Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) в 2026 году: актуальный гайд и образец

В трудовом законодательстве и в работе с кадрами в целом постоянно происходят изменения, которые важно учитывать при разработке и обновлении правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

В этом материале мы разберем, какие требования актуальны в 2026 году, как правильно составить или пересмотреть документ, на какие риски обратить внимание, а также предложим готовый образец для адаптации под вашу организацию.

Зачем обновлять ПВТР в 2026 году?

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – это  главный внутренний документ компании, который регулирует режим работы и отдыха, процедуры найма и увольнения, а также другие аспекты жизни коллектива. 

Сделать его актуальным в 2026 году необходимо для того, чтобы обеспечить юридическую безопасность компании. Обновить ПВТР потребуется, чтобы они соответствовали актуальным требованиям законодательства. 

Последние ключевые изменения, которые необходимо учесть:

Также важно учесть ужесточение контроля со стороны комиссии по теневой занятости. Чтобы избежать претензий, внимательно проверьте раздел о приеме на работу и Положение о премировании либо раздел, посвященный поощрению сотрудников. Советуем убрать любые формулировки, которые можно трактовать двояко.  

Что должно входить в правила внутреннего трудового распорядка

Правила трудового распорядка – это по сути, конституция компании. Закон, а именно ст. 189 ТК РФ, определяет его основные разделы. Рассмотрим более подробно блоки внутренних правил. 

Общие положения

В этом разделе закрепляются цели документа, его правовые основания и сфера применения. Здесь нужно отразить такие подпункты, как:

• цели и задачи;
• на основании каких законов и локальных актов разработаны ПВТР;
• на кого именно распространяются эти правила (все сотрудники, филиалы).

Порядок приема, перевода и увольнения работников

Это пошаговый алгоритм работы с кадрами:

• перечень необходимых документов при трудоустройстве;
• правила оформления трудового договора и приказа;
• условия и процедура перевода на другую должность;
• порядок увольнения по основаниям, предусмотренным законодательством.

Права и обязанности работника

Здесь должна быть конкретизация ст. 21 ТК РФ применительно к деятельности вашей организации:

• обязанности по соблюдению правил, бережному отношению к имуществу;
• права на своевременную зарплату, безопасные условия труда, отдых;
• дополнительные обязанности, обусловленные спецификой деятельности компании (например, соблюдение коммерческой тайны).

Права и обязанности работодателя

Здесь нужна аналогичная предыдущему пункту конкретизация ст. 22 ТК РФ:

• права по организации и контролю трудовой деятельности;
• ключевые обязанности работодателя;
• ответственность за принятие локальных нормативных актов.

Режим рабочего времени и времени отдыха

Здесь собраны самые важные для ежедневной рутины правила внутреннего порядка. Этот раздел имеет особое значение, поскольку напрямую влияет на организацию труда и часто становится предметом трудовых споров.

Что нужно прописать:

• начало и окончание рабочего дня, перерывы;
• виды применяемых графиков (пятидневка, сменный, гибкий график);
• правила учета рабочего времени;
• порядок предоставления выходных, ежегодного отпуска, отпуска без сохранения зарплаты.

Оплата труда и премирование

Прозрачность условий оплаты труда снижает количество трудовых конфликтов и претензий со стороны контролирующих органов. Прописываем:

• сроки и место выплаты заработной платы;
• порядок расчета при различных ситуациях (неполный месяц, простой, сверхурочные);
• условия и показатели для получения премии и депремирования.

Поощрения и дисциплинарная ответственность

В этом пункте прописывается система мотивации и последствий нарушений:

• виды применяемых поощрений (благодарность, премия, награда);
• полный перечень дисциплинарных проступков;
• условия применения дисциплинарных взысканий.

Заключительные положения

Технические моменты вступления правил в силу:

• порядок утверждения, изменения и ознакомления сотрудников с ПВТР;
• фиксация факта, что этот документ обязателен для всех работников и действует до принятия новой редакции.

Цифровое ознакомление: ПВТР в системе КЭДО

Современные компании все чаще используют кадровый электронный документооборот (КЭДО) в работе с сотрудниками, в том числе для ознакомления с правилами внутреннего распорядка. Это особенно актуально при дистанционной работе. Чтобы такое ознакомление имело юридическую силу, необходимо соблюдать два ключевых условия.

Использование УКЭП и УНЭП для легитимности подписи

Электронное ознакомление требует корректного выбора инструмента подписи. Их два, а именно:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Используется работодателем-юрлицом, чтобы подписать правила ВТР как локальный нормативный акт. Это дает юридическую силу самому документу в электронном виде.

• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

Такую подпись используют уже сотрудники, чтобы подтвердить ознакомление с документами. Ключ УНЭП нужно выдать работнику в соответствии с утвержденными в компании правилами. Например, через личный кабинет с двухфакторной аутентификацией.

Важно! Правила внутреннего трудового распорядка учреждения должны содержать порядок выдачи и использования УНЭП. 

Порядок ознакомления дистанционных сотрудников

Для дистанционных работников электронное ознакомление часто является единственным практичным способом взаимодействия с локальными документами. Поэтому процедура должна быть подробно регламентирована.

Примерный порядок будет следующим:

1. Отправка. Работодатель размещает актуальную версию ПВТР в личном кабинете сотрудника в системе КЭДО.
2. Уведомление. Сотруднику направляется автоматическое или ручное уведомление (на email, в мессенджер) о необходимости ознакомиться с документом.
3. Фиксация факта и сроков. В системе сохраняются дата и время открытия документа сотрудником.
4. Подтверждение. Сотрудник подтверждает, что прочел правила внутреннего трудового распорядка компании, используя предусмотренный инструмент (УНЭП, одноразовый код). В системе создается юридически значимая запись с отметкой о дате и используемой подписи.
5. Хранение. Протокол ознакомления хранится в системе КЭДО и является доказательством в случае споров.

Что нельзя включать в ПВТР

Правила работы нужны, чтобы конкретизировать нормы трудового законодательства. Если включать туда недопустимые условия, это грозит работодателю серьезными штрафами по статье 5.27 КоАП РФ.

Так, в ПВТР нельзя включать:

• Условия, ухудшающие положение работника по сравнению с ТК РФ и федеральными законами.

Например, увольнение без выплат при расторжении договора по инициативе работника.

• Произвольные и дискриминационные требования.

Например, запрет на вступление в брак, наличие детей, определенный стиль одежды вне работы.

• Финансовые санкции, не предусмотренные законом.

Например, удержания из зарплаты за опоздание, использование корпоративного интернета в личных целях и пр. Такие удержания возможны только в строго оговоренных ТК РФ случаях (например, для возмещения причиненного ущерба по правилам ст. 248 ТК РФ). 

Практика показывает, что значительная часть трудовых споров и дисциплинарных нарушений связана с недобросовестным поведением сотрудников. Поэтому управление кадровыми рисками начинается еще на этапе подбора персонала.

Еще на этапе найма можно отсеять неблагонадежных соискателей, если воспользоваться сервисом проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData. Этот инструмент поможет за 2 минуты оценить биографию кандидата и выявить факторы риска: задолженности, участие в судебных разбирательствах, сомнительные деловые связи. 

Комплексная проверка позволяет работодателю принять взвешенное решение о найме и, как следствие, реже прибегать к дисциплинарным мерам и финансовым взысканиям.

• Нечеткие, размытые формулировки.

Например, «за систематическое невыполнение показателей применяются дисциплинарные взыскания» – показатель должен быть конкретным, измеримым и документально закрепленным (например, в должностной инструкции).

• Вопросы, регулируемые исключительно трудовым договором.

Например, размер оклада, персональные надбавки, индивидуальный график. Это условия индивидуального договора. В ПВТР прописывается общая система оплаты труда и виды режимов работы, доступных в компании.

Ответственность и риски: проверки ГИТ в 2026 году

На сегодняшний день Государственная инспекция труда (ГИТ) уделяет повышенное внимание формальному соответствию локальных нормативных актов (ЛНА), участились внеплановые проверки и цифровой надзор. Нарушения ПВТР – один из самых частых поводов для штрафов в ходе плановых и внеплановых проверок. В 2026 году эти риски только возрастают, поэтому разберем этот вопрос более подробно.

Новые штрафы за нарушение дисциплины труда и отсутствие ЛНА

В 2025 году существенных изменений в КоАП РФ в части ответственности работодателей не произошло, однако контроль за соблюдением трудового законодательства усилился. ГИТ контролирует компании не только через обращения и жалобы, но и через базы МВД, отчетности и др. Если в базах и системах видны расхождения и неполадки – ГИТ приходит с внеплановой проверкой. 

Основные санкции продолжают регулироваться ст. 5.27 КоАП РФ, но в 2026 году контроль усиливается в области цифрового документооборота и дистанционного труда.

Штрафы за отсутствие ПВТР и других обязательных ЛНА:

• для руководителя или ИП: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• на юридическое лицо: штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Имейте в виду, что фактическим отсутствием ПВТР инспектор ГИТ может признать и ситуацию, когда не все сотрудники ознакомлены с ними под подпись (в том числе в электронном виде).

Штрафы за повторное нарушение:

• на должностное лицо: штраф до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет;
• на ИП: штраф до 40 000 рублей;
• на юридическое лицо: штраф до 100 000 рублей.

Помимо формального наличия документа, инспекторы уделяют повышенное внимание содержательной стороне и процедурам. Часто штрафы бывают за нарушения в регулировании дистанционной работы. Например, за отсутствие прописанного порядка учета рабочего времени, выдачи оборудования, обеспечения охраны труда для удаленных сотрудников – как раз того, что должно быть в ПВТР. 

Также мы уже перечисляли выше, что нельзя включать в трудовой распорядок. Обратите на это пристальное внимание. 

Работодатель должен понимать, что нарушения, выявленные в том числе и в ПВТР, могут стать отправной точкой для более глубокой проверки по смежным вопросам: оплата сверхурочной работы, соблюдение режима отдыха, законность увольнений. Подобные нарушения могут повлечь серьезные финансовые и репутационные потери.

Чек-лист: пошаговый алгоритм утверждения ПВТР

Есть алгоритм, который поможет вам правильно составить внутренний трудовой распорядок. Так как нет четко прописанных правил, для каждого бизнеса следует учитывать свои нюансы. Но тем не менее основные шаги будут одинаковыми для всех.  

Шаг 1. Подготовка и согласование

Организация должна разработать свои правила, учитывая специфику бизнеса. ПВТР может выглядеть как самостоятельный документ или как приложение к договору. 

Если в организации действует представительный орган работников (например, профсоюз), работодатель обязан учитывать его мнение в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Шаг 2. Утверждение

После одобрения профсоюзом и юристами правила внутреннего трудового распорядка утверждаются приказом. На приказе должен быть гриф утверждения и подпись руководителя.

Шаг 3. Ознакомление

Все работники должны быть ознакомлены с новыми правилами. Можно сделать это традиционным способом под подпись или через КЭДО. 

Новых сотрудников при найме нужно будет также ознакомить с правилами. Это делается до подписания трудового договора. 

Шаг 4. Хранение и использование

Бумажный экземпляр документа рекомендуется оформлять в соответствии с правилами делопроизводства, включая прошивку многостраничных документов, чтобы исключить замену листов. 

Нужно сделать правила доступными для всех сотрудников, например, на корпоративном портале или в отделе кадров. 

Важно! При внесении изменений в ПВТР процедуру утверждения необходимо проводить заново.

Скачать образец ПВТР 2026 года (Word/PDF)

Чтобы сэкономить время и не упустить важные разделы, скачайте готовые правила внутреннего трудового распорядка. Образец можно адаптировать под свою компанию. Используйте шаблон в качестве основы для создания собственных правил, соответствующих требованиям ТК РФ.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли прошивать ПВТР?

Да, прошивать бумажный экземпляр ПВТР нужно обязательно. Это требование архивного и делопроизводственного законодательства. Прошивка защищает многостраничный документ от изъятия или замены листов, обеспечивая его целостность и юридическую силу.

Прошивать нужно тот экземпляр, на котором стоит подпись руководителя и гриф «Утверждаю». Листы ознакомления сотрудников также рекомендуется подшивать в дело или хранить в сшитом журнале. Электронный документ, подписанный УКЭП, обеспечен защитой от изменений.

Обязательны ли ПВТР для малого бизнеса?

Да, правила работы обязательны для всех работодателей, включая ИП и малые компании. Микропредприятия вправе применять типовую форму трудового договора, которая может включать положения, заменяющие отдельные локальные нормативные акты.

Как часто нужно обновлять документ?

Строгой периодичности нет. Обновлять трудовой распорядок необходимо при каждом изменении трудового законодательства или условий труда в компании. Ключевые поводы для срочного обновления в 2026 году: новые нормы по охране труда, работе в КЭДО и пр. Также документ нужно пересматривать при смене юридического адреса, названия компании или представительного органа работников. 

Автор: Ольга Биндус