Адаптация персонала: методы, примеры и основные ошибки

Адаптация новых сотрудников в компании позволяет не допустить текучки кадров, а саму работу сделать более продуктивной. Но не в каждой организации есть четкое понимание процесса, как сделать новичка полноценным членом команды, и его попросту отправляют в свободное плавание. В итоге приходится снова искать человека на вакантное место.

Вместе с экспертом разбираемся, что такое адаптация персонала, всем ли компаниям она нужна и как ускорить процесс адаптации сотрудника на новом рабочем месте.

Наш эксперт:

Дарья Мостокалова

• руководитель по персоналу компании TOT Systems.

Что такое адаптация персонала и зачем она нужна

К новому рабочему месту всегда трудно приспособиться. По статистике, недавно пришедшие в компанию сотрудники полностью вливаются в работу лишь спустя 2-4 месяца. Часть из них так и не может привыкнуть к рабочему процессу, поэтому увольняется. Чтобы бизнесу избежать лишних трат на поиски и обучение новых сотрудников, стоит внедрить систему адаптации персонала.

Адаптация персонала – это этап в системе управления персоналом, который нужно пройти новому сотруднику, чтобы быстрее стать своим в коллективе и начать продуктивно работать, принося организации прибыль.Специалист в ходе онбординга получает новые навыки и знания, ему помогает во всем начальство, HR-отдел и команда.

Чем грамотнее организован процесс адаптации персонала в организации, тем сильнее становится команда. Только что устроившийся в компанию сотрудник меньше нервничает, переживает – и поэтому работает лучше. Число увольнений новичков сокращается, а значит, деньги на их поиск и подбор потрачены не зря.

Это интересно! По статистике, в первые 45 дней увольняются до 20% новичков. 69% сотрудников трудятся в компании минимум 3 года, если проходили процесс онбординга.

Кто отвечает за адаптацию персонала

Если процесс адаптации нового сотрудника в организации налажен и идет по определенному сценарию, то обычно обязанности распределяются следующим образом:

• HR-менеджер или кадровик следит за тем, как сотрудник привыкает к новому рабочему месту: какой у него настрой, не потерял ли он мотивацию, нужно ли дополнительное корпоративное обучение. Эйчары смотрят, насколько адаптация укладывается в сроки, а в конце подводят итоги и делают выводы о новоприбывшем члене коллектива;
• руководитель организации или же начальники отделов контролируют, какие навыки и знания получил новый сотрудник, оценивают качество его труда, помогают с заданиями, советуют, как выйти из сложных ситуаций и не наделать ошибок, по мере приспособления к корпоративному рабочему процессу поручают более сложные задачи;
• всегда рядом с новичком находятся наставники. Их задачи – поддержать морально, вселить уверенность в собственных силах, поделиться нужным опытом в той или иной должности, помогать и выступать связующим звеном между новым сотрудником и руководителем.

Что влияет на адаптацию нового сотрудника

Вот несколько моментов, которые могут повлиять на процесс адаптации новых сотрудников:

• Размер компании.

Мелкие фирмы обычно обходятся без системы адаптации сотрудников, а вот большим она часто необходима.

По словам Дарьи Мостокаловой, каждая компания сама решает, нужно ей внедрять адаптацию персонала или нет: «Есть отрасли и должности, где задачи максимально просты, процессы формализованы и автоматизированы, риски в случае ухода сотрудника невелики, как и стоимость самого подбора – тогда, возможно, и нет смысла тратить много ресурсов на адаптацию. Моя карьера началась в IT, мы занимались федеральными и государственными проектами, с большими чеками и рисками. Это высокие зарплаты и конкуренция за сильнейших специалистов. Мало было привлечь в команду хорошего сотрудника – важно его как можно быстрее ввести в курс дела, доучить, если это необходимо, чтобы он начал приносить пользу и, безусловно, удержать, поэтому всегда достаточно много ресурсов тратили на адаптацию, развитие, мотивацию сотрудников, где бы я ни работала.

Если у вас большие планы и амбиции, и вы планируете их реализовать не в одиночестве – вам потребуется команда. От адаптации зависит, будете ли вы работать слаженно, соблюдать договоренности, идти к единым целям».

• Социальный климат в компании.

Если существует четкая корпоративная культура, коллектив подобран так, что все друг друга поддерживают и объединены общими целями и задачами, в команде царит доброжелательная обстановка, то новички быстрее вливаются в коллектив и в рабочий процесс;

• Должность и компетенции нового члена коллектива

Онбординг проходит менее болезненно, если новый сотрудник уже обладает нужными для должности знаниями и навыками. Должности руководителей и топ-менеджеров предполагают больший объем работы и ответственности, поэтому приспосабливаются такие сотрудники дольше.

• Объем работы.

Он должен быть посильным и четко обозначенным, без дополнительных функций и задач, которые появляются внезапно в процессе работы.

• Мотивация новичка.

Если он пришел с твердым намерением остаться в компании надолго и сделать здесь карьеру, то и приспосабливается к новому месту быстрее.

Виды адаптации

Существует два вида адаптации сотрудников в организации – первичная и вторичная. Какой тип оптимальный – зависит от опыта пришедшего на работу человека.

Первичная адаптация. Необходима новым сотрудникам, которые не имеют никакого опыта или же давно не работали по своей специальности. Например, к ним относятся студенты или же женщины, вышедшие на работу из декрета. Такие сотрудники вливаются в коллектив или же «вспоминают» утраченные навыки тяжело.

Вторичная адаптация. Этот вид применим для людей, которые имеют опыт в нужной сфере, но просто сменили место работы или должность. Они приспосабливаются к непривычному месту и коллективу безболезненно и быстро.

Первичная и вторичная адаптация – всего лишь общее деление.

Можно выделить еще несколько направлений адаптации сотрудника на новом рабочем месте:

• Социальная: предполагает освоение человека в социальной среде, принятие внутренних правил компании и в целом ее корпоративного духа, принципов и культуры. 
• Производственная: знакомство с техническим оснащением фирмы, погружение в производственную среду.
• Профессиональная: повышение квалификации, приобретение новых навыков, планирование профессионального роста.
• Физиологическая: привыкание к объему работы, условиям и графику.
• Экономическая: приспособление к действующим в организации экономическим условиям. Это и оплата труда, и материальное стимулирование, и штрафные санкции.
• Психологическая: выстраивание коммуникации с командой и начальством.
• Организационная: знакомство со структурой компании – кто за что отвечает, к кому идти с той или иной проблемой.

Основные подходы к адаптации

Компании применяют в своей работе один из трех основных подходов к процессу адаптации:

• Оптический.

Компания особо не вовлекается в процесс приспособления, а наблюдает, как сотрудник может сам справляться со своими задачами и вливаться в коллектив. Новичка не обучают, а просто после какого-то определенного времени работы решают, что с ним дальше делать – справился ли он с обязанностями, какой зарплаты достоин и стоит ли продолжать работать с ним. Такие организации  уверены, что в любой момент без труда найдут отличных сотрудников. В них часто встречается текучка кадров, потому что новоприбывшие члены команды чувствуют себя «брошенными», ненужными, мотивация снижается, они начинают хуже работать и в итоге уходят искать другое место.

• Армейский.

По сути, компания выбирает лучших из лучших, устраивая проверку новичка на прочность. Только что пришедший сотрудник не получает четких инструкций и наработок, зато перед ним сразу ставят сложные цели, которых он должен достичь за время испытательного срока. Справился – хорошо. Не справился – ищут другого специалиста. Армейский подход адаптации работника часто приводит к тому, что сотрудник в процессе испытательного срока так устает, что, став полноценным членом команды, стремится отдохнуть, отлынивает от новых задач или увольняется.

• Партнерский.

Такой подход сегодня считается лучшим. Компания набирает новых сотрудников вдумчиво, затем обучает их, рядом всегда наставник, который может дать ответ на любой вопрос и помочь в любой трудности. Благодаря партнерскому подходу организации могут экономить на привлечении новых сотрудников, подобрать по-настоящему «своих» людей в команду. 

«Приходилось сталкиваться со всеми тремя видами адаптации, – делится Дарья Мостокалова. – У меня есть убеждение, что в чистом виде оптический и армейский подходы могут быть оправданы, если речь идет о нишах, в которых количество кандидатов сильно больше, чем открытых вакансий, процессы просты и детально описаны. Армейский также может быть оправдан в жестких структурных организациях, где дисциплина и исполнительность – мерило качества.

Но если мы говорим о более сложных вакансиях и рынках, я сторонник зрелого, партнерского подхода. Это более затратный вид адаптации, но в современных реалиях есть множество инструментов по автоматизации, оптимизации процессов, что может значительно снизить расходы. Партнерский подход не только помогает закрывать  вопрос непосредственной адаптации, но и формирует лояльность к компании, способствует развитию HR-бренда. Также есть множество исследований, подтверждающих, что качественно проведенная адаптация напрямую влияет на длительность жизненного цикла сотрудника в компании.

При этом для некоторых позиций вполне оправдан смешанный подход, особенно если речь идет о руководящих вакансиях, требующих высокого уровня гибкости, самостоятельности. Здесь я допускаю использование партнерского и оптического подхода. Встречала на практике и партнерский подход вкупе с армейским: есть мнение, что это задает новичку высокую планку в дальнейшем». 

Этапы адаптации

Адаптация новых сотрудников в организации обычно проходит в четыре этапа:

1 этап: оценка уровня подготовки новичка. Помогает понять, какой у человека опыт в работе или на определенной должности, чтобы составить оптимальную программу адаптации нового сотрудника в организации.

2 этап: ознакомление. Сотрудник знакомится с порядками компании, за время испытательного срока понимает особенности целей и задач организации, решает, соответствует ли ее корпоративная культура его ожиданиям, может ли он здесь сделать карьеру. Руководство тоже изучает новичка со всех сторон, чтобы принять окончательное решение - брать его официально в свои ряды или же подыскать кого-то другого.

3 этап: приспособление. На эту стадию уходит от 1 до 12 месяцев. Все зависит от специфики работы, должности, уровня ответственности и помощи, которую оказывает коллектив. На стадии приспособления человек полностью вливается в команду и уверенно делает свою работу.

4 этап: ассимиляция. Новый сотрудник отлично себя чувствует в коллективе, четко знает свою роль, на все 100% отдается работе, умеет принимать решения без руководства и наставников, фильтрует важные задачи и те, которые подождут. Процесс адаптации закончен, начинается полноценная работа.

«Первичная оценка новичка проходит еще на этапе собеседования, – отмечает Дарья Мостокалова. – В первые дни работы сотрудника мы составляем план, по которому новый коллега будет знакомиться с компанией. В нем выделяется несколько блоков, которые необходимо освоить, при этом за каждый из блоков могут отвечать разные сотрудники. Таким образом, оценка новичка, ознакомление, приспособление, ассимиляция происходят параллельно и проходят под чутким контролем наставника, HR и других коллег».

Как ускорить процесс адаптации нового сотрудника

Чем быстрее пройдут все этапы адаптации нового сотрудника, тем лучше для компании – она получит отличного специалиста в сжатые сроки, сэкономив при этом время и деньги.

«По итогам регулярных опросов в компании коллеги неизменно выделяют в качестве главных факторов сильную команду,  здоровую атмосферу, эмоциональную зрелость коллег, хорошо выстроенные процессы и детально описанные продукты компании. Когда все четко, понятно описано, а задавать вопросы безопасно и есть понимание, к кому можно подойти – все это заметно снижает уровень стресса и повышает скорость адаптации», – говорит Дарья Мостокалова. 

Разберем подробнее, какие способы и методы применяют для того, чтобы ускорить процесс адаптации нового сотрудника.

Составить план адаптации

По мнению Дарьи Мостокаловой, в первые же дни работы имеет смысл составить план адаптации нового сотрудника: «Он позволит новому коллеге на этапе испытательного срока познакомиться со всеми основными должностными обязанностями, чтобы компания могла определить уровень компетенций на практике либо оценить скорость освоения необходимых для работы навыков. Особенно если брали человека «на вырост». По итогам первой недели, 1,5 и 3 месяцев заполняются опросники как со стороны наставника, так и со стороны нового сотрудника и проводятся встречи, чтобы ничего не упустить. Важно давать своевременную обратную связь и корректировать при необходимости план на испытательный срок».

Из практики многих компаний – план адаптации сотрудника нужно поделить на дни и месяцы.

Первый день. Желательно, чтобы он прошел легко, без каких-то глобальных трудных задач и требований немедленных результатов. Иначе только устроившийся член коллектива может испугаться и вообще больше не прийти на работу. Первый день – ознакомительный. Он нужен, чтобы человек познакомился с будущими задачами, командой, документами, рабочим местом.

Первый месяц. Раз в неделю можно устраивать встречи руководителя с недавно устроившимся сотрудником, на которых он может делиться проблемами, говорить, в чем испытывает трудности, от кого хочется получить помощь, какое обучение необходимо, насколько ему нравится коллектив и атмосфера в команде в целом.  

Оставшееся время. Во второй и последующие месяцы количество встреч с руководством сокращается вплоть до одной беседы раз в месяц. Когда испытательный срок заканчивается, эти встречи происходят раз в квартал.

Устраивать обучения и тренинги

Освоиться на рабочем месте в сжатые сроки помогают семинары, тренинги, обучающие видео, а также чат-боты с тематическими рассылками. Некоторые компании могут устраивать групповые тренинги, а кто-то готовит индивидуальные программы обучения.

Прикрепить опытного наставника

Опытный наставник – мощный «инструмент» для того, чтобы сотрудник без проблем влился в работу. В роли наставника может выступать кто угодно, начиная от руководителя, более опытного коллеги и заканчивая специально нанятым ментором. Он сопровождает еще не адаптировавшегося члена команды, поддерживает психологически и закрывает все возникшие вопросы подробными ответами. При этом наставники могут быть как персональными – для конкретного нового коллеги, – так и групповыми, когда в команду нужно влиться сразу нескольким сотрудникам.

«У нас в организации адаптация сотрудников распределяется между наставником (более опытным коллегой, который работает от 1,5 лет), HR-специалистами и аналитиками, которые рассказывают о продуктах компании, – комментирует Дарья Мостокалова. – Также нередко к адаптации подключаются другие коллеги, поскольку у всех есть понимание, что чем быстрее мы поможем новичку адаптироваться, тем быстрее он будет работать на общий результат. Кстати, попробовать себя в роли наставника – крайне заманчиво, ведь так ребята прокачивают свой управленческий скилл и в дальнейшем могут продвинуться как тим- и техлиды».

Наладить обратную связь от руководителя

Подбор и адаптация персонала часто проходит с участием руководителя компании, особенно если она не очень большая. Знакомство с начальством – важный этап адаптации нового сотрудника. Это повышает мотивацию, может вдохновить новичка, если руководитель похвалит его, отметит достижения. К тому же новый сотрудник без обид воспримет критику, если она поступит от самого авторитетного человека компании, постарается быстро исправлять ошибки и работать более эффективно.

Помочь новичку влиться в жизнь коллектива

Работать проще и спокойнее, если вокруг знакомые люди. Поэтому адаптация нового сотрудника в организации начинается, в том числе, и с интеграции его в коллектив. Освоиться поможет, например, корпоративное мероприятие, на котором он поймет, кто есть кто, раскроет особенности личности каждого члена команды и сможет проявить себя.

Основные ошибки и удачные примеры адаптации

В процессе адаптации нового сотрудника легко наделать ошибок, особенно если этот процесс только-только запущен в компании.

Какие моменты отпугивают новичков и не дают им освоиться в организации: 

• Молчание перед первым рабочим днем нового сотрудника.

Человек успешно прошел все процедуры отбора и скоро его первый рабочий день. Сотруднику будет проще адаптироваться, если еще до выхода на работу он получит хоть какую-то коммуникацию с фирмой. Например, можно отправить ему приветственное письмо, рассказать об истории компании, прикрепить руководства, которые помогут в работе. В первый день новенькому сотруднику это поможет меньше нервничать и переживать, ведь его здесь ждали, ему рады.  

• Перед новичком не поставлены четкие задачи и цели.

Он попросту не понимает, чего от него ожидают, получается из серии «иди туда, не знаю, куда». Новый сотрудник нервничает, тратит массу времени на решение этой задачки – что же от него хочет руководство, какие у него функции. Поэтому для начала стоит донести до нового члена коллектива его цели и задачи.

• На онбординг выделено слишком мало времени.

Людям любой профессии нужно определенное время, чтобы адаптироваться на рабочем месте. Это нужно понимать и выделять достаточное количество дней и месяцев, чтобы человек стал по-настоящему «своим» и приносил выгоду компании.

• Нет процесса приема на работу.

Желательно, чтобы существовал официальный процесс приема на работу и введения новичка в должность. В этом поможет чек-лист адаптации нового сотрудника, поставленные цели и определение контрольных точек на пути к этим целям. За каждым этапом должен быть закреплен определенный сотрудник. 

• Нет обратной связи

Некоторые руководители полагают, что они внедрили в компанию систему адаптации сотрудников – обучили их, показали и рассказали, что делать – и на этом все. А как приспосабливаются новички, что они думают о программе адаптации нового сотрудника в организации, какие видят плюсы и минусы, никто не интересуется. Чтобы новый сотрудник начал эффективно работать, необходимо собирать отзывы от него, проверять достижения как минимум на протяжении первых трех месяцев.

«Понимание, как эффективно построить адаптацию, пришло не сразу, – делится Дарья Мостокалова. – Мы часто что-то дополняли, уточняли, корректировали по итогам встреч с новыми сотрудниками. Приходило понимание, какие темы важно внести в памятку, а какой блок с нуля переписать в конфлюенс. Безусловно, были ошибки. Некоторые новички молчали, стесняясь задавать вопросы, и по итогу появлялись ошибки в работе или сроки выполнения задач заметно затягивались. После этого мы ввели чек-листы и встречи. Кто-то забывал уведомлять наставника в случае нештатной ситуации или делал это иначе, нежели принято в компании, и мы недоумевали, что происходит. Или, наоборот, сотрудник засыпал наставника вопросами и боялся что-либо сделать без согласования. В этом случае, как правило, спасает честная обратная связь и открытые вопросы – сразу, как они только возникают».

Некоторые компании придумывают оригинальные фишки, которые помогают адаптироваться новичкам в коллективе. 

Вот несколько примеров фишек адаптации: 

• создание учебного корпоративного лагеря, где подопечные за несколько недель в формате интенсива осваивают все тонкости работы компании, помогающие сотруднику в будущем; 
• полная подготовка рабочего стола нового сотрудника: компьютер уже наполнен нужными программами, новенького добавляют в корпоративный чат с коллективом, на столе полезные для работы вещи и даже приветственная бутылочка вина;
• организация корпоративных обедов, где за столом почетное место отведено новичку, встреч с коллективом, где обсуждают историю компании, новые проекты. 

«По итогам испытательного мы всегда заполняем опросники, и на основе полученных данных можно выделить несколько важных факторов, которые, по мнению самих новичков, помогли адаптироваться, – дополняет Дарья Мостокалова. –  Важен Work-life balance. У нас сильная команда, которая умеет заряжать своим примером – не только как создавать крутые продукты, но и как отдыхать. Это настолки по вечерам, совместные походы в боулинг, бильярд, кофе-брейки и шутки на нашей уютной кухне, корпоративы -- каждый раз это что-то особенное.  

Еще на этапе отбора мы уделяем огромное внимание таким важным аспектам, как совпадение по ценностям, мотивации, эмоциональной устойчивости с будущим коллегой. Ведь когда в команде существуют общие интересы, ценности, совпадают взгляды на жизнь, процесс вливания происходит намного быстрее и комфортнее. 

Еще у нас есть традиционный welcome pack, чтобы с первых минут человек почувствовал: он – свой».

Как подбирать сотрудников и не тратиться на адаптацию неблагонадежных кандидатов

Адаптация нового сотрудника в коллективе – довольно затратное дело как по времени, так и финансам. Будет обидно потратить ресурсы, а в итоге все равно проститься с человеком, потому что он оказался неблагонадежным: куча долгов, штрафов или вообще его разыскивает полиция.

Прежде чем принимать новичка после собеседования на испытательный срок, стоит более детально изучить его историю жизни. В этом поможет сервис проверки уровня благонадежности кандидата от SpectrumData. 

Буквально за несколько минут система проверит правовую благонадежность, финансовое положение и документы: 

• нахождение в розыске;
• наличие исполнительных производств у судебных приставов;
• действительность паспорта;
• штрафы в ГИБДД;
• залоги имущества;
• банкротство и многое другое.  

Оставьте заявку, и наши менеджеры проведут для вас онлайн-презентацию сервиса и помогут подобрать набор проверок, который оптимально подойдет именно вашей компании.  

Авторы: Олеся Москевич, Дилара Ильясова