Что такое коммерческая тайна и как ее защитить

Информация – один из главных ресурсов компании. Распространение некоторых сведений может привести не только к материальным, но и к репутационным потерям. Чтобы этого избежать, организации вводят режим коммерческой тайны. Главное в этом вопросе — грамотно все оформить. Иначе привлечь к ответственности виновника не получится, даже имея на руках его подпись в соглашении о неразглашении такой информации.

В статье расскажем, что такое коммерческая тайна, какие данные к ней относятся, как привлечь сотрудника за разглашение коммерческой тайны, какие ошибки совершают работодатели при увольнении за этот проступок.

Что такое коммерческая тайна

Коммерческая тайна – это информация, имеющая серьезную ценность для организаций, распространение которой может привести не только к значительным потерям: как материальным, так и репутационным. Обычно к секретной информации относятся сведения, которые помогают компаниям увеличивать свой доход, привлекать новых клиентов или получать иную выгоду. Каждая организация сама решает, какую информацию признать ей секретной.

Согласно закону о коммерческой тайне, признать ею можно следующие сведения:

• производственные;
• технические;
• экономические;
• организационные;
• результаты умственной деятельности компании в НТД (нормативно-технической документации);
• способы осуществления профессиональной деятельности, которые представляют ценность именно по той причине, что ею не обладают третьи лица.

Что может быть коммерческой тайной, а что – нет

Из перечня выше может показаться, что признать коммерческой тайной можно любую информацию, но это не совсем так.

Чтобы признать информацию компании секретной, она должна соответствовать следующим параметрам:

• она напрямую относится к предпринимательской деятельности компании;
• ею не владеют третьи лица, но заинтересованы в получении;
• принадлежит компании;
• обладатель секретной информации принял меры для ее защиты и сокрытия от третьих лиц.

! Если разглашение информации ее не обесценивает, то такая информация считаться коммерческой тайной не может.

Иными словами, если режим работы офисных сотрудников станет известен третьим лицам, то это никак не отразится на компании, ее доходе и репутации. А вот если конкуренты узнают рецепт фирменного блюда, технологию его приготовления или данные клиентов, в этом случае компания, вероятно, понесет вполне ощутимые убытки.

Но есть и перечень сведений, которые отнести к конфиденциальной информации нельзя:

• факт нарушения компанией законодательства РФ и ее дальнейшее привлечение к ответственности;
• влияние компании на окружающую среду (например, ее загрязнение);
• информация, которая должна быть открыта по закону;
• численность, состав сотрудников, открытые вакансии и др.;
• сведения по налоговым задолженностям и взносам;
• сведения, содержащиеся в документах, дающих право на ведение предпринимательской деятельности;
• информация о лицах, которые имеют право действовать без доверенности от компании;
• статистика производственного травматизма и заболеваемости работников;
• документы, подтверждающие факт внесения записей об организации в соответствующие государственные реестры;
• и другое.

Как защитить коммерческую тайну?

С условиями определились. Как теперь это правильно оформить, чтобы не оказаться в ситуации, когда коммерческая тайна разглашена, а привлечь виновника не получается?

1. Определитесь с четким перечнем информации, которую признаете коммерческой тайной, и подробно раскройте критерии. 

В случае, если дело дойдет до суда, расплывчатые формулировки будут только тормозить процесс, а доказать, что имелось в виду, будет сложно.

2. Установите порядок обращения с такой информацией.

Эти моменты обязательно прописываются в документе, а вот в каком (в положении, в распоряжении или дополнительном приказе) – зависит от правил каждой конкретной компании.

Вы можете скачать образец приказа о введении режима коммерческой тайны.

Здесь же укажите, кто имеет доступ к коммерческой тайне, где она должна храниться и каков порядок допуска к ней. Например, выдача данной информация может быть разрешена только при письменном согласии руководителя.

Скачать образец приказа о доступе к коммерческой тайне.

3. Организуйте учет лиц, получивших доступ к коммерческой тайне.

Если эта информация зафиксирована на бумажных носителях, то создайте журнал, где каждый, кто получает документ, ставит свою подпись. Если же сведения хранятся в электронном виде, в этом случае будет работать та же система, что и с журналом, но подпись уже будет ставиться за получение пароля или доступа к компьютеру с секретной информацией. Дополнительной защитой в станет установка видеокамер над зоной доступа.

Вы также можете разработать свою личную систему допуска к коммерческой тайне. Главное – все должно четко отслеживаться: кто передал информацию, кому и когда.

4. Внесите пункт о коммерческой тайне в документы по работе с сотрудниками и контрагентами.

Важно, чтобы каждый, кто будет допущен до информации, под подпись ознакомился со всеми бумагами, где описан строгий порядок обращения с ней. Это могут быть должностные инструкции, трудовые договоры, положения и дополнительные соглашения.

5. Нанесите гриф «Коммерческая тайна» на ее носитель.

Способ нанесения грифа законом не регламентируется: это может быть и наклейка, и печать, и надпись от руки. Однако есть нюансы: для ИП – указание фамилии, имени, отчества и место жительства на грифе, для юридических лиц – местоположение и полное наименование организации. 

Отдельно стоит отметить, что гриф секретности для компаний отличается от грифов государственной тайны. Уточнение степени конфиденциальности каких-то сведений не делает ее более или менее важной, как в случае с государственной классификацией. Это значит, что при рассекречивании любой коммерческой тайны порядок обращения и уровень ответственности не изменится, даже если распространили информацию, которую вы пометили как «совершенно секретно».

При пропуске или неверном оформлении хоть одного пункта из списка выше при дальнейших разбирательствах суд может решить, что режим коммерческой тайны был установлен неверно. В этом случае привлечь к ответственности никого не получится.

Положение о коммерческой тайне

Положение о коммерческой тайне – обязательный документ. При его отсутствии привлечь к ответственности и взыскать убытки с виновного невозможно.

Главное не использовать размытые формулировки – указывайте строгий перечень информации, которая представляет собой коммерческую тайну. Вы можете дословно прописать все законы, но обычно этого не требуется, достаточно указать ссылки на документы.

Вот список того, что нужно обязательно указать в положении:

1. Кто обладает коммерческой тайной, зачем она нужна организации и почему важна.
2. Кто определяет конфиденциальность информации и что входит в секретные данные.
3. Какой порядок работы с коммерческой тайной принят в компании.

Скачать образец положения о коммерческой тайне.

Каждый человек, допущенный до конфиденциальной информации, должен быть ознакомлен с положением и соглашением о неразглашении под роспись.

Скачать образец соглашения о неразглашении конфиденциальной информации с сотрудниками и контрагентами.

Факторы, которые нужно учесть для защиты тайны

Документы составлены, подписи сотрудников собраны. Теперь если информация уйдет на сторону, вы сможете доказать виновность человека в суде. Но может быть есть способы обезопасить себя до того, как это произойдет? 

Вот на какие факторы стоит обратить внимание:

• Люди.

Если в компании высокая текучка персонала, нужно быть готовым, что с вашими данными они отправятся в другие организации, и отслеживать всех будет сложно. Поэтому обратите внимание на коэффициент текучести, особенно если речь идет об отделах, работающих с важной информацией: стабильность кадров – одна из составляющих надежного хранения коммерческой тайны.

• Техника.

Постарайтесь сделать невозможным похищение информации, относящейся к коммерческой тайне. Заклейте все разъемы для флешек, еще лучше – установите специальное приложение, которое будет блокировать разъемы USB.

• Процессы.

Приобретите сейф для хранения документов с конфиденциальной информацией, иначе все действия по засекречиванию сведений окажутся бесполезными. В должностной инструкции сотрудников пропишите строгий свод правил по работе с такими документами, например, убирать бумаги на ночь в сейф и опечатывать его. За несоблюдение – дисциплинарное взыскание. 

Какие проступки могут считаться разглашением коммерческой тайны?

Любое действие или бездействие, в результате которого коммерческая тайна стала доступна третьим лицам, считается разглашением. То есть ответственность предусмотрена и в случае оставления секретных бумаг в свободном доступе по рассеянности, и в ситуации, когда человек умышленно сфотографировал данные клиентов и отправил третьим лицам.

Доказать это вину человека можно только при следующих условиях:

1. Его под роспись ознакомили с положением о коммерческой тайне и с тем, что в нее входит.
2. Ему создали все условия для работы с конфиденциальной информацией.
3. Он был ознакомлен с последствиями разглашения и степенью ответственности.

Какой может быть ответственность за разглашение коммерческой тайны?

Ответственность в каждом отдельном случае будет отличаться, как и наказание. Степень серьезности зависит за случившегося, от тяжести последствий для компании и признания человеком вины.

Порядок увольнения за разглашение коммерческой тайны

Как и любое другое увольнение по инициативе работодателя, прекращение трудового договора с сотрудником важно правильно оформить и обосновать. 

1. Составьте акт о проступке. В нем подробно расскажите, что, как и почему произошло, приведите факты и дайте под подпись двум независимым свидетелем. Также составляется служебная записка.
2. Создайте комиссию. В комиссию входит непосредственный руководитель потенциального виновника и как минимум двое компетентных людей. Они должны провести проверку и собрать информацию, чтобы доказать вину сотрудника.
3. Потребуйте объяснительную. Сотрудник имеет право предоставить ее в течение двух рабочих дней. В случае его отказа составьте соответствующий акт с подтверждением от нескольких свидетелей.
4. Оформите акт проверки. Вся информация собирается воедино со всеми найденными доказательствами вины человека. С актом нужно ознакомить виновного под подпись. Если вновь поступает отказ, составляется соответствующий акт.
5. Примите решение о мере ответственности. На основании результатов проверки применяется дисциплинарная, административная или уголовная ответственность. В случае несогласия виновного дело передается в суд.

Ошибки при увольнении: примеры и судебная практика по коммерческой тайне

Как не попасть в ситуацию, когда режим коммерческой тайны введен, информация утекла, а привлечь виновника не получается? Правильно – грамотно все оформить. 

Собрали для вас четыре самые распространенные ошибки. 

Ошибка №1: Отсутствие грифа на документе

Именно отсутствие грифа на конфиденциальных документах может стать аргументом в защиту экс-сотрудника в суде. Несмотря на то, что суд чаще всего встает на сторону работодателя, отмечая, что отсутствие грифа не уменьшает важность распространенной информации, советуем перестраховаться в этом вопросе.

Ошибка №2: Не учли тяжесть проступка

Суды стали все чаще обращать внимание не только на сам факт нарушения, но и на последствия для компании. Так, например, рассматривая дело об увольнении сотрудника, переславшего на собственную личную почту файл с данными клиентов, Восьмой кассационный суд общей юрисдикции восстановил его в должности и признал увольнение неправомерным. Все потому, что работодатель не доказал, что понес какие-либо убытки по вине сотрудника и не учел тяжесть его проступка.

Ошибка №3: Отсутствие точного перечня, что составляет коммерческую тайну

Сотрудника уволили за распространение информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Однако суд посчитал это незаконным, потому что в компании отсутствовал перечень документов, составляющих коммерческую тайну.

Работодатель предоставил договор с аудиторской фирмой, в которой был прописан пункт о сохранении конфиденциальности финансовой информации, но суд не счел это достаточным основанием.

Ошибка №4: Уволили за распространение сведений, доступ к которым не ограничен

Сотрудник был уволен за пересылку информации в другую аналогичную фирму. Однако суд постановил, что в их переписке нет сведений о переговорах и суммах сделки, а все, что обсуждалось, находилось в открытом доступе. Получается, что работодатель расторг трудовой договор с работником, не разобравшись в ситуации.

Как проверить соискателя на благонадежность?

Допускать новых сотрудников до коммерческой тайны всегда в определенной степени рискованно. Особенно если вы в них не уверены или их надежность вызывает у вас сомнения. Предусмотреть возможные риски поможет сервис проверки соискателей от компании SpectumData, который всего за несколько минут соберет полное досье на интересующего вас человека.

С помощью комплексной проверки вы узнаете:

• находится ли человек в розыске;
• действителен ли его паспорт;
• участвовал ли кандидат в процессах в арбитражном суде;
• кредитный рейтинг соискателя, проходил ли человек процедуру банкротства;
• и так далее.

Данные помогут оценить уровень благонадежности как новичка, так и действующего сотрудника, которого планируете допустить к коммерческой тайне.

Наша техподдержка подберет нужный вам пакет проверок и ответит на все интересующие вопросы. С помощью сервиса вы сможете обезопасить себя от неблагонадежных сотрудников, которые могут представлять угрозу. И выбрать тех, в чьей добросовестности не будет повода сомневаться.

Автор: Кристина Ломова