Как выбрать ATS-систему: руководство для HR и бизнеса

Ручной отбор резюме, бесконечные Excel-таблицы и хаотичная коммуникация с кандидатами уже не соответствуют требованиям эффективности современного рекрутинга. Чтобы ускорить процесс подбора, улучшить взаимодействие между HR и бизнесом, а также снизить количество ошибок, все больше компаний внедряют ATS — системы автоматизации рекрутмента. Но выбрать подходящее решение среди десятков на рынке — задача не из простых.

Это руководство поможет разобраться, что такое ATS, как она работает, какие функции действительно важны и как подобрать систему под нужды вашей компании.

Что такое ATS и зачем она нужна?

ATS (Applicant Tracking System, «система отслеживания кандидатов») — это система автоматизации рекрутмента, с помощью которой рекрутеры, HR-специалисты и руководители могут управлять подбором персонала на разных этапах воронки.

Проще говоря, ATS — это инструмент, позволяющий упорядочить процесс найма: от публикации вакансий до подписания оффера. Она экономит время, минимизирует рутину, обеспечивает прозрачность всех этапов подбора и контроль над ними.

В условиях конкуренции за талантливых специалистов и стремления к высокой скорости закрытия вакансий, ATS становится не роскошью, а необходимым элементом инфраструктуры HR-отдела.

Как работает ATS? Основные процессы автоматизации

Система отслеживания соискателей (applicant tracking system, ATS) — это программное приложение для управления персоналом (HR), которое помогает выстроить цифровые процессы подбора и приема на работу сотрудников. Принцип ее работы строится на автоматизации повторяющихся операций, создании единого пространства для работы с кандидатами и аналитике.

Процессы, которые автоматизирует ATS:

• Публикация вакансий на нескольких площадках одновременно.
• Сбор и хранение резюме в единой базе.
• Автоматическая сортировка и фильтрация кандидатов.
• Ведение коммуникации в рамках системы.
• Отслеживание этапов воронки найма.
• Формирование аналитических отчетов.

Эта автоматизация позволяет HR-команде сосредоточиться на качественной оценке кандидатов и взаимодействии с бизнесом, а не на рутинной работе.

Ключевые функции, которые должна иметь ATS

Чтобы ATS действительно была полезной, важно, чтобы она включала в себя определенный набор ключевых функций. Ниже — краткий обзор важнейших из них.

Размещение вакансий и сбор откликов

Одна из базовых функций — возможность создавать вакансии и публиковать их сразу на нескольких платформах: от job-сайтов до корпоративного сайта и соцсетей. Важно, чтобы система собирала все отклики в единую базу, автоматически связывая их с соответствующими вакансиями.

Хорошая ATS также позволяет настроить формы отклика, автоответы кандидатам и базовые фильтры еще до загрузки резюме в систему.

Автоматизированная проверка кандидатов

Сильные системы умеют автоматически анализировать резюме, проверяя их на соответствие заданным критериям. Например, система может выявить, есть ли у кандидата нужный опыт, уровень образования, знание языков, определенные компетенции.

Это позволяет на раннем этапе отсеять нерелевантные отклики и ускорить процесс.

Сортировка и поиск кандидатов

Наличие гибкой системы поиска по ключевым словам, тегам, статусам кандидатов — обязательный элемент современной ATS. 

Рекрутер может быстро найти подходящих кандидатов в уже существующей базе, что особенно важно при массовом подборе или повторном открытии похожей вакансии.

Система должна поддерживать фильтрацию по навыкам, местоположению, этапам воронки, дате отклика и другим параметрам.

Коммуникация с кандидатами (e-mail, мессенджеры, звонки)

Эффективная коммуникация — залог успешного рекрутинга. ATS должна обеспечивать возможность отправки писем, уведомлений, сообщений в мессенджерах, а также фиксировать звонки и их итоги. Все взаимодействие с кандидатом должно сохраняться в карточке, чтобы любой член команды мог продолжить диалог без потери информации.

Некоторые системы предлагают автоматические письма с подтверждением получения отклика, приглашениями на интервью, напоминаниями и фидбеком.

Аналитика и отчеты по рекрутингу

Без метрик невозможно управлять подбором эффективно. Хорошая ATS должна предоставлять отчеты по ключевым показателям: количество откликов, источники кандидатов, среднее время закрытия вакансии, конверсия между этапами, причины отказов и пр.

Эти данные помогают HR-специалистам выявлять узкие места и улучшать воронку подбора.

Интеграция с другими HR-системами и CRM

Современные процессы найма часто требуют взаимодействия с другими системами — кадровыми, CRM, ERP, календарями и т.д. ATS должна поддерживать интеграции через API или готовые модули, чтобы данные о кандидатах можно было передавать в другие процессы — адаптацию, обучение, кадровый учет.

Как выбрать ATS и на что обратить внимание?

Выбор подходящей ATS зависит от множества факторов: размера компании, количества вакансий, специфики подбора, бюджета и зрелости HR-процессов. Ниже перечислены ключевые критерии выбора, а также примеры популярных решений, которые зарекомендовали себя на рынке.

1. Пользовательский интерфейс и простота внедрения. Система должна быть понятной и удобной для HR-специалистов и линейных менеджеров. Чем проще интерфейс — тем быстрее внедрение.
2. Масштабируемость. Если компания растет, ATS должна поддерживать увеличение объемов подбора, открытие новых подразделений и стран.
3. Наличие нужных функций. Отталкивайтесь от своего бизнес-процесса — составьте список must-have и nice-to-have функций.
4. Интеграции. Убедитесь, что ATS можно синхронизировать с системами, которые вы уже используете.
5. Техническая поддержка и обновления. Узнайте, как быстро реагирует техподдержка, как часто выходят обновления, и насколько они влияют на стабильность работы.
6. Безопасность данных. ATS работает с персональными данными кандидатов, поэтому важны соблюдение требований законодательства и наличие механизмов защиты информации.
7. Цена и модель оплаты. Некоторые системы работают по подписке, другие — с оплатой за каждого пользователя. Важно оценить, насколько выбранный вариант экономически обоснован для вашей компании.
   

На рынке существует множество решений — от простых трекеров откликов до полноценных платформ с аналитикой и интеграциями. 

Ниже — обзор 5 популярных ATS, которые хорошо зарекомендовали себя среди HR-специалистов. Мы собрали их ключевые возможности и указали ориентировочную стоимость, чтобы вы могли быстро сравнить варианты.

Зрелым HR-командам подойдут решения с мощной аналитикой, кастомизацией этапов найма и интеграцией с другими HR-сервисами.

Как понять, что компании нужна система ATS?

Потребность в ATS обычно возникает в ситуации, когда ручное управление подбором становится неэффективным. 

Несколько признаков того, что стоит задуматься о внедрении ATS:

• У вас открыто более 5 вакансий одновременно.
• Коммуникация с кандидатами теряется или дублируется.
• Нет единой базы кандидатов, приходится «вытаскивать» резюме из почты.
• HR-команда перегружена рутиной.
• Вакансии закрываются слишком долго.
• Руководство требует отчеты, а собрать их — целый квест.

Если вы узнали в этом описании свою компанию — пора переходить на цифровые рельсы подбора.

Преимущества использования ATS

Внедрение ATS — это не просто про автоматизацию, это про качественный скачок в эффективности HR-функции. Вот ключевые преимущества:

• Экономия времени.

Автоматизация рутинных задач освобождает ресурсы на стратегическую работу.

• Улучшение качества найма.

Быстрая обработка откликов, точный поиск и аналитика помогают нанимать лучших.

• Прозрачность процессов.

Все участники подбора видят, на каком этапе находится кандидат, кто за что отвечает.

• Повышение candidate experience.

Быстрая и прозрачная коммуникация создает позитивный имидж работодателя.

• Снижение ошибок.

Меньше ручной работы — меньше рисков потерять кандидата или забыть дать обратную связь.

• Гибкость и масштабируемость.

Система легко адаптируется под изменение процессов или рост бизнеса.

Если вы стоите перед выбором — внедрять ATS или нет, ответ, скорее всего, уже очевиден. Главное — выбрать систему, которая соответствует вашему масштабу и задачам. И помнить: хорошая ATS — это не просто инструмент, это партнер в достижении HR-целей.

Часто задаваемые вопросы

Что такое ATS-система в HR?

ATS (Applicant Tracking System) — это цифровой инструмент для автоматизации процессов подбора персонала. Система помогает размещать вакансии, собирать отклики, отслеживать статус кандидатов, вести коммуникацию и формировать аналитику. По сути, это рабочее пространство HR-специалиста, где собраны все этапы воронки найма в одном интерфейсе.

Что такое HRM-система?

HRM-система (Human Resource Management System) — это программное обеспечение для управления всеми процессами, связанными с персоналом: от найма и адаптации до расчета зарплаты, учета рабочего времени и развития сотрудников.

Она помогает автоматизировать HR-задачи, повысить эффективность работы кадровой службы и обеспечить прозрачность управления персоналом.

Как ATS читает резюме?

Современные ATS используют технологии парсинга, чтобы извлекать ключевые данные из резюме: ФИО, контакты, опыт, навыки, образование. Система «разбирает» файл и автоматически заполняет карточку кандидата.

Более продвинутые решения используют алгоритмы машинного обучения для оценки соответствия профиля требованиям вакансии.