Материальная ответственность работника: как правильно оформить и взыскать ущерб

В процессе трудовых отношений нередко возникают ситуации, при которых работник по тем или иным причинам наносит компании материальный ущерб. Чтобы защитить свои интересы, работодатель вправе привлечь сотрудника к ответственности. Однако процедура эта строго регламентирована: важно соблюдать установленные правила, иначе взыскание может быть признано незаконным.

В этой статье вместе с экспертами разберем, что представляет собой материальная ответственность, в каких случаях она наступает, какие существуют ее разновидности, и как работодателю правильно оформить и реализовать процесс возмещения ущерба.

Наши эксперты

Дмитрий Келин

• руководитель юридической компании KELIN

Екатерина Агаева

• гендиректор сервиса по поиску работы и найму сотрудников GdeRabota.ru

Что такое материальная ответственность и на кого она распространяется

Материальная ответственность — обязанность лица возместить ущерб, причиненный другому лицу (работодателю) в результате нарушения возложенных на него трудовых обязанностей или совершения противоправных действий.

Ключевые характеристики мат ответственности работника:

• основана на нормах ТК РФ;
• может быть как полной, так и ограниченной;
• касается всех категорий работников — от младшего персонала до руководства;
• наступает исключительно при наличии вины и доказанной причинно-следственной связи между действиями работника (либо его бездействием) и убытками.

Если работодатель, добиваясь возмещения ущерба, будет действовать не в рамках законодательства, его действия могут быть оспорены в суде.

Виды материальной ответственности работника

Можно выделить несколько видов материальной ответственности – в зависимости от характера ущерба, обстоятельств дела.

• Ограниченная материальная ответственность работника.

Применяется по умолчанию (в договоре не прописывается) и предполагает, что сотрудника можно привлечь к ответственности в пределах среднего месячного заработка.

• Полная материальная ответственность.

Наступает, когда ущерб причинен умышленно, в состоянии алкогольного опьянения, или если с сотрудником заключен соответствующий договор.

• Коллективная ответственность.

Договор коллективной ответственности заключается, когда разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба невозможно или затруднительно, отмечает руководитель юридической компании KELIN Дмитрий Келин.

Иногда сотрудник, с которым подписан договор о коллективной материальной ответственности, может не возмещать урон, добавляет гендиректор сервиса по поиску работы и найму сотрудников GdeRabota.ru Екатерина Агаева. Для этого доказывается отсутствие прямой вины, например, документально подтверждается, что в момент нанесения ущерба работник был на больничном или в отпуске.

Когда наступает материальная ответственность

Чтобы были основания привлечь сотрудника к материальной ответственности, должны одновременно совпадать несколько условий:

1. Между работником и фирмой заключен трудовой договор.
2. Доказан факт причинения ущерба (поломки оборудования, недостачи – как денег, так и товаров).
3. Установлена противоправность поведения сотрудника, т.е. нарушение трудовых обязанностей, техники безопасности, законов РФ.
4. Доказана причинно-следственная связь действий сотрудника и убытков.
5. Установлена и доказана вина работника и ее форма: был ли причинен ущерб с умыслом или по неосторожности.

Без соблюдения всех этих условий взыскание будет признано неправомерным.

Важно! Вид и пределы материальной ответственности работника в ряде случаев зависят именно от формы вины.

Как заключить договор о материальной ответственности

Заключение договора о материальной ответственности, как индивидуальной, так и коллективной, имеет особый порядок. Подписывается он либо при приеме на работу, либо переводе на должность, связанную с материальной ответственностью.

Другие нюансы, о которых важно помнить:

• Форма — письменная, в двух экземплярах.
• Перечень конкретных должностей, с работниками на которых можно заключить такой договор, установлен Постановлением Минтруда РФ № 85 от 31.12.2002.
• При заключении коллективного договора ответственность распределяется между членами бригады по соглашению.

Важно: как правило, если соответствующего договора нет, работник несет только ограниченную ответственность. Однако если в суде удастся доказать умышленное причинение вреда производству, то судебная инстанция встанет на сторону работодателя и привлечет подсудимого к полной материальной ответственности, несмотря на отсутствие договора, отмечает Екатерина Агаева.

Скачать типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности

Порядок привлечения к материальной ответственности

Чтобы взыскать ущерб с работника, работодатель должен соблюсти пошаговую процедуру. Нарушение этого порядка может привести к отмене взыскания в суде.

Шаг 1. Составление акта о причиненном ущербе

Первым делом необходимо зафиксировать факт причиненного ущерба. Это делается посредством составления акта, в котором указывается:

• дата и время происшествия;
• описание поврежденного или утраченного имущества;
• обстоятельства, при которых произошел инцидент;
• подписи комиссии и свидетелей, если таковые имеются.

Акт нужно составить в кратчайшие сроки после выявления ущерба.

Скачать образец акта о причиненном ущербе

Шаг 2. Определение суммы ущерба

Далее производится расчет суммы причиненного ущерба. Ее размеры должны быть обоснованы и подтверждены такими бумагами, как:

• акты инвентаризации;
• бухгалтерские документы;
• заключения экспертов;
• счета на восстановление или замену имущества.

Сумма должна быть указана точно — с разбивкой на позиции, если ущерб комплексный.

Если размер денежной компенсации установила третья сторона, то создавать комиссию, необходимости нет, добавляет эксперт. Например, водитель логистической компании по своей вине попал в ДТП. Тогда размер компенсации установят страховая фирма и ремонтная компания.

При этом работодатель может просить не только возмещения суммы материального ущерба, но и оплату расходов на покупку нового имущества и затраты на компенсацию урона третьим лицам. Например, если в ДТП пострадала не только машина работодателя, но и личное авто потерпевшего.

Важно! Взыскать с сотрудника упущенную из-за его проступка или бездействия прибыль не получится – только напрямую нанесенный ущерб.

Шаг 4. Проведение расследования

Во время служебной проверки выясняются все обстоятельства инцидента:

• берутся объяснения с работника;
• собираются показания свидетелей;
• анализируются документы и материалы.

Работнику дается право предоставить объяснение в течение 2 рабочих дней. В случае отказа сотрудника объясниться об этом также нужно составить акт.

Скачать объяснительную записку по поводу причиненного ущерба, образец

Шаг 5. Издание приказа о взыскании суммы

Если вина подтверждена и сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка — работодатель может издать приказ о взыскании, под которым сотрудник должен поставить подпись. Если ущерб более значительный, взыскать деньги можно лишь в суде, либо если работник даст на это письменное согласие.

Приказ должен содержать:

• основания для взыскания;
• сумму ущерба;
• способ, которым будут удерживаться средства.

Скачать образец приказа о взыскании суммы ущерба

Как взыскать ущерб с работника

Существует несколько способов взыскания ущерба:

1. Добровольное возмещение. Работник признает ущерб и пишет заявление, где расписывается, что согласен, чтобы средства списывали из его зарплаты.
2. Удержание из заработной платы. Если отсутствует согласие работника, удержать можно лишь сумму, не превышающую его средний заработок. И в любом случае законно вычитать ежемесячно не более ⅕ зарплаты.
3. Обращение в суд. Если сумма превышает допустимые пределы или работник отказывается компенсировать ущерб — работодатель должен подать иск.

Срок подачи иска — с момента обнаружения ущерба прошло не более года.

Важно: любые удержания без соблюдения порядка незаконны и могут быть обжалованы в суде.

С согласия работодателя сотрудник вправе компенсировать урон не только деньгами, но, например, и личным ремонтом оборудования, добавляет Екатерина Агаева.

Когда сотрудник освобождается от ответственности

Существует ряд случаев, при которых работник освобождается от материальной ответственности, даже если факт ущерба установлен.

• Доказано отсутствие вины сотрудника.

Если работник действовал добросовестно и в рамках должностных инструкций.

• Ущерб был нанесен вследствие самообороны.

Например, сотрудник использовал имущество компании, чтобы отбить нападение грабителей.

• Причиной ущерба стал форс-мажор.

Например, природные катаклизмы, аварии, которые не зависят от действий работника.

• Есть нарушения со стороны работодателя.

Неправильная организация труда, отсутствие инструктажа или нарушенные нормы охраны труда.

• Истек срок давности.

Если прошло более одного года с момента обнаружения ущерба.

Судебная практика по взысканию ущерба

Материальная ответственность работника — это важный инструмент защиты имущественных интересов работодателя. Однако для его эффективного применения необходимо строго соблюдать прописанные в законах процедуры и учитывать все нюансы трудовых отношений. Примерами из судебной практики, когда суды принимали решение как в пользу работодателя, так наоборот, поделился Дмитрий Келин.

Поздно спохватились

Работодатель провел инвентаризацию имущества, в результате которой насчитал крупный ущерб: обнаружилась недостача как денег в кассе, 45 тыс. рублей, так и товара на складе еще на 340 тыс. рублей. Спустя 1,5 года работодатель обратился в суд. Дело рассматривал Октябрьский городской суд Республики Башкортостан ( дело № 2-1066/2023).

Суд встал на сторону сотрудника, и вот почему:

• истец не смог подтвердить факт передачи имущества работнику. Инвентаризация перед заключением договора не проводилась;
• пропущен срок обращения в суд (иск подали спустя 1,5 года после инвентаризации, вместо установленного одного года), доказательств наличия уважительных причин задержки работодатель не предоставил.

Начальник отдела сдал оборудование в ломбард, чтобы заплатить алименты

Руководитель отдела логистики в московской фирме украл со склада оборудование более чем на 1 млн рублей. Оборудование было обнаружено работодателем в ломбарде дома, где проживал данный сотрудник. Как выяснилось, мужчина похитил диагностические сканеры, чтобы на вырученные деньги покрыть свою задолженность по алиментам.

В соответствии с приговором Бутырского районного суда ( дело № 1-921/23), работник был признан виновным в совершении хищения. Поскольку при заключении трудового договора работодатель провел комплексную работу по корректному оформлению как самого ТД, как и должностной инструкции, передаче работнику ТМЦ, ознакомил сотрудника со всеми локальными актами, суд взыскал с работника ущерб в полном объеме. 

Крупные задолженности, так же как и сомнительные деловые связи – фактор риска. Если вы планируете принять человека на позицию, подразумевающую материальную ответственность, стоит тщательно проверить кандидата на благонадежность.

Быстро и эффективно провести оценку соискателя поможет сервис от SpectrumData. Отчет с основными фактами биографии человека будет сформирован всего за две минуты. Вы узнаете, нет ли у кандидата астрономической задолженности по алиментам, зарегистрированных ИП со схожим профилем и так далее.

Часто задаваемые вопросы

Когда наступает полная материальная ответственность, а когда ограниченная?

В каких случаях работник может быть привлечен к полной материальной ответственности:

• Ущерб причинен умышленно (совершена кража имущества или оно намеренно испорчено).

• Сотрудник был пьян или находился под действием наркотических веществ.
• Ущерб связан с недостачей ценностей, которые передали под отчет (деньги, товары).
• Вред нанесен в результате преступных действий, что установлено в ходе судебных разбирательств.

Ограниченная ответственность применяется, если ущерб повлекла неосторожность:

• Случайная поломка оборудования.
• Причиной стали ошибки, не связанные с халатностью.
• Непреднамеренная порча документации или материалов.

Разграничение зависит от вины работника и условий трудового договора.

Какие должности относятся к материально ответственным?

Материально ответственными считаются должности, связанные с хранением, учетом, выдачей или транспортировкой ценностей. Список таких позиций можно найти в Постановлении Минтруда РФ № 85 от 31.12.2002 г.

Какую сумму ущерба можно взыскать с работника?

1. При полной ответственности – виновный возмещает ущерб целиком.
2. При ограниченной взыскать с сотрудника больше его среднего ежемесячного дохода не получится (кроме исключительных случаев).

Если сумма ущерба больше зарплаты, взыскание возможно по решению суда.

При удержании из зарплаты максимум ежемесячно можно удерживать лишь 20% от дохода ( ст. 138 ТК РФ).

Если человек уволился, не успев возместить ущерб, взыскать остаток можно через суд.

Автор: Наталия Салихова