Как проверить сотрудника или соискателя на судимость в 2025 году: полное руководство для работодателя

При приеме на работу всегда есть риск получить «кота в мешке»: кандидат может скрывать проблемы с законом. Судимость не запрещает кандидату работать на большинстве должностей, но факт ее сокрытия – тревожный сигнал для работодателя. Поэтому многие компании проводят проверку судимости при приеме на работу для уверенности в будущем сотруднике.

В этой статье мы расскажем, как проверить человека на судимость в 2025 году, какие шаги стоит предпринять и на что обращать внимание на каждом этапе найма.

Законность проверки на судимость: когда работодатель имеет право, а когда – обязан

Работодатель может проверять судимость сотрудника или кандидата только в рамках закона. Неправомерная проверка нарушает права человека и может привести к административной или уголовной ответственности. 

Рассмотрим случаи, когда проверка судимости обязательна, а когда она проводится по инициативе работодателя. 

Обязательная проверка: для каких должностей нужна справка о судимости по закону

Работодатель обязан потребовать у кандидата справку о судимости при приеме на работу на определенные должности, которые установлены законом (по статье 65 ТК РФ).

Судимые лица не допускаются до работы в таких сферах и на таких должностях, как:

Важно! Для госслужбы, сферы образования, охраны и при работе с детьми запрет распространяется на любую судимость, даже если она считается погашенной.

Если кандидат претендует на одну из должностей, указанных в таблице выше, работодатель обязан потребовать у него справку об отсутствии судимости согласно ст. 65 ТК РФ. Вне зависимости от того, судим кандидат или нет, компании при игнорировании этого требования придется выплатить от 30 до 50 тыс. рублей ( ст. 5.27 КоАП РФ). Если же соискатель скрыл судимость и его взяли в штат, работодатель при обнаружении этого факта должен немедленно уволить человека по ст. 77 ТК РФ.

Добровольная проверка: можно ли проверять остальных кандидатов

Для большинства должностей проверка на судимость не является обязательной. Работодатель может запросить такую информацию только при письменном согласии на обработку персональных данных. Если кандидат не дает согласия на проверку судимости, это не может стать основанием для отказа в трудоустройстве.

Чтобы провести проверку законно, работодатель должен:

• запросить согласие на обработку персональных данных;
• проверять только необходимые для оценки сведения;
• соблюдать правила хранения и обработки данных.

Судимость относится к специальной категории персональных данных ( ст. 10 ФЗ-152), поэтому любая обработка этих сведений без согласия соискателя будет нарушением закона. А нарушение правил обработки персданных может повлечь как административную, так и уголовную ответственность для компании.

Официальный способ: как получить справку о наличии (отсутствии) судимости

Работодатель должен понимать, как устроен процесс получения справки о судимости при приеме на работу. Это поможет корректно взаимодействовать с кандидатами и не нарушать закон.

Что нужно сделать для получения справки о судимости:

1. Определить нужный тип справки. Обычно требуется справка о наличии или отсутствии судимости, выдаваемая уполномоченными органами.
2. Подготовить документы. Кандидату понадобится паспорт и, при необходимости, заявление по установленной форме.
3. Выбрать способ подачи. Справку можно заказать через МФЦ, Госуслуги или непосредственно в МВД. Через Госуслуги процесс более удобен и занимает меньше времени.
4. Подать заявление. При личной подаче в МВД или МФЦ сотрудник примет документы и оформит заявление, а при онлайн-заявке через Госуслуги все действия совершаются дистанционно.
5. Получить справку. Срок выдачи обычно составляет до 30 дней. Бумажный вариант выдается лично, электронный – через портал Госуслуг.

Если проверка судимости подтверждает ее отсутствие, в соответствующей графе документа значится, что сведения о судимости на территории РФ не имеются. В случае наличия судимости в справке отмечается дата возбуждения уголовного дела, заключение суда, статья и срок пребывания в местах лишения свободы.

Альтернативные способы проверки: как работодателю узнать о судимости быстрее

Официальная справка – надежный документ, но процесс ее получения может занять до месяца. Кроме того, HR-специалисту приходится контролировать соблюдение всех требований закона о персональных данных и тщательно хранить документы.

Существуют альтернативные способы, которые помогают HR получить информацию о судимости или правовой благонадежности кандидата в целом:

• Онлайн-поиск по судебным делам.

Узнать судимость человека можно через анализ информации об участии кандидата в судебных заседаниях. Для этого работодатель может использовать ресурс «Судебные и нормативные акты РФ». Однако для поиска на сайте нужно знать фамилию судьи или номер дела.

Иногда нужную информацию можно найти через сайты региональных судов. Например, через ресурс «Официальный портал судов общей юрисдикции г. Москвы» можно найти человека по имени и фамилии.

• Проверка через сайт МВД.

На портале МВД доступна информация о нахождении человека розыске через сервис «Внимание, розыск!».

На сайте можно проверить судимость по ФИО и дате рождения кандидата. Этот способ не заменяет официальную справку, но помогает получить предварительные сведения.

• Проверка службой безопасности.

Для проверки нужно поставить в известность кандидата: кто получит его данные, с какой целью и как их будут использовать. Перед тем как проверить судимость человека или собрать о нем другие сведения с использованием персональных данных, нужно получить письменное согласие соискателя.

• Автоматизированные сервисы.

Одно из таких решений предлагает SpectrumData. Сервис помогает провести комплексную проверку благонадежности соискателя в одном окне.

С помощью сервиса работодатель может получить полный отчет о соискателе всего за пару минут. Быстрая проверка кандидата через сервис поможет проверить соискателя не только по базе дел судов общей юрисдикции, но и на задолженности, связи с другими компаниями, присутствие в списке террористов и экстремистов, открытие ИП и  так далее.

Важные нюансы при проверке и трудоустройстве

Проверка судимости – это набор тонкостей и исключений, которые важно учитывать на каждом этапе отбора и приема на работу. Рассмотрим, какие нюансы важно учитывать при проверке и приеме на работу в целом.

Погашенная или снятая судимость: можно ли отказывать в приеме на работу?

У судимости есть срок давности, при истечении которого она считается погашенной. При снятии все ее правовые последствия утрачивают силу и юридически человек перестает быть судимым.

Судимость может быть:

• Действующей (непогашенная).

Ограничивает трудоустройство в ряде сфер и может быть законным основанием для отказа.

• Погашенной или снятой.

Срок давности судимости зависит от тяжести преступления: 1 год для наказаний мягче лишения свободы, 3 года для преступлений небольшой или средней тяжести, 8 лет для тяжких преступлений и 10 лет для особо тяжких. По общему правилу погашенная судимость при приеме на работу не препятствует трудоустройству, но для «чувствительных» профессий исключения сохраняются.

Наличие погашенной или снятой судимости не является препятствием к найму, однако есть исключения. Для ряда должностей в сфере образования, здравоохранения, социальной защиты, транспорта, а также в органах власти и силовых структурах – ограничения сохраняются даже после погашения судимости.

Что делать, если соискатель скрыл судимость в анкете

Сокрытие судимости в анкете при приеме на работу – это представление ложных сведений. При подтверждении факта обмана это может быть основанием для увольнения за недостоверные данные по инициативе работодателя (согласно п. 11 ст. 81 ТК РФ). 

Чтобы уволить сотрудника из-за сокрытия судимости, необходимо:

• Собрать факты и доказательства.

Сохраните документы, переписки, даты, показания ответственных лиц.

• Запросить письменное объяснение у сотрудника.

Дайте возможность сотруднику объяснить несоответствие и зафиксируйте его ответ письменно.

• Проверить документы.

Если есть официальная справка суда, сделайте копии и убедитесь, что указанные кандидатом сведения действительно противоречат информации из справки.

• Проконсультироваться с юристом.

Если есть возможность, посоветуйтесь с юристом по трудовым спорам. Это поможет убедиться, что основание для увольнения подпадает под статью.

• Оформить увольнение корректно.

Если принято решение об увольнении, подготовьте приказ и оставьте запись в трудовой книжке. Обязательно документируйте весь процесс увольнения (объяснения, акты).

Проверка судимости родственников: законно ли это

Работодатели иногда интересуются не только биографией кандидата, но и его окружением. Однако для коммерческих организаций проверка судимости родственников при приеме на работу является незаконной. Такие сведения относятся к категории персональных данных, а их обработка без согласия – это нарушение.

Проверять можно только самого кандидата и только в рамках закона: либо при обязательных ограничениях, либо с его письменного согласия.

Исключение составляют отдельные категории должностей в госслужбе, правоохранительных и силовых структурах. Там требования могут распространяться и на близких родственников, поскольку оценивается не только личная, но и семейная благонадежность.

Выводы и краткий чек-лист для HR-специалиста

Работодатель обязан потребовать у кандидата справку о судимости при приеме на работу на определенные должности, которые установлены законом.

Отрасли, где обязательна проверка кандидатов на судимость:

• образование (учителя, воспитатели);
• здравоохранение (врачи, медсестры);
• социальная сфера (сотрудники детских домов, социальных служб);
• транспорт (водители такси, автобусов, работники авиации);
• органы власти и силовые структуры (госслужащие, полиция);
• финансовый сектор (например, главный бухгалтер);
• безопасность и оборот оружия (сотрудники охранных компаний, должности с хранением и учетом оружия).

Для большинства должностей проверка на судимость не является обязательной. Работодатель может запросить такую информацию только при письменном согласии кандидата. Если кандидат отказывается, это не может стать основанием для отказа в трудоустройстве.

Чек-лист для HR при проверке судимости

1. Определите, требуется ли справка о судимости по закону для конкретной должности.
2. Если справка обязательна – запросите ее у кандидата. Если она не нужна для трудоустройства, запросите согласие у соискателя для проверки.
3. Проверьте, погашенная у кандидата судимость или нет. Даже погашенная судимость может ограничивать доступ к некоторым профессиям.
4. Для ускорения проверки при приеме на работу и снижения рисков используйте сервис SpectrumData для оценки благонадежности кандидатов.
5. При обнаружении судимости при трудоустройстве на запрещенную должность, нужно отказать кандидату в приеме на работу.

Часто задаваемые вопросы

Что грозит работодателю за незаконную проверку или необоснованный отказ?

Незаконная проверка судимости без согласия и необоснованный отказ могут привести к административной ответственности. Работодателя обяжут выплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей. Кроме того, соискатель может подать иск в суд за нарушение своих прав. Это может обернуться для компании ухудшением HR-бренда и деловой репутации в целом.

Как проверить на судимость иностранного гражданина?

Справка из МВД отражает только данные о судимости на территории России. Для проверки иностранного гражданина нужно запросить аналогичный документ из страны его гражданства. Такой документ должен быть официально легализован (апостиль или консульская легализация) и переведен на русский язык, чтобы иметь юридическую силу.

Что делать, если у кандидата распространенные ФИО?

Проверка только по имени и фамилии, например, через сервис «Внимание, розыск!», может быть некорректной, особенно если у кандидата распространенные ФИО.

Чтобы снизить риск ошибок в проверке, по возможности используйте несколько параметров одновременно:

• ФИО;
• дату рождения;
• серию и номер паспорта.

Погашенная судимость – это то же самое, что ее отсутствие?

Юридически погашенная или снятая судимость не равнозначна полному ее «отсутствию». Однако кандидат получает право на трудоустройство в большинстве сфер.

Даже с погашенной судимостью человек не может быть:

• педагогом или воспитателем;
• врачом;
• водителем общественного транспорта;
• сотрудником органов власти и силовых структур.

Как поступить, если проверка выявила судимость, но закон не запрещает прием на работу?

Если судимость не препятствует трудоустройству по закону, решение остается за работодателем. HR-специалист должен оценивать кандидата по компетенциям и навыкам. Отказ в приеме на работу не должен основываться на факте судимости, иначе это может быть расценено как дискриминация.

Автор: Дилара Ильясова