрят, насколько работники замотивированы выполнять задачи, почему увольняются, какой уровень квалификации у сотрудников, какой микроклимат в компании, сколько фирма тратит на зарплаты и социальные выплаты.

Совершенствование системы управления персоналом

Как только проблемы будут понятны, можно их решать. В зависимости от найденных недочетов выбирают методы совершенствования системы управления персоналом: внедряют или меняют корпоративную культуру и даже стиль управления, вводят методы поощрения, наказания, стимулирования, проводят ротацию сотрудников, если они несовместимы друг с другом, повышают мотивацию разными способами. Важно, чтобы работа по совершенствованию велась во всех направлениях.   

Автоматизация системы управления персоналом и проверка сотрудников

Масштабным компаниям – с большим количеством сотрудников и департаментов – просто необходимо иметь автоматизированную систему управления персоналом. Это помогает снизить затраты на подбор, обучения и адаптацию подчиненных, оптимизировать работу с бумагами, избежать недопониманий в принятии решений.  

Как автоматизировать управление персоналом

Управление персоналом можно полностью автоматизировать, выбрав подходящую систему. Их сегодня на рынке множество. Каждая позволяет решать определенные задачи. Есть системы совсем простые, а есть комплексные: 

• типовые продукты для подбора кадров или расчета зарплат; 
• более развитые решения, помогающие полностью вести кадровый учет; 
• прогрессивные платформы, объединяющие сразу несколько функций, от подбора кадров до обучения специалистов и разработки стратегий компании.  

Проверка соискателя и сотрудников 

К автоматизированным системам управления персоналом можно подключать и сторонние сервисы, что очень удобно. Например, в любую HRM-систему легко через API внедрить платформу проверки соискателей и сотрудников  SpectrumData. Этот ресурс незаменим для эйчаров и руководителей компании – помогает быстро проверить уровень благонадежности кандидата или сотрудника. 

Каждой организации важно иметь команду, на которую можно положиться, набрать людей честных и ответственных. 

С помощью сервиса SpectrumData вы проверите: 

• наличие административных правонарушений у кандидата, не находится ли он в розыске;
• действительность документов, включая паспорт; 
• финансовое положении кандидата: можно проверить банкротство, кредитный рейтинг, налоговые выплаты. 

Для проверки нужно знать только ФИО человека и его паспортные данные. Система проверит всю информацию в официальных базах ГИБДД, МВД, арбитражных судов, ФССП и спустя несколько минут после запроса предоставит полный отчет.

Автор: Олеся Москевич