Что делать, если обнаружили недостачу при инвентаризации

Недостача при инвентаризации – это неприятная ситуация, с которой хоть раз сталкивается любой бизнес. Важно знать, как действовать правильно, ведь допущенные при инвентаризации нарушения лишают работодателя возможности возместить ущерб.

Чтобы суметь все грамотно оформить, минимизировать убытки и избежать повторения подобных случаев в будущем – читайте нашу статью.

Наш эксперт:

Юрий Митин

• управляющий партнер юридической компании «Интеллектуальная защита»
• практикующий судебный юрист

Что такое недостача при инвентаризации

Недостача – это фактическое отсутствие денежных и материальных средств (включая ОС и товары), выявленное в ходе контрольных процедур, ревизии, инвентаризации.

ОС – это основные средства: материальные активы, которые нужны для работы компании. Например, станки, компьютеры, автомобили, инструменты и так далее.

Если говорить проще, то недостача – это когда по документам какие-то материальные ценности есть, а на самом деле их нет или они не годятся для продажи или использования.

Причины возникновения недостачи

Недостачи происходят по разным причинам. Вот самые распространенные.

Основания для проведения инвентаризации

Инвентаризации могут проводиться по плану, а могут и назначаться в любой момент вне расписания. Разберем оба варианта.

Плановые инвентаризации

Плановые проводят регулярно и по заранее расписанному графику. Например, раз в месяц. Также инвентаризации обязательно проводят перед завершением финансового года.

Внеплановые инвентаризации

Проводятся при возникновении следующих ситуаций.

• Проблемы в компании.

В таких случаях инвентаризации проводят, когда недостача уже налицо и надо понять, куда и почему пропали ценности. Как правило, подозревают воровство или ошибки в учете.

• Смена материально ответственных лиц.

Если ответственное лицо меняется – надо проверить, все ли на месте. Так можно вовремя привлечь сдающего дела ответственного, и защитить того, кто займет его место.

Особенно важно все проверить, когда сотрудник не просто переходит на другую должность, а неожиданно увольняется или даже уходит со скандалом. Ведь обиженный сотрудник может напоследок отомстить бывшему работодателю.

• Стратегически важные изменения.

Инвентаризацию проводят, если фирму собираются продавать, вступать с кем-то в долю, менять сферу деятельности и так далее.

• Подготовка к налоговым проверкам.

Если компания получила предписание о налоговой проверке – это тоже повод провести инвентаризацию и удостовериться, что все в порядке.

• Форс-мажоры.

Если на складе, к примеру, произошел пожар, то надо выяснить, что уцелело, а что нет.

Как проводится инвентаризация

Чтобы провести инвентаризацию, нужно собрать специальную комиссию, состав которой утверждается приказом руководителя организации. В комиссию входят представители руководства, бухгалтер, а также другие сотрудники: инженеры или экономисты. Ответственные лица, деятельность которых будут проверять, в комиссию входить не могут. Разберемся, что входит в основные задачи комиссии.

Сравнение данных бухгалтерского учета с фактическими показателями

Необходимо сопоставить бухгалтерскую информацию с реальным наличием денежных средств и товарно-материальных ценностей. Итоги фиксируются в сличительной ведомости, где отражаются выявленные расхождения.

Оценка ответственности сотрудников

Следует определить степень ответственности работников, задействованных в приемке и хранении материальных ценностей. Для этого нужно четко разграничить обязанности, подготовить должностные инструкции и заключить договоры о материальной ответственности.

Учет некондиционных товаров

При выявлении поврежденных, испорченных или утративших товарный вид материалов составляется отдельная опись, куда вносятся все такие позиции.

Анализ причин недостач

Проводится служебное расследование для определения причины недостачи. Изучаются действия ответственных за приемку, хранение, сортировку, упаковку, закупки и реализацию.

Получение объяснений от материально ответственных лиц

Сотрудники, на которых возложена материальная ответственность, предоставляют письменные пояснения о причинах расхождений. После этого принимается решение о возмещении ущерба или списании недостачи.

Работа с дебиторской задолженностью

Для покрытия убытков производится взыскание сомнительных долгов, завершение бартерных сделок и сверка расчетов с поставщиками. Задолженности необходимо урегулировать путем предъявления претензий, а при необходимости – подачи исков в суд. Чаще всего удается обойтись претензией с упоминанием возможного судебного разбирательства.

Документы, необходимые для инвентаризации и ее завершения, регламентированы  методическими указаниями к приказу Минфина № 49 от 13.06.1995. К ним относятся акты инвентаризации товаров в пути, описи хранящихся на складе и в торговом зале товаров, а также сличительные ведомости.

Процесс оформления недостачи

Если при инвентаризации выявлена недостача, нужно знать, как правильно ее оформить документально. Чтобы это сделать, надо пройти четыре шага.

Шаг 1. Оформить инвентаризационную опись.

Это документ, куда записываются ценности, которые будут проверять. Для оформления описи существует специальная форма ИНВ-3.

Шаг 2. Составить сличительную ведомость.

В этой ведомости будут фиксироваться недостача по инвентаризации, то есть расхождения между тем, что числится по документам и есть в действительности размер недостачи в денежном выражении.

Для ведомости также есть шаблон – специальная форма ИНВ-19.

Скачать шаблон сличительной ведомости ИНВ-19

В случае, если у товара существует риск естественной убыли, то ее расчет нужно приложить к ведомости. То же относится к порче и списанию. Они оформляются отдельными актами – ТОРГ-15 и ТОРГ-16 соответственно.

• Скачать шаблон акта о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей ТОРГ-15
• Скачать шаблон акта о списании товаров ТОРГ-16

Подписать сличительную ведомость должны материально ответственные лица и бухгалтер.

Шаг 3. Оформить итоговую ведомость результатов.

Это итоговый документ, где отражается выявленная недостача товара и указывается причина расхождений, если она известна. Заполнить ведомость учета результатов инвентаризации нужно в форме ИНВ-26.

Скачать шаблон ведомости учета результатов инвентаризации ИНВ-26

Подписать итоговую ведомость должны руководитель, главный бухгалтер и председатель инвентаризационной комиссии.

Шаг 4.  Учесть недостачу в финансовой отчетности.

Отразить недостачу в бухгалтерском учете можно разными способами. Выбор проводки будет зависит от того, есть ли МОЛ и по какой причине пропало имущество.

Проводки недостачи по кассе

• Обнаружение недостачи: Дебет 94, Кредит 50.
• Предъявление к взысканию материально ответственному лицу: Дебет 73.2, Кредит 94.
• Удержание из зарплаты ответственного сотрудника: Дебет 70, Кредит 73.2.

Проводки недостачи на складе

• Обнаружение нехватки ТМЦ: Дебет 94, Кредит 10, Кредит 41 или Кредит 43.
• Списание недостачи на естественную убыль: Дебет 20 или Дебет 44, Кредит 94.
• Списание недостачи сверх установленных норм естественного износа: Дебет 91.2, Кредит 94.

Взыскание недостачи с материально ответственных лиц

Итак, когда вы уже провели все описанные выше мероприятия, заполнили все нужные документы, получили объяснения от материально ответственных лиц и провели расследование, пора решать, кто и как будет покрывать недостачу.

Материально ответственное лицо не будет нести ответственность в двух случаях:

• если недостача возникла не по его вине;
• если работодатель нарушил условия хранения имущества.

Но если ничего подобного не было, то рассчитываться будет ответственный сотрудник.

Иными словами, если договора о полной материальной ответственности не было, то нужно доказать вину сотрудниками в ходе расследования. При этом только актов инвентаризации будет недостаточно.

Если договор об ответственности был подписан или были собраны доказательства вины, то нужно составить акт о его результатах и издать приказ о взыскании ущерба.

• Скачать шаблон акта о результатах служебного расследования
• Скачать шаблон приказа о взыскании материального ущерба

С этими документами нужно ознакомить сотрудника.

Важно: виновный должен письменно согласиться оплатить недостачу. В противном случае работодателю придется взыскивать недостачу через суд.

Последствия для материально ответственного лица

Теперь поговорим о том, что ждет сотрудника, допустившего недостачу. Первое – это отстранение от работы на время разбирательства, если того требуют уполномоченные на это органы. Оплачивать эти дни никто не будет.

Если расследование признало сотрудника виновным, а он не сумел доказать обратное, то его ждет возмещение недостачи.

Если работник подписал договор об ответственности, выплатить придется всю сумму. А если нет, то взыскать больше ежемесячной зарплаты не получится. Но деньги у сотрудника возьмут не сразу, а будут вычитать по 20% из каждой зарплаты до тех пор, когда недостача не будет покрыта.

При некоторых обстоятельствах процент могут и повысить. Если дело дойдет до суда и действия, которые привели к недостаче, будут квалифицированы как преступление, то для возмещения ущерба из зарплаты могут вычитать и 70%.

Еще одна неприятность, которая может ожидать провинившегося сотрудника – увольнение по причине утраты доверия. Если увольнение произойдет раньше, чем работник полностью покроет недостачу, – от уплаты долга это не освободит.

Как избежать недостач в будущем

Полностью исключить риск недостач, к сожалению, не получится. Но можно максимально снизить вероятность их возникновения.

Организовать четкую систему документооборота

Соблюдайте правила оформления и хранения документов, связанных с движением товаров. Это позволит всегда иметь доступ к точным данным о наличии и перемещении материальных ценностей.

Автоматизировать учет

Используйте технологии, такие как сканеры штрих-кодов и RFID-метки. Они снизят вероятность ошибок при учете, а также ускоряет обработку данных и упростят процесс сверки.

Обучить сотрудников грамотному учету и хранению

Объясните подчиненным, как правильно учитывать и хранить товары и расскажите, что грозит за халатность. Пропишите все важные моменты в должностной инструкции и убедитесь, что ответственный работник все понял.

Обеспечить безопасные условия хранения ценностей

Храните товары правильно – контролируйте температуру и влажность на складах и в торговых залах. А еще позаботьтесь о системе безопасности, например, установите камеры наблюдения.

Проверять соискателей и сотрудников

Соблюдайте кадровую безопасность. Проверьте, нет ли у соискателя долгов, которые он мог бы закрыть, подворовывая на складе. А может у новичка уже были подобные инциденты на прошлой работе и сейчас он по решению суда расплачивается за недостачу.

Кстати, провести комплексную оценку благонадежности человека можно за несколько минут – сервис по проверке соискателей от SpectrumData предоставит всю необходимую информацию о человеке быстро, точно и легально*.

Часто задаваемые вопросы

Как высчитывают недостачу?

Недостача определяется как разница между фактическим наличием ценностей и данными учета.

Что хуже: излишки или недостача?

Казалось бы, излишки не указывают на убытки, а значит все не так уж плохо. Но на самом деле излишки зачастую показывают на системные ошибки в учете. Поэтому и то и другое одинаково нехорошо.

Сколько могут вычесть из зарплаты за недостачу?

В обычных случаях вычитают по 20% от зарплаты до тех пор, пока недостача не будет покрыта.

В каких случаях удерживают 70 процентов?

В исключительных случаях по решению суда удержание может составить до 70%, если ущерб был значительным и нанесен умышленно.

Автор: Михаил Нохрин

*обязательным условием для отправки запроса на формирование отчета является наличие согласия проверяемого физического лица на обработку персональных данных, полученного в порядке, установленном 152-ФЗ «О персональных данных»