Наш эксперт:
Сергей Матвеев
- действующий член Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию хищений (ACFE)
- президент международной ассоциации корпоративной безопасности (ICSA.club)
Для чего необходимо служебное расследование
Основная задача расследования – не только выяснить и описать сам факт совершения нарушения и установить роль в этом нарушении работника, но и оценить степень, характер и размер причиненного организации ущерба, а также определить меры по привлечению нарушителя к ответственности и выработать эффективные меры профилактики подобных инцидентов.
Ключевые задачи проведения проверки в компании:
- установить сам факт нарушения;
- определить время и детали обстоятельств произошедшего, проанализировать последствия, определить размер ущерба;
- определить круг сотрудников, которые вовлечены в проступок, их роли;
- проанализировать мотивы совершения проступка и дополнительные обстоятельства;
- принять решение о применении мер, установленных законодательством РФ.
Когда и зачем проводится служебная проверка
Как правило, служебная проверка в организации осуществляется по факту совершения работником какого-либо проступка или при выявлении какой-либо негативной ситуации. Например, дисциплинарный проступок работника, выявление недостачи, выявление хищения в компании, либо иная другая ситуация, которая несет в себе какие-либо риски в части имущества, репутации, или утраты информации.
В коммерческих компаниях процесс расследования должен регламентироваться соответствующими локальными документами, которые описывают порядок проведения расследования, сроки, права и обязанности сторон.
Прежде чем начинается официальная процедура расследования, работодатель, как правило, фиксирует какой-то инцидент. Затем издается приказ о проведении расследования и запускается его процесс. Любое расследование далеко не всегда заканчивается установлением сотрудников, которые были вовлечены в совершение противоправных действий. И поэтому очень важно иметь строго подкрепленную фактурой картину события и участия работников, чтобы иметь основания применять меры дисциплинарного воздействия на работников компании.
Итак, расследование проводится, если компании необходимо:
- установить сам факт или событие нарушения в компании;
- выявить ущерб, нанесенный компании;
- установить лица, которые причастны к нарушениям;
- определить причинно-следственные связи между действиями лиц и причинением ущерба.
Как подготовиться к служебному расследованию на предприятии
Для того, чтобы процесс служебных расследований был прозрачен и легитимен в компаниях, необходимо закреплять его в локальных нормативных документах (например, Регламенте о проведении служебных расследований). С ними должны ознакомиться все сотрудники – во время процедуры приема на работу, еще до того, как приступят к выполнению своих обязанностей.
Важно: у всех сотрудников должны быть обязательно подписаны все требуемые законодательством документы (например, трудовые договоры, должностные инструкции), иначе в случае возникновения ЧП с участием сотрудника компания не сможет добиться возмещения нанесенного ущерба или привлечь сотрудника к ответственности .
«Предугадать, сможет ли тот или иной сотрудник совершить проступок, практически невозможно, – подчеркивает Сергей Матвеев. – Однако для того, чтобы предотвратить серьезные правонарушения и снизить риск ущерба, необходимо уделять особое внимание сотрудникам материально ответственных и коррупционно емких должностей, которые управляют крупными бюджетами и работают с наиболее значимыми для компании контрагентами».
Для этого проверке соискателей на подобные должности уделяют особое внимание: не только тщательно оценивают рекомендации с предыдущих мест работы, но и подключают специалистов службы безопасности к оценке биографии и сбору справочной информации из доступных источников. И дело здесь не ограничивается проверкой отсутствия судимости у кандидата, внимательно оцениваются также его возможные связи с конкурентами, аффилированность с контрагентами, отсутствие ограничений на занимание определенных должностей и другие критерии оценки, на основании которых можно оценить благонадежность кандидата.
Правила проведения служебного расследования
Необходимость проведения служебного расследования компании трактуется трудовым кодексом (ст. 193 ТК РФ). План действий и методика проведения расследования зависят от типа нарушения.
По стандарту в большинстве случаев необходимо руководствоваться следующими правилами проведения служебной проверки:
- начинать проверку необходимо сразу же, как только стало известно об инциденте или о причинении компании ущерба;
- издать приказ о назначении комиссии, в составе которой 3 и более работников, имеющих знания и компетенции в области, которую затрагивает произошедшая ситуация;
- запросить и изучить всю необходимую документацию, данные, провести анализ информационных массивов;
- после изучения информационных источников запросить у сотрудника объяснения и детально изучить полученные сведения и документы;
- составить акт служебной проверки, куда вносятся полные сведения об обстоятельствах проступка, а также его доказательства и последствия.
Алгоритм проведения служебного расследования обычно выглядит в виде построения гипотез о произошедшем событии, в соответствии с гипотезами собирается документальная фактура (как, когда произошло нарушение и кто именно в нем участвовал). Исходя из достаточности фактуры делаются умозаключения и убираются те гипотезы, в которых нет подтверждающей их информации или имеющаяся фактура опровергает гипотезу. Таким образом остаются один-два варианта, которые далее проверяются путем опроса сотрудников и проведением дополнительных мероприятий.
По словам Сергея Матвеева, важный этап служебного расследования – изучение личности выявленного или предполагаемого нарушителя. Ценной может стать информация об окружении и интересах сотрудника, а при расследовании крупных хищений в компании – сведения об имуществе, источниках дохода, а также кредитной истории работника.
Кто принимает участие в служебной проверке?
Обычно в компаниях в процедуре служебной проверки участвует служба безопасности. Кроме того, к проведению расследования могут подключаться и другие специалисты и подразделения в зависимости от необходимости: финансисты, юристы, внутренний аудит, HR-специалисты производственных служб и внешние консультанты и эксперты.
Сроки служебного расследования
Законодательных ограничений в сроках проведения служебного расследования нет, однако по закону к работнику можно применить дисциплинарное взыскание или потребовать возмещения ущерба в течение месяца с момента фиксации нарушения. Либо с момента, когда точно определен размер ущерба, нанесенного компании. В этот период не входят больничные, отпуска, время ожидания решений профсоюза.
Если в течение месяца решение о наказании не принято, комиссия может запустить процесс повторной проверки, однако для этого должны быть документально подтвержденные основания, например перенос и задержка сроков ожидания ответа от государственного органа или органов экспертизы. В таком случае срок удержания ущерба отсчитывают от даты последнего решения руководителя, срок давности дисциплинарного нарушения – полгода.
Порядок проведения служебной проверки
Эффективность служебной проверки напрямую зависит от четкого соблюдения порядка ее проведения. Как правило, в компаниях процедура расследования стартует не позднее трех дней с момента, когда руководителю стало известно о совершенном правонарушении.
1. Нарушение фиксируется.
После установления факта нарушения, которое стало основанием для расследования, у работника запрашиваются письменные объяснения. Таким документом может быть служебная записка или объяснительная. Поскольку служебное расследование – процедура внутренняя, работник имеет право отказаться от участия в проверке. В таком случае необходимо зафиксировать факт его уклонения от «дачи пояснений». Основанием для дальнейшего проведения расследования также может быть докладная записка руководителя подразделения, где произошло нарушение.
2. Издается приказ и собирается комиссия.
В приказе нужно обязательно указывать ссылку на документ, в котором указан факт нарушения (служебная записка или докладная).
Как оформить приказ о служебной проверке
В обязательном порядке в приказе о проведении служебной проверки указываются:
- название компании, в которой произошел инцидент;
- персональные данные сотрудника-нарушителя;
- ссылка на документ-основание для начала проведения расследования;
- сведения об ответственных за исполнение сотрудников.
Все указанные в приказе персоналии должны с ним ознакомиться и в подтверждение поставить подпись.
Скачать образец приказа о проведении служебного расследования
3. Комиссия проводит расследование.
Участники комиссии имеют право проводить беседу с сотрудниками компании и брать у них письменные объяснения, запрашивать и изучать документы, которые помогут внести ясность в расследуемое дело, получать консультации специалистов, в том числе за пределами компании.
При этом все участники комиссии обязаны обеспечивать конфиденциальность в процессе выяснения обстоятельств дела, оформлять все этапы документально и составить акт о результатах служебной проверки.
4. Члены комиссии составляют заключение.
Результаты проверки необходимо зафиксировать в акте, в котором указываются:
- фамилии участников и председателя комиссии;
- информация о самом факте нарушения;
- сведения о предположительно виновном сотруднике;
- данные о причинах инцидента;
- решение о мерах взыскания.
Дополнительно к заключению прилагаются все необходимые подтверждающие документы.
5. Руководитель принимает решение.
Финальное решение о необходимости привлечения сотрудника к ответственности принимает работодатель – в течение трех дней с момента окончания расследования. Если во время служебной проверки обнаружены признаки состава преступления, то решается вопрос о возбуждении уголовного дела.
Как подводить итоги служебной проверки
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Желательно, чтобы работник ознакомился со всем пакетом документов под роспись. В будущем это может предотвратить подачу работником иска, поскольку он заранее знал аргументированную позицию работодателя.
Как проверять кандидатов и нанимать благонадежных сотрудников
Служебные проверки – процесс, требующий значительных временных, трудовых, а порой и финансовых ресурсов компании. Обезопасить себя от инцидентов, заранее позаботиться о сохранении репутации организации, а значит и сократить возможные издержки позволит проверка уровня благонадежности соискателей и действующих сотрудников. И это можно сделать не только силами службы безопасности, но с помощью современных онлайн-сервисов автоматизированной проверки. Одно из подобных решений предлагает компания SpectrumData.
Сервис обрабатывает информацию из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, в различных режимах предоставляет всю необходимую для принятия решения информацию в одном отчете, хранит историю проверок, позволяет получить сведения о биографии граждан по всем регионам России.
Уже через три минуты после запроса вы получите подробный отчет о человеке. И, что важно, вся информация полностью соответствуют ФЗ №152 «О персональных данных».
В отчете содержатся сведения о правовой благонадежности кандидата или сотрудника, действительности его документов, финансовом положении, а также об интересах в социальных сетях и многое другое. Чтобы оценить, насколько решение от SpectrumData подходит вашей компании, оставьте заявку на демо-доступ, и наши специалисты проведут для вас онлайн-консультацию и помогут подобрать пакет проверок, оптимально подходящий для ваших задач.
Автор: Анатолий Черепанов
