Кто такой специалист по внутренним коммуникациям и как выстроить внутриком в компании

Эффективная внутренняя коммуникация – ключевой элемент здоровой корпоративной культуры и слаженной работы команды. От внутрикома зависит не только мотивация и вовлеченность сотрудников, но и скорость принятия решений. А неэффективные коммуникации могут привести к убыткам и снижению производительности сотрудников.

Кто отвечает за внутриком и как выстроить систему внутренних коммуникаций? Какие есть виды внутренних коммуникаций и как они помогают бизнесу? Разбираемся в нашей статье.

Внутриком: что это, чем занимается отдел внутренних коммуникаций

Внутриком – это все, что связано с обменом информацией внутри компании. Внутренние коммуникации помогают сотрудникам понимать, что происходит в компании, зачем вводятся новые правила, как работают разные отделы и куда движется бизнес.

Отдел внутренних коммуникаций отвечает за то, чтобы внутриком был эффективным. Команда разрабатывает рассылки, новости, внутренние мероприятия, создает и модерирует корпоративные чаты и платформы для общения.

Виды внутренних коммуникаций и как их использовать

Внутренние коммуникации могут быть разными по форме и способу взаимодействия. Чтобы внутриком работал эффективно, важно понимать, какие типы коммуникаций существуют и как правильно их применять.

Какие виды внутренних коммуникаций можно выделить:

• Онлайн и офлайн.

Коммуникации между сотрудниками могут происходить как вживую, так и дистанционно.

Офлайн-формат – это привычные для многих встречи: общие собрания, совещания или мероприятия внутри компании. Они создают ощущение личного контакта и вовлеченности.

Но сейчас все больше компаний переходят на гибридный или дистанционный формат работы. Вместе с этим уходят в онлайн и коммуникации. Информация передается через мессенджеры, корпоративные порталы и видеозвонки. Например, новости публикуются в общем чате, а обратную связь собирают с помощью анонимных опросов.

• Формальные и неформальные.

Формальные коммуникации – это сообщения, которые доносят официальную информацию до сотрудников. Например, внутренние рассылки, регламенты, уведомления о новых правилах, изменениях в расписании или порядке работы.

Неформальные – это сообщения с более дружелюбным и «человеческим» тоном. Они помогают создать позитивную атмосферу в коллективе, мотивируют и вовлекают. Например, можно проводить викторины, публиковать поздравления, делиться историями успеха коллег.

• Вертикальные и горизонтальные.

Вертикальные коммуникации подразумевают взаимодействие сотрудников разных уровней. Один из популярных форматов такой коммуникации – all-hands. На таких встречах топ-менеджеры рассказывают всей команде о планах, успехах и предстоящих изменениях в компании.

Горизонтальные коммуникации – общение между коллегами одного уровня. Такое взаимодействие помогает настроить рабочие процессы, обмениваться опытом и поддерживать доброжелательную рабочую атмосферу.

Кто должен заниматься внутренними коммуникациями

Чем крупнее компания, тем труднее держать всех работников в едином информационном поле. Когда в команде десятки или сотни людей, для обменом важными обновлениями становится недостаточно просто «рассказать в чате».

В небольших компаниях, где работает до 50 человек, внутрикомом чаще всего занимается сам руководитель. Он может лично сообщать новости, проводить общие встречи, отвечать на вопросы в мессенджере или начинать обсуждения важных вопросов. Такой подход работает, пока команда остается компактной и все процессы легко контролируются.

Когда компания растет, задач становится все больше, внутрикомом начинают заниматься HR-специалисты. Они берут на себя регулярные рассылки, адаптацию новых сотрудников, оценку и поддержание вовлеченности команды, сбор обратной связи. При этом внутриком неизбежно будет лишь частью их задач, из-за чего у HR-департамента вряд ли останется время на то, чтобы уделять этим вопросам достаточно внимания.

В компаниях численностью от 200 человек обычно создается отдельная роль или даже отдел, который отвечает за внутренние коммуникации. Сотрудники этого направления разрабатывают стратегию, создают контент, выстраивают каналы общения, проводят опросы и мероприятия. Слаженная работа такого отдела особенно важна для компаний с распределенной или удаленной командой.

Менеджер по внутренним коммуникациям – кто это?

Специалист по внутренним коммуникациям – это многофункциональный работник, который ведет структурный и понятный диалог между всеми сотрудниками. Его задача – сделать внутреннее общение в компании понятным, прозрачным и живым.

Чаще всего такие специалисты работают в среднем и крупном бизнесе, где штат достаточно большой и нужно выстраивать систему коммуникаций. Менеджер может быть частью HR-отдела или входить в отдельную команду, которая занимается только внутрикомом.

Что входит в обязанности специалиста по внутренним коммуникациям

Задачи специалиста по коммуникациям могут отличаться в зависимости от размера компании и его роли, но есть и основные вопросы, за решение которых отвечает этот сотрудник в любой корпорации.

Какие у специалиста по внутренним коммуникациям обязанности:

• Информирование сотрудников.

Менеджер по внутренним коммуникациям следит за тем, чтобы сотрудники были в курсе новостей компании. О смене руководителя того или иного направления, запуске нового проекта или замене техники сообщает именно специалист по коммуникации.

• Поддержка корпоративной культуры и HR-бренда.

Специалист помогает транслировать ценности компании, делает рабочую атмосферу понятной и комфортной. Все это влияет на имидж работодателя внутри компании и снижает текучесть кадров.

• Подготовка корпоративных материалов.

Специалист по коммуникациям публикует в корпоративном блоге или в соцсетях новости, обучающие материалы, презентации. Иногда менеджер пишет тексты сам, иногда работает с копирайтерами или редакторами и контролирует процесс.

• Организация мероприятий.

Это могут быть онлайн или офлайн-ивенты: тренинги, митапы, встречи с руководством, праздники и тимбилдинги. Через такие активности сотрудники лучше узнают друг друга, создается командная атмосфера.

Какие навыки нужны специалисту по внутренним коммуникациям

Специалист по внутренним коммуникациям и корпоративной культуре работает на стыке сразу нескольких сфер. Чтобы эффективно справляться с задачами, ему необходим широкий набор hard и soft-скиллов.

Какие профессиональные навыки могут понадобиться менеджеру по коммуникациям:

• Умение писать тексты.

Специалист пишет новости, письма, посты, сценарии для видео в корпоративные соцсети. Ему важно понимать, как устроены разные форматы и как сделать текст интересным и понятным без потери важных нюансов.

• Аналитический склад ума.

Менеджеру важно уметь работать с результатами внутренних опросов и исследований.

Например, опрос помог выяснить, что сотрудникам тяжело получать пропуск в офис. Менеджер по внутренним коммуникациям может подготовить подробную инструкцию о том, как и где его оформить.

• Умение организовывать мероприятия.

Праздники, митапы, тимбилдинги и лекции часто организует именно специалист по внутренним коммуникациям. Он продумывает формат, находит площадку, приглашает спикеров, следит за таймингом и бюджетом.

Личные качества, которые помогут в работе менеджеру по коммуникациям:

• Коммуникабельность.

Менеджеру по корпоративной культуре и внутренним коммуникациям постоянно нужно общаться: с коллегами, руководителями, внешними исполнителями. На этой позиции важно уметь выстраивать диалог, договариваться, слушать и объяснять.

• Креативность.

Важно не только передать информацию, но и сделать это интересно. Например, иногда нужно оформить нестандартную рассылку или придумать активность для праздника, чтобы вовлечь как можно больше участников.

• Тайм-менеджмент.

Менеджеру по внутренним коммуникациям важно уметь планировать свое время. Например, важную рассылку нужно подготовить заранее, чтобы она вышла вовремя.

• Благонадежность.

Внутриком распределяет бюджет при организации мероприятий, работает с данными сотрудников и узнает обо всех изменениях в компании заранее. Важно, чтобы на такой позиции работал благонадежный человек.

Проверить кандидата или действующего сотрудника можно с помощью сервиса от SpectrumData. В едином отчете собирается информация о задолженностях, наличии ИП, сомнительных деловых связях и других деталях биографии человека.

Как выстроить систему внутренних коммуникаций с нуля

Обычно внутренние коммуникации начинают выстраивать по инициативе руководителя, но иногда с такой идеей приходят и сами сотрудники, если чувствуют, что чего-то не хватает. Сначала стоит разобраться, зачем это нужно: какая есть проблема или цель и к какому результату хочется прийти.

Чтобы система внутренних коммуникаций работала эффективно, важно выстроить ее грамотно. Для этого нужно пройти 3 шага.

Шаг 1: Аудит текущих процессов

Даже если в компании никто не выстраивал внутренние коммуникации, они все равно есть. На первом этапе нужно понять, в каком состоянии находится внутриком. Проще всего для этого провести опрос. Чтобы получить объективную картину, важно включить в него всех: руководителей, менеджеров и специалистов.

Иногда такой аудит помогает лучше понять уже известную проблему или даже выявить новые. Например, может оказаться, что сотрудникам важны только рабочие темы. Если 9 из 10 человек не интересуются неформальными новостями, на них просто не стоит тратить ресурсы.

Шаг 2: Разработка стратегии

После аудита важно выстроить стратегию: определить цель, задачи и способы их решения.

Например, проблема заключается в том, что сотрудники не могут найти информацию о новых проектах компании. Тогда задачей будет создание удобного источника, общедоступной для работников площадки, где они смогут быстро находить ответы на свои вопросы.

На этапе разработки стратегии по итогам аудита нужно определить:

• где размещать информацию (соцсети, корпоративные ресурсы);
• какие темы важны;
• в каком формате будет подаваться информация (новости, видео, мемы);
• с какой регулярностью публиковать контент.

Шаг 3: Внедрение и обратная связь

На этом этапе важно не просто запустить новые каналы и форматы, но и рассказать сотрудникам, как ими пользоваться. Например, если появился телеграм-канал с важными обновлениями, об этом нужно предупредить сотрудников и рассказать о его пользе.

После внедрения стоит наладить регулярную обратную связь. Это поможет понять, как работает внутриком и что можно доработать. Обратную связь можно собирать через короткие опросы, комментарии или личные беседы с сотрудниками. Фидбэк поможет адаптировать внутриком под потребности команды и сделать контент и мероприятия действительно полезными.

Как внутренние коммуникации помогают бизнесу

Внутриком – это полноценная система обмена знаниями, правилами и ценностями внутри компании. Главная цель внутрикома – создать единое информационное поле, чтобы сотрудники были в курсе происходящего в компании.

Внутренние коммуникации помогают компании:

• формировать и развивать корпоративную культуру;
• своевременно отслеживать изменения в компании и реагировать на них;
• создать и поддерживать общее информационное поле внутри организации;
• собирать фидбэк;
• снижать затраты на подбор персонала;
• уменьшать уровень текучки кадров;
• обеспечивать поддержку и стабильность команды в период перемен или кризиса.

Сильный внутриком помогает выстраивать доверительные отношения в команде и делает компанию местом, где хочется работать.

Ошибки в работе внутренних коммуникаций

Даже при наличии продуманной стратегии внутренняя коммуникация может не работать так, как задумано. И часто проблема не в инструментах, а в подходе и организационных ошибках.

Какие ошибки допускаются в работе внутрикома чаще всего:

• Недостаток полномочий у менеджера.

Если специалист по внутренним коммуникациям не имеет права принимать решения и вынужден каждый шаг согласовывать с руководством, его роль сводится к нулю. Без доверия и полномочий влиять на процессы невозможно выстроить эффективную систему.

• Распыление информации по разным каналам.

Когда часть новостей публикуется на портале, обсуждение задач идет в сразу в нескольких мессенджерах, а собрания проводятся через видеозвонки еще на одной платформе, сотрудники могут потеряться в потоке информации. Такой подход создает повышает риск ошибок.

• Несоблюдение конфиденциальности.

Менеджер по внутренним коммуникациям часто первым узнает о важных решениях и изменениях в компании. Если он делится закрытой информацией с коллегами раньше времени или выносит ее за пределы команды, это может подорвать доверие к руководству. Специалисту по коммуникациям нужно уметь хранить тайны.

• Игнорирование результатов и обратной связи.

Ответственным за внутриком важно уметь рассказывать о событиях, людях и инициативах. Даже слабый результат можно представить как шаг к развитию. Не стоит бояться рассказывать о своей работе – это способ получить поддержку, обратную связь и укрепить доверие внутри команды.

Внутриком и работа менеджера по внутренним коммуникациям: главное

Внутриком – это обмен сведениями, мнениями, предложениями между сотрудниками внутри компании.

Кто может заниматься внутренними коммуникациями:

• руководитель;
• эйчары;
• менеджер или отдел внутренних коммуникаций.

К обязанностям специалиста по внутрикому относится донесение информации о событиях, происходящих в компании, достижениях, новых проектах, растущем рейтинге, успешных сотрудниках.

Как выстроить внутренние коммуникации в компании:

• провести аудит состояния внутрикома;
• разработать план развития внутренних коммуникаций;
• внедрить план;
• регулярно собирать обратную связь о работе.

Часто задаваемые вопросы

Кто отвечает за внутренние коммуникации в организации?

В небольших организациях (условно до 200 сотрудников) заниматься внутренними коммуникациями могут руководитель или HR-специалисты.

Если же компания достаточно большая и обязанностей становится слишком много, внутриком поручают отдельному специалисту или целому отделу внутренних коммуникаций.

Кто такой специалист по внутренним коммуникациям?

Специалист по коммуникациям – это человек, который отвечает за управление и координацию коммуникаций организации. Он может развивать HR-бренд, готовить материалы для сотрудников, вести соцсети и блог компании, а также помогать в организации мероприятий.

Что отличает хорошего менеджера по внутренним коммуникациям?

У хорошего специалиста по внутрикому должны быть подходящие деловые и личные качества:

• умение писать тексты;
• умение организовывать мероприятия;
• аналитический склад ума;
• коммуникабельность;
• креативность;
• умение правильно распределять время.