Как правильно составить должностную инструкцию и для чего она нужна

Если работодатель только устно объяснит своему сотруднику его рабочие обязанности, то велика вероятность в дальнейшем столкнуться с отказом работника выполнять те или иные служебные обязанности. Должностная инструкция поможет исключить подобный поворот событий. Рассмотрим нюансы составления должностной инструкции, за кем закреплена разработка должностных инструкций, примеры судебной практики, когда такой документ помог компании выиграть дело, а также образцы должностных инструкций для некоторых позиций.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция – это официальная бумага, где четко зафиксированы основные служебные обязанности, требования к работе, порядок подчинения, права и ответственность работника, который занимает определенную должность.

Должностные инструкции могут разрабатываться как под нужды предприятия в целом, для ряда работников, которые трудятся на одинаковых должностях, так и под какого-то отдельного сотрудника.

Обязательны ли должностные инструкции в компании?

Для работников структур, принадлежащих к государственной службе (прокуратура, правительство, ФАС и т.п.), должностной регламент должен быть установлен в обязательном порядке. Что именно он содержит, подробно написано в статье 47 Закона 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ». Эту бумагу утверждает представитель нанимателя, и она является частью административного регламента госоргана.

Для всех остальных организаций должностная инструкция – это документ, который работодатель может составить исключительно по собственному желанию. К обязательным он не относится. Если работодатель не хочет разрабатывать должностные инструкции работников, ему нужно предусмотреть подробное описание их функционала, обязанностей, требований к должности в тексте трудового договора. 

В какой форме могут быть прописаны служебные обязанности?

Служебные обязанности работников могут быть прописаны как в виде отдельной должностной инструкции, так и в качестве приложения к трудовому договору.

Если работодатель выбрал вариант оформления должностной инструкции в виде самостоятельного документа, нужно чтобы в трудовом договоре была указана ссылка на него. В конце текста должностной инструкции сотрудник ставит визу, подтверждая тем самым факт ознакомления и согласия со всеми положениями инструкции.

Если инструкция – это бумага, которая служит приложением к трудовому договору, не забудьте сделать ее в том же количестве экземпляров, что и сам документ, то есть в двух.

Должностные инструкции работников внедряют многие руководители организаций, так как возможность их разрабатывать и использовать в качестве приложения к трудовому договору или как самодостаточный документ обоснована Трудовым Кодексом (см. ч.2 ст. 57).

Виды должностных инструкций

Должностная инструкция работников бывает двух видов:

1. Индивидуальная должностная инструкция – документ, разработанный и составленный для определенного сотрудника и под его рабочие обязанности. Его главная отличительная особенность в том, что в нем указаны ФИО работника и его должность.
2. Типовая должностная инструкция – документ, написанный для какой-либо должности без привязки к определенному человеку и, соответственно, не содержащий никакие данные о ФИО работника

Итак, в отделе связей с общественностью управляющей компании работают на одинаковых должностях два ведущих специалиста по работе с обращениями граждан – Оксана и Кристина. Оксана отвечает на звонки, поступающие на «горячую линию», а Кристина отрабатывает обращения, которые пришли на электронную почту, регистрирует входящие письма и заводит их в систему документооборота. Должности у Оксаны и Кристины одинаковые – ведущий специалист, а задачи они выполняют разные, поэтому и должностные инструкции у них должны быть персонифицированные, то есть индивидуальные, содержащие ФИО работника и конкретные трудовые обязанности.

Еще одна ситуация: в мебельной компании работают сборщики мебели. У них идентичные служебные обязанности – это ежедневная сборка мебели, согласно утвержденному графику. Индивидуальных требований к работе у них нет, поэтому бессмысленно разрабатывать для каждого сборщика мебели персонифицированную инструкцию. Выбирайте типовую. В ней укажите название должности и распишите обязанности.

Отметим, что выбор вида должностной инструкции в каждой конкретной ситуации – это все-таки решение руководителя.

Основные различия
Индивидуальная должностная инструкция	Типовая должностная инструкция
Разработана под определенного сотрудника в организации	Разработана под определенную должность
Содержит данные по ФИО сотрудника	Без указания фамилии, имени и отчества
Необходимость утверждения при смене кадрового состав	При приеме на работу новых сотрудников не требует нового утверждения
Применяется, когда в компании идентичные должности, но есть необходимость разграничить рабочие функции.	Есть смысл использовать, когда в компании работает много специалистов на идентичных должностях с одинаковым функционалом

Цели и задачи составления должностных инструкций

Цель должностной инструкции – обозначить четкие обязанности работника на той должности, которую он занимает, обязательные требования к его образованию, компетенциям, а также порядок его взаимодействия с коллегами и руководителем.

К задачам, которые решает должностная инструкция, относятся:

• грамотное распределение рабочих задач сотрудников;
• четкое формирование иерархии, которая понятна каждому из работников;
• рациональное использование рабочей силы (фиксированные обязанности для каждой должности);
• доказательная база при возникновении спорных вопросов и судебных разбирательств, например, в связи с увольнением по причине невыполнения должностных обязанностей;
• возможность использования при обучении новых сотрудников и в период испытательного срока;
• обоснование зарплатной вилки сотрудников, занимающих одну и ту же должность.

Разделы должностной инструкции

Чтобы должностная инструкция работников была более понятной и хорошо структурированной, ее часто делят на блоки. Давайте рассмотрим основные разделы должностной инструкции, которые, как правило, использует большинство работодателей.

• Заглавие.

Здесь указывают наименование, а также данные о том, кто и когда утвердил должностную инструкцию, его должность. В случаях, когда инструкция индивидуальная, обязательно укажите в ней фамилию, имя и отчество сотрудника, для которого она составлена.

Должностная инструкция, образец первого раздела:

• Общие положения.

В этом разделе размещаются положения о требованиях к образованию, уровню квалификации и стажу.

• Должностные обязанности.

Данный раздел полностью посвящен рабочим обязанностям сотрудника. Желательно четко и максимально подробно расписать все обязанности, указав сроки выполнения тех или иных поручений на определенной должности. Рекомендуем писать понятным и простым языком, без использования канцеляризмов.

• Права.

Пропишите права работника в отношении с коллегами и руководителем.

• Информация об ответственности.

Обозначьте здесь все пункты, по которым работник несет ответственность.

Например, сотрудник несет ответственность:

– за недостоверную информацию о состоянии выполнения работы;

– за неправомерное использование своих служебных полномочий, а также использование их в личных целях;

– за несоблюдение трудовой дисциплины и т.д.

• Взаимодействие.

Здесь может указываться порядок подчинения работника – поручения и приказы от кого он должен выполнять.

Например: «Пресс-секретарь подчиняется руководителю сектора информационного сопровождения деятельности отдела связей с общественностью и делопроизводства, который определяет круг его должностных обязанностей и контролирует их исполнение».

По желанию работодателя трудовая инструкция может быть дополнена еще некоторыми разделами под конкретные задачи предприятия. Можно выделить отдельный блок, где прописать критерии эффективности сотрудника: его объем товарооборота за месяц, скорость обработки звонков, своевременность доставки. 

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?

Разработка должностных инструкций для сотрудников – дело организации, которая размещает вакансии с предложениями о работе, то есть – работодателя. В компании этим могут заниматься: специалист кадровой службы, юридического отдела, секретарь либо сам руководитель. Зачастую в основу должностной инструкции включают требования, прописанные в утвержденных профстандартах, и дополняют более конкретными положениями уже под задачи своей организации. Давайте подробнее разберемся во всех нюансах.

Как грамотно составить должностную инструкцию: объясняем по шагам

Чтобы правильно составить должностную инструкцию работников, необходимо действовать, согласно алгоритму. Рассмотрим основные этапы.

Этап №1. Изучение необходимых профстандартов и нормативных документов.

Работа на некоторых должностях (сотрудники, чья деятельность связана с вредным производством, строители и т.д.) должна быть регламентирована профессиональными стандартами, поэтому важно перед составлением инструкций ознакомиться с нормативными документами. Многие предприятия используют выдержки из профстандартов в качестве справочного материала – берут основные положения и адаптируют их под задачи конкретной должности, добавляя свои формулировки.

Этап №2. Разработка должностных инструкций.

Рекомендуем не поручать этот процесс кому-то одному, лучше если в нем будет задействовано несколько профильных специалистов, знающих специфику работы на определенных должностях, тех, кто может проверить соблюдение норм трудового права и корректность оформления должностной инструкции. Например, ее могут совместно разрабатывать специалист по кадрам, юрисконсульт, начальник отдела. К этому процессу можно также привлечь и самого работника, для которого составляется трудовая инструкция.

Этап №3. Проверка составленного документа у специалистов юротдела.

Не пропускайте этот этап. Важно, чтобы должностная инструкция работников была составлена в соответствии с нормами закона и внутренней политикой организации.

Этап №4. Подписание и утверждение.

Кем подписывается должностная инструкция? Ответ – руководителем отдела, к которому относится инструкция. А вот утвердить ее должен директор организации.

Этап №5. Ознакомление специалиста с должностной инструкцией под роспись.

Данный этап обычно следует после подписания работником трудового договора либо же при переводе сотрудника на иную должность в организации.

Этап №6. Обеспечить хранение документа.

Должностная инструкция составляется в двух экземплярах: один хранится непосредственно у работника, а второй – в отделе кадров либо у начальника отдела. Для индивидуальных инструкций срок хранения определен 50 годами, типовые могут храниться 3 года (сроки указаны в статьях 442 и 443 Перечня, который утвержден приказом Росархива от 20.12.19 № 236).

Требования к оформлению должностной инструкции и как оформить ее в соответствии с ГОСТом

Единой утвержденной формы должностной инструкции не существует. В том случае, если работодателем принято решение разработать должностную инструкцию в качестве отдельного документа, а не как приложение к трудовому договору, можно взять на вооружение ГОСТ Р 7.0.97-2016 в части общих требований.

При составлении должностной инструкции рекомендуется:

• использовать нумерацию, если должностная инструкция составлена на двух и более листах, нумеровать со второй страницы. Ставить номера по центру, сверху;
• указывать название организации в соответствии с уставными документами;
• прописать название документа и должности, по которой он составляется;
• проставить регистрационный номер (если предусмотрена регистрация документов).

Не все работодатели соблюдают требования ГОСТа при разработке должностных инструкций. Тем не менее, даже такая инструкция действительна для исполнения. Работодатель не несет ответственность за то, что составил должностную инструкцию не по ГОСТу.

Образец должностной инструкции

В открытом доступе можно найти образцы инструкций. Должностные инструкции, примеры которых размещены ниже и доступны для скачивания:

Должностная инструкция менеджера по продажам

Должностная инструкция бухгалтера

Должностная инструкция инженера

Должностная инструкция начальника отдела

Должностная инструкция директора

Должностная инструкция юриста

Должностная инструкция администратора

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция техника

Должностная инструкция водителя

Самые распространенные ошибки при составлении должностной инструкции

• Дублирование законодательных актов и нормативов.

Не нужно переписывать слово в слово пункты статей из Трудового Кодекса, которые касаются прав и обязанностей работника. В инструкции должны быть конкретные формулировки по обязанностям на той или иной должности, например: «разрабатывает шаблоны развернутых ответов на обращения граждан по вопросам вывоза строительного мусора, формирует перечень актуальных типовых ответов».

• Включение в текст общих фраз и канцеляризмов.

При составлении текста инструкции старайтесь не использовать общие формулировки, конкретизируйте обязанности сотрудника, его права и ответственность, а также требования к лицу, занимающему должность. Так будет проще и работнику, и руководству.

• Желание разработать объемную инструкцию.

В должностной инструкции пишите все максимально понятно, четко и конкретно, без лишней «воды». Пусть это будет понятная структурированная инструкция на одном листе, а не портянка на 15 страниц с фразами, не имеющими ничего общего с реальной работой ваших сотрудников.

Порядок утверждения и подписания должностной инструкции

Обычно гриф с отметкой «Утверждаю» размещен на первой странице должностной инструкции. Там ставит подпись руководитель организации, также должна быть указана его должность. Отметим, что иногда гриф на титульнике должностной инструкции отсутствует – это не нарушение. В этом случае руководитель организации имеет право поставить свою подпись в другом месте.

Кроме руководителя компании инструкция подписывает руководитель структурного подразделения (начальник отдела, сектора, департамента и т.д.), нужна и подпись самого работника – так он обозначает, что ознакомлен с документом и согласен с его содержанием, прописанными правами и рабочими обязанностями.

Бывают случаи, когда работник отказывается подписывать должностную инструкцию. Однако выполнять ее требования ему так или иначе необходимо, ведь ответственность никто с него не снимает. Нужно зафиксировать факт отказа ставить подпись в соответствующем Акте. В случае споров эта бумага может помочь организации.

Как внести изменения в должностную инструкцию

При смене названия организации, трудовых обязанностей работников, его должностных обязанностей, наименования должностей и т.д., естественно, нужно вносить соответствующие изменения в инструкцию.

При смене названия предприятия необходимо:

• внести изменения в титульник должностной инструкции;
• утвердить инструкцию у директора предприятия;
• письменно ознакомить работника с новой редакцией.

При изменении той или иной текстовой части должностной инструкции необходимо:

• либо выпустить приказ о том, что изменена текстовая часть должностной инструкции, сделать приложение к уже утвержденному документу и письменно ознакомить работника с приказом;
• либо принять решение об утверждении новой должностной инструкции, а предыдущую редакцию считать недействительной.

При изменении трудовых обязанностей работника в одностороннем порядке сотрудник должен быть уведомлен об этом в срок не менее 60 дней. 

При кардинальной смене должностной инструкции необходимо разработать и утвердить новую.

В каких случаях помогла должностная инструкция: судебная практика

Исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что наличие должностной инструкции (ДИ) является своеобразным «спасательным кругом» для организации, то есть повышает шансы стать стороной, выигравшей судебный спор.

Если в инструкции точно прописаны права, обязанности работника и требования, предъявляемые к кандидату на должность, то такой документ уже не будет считаться формальным, а станет для работодателя действенным инструментом для обоснования тех или иных кадровых решений. Рассмотрим несколько спорных ситуаций.

Первая ситуация. ДИ как обоснование отказа в приеме на работу

Кандидат на должность шефа-кондитера, которому отказали в приеме на работу, обратился с иском судебный орган, добивался признать процесс подбора персонала в организации противоречащим закону и обязать работодателя заключить с ним трудовой договор. 

В этом споре должностная инструкция сыграла на руку работодателю, т.к. в ней были подробно прописаны все требования к кандидату на должность. Так как кандидат не соответствовал большей части из них, ему было отказано в трудоустройстве. Суд выиграл работодатель.

Вторая ситуация. ДИ как обоснование дисциплинарного взыскания

Сотрудник IT-отдела подал исковое заявление, желая оспорить дисциплинарное взыскание, которое предъявил ему работодатель. Однако инструкция, с которой ознакомился и которую подписал специалист IT-отдела, содержала положение о том, что, в случае невыполнения сотрудником определенных обязанностей, работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное взыскание. Суд принял во внимание данный факт и встал на сторону организации.

Как подобрать благонадежных сотрудников и сохранить репутацию компании?

Составление должностных инструкций – это один из шагов на пути к формированию надежного кадрового состава организации. Инструкция помогает закрепить, каким требованиям должен соответствовать будущий работник, какими профессиональными знаниями владеть и какими будут его задачи и права на рабочем месте. Должностная инструкция обеспечивает защиту от рисков при судебных разбирательствах, да и просто вносит ясность во взаимоотношения работодателя и сотрудника. 

Также защитить от рисков репутацию компании помогает оценка уровня благонадежности будущих сотрудников еще на этапе подбора персонала.

Используя сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData, вы сможете убедиться в надежности кандидата или, наоборот, – отказаться от сотрудничества с ним. Проверка займет всего три минуты.

Информация об интересующем вас кандидате или сотруднике выгружается из более чем 70 государственных, официальных и открытых баз данных, при этом с соблюдением всех требований закона о персональных данных. Вы сможете без труда проверить правовую благонадежность гражданина, начиная от различного рода правонарушений до участия в арбитражных делах и нахождения в розыске, действительность его документов, финансовое положение и так далее.

Набор проверок в пакете зависит от потребностей компании – мы предлагаем тариф-конструктор, где вы платите только за необходимые именно вам данные. Оставьте заявку на демодоступ, чтобы познакомиться с наполнением отчетов.

Чтобы оценить достоверность и объективность данных, предоставляемых сервисом, оформите бесплатный тестовый доступ, с помощью которого можно провести несколько бесплатных проверок реальных кандидатов.

Авторы: Евгения Гирш, Дилара Ильясова