Логотип SpectrumData

Служебная проверка в организации: когда, как и зачем ее проводить

29.05.2023

Служебная проверка в организации: когда, как и зачем ее проводить
Порядок и дисциплина в компании – залог ее успешного развития. Однако случаи недобросовестного отношения сотрудников к своей работе встречаются в любом бизнесе. И чем он крупнее, тем больше усилий приходится приложить работодателю для восстановления корпоративного спокойствия. Для этих целей в компаниях проводится процедура служебной проверки – расследования, в ходе которого устанавливается сам факт события, участники события и их роли и остальные обстоятельства инцидента. 

Наш эксперт:

Сергей Матвеев

Сергей Матвеев 

  • действующий член Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию хищений (ACFE)
  • президент международной ассоциации корпоративной безопасности (ICSA.club) 

Для чего необходимо служебное расследование

Основная задача расследования – не только выяснить и описать сам факт совершения нарушения и установить роль в этом нарушении работника, но и оценить степень, характер и размер причиненного организации ущерба, а также определить меры по привлечению нарушителя к ответственности и выработать эффективные меры профилактики подобных инцидентов. 

Ключевые задачи проведения проверки в компании:

  • установить сам факт нарушения;
  • определить время и детали обстоятельств произошедшего, проанализировать последствия, определить размер ущерба;
  • определить круг сотрудников, которые вовлечены в проступок, их роли;
  • проанализировать мотивы совершения проступка и дополнительные обстоятельства;
  • принять решение о применении мер, установленных законодательством РФ.

Когда и зачем проводится служебная проверка

Как правило, служебная проверка в организации осуществляется по факту совершения работником какого-либо проступка или при выявлении какой-либо негативной ситуации. Например, дисциплинарный проступок работника, выявление недостачи, выявление хищения в компании, либо иная другая ситуация, которая несет в себе какие-либо риски в части имущества, репутации, или утраты информации. 

В коммерческих компаниях процесс расследования должен регламентироваться соответствующими локальными документами, которые описывают порядок проведения расследования, сроки, права и обязанности сторон. 

Прежде чем начинается официальная процедура расследования, работодатель, как правило, фиксирует какой-то инцидент. Затем издается приказ о проведении расследования и запускается его процесс. Любое расследование далеко не всегда заканчивается установлением сотрудников, которые были вовлечены в совершение противоправных действий. И поэтому очень важно иметь строго подкрепленную фактурой картину события и участия работников, чтобы иметь основания применять меры дисциплинарного воздействия на работников компании. 

Итак, расследование проводится, если компании необходимо: 

  • установить сам факт или событие нарушения в компании; 
  • выявить ущерб, нанесенный компании; 
  • установить лица, которые причастны к нарушениям;
  • определить причинно-следственные связи между действиями лиц и причинением ущерба. 

Как подготовиться к служебному расследованию на предприятии

Для того, чтобы процесс служебных расследований был прозрачен и легитимен в компаниях, необходимо закреплять его в локальных нормативных документах (например, Регламенте о проведении служебных расследований). С ними должны ознакомиться все сотрудники – во время процедуры приема на работу, еще до того, как приступят к выполнению своих обязанностей. 

Важно: у всех сотрудников должны быть обязательно подписаны все требуемые законодательством документы (например, трудовые договоры, должностные инструкции), иначе в случае возникновения ЧП с участием сотрудника компания не сможет добиться возмещения нанесенного ущерба или привлечь сотрудника к ответственности .

«Предугадать, сможет ли тот или иной сотрудник совершить проступок, практически невозможно, – подчеркивает Сергей Матвеев. – Однако для того, чтобы предотвратить серьезные правонарушения и снизить риск ущерба, необходимо уделять особое внимание сотрудникам материально ответственных и коррупционно емких должностей, которые управляют крупными бюджетами и работают с наиболее значимыми для компании контрагентами»

Для этого проверке соискателей на подобные должности уделяют особое внимание: не только тщательно оценивают рекомендации с предыдущих мест работы, но и подключают специалистов службы безопасности к оценке биографии и сбору справочной информации из доступных источников. И дело здесь не ограничивается проверкой отсутствия судимости у кандидата, внимательно оцениваются также его возможные связи с конкурентами, аффилированность с контрагентами, отсутствие ограничений на занимание определенных должностей и другие критерии оценки, на основании которых можно оценить благонадежность кандидата

нарушение служебного расследования

Правила проведения служебного расследования

Необходимость проведения служебного расследования компании трактуется трудовым кодексом (ст. 193 ТК РФ). План действий и методика проведения расследования зависят от типа нарушения. 

По стандарту в большинстве случаев необходимо руководствоваться следующими правилами проведения служебной проверки:

  • начинать проверку необходимо сразу же, как только стало известно об инциденте или о причинении компании ущерба;
  • издать приказ о назначении комиссии, в составе которой 3 и более работников, имеющих знания и компетенции в области, которую затрагивает произошедшая ситуация;
  • запросить и изучить всю необходимую документацию, данные, провести анализ информационных массивов;
  • после изучения информационных источников запросить у сотрудника объяснения и детально изучить полученные сведения и документы;
  • составить акт служебной проверки, куда вносятся полные сведения об обстоятельствах проступка, а также его доказательства и последствия.

Алгоритм проведения служебного расследования обычно выглядит в виде построения гипотез о произошедшем событии, в соответствии с гипотезами собирается документальная фактура (как, когда произошло нарушение и кто именно в нем участвовал). Исходя из достаточности фактуры делаются умозаключения и убираются те гипотезы, в которых нет подтверждающей их информации или имеющаяся фактура опровергает гипотезу. Таким образом остаются один-два варианта, которые далее проверяются путем опроса сотрудников и проведением дополнительных мероприятий.

По словам Сергея Матвеева, важный этап служебного расследования – изучение личности выявленного или предполагаемого нарушителя. Ценной может стать информация об окружении и интересах сотрудника, а при расследовании крупных хищений в компании – сведения об имуществе, источниках дохода, а также кредитной истории работника. 

Кто принимает участие в служебной проверке?

Обычно в компаниях в процедуре служебной проверки участвует служба безопасности. Кроме того, к проведению расследования могут подключаться и другие специалисты и подразделения в зависимости от необходимости: финансисты, юристы, внутренний аудит, HR-специалисты производственных служб и внешние консультанты и эксперты.  

Сроки служебного расследования

Законодательных ограничений в сроках проведения служебного расследования нет, однако по закону к работнику можно применить дисциплинарное взыскание или потребовать возмещения ущерба в течение месяца с момента фиксации нарушения. Либо с момента, когда точно определен размер ущерба, нанесенного компании. В этот период не входят больничные, отпуска, время ожидания решений профсоюза. 

Если в течение месяца решение о наказании не принято, комиссия может запустить процесс повторной проверки, однако для этого должны быть документально подтвержденные основания, например перенос и задержка сроков ожидания ответа от государственного органа или органов экспертизы. В таком случае срок удержания ущерба отсчитывают от даты последнего решения руководителя, срок давности дисциплинарного нарушения – полгода. 

Порядок проведения служебной проверки

Эффективность служебной проверки напрямую зависит от четкого соблюдения порядка ее проведения. Как правило, в компаниях процедура расследования стартует не позднее трех дней с момента, когда руководителю стало известно о совершенном правонарушении.

1.    Нарушение фиксируется. 

После установления факта нарушения, которое стало основанием для расследования, у работника запрашиваются письменные объяснения. Таким документом может быть служебная записка или объяснительная. Поскольку служебное расследование – процедура внутренняя, работник имеет право отказаться от участия в проверке. В таком случае необходимо зафиксировать факт его уклонения от «дачи пояснений». Основанием для дальнейшего проведения расследования также может быть докладная записка руководителя подразделения, где произошло нарушение. 

2.    Издается приказ и собирается комиссия. 

В приказе нужно обязательно указывать ссылку на документ, в котором указан факт нарушения (служебная записка или докладная). 

Как оформить приказ о служебной проверке

В обязательном порядке в приказе о проведении служебной проверки указываются:

  • название компании, в которой произошел инцидент; 
  • персональные данные сотрудника-нарушителя; 
  • ссылка на документ-основание для начала проведения расследования;
  • сведения об ответственных за исполнение сотрудников. 

Все указанные в приказе персоналии должны с ним ознакомиться и в подтверждение поставить подпись.

Скачать образец приказа о проведении служебного расследования

Образец приказа о проведении служебного расследования

3.    Комиссия проводит расследование.

Участники комиссии имеют право проводить беседу с сотрудниками компании и брать у них письменные объяснения, запрашивать и изучать документы, которые помогут внести ясность в расследуемое дело, получать консультации специалистов, в том числе за пределами компании. 

При этом все участники комиссии обязаны обеспечивать конфиденциальность в процессе выяснения обстоятельств дела, оформлять все этапы документально и составить акт о результатах служебной проверки. 

4.    Члены комиссии составляют заключение.

Результаты проверки необходимо зафиксировать в акте, в котором указываются:

  • фамилии участников и председателя комиссии; 
  • информация о самом факте нарушения; 
  • сведения о предположительно виновном сотруднике; 
  • данные о причинах инцидента;
  • решение о мерах взыскания.  

Дополнительно к заключению прилагаются все необходимые подтверждающие документы.

5.    Руководитель принимает решение.

Финальное решение о необходимости привлечения сотрудника к ответственности принимает работодатель – в течение трех дней с момента окончания расследования. Если во время служебной проверки обнаружены признаки состава преступления, то решается вопрос о возбуждении уголовного дела.

Как подводить итоги служебной проверки

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Желательно, чтобы работник ознакомился со всем пакетом документов под роспись. В будущем это может предотвратить подачу работником иска, поскольку он заранее знал аргументированную позицию работодателя.

Как проверять кандидатов и нанимать благонадежных сотрудников

Служебные проверки – процесс, требующий значительных временных, трудовых, а порой и финансовых ресурсов компании. Обезопасить себя от инцидентов, заранее позаботиться о сохранении репутации организации, а значит и сократить возможные издержки позволит проверка уровня благонадежности соискателей и действующих сотрудников. И это можно сделать не только силами службы безопасности, но с помощью современных онлайн-сервисов автоматизированной проверки. Одно из подобных решений предлагает компания SpectrumData. 

Сервис обрабатывает информацию из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, в различных режимах предоставляет всю необходимую для принятия решения информацию в одном отчете, хранит историю проверок, позволяет получить сведения о биографии граждан по всем регионам России. 

Уже через три минуты после запроса вы получите подробный отчет о человеке. И, что важно, вся информация полностью соответствуют ФЗ №152 «О персональных данных». 

Пример отчета по проверке соискателя от SpectrumData

В отчете содержатся сведения о правовой благонадежности кандидата или сотрудника, действительности его документов, финансовом положении, а также об интересах в социальных сетях и многое другое. Чтобы оценить, насколько решение от SpectrumData подходит вашей компании, оставьте заявку на демо-доступ и бесплатный тестовый доступ

Автор: Анатолий Черепанов 



Получить
консультацию по решениям

+7 (499) 110 49 83

Или оставьте заявку

  
x

Спасибо! Ваша заявка отправлена

Наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время

x

Не удалось отправить заявку

Пожалуйста, попробуйте еще раз или свяжитесь с нами по телефону