Штатное расписание: правила оформления, образцы документов и пошаговая инструкция по утверждению

В штатном расписании прописано то, как устроена компания: отделы, должности, количество сотрудников и их оклады. С грамотно составленным расписанием гораздо проще планировать бюджет, подтверждать расходы перед налоговой и не попасть на штрафы от трудовой инспекции.

В этой статье разберемся, как утверждается штатное расписание, а также как избежать типичных ошибок при его составлении.

Обязательно ли штатное расписание для коммерческой организации?

Штатное расписание – это обязательный локальный акт, определяющий структуру, должности, численность персонала (без ФИО) и фонд оплаты труда организации. Используется для оформления штатного состава, утверждения окладов и надбавок. 

Для государственных и муниципальных учреждений штатное расписание обязательно. Для коммерческих предприятий строгого предписания нет, хотя иметь его в интересах компании.

Законодательная база: что говорит ТК РФ

Прямого указания на то, обязательно ли штатное расписание в организации, в Трудовом кодексе нет.

Однако необходимость его наличия вытекает из целого ряда статей:

• Статья 15 ТК РФ – определяет трудовые отношения, которые невозможны без понятной структуры и четкого списка сотрудников.
• Статья 57 ТК РФ – по закону в трудовом договоре нужно указывать должность. И она должна совпадать с той, что в штатном расписании. Если нет расписания, то невозможно проверить, правильно ли названа должность и есть ли она вообще.
• Статья 135 ТК РФ – устанавливает, что зарплата сотрудника должна соответствовать системе, принятой в компании. Штатное расписание как раз и показывает эту систему: кто сколько получает и какие надбавки положены.

Риски отсутствия документа: штрафы и проигранные трудовые споры

Игнорирование штатного расписания создает разного рода риски:

• Налоговые риски.

Налоговая должна видеть, что компания тратит деньги на зарплату не просто так. Доказать это можно только одним способом – показать штатное расписание сотрудников. Именно оно подтверждает, что у компании есть определенная структура, должности и официально утвержденные оклады.

Отсутствие расписания может существенно повысить риски налоговых споров, так как у компании не будет доказательной базы. И если, например, выплаты сотрудникам не подтверждены документально и нет штатного расписания – это может усилить подозрения со стороны налоговой службы в том, что ваши доходы не обоснованы ( ст. 252 НК РФ).

• Административные штрафы.

Если штатного расписания нет, трудовая инспекция может выписать штраф: директору или ИП – до 5 000 рублей, а юридическом лицу – до 50 000 рублей ( ст. 5.27 КоАП РФ)

• Проигранные трудовые споры.

Без штатного расписания работодатель практически беззащитен в суде:

— уволить сотрудника по сокращению штата невозможно, так как нечего сокращать, и суд восстановит работника и взыщет зарплату за вынужденный прогул;

— если в договоре оклад указан, а в расписании – нет, суд может встать на сторону работника в спорах о размере выплат;

— проверить, одинаковые ли оклады установлены за одинаковую работу, без расписания нельзя, что ведет к обвинениям в дискриминации.

Структура и форма штатного расписания

Для штатного расписания придумали типовую форму Т-3. Можно воспользоваться ею, но и сделать свою не запрещено. Т-3 удобна тем, что там уже есть все необходимое, поэтому ее используют чаще всего, когда речь идет про штатное расписание. Форма представляет собой таблицу, которая отражает всю структуру компании: от руководства до технического персонала. Документ состоит из шапки и основной табличной части из 10 граф.

Обязательные реквизиты: коды ОКПО, наименование должностей, оклады

При заполнении формы Т-3 важно правильно внести следующие данные:

• коды ОКПО и ОКВЭД – берутся из статистических регистров;
• наименования должностей должны указываться без сокращений и соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам;
• штатная численность может быть указана целым числом или дробным, если сотрудник работает на полставки;
• оклад указывается как фиксированный размер оплаты труда в рублях за месяц, а для совместителей или работающих неполный день в расписании указывается полный оклад по должности, а не пропорциональная выплата.

Как правильно указывать «вилки» зарплат и надбавки

На практике часто возникает вопрос: можно ли в графе «Оклад» ставить не конкретную сумму, а диапазон и как оформлять дополнительные выплаты? Разбираемся подробнее.

• «Вилки» зарплат.

Трудовое законодательство не запрещает устанавливать разные оклады по одной должности. Однако прописывать диапазон для одной штатной единицы может быть опасно. Если у двух сотрудников на одинаковых должностях оклады отличаются, это может быть расценено как дискриминация ( ст. 3, 132 ТК РФ). Трудовая инспекция и суды часто трактуют вилку как нарушение. Поэтому если вы хотите платить сотрудникам по-разному, лучше, если структура штатного расписания будет содержать категории должностей (например, «менеджер», «старший менеджер», «ведущий менеджер») или можно использовать надбавки.

• Надбавки (графы 6-8).

В этих графах указываются все дополнительные выплаты, предусмотренные системой оплаты: премии, компенсации, доплаты за вредность, за стаж, за интенсивность, персональные надбавки. Надбавка может быть указана как в процентах к окладу, так и в рублях.

Если у вас много видов надбавок, а граф всего три, можно ставить ссылку на локальный акт: «См. Положение об оплате труда».

Итоговая сумма в графе 9 «Всего в месяц» является справочной (оклад + надбавки). Но она не должна вводить в заблуждение: выплата работнику всегда должна соответствовать реально отработанному времени.

Пошаговый алгоритм: кто и как утверждает штатное расписание

Утверждение штатного расписания в каждой компании может отличаться. Все зависит от того, кто утверждает штатное расписание и как устроено руководство. Рассмотрим полный цикл – от подготовки проекта до момента, когда документ вступает в силу.

Подготовка проекта

Разработкой проекта обычно занимаются сотрудники планово-экономического отдела, бухгалтерии или кадровой службы. В небольших компаниях эту задачу выполняет сам руководитель или наемный специалист по кадрам.

На этом этапе необходимо:

• определить оптимальную организационную структуру;
• рассчитать количество штатных единиц;
• установить размеры окладов и надбавок;
• проверить соответствие наименований должностей профстандартам.

Готовый проект передается для согласования главному бухгалтеру, юристу, и пр., а затем направляется на утверждение руководителю.

Издание приказа об утверждении

Юридическую силу штатное расписание обретает только после подписания приказа руководителем компании.

В приказе обязательно указываются:

• дата, с которой расписание вступает в силу;
• утвержденная штатная численность;
• поручение ответственным лицам (кадровой службе – ознакомить сотрудников, бухгалтерии – вести расчет зарплаты согласно новому расписанию).

Порядок согласования и подписания

Прежде чем директор подпишет документ, его должны проверить другие ответственные лица. Сначала тот, кто делает штатное расписание в организации, ставит свою подпись, подтверждая, что все составил верно. Потом руководители отделов смотрят, действительно ли нужны все заявленные должности. Главный бухгалтер проверяет, вписываются ли оклады в бюджет, а юрист – не противоречит ли документ закону. И только после того как все согласовали, директор ставит на штатном расписании гриф «Утверждаю» и подписывает приказ. Вот теперь документ официально вступил в силу.

Сроки хранения и частота обновлений

Штатное расписание относится к документам длительного хранения. Согласно Приказу Росархива № 236 штатные расписания хранятся на постоянной основе до ликвидации организации.

При этом четкой периодичности обновления закон не устанавливает. Обычно расписание корректируют просто по мере необходимости: при открытии новых направлений, создании отделов, изменении окладов или сокращении штата.

При вводе новых штатных единиц и массовом подборе нагрузка на HR-отдел возрастает многократно. Чтобы минимизировать риски найма токсичных сотрудников или мошенников на новые позиции, процесс утверждения кандидатов должен включать тщательную проверку. Еще на этапе, когда вы утверждаете новую должность в расписании и начинаете поиск, пропишите в регламенте обязательную проверку соискателей по открытым базам данных: наличие судимостей, дисквалификации, долгов, и т.д. Для этого можно воспользоваться сервисом XPerson от компании SpectrumData. 

Комплексная проверка соискателей сохранит репутацию компании и сбережет бюджет от потенциальных убытков.

Как внести изменения в штатное расписание

Когда в компании что-то меняется, это нужно отразить в штатном расписании.

Есть два способа:

• новое расписание на случай, если перемены масштабные: новая структура, отделы, массовая ротация с изменениями окладов;
• приказ об изменениях, если правки точечные: добавить одну должность, поменять оклад, переименовать позицию.

Обычно тот, кто хочет внести изменения, пишет служебную записку директору с предложением и обоснованием. Директор одобряет, после чего готовится приказ.

Если изменения в расписании затрагивают важные условия труда сотрудников, например, изменения окладов или грейдов, то необходимо, чтобы они тоже ознакомились с обновлениями. В таком случае вы должны направить им уведомление об изменении в расписании.

Типичные ошибки при составлении штатного расписания

Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки, когда оформляют штатное расписание. 

Вот самые распространенные из них:

• Несоответствие окладов в расписании и трудовых договорах. Это прямое нарушение ст. 57 ТК РФ. Суммы должны совпадать один в один. Если платите больше – оформляйте надбавку, если меньше – это незаконно.
• «Вилки» окладов на одной должности. Для одной штатной единицы должен быть четко прописан один оклад. Если хотите платить по-разному, введите разные должности или используйте надбавки.
• Неправильные названия должностей. Если должность дает право на льготы или досрочную пенсию, ее название должно точно соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам.
• Забыли про дробные ставки. Если сотрудник работает на полставки, в штатном расписании это должно быть отражено. Нельзя писать просто 1 единица, если по факту человек работает на полставки. Указывайте 0,5, 0,75 или другую подходящую долю ставки в графе «Количество штатных единиц».
• Нет подписей или реквизитов. Штатное расписание должно быть утверждено приказом и иметь дату. Бывает, что документ есть, но он не подписан, нет грифа «Утверждаю» или даты введения в действие. Такой документ не имеет юридической силы. 
• Изменения не вносятся вовремя. Сначала меняем расписание, потом принимаем человека или платим зарплату. Или хотя бы одновременно, но порядок должен соблюдаться.
• Путаница с надбавками. В графах 6-8 указывают надбавки. Ошибка – либо не указывать их вообще (хотя они есть и платятся), либо писать что попало. Надбавки должны быть обоснованы либо локальным актом («Положением об оплате труда»), либо четко прописаны в самом расписании.

Штатное расписание: главное

• Штатное расписание – это, простыми словами, обязательный документ для всех организаций, который содержит в себе позиции, оклады и надбавки. Отсутствие грозит штрафами до 50 000 руб. и налоговыми рисками.
• Есть стандартный бланк расписания Т-3, но можно разработать свой. Главное учесть наличие всех обязательных реквизитов: должности, количество единиц, оклады и надбавки.
• Оклады должны быть конкретными. «Вилки» на одной должности – нарушение. Разный уровень оплаты оформляется через категории или надбавки.
• Изменения вносятся либо новым расписанием, либо приказом.
• У штатного расписания постоянный срок хранения. Старые версии нельзя выбрасывать.
• Если изменения в штатном расписании затрагивают особенности работы сотрудников, необходимо уведомить их.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли составить штатное расписание в свободной форме?

Да, штатное расписание можно составить в свободной форме.

Большинство компаний используют форму Т-3 для удобства, но вы вправе разработать собственный бланк. Главное, чтобы в нем были все обязательные реквизиты: структура подразделений, наименования должностей, количество штатных единиц, оклады и надбавки .

Однако существует важный нюанс: в бюджетной сфере и некоторых регулируемых отраслях форму штатного расписания устанавливает государство, и отклоняться от нее нельзя.

Нужно ли знакомить сотрудников со штатным расписанием под подпись?

Обычно этого не требуется. Но иногда обязанность знакомить сотрудников со штатным расписанием прописана в коллективном договоре или другом локальном акте организации.

При необходимости работник может запросить выписку из штатного расписания, а работодатель обязан ее предоставить.

Как часто нужно обновлять штатное расписание?

Закон не устанавливает, как часто нужно обновлять штатное расписание. Определение периодичности обычно задает руководитель. Если структура компании и оклады не меняются, можно работать по одному расписанию много лет. Штатное расписание работает столько, сколько нужно, и обновляется только в случае, когда в компании что-то меняется.

В чем разница между штатным расписанием и штатной расстановкой?

Главное отличие: штатное расписание показывает, сколько и каких сотрудников должно быть в компании по плану, а штатная расстановка – кто именно работает прямо сейчас и какие должности вакантны.

Штатное расписание – это обязательный документ, в нем зафиксированы только позиции и оклады.

Штатная расстановка – необязательный документ, который создается на основе штатного расписания. В него напротив каждой должности вносятся фамилии и инициалы конкретных работников, которые эти должности занимают.

Автор: Ольга Биндус