Как составить рекомендательное письмо и стоит ли доверять отзывам о соискателе

Для чего нужна рекомендация

Дополнительная возможность проверить соискателя на благонадежность, отсеять недобросовестных кандидатов, получить информацию о личностных и профессиональных качествах тех, кто прошел определенные этапы отбора — запросить рекомендации на сотрудника с предыдущего места работы.

Данным типом проверки пользуются многие кадровые агентства, однако и прямые работодатели не исключение. Наниматели чаще всего не просто запрашивают рекомендательное письмо у бывшего работодателя соискателя, а уточняют контактные данные тех, с кем можно поговорить о деловых качествах и личных особенностях кандидата.

Стоит отметить, что существуют «продуманные» соискатели, которые указывают в анкете ложные данные руководителя, дают номер телефона своего коллеги, друга, но не шефа. В таком случае есть риск оказаться обманутым, поэтому важно тщательно проверять слова кандидата, предоставляющего вам информацию.

Кто может составить рекомендацию для бывшего сотрудника

Рекомендация составляется бывшим руководителем. Случается, что написание образца рекомендации ложится на плечи кадрового отдела, секретаря или, как это часто бывает в небольших организациях, директора компании. Важно, чтобы текст рекомендательного письма писал тот, кто тесно взаимодействовал с рекомендуемым и желательно – его непосредственный руководитель, тогда характеристика получится полноценной и обоснованной. Если документ составил рядовой сотрудник, то подписать его должен кто-то из руководства, тогда рекомендация с места работы будет иметь больший вес и достоверность.

Обязан ли работодатель писать рекомендательное письмо

Итак, право на составление рекомендательного письма сотруднику предоставляется бывшему нанимателю. Однако это не является его обязанностью. Случаются ситуации, когда руководитель отказывается давать рекомендацию.

В каких случаях составлять рекомендательное письмо может быть не в интересах работодателя:

1. Когда в письме нечего написать. Работодатель понимает, что сотрудник особо себя не проявил и у него нет подходящих для должности навыков, и писать рекомендацию на работника бессмысленно.
2. Не хочет отпускать работника. Бывают такие ситуации, когда работодатель не хочет давать рекомендательное письмо сотруднику по нескольким причинам, в числе которых:

• немалые вложения в обучение персонала;
• сотрудник очень ценен для компании.

В иных случаях чаще всего в предоставлении рекомендательного письма от работодателя сотруднику не откажут.

Имеет ли право компания требовать рекомендацию при трудоустройстве

Требовать рекомендацию при трудоустройстве — желание самого нанимателя. Если потенциальный работодатель потребует рекомендательное письмо, то соискателю бессмысленно сопротивляться, тем более если отношения на бывшем месте работы были благополучными, тогда и скрывать нечего. Лучше уделить время для получения рекомендации, которая, возможно, приблизит кандидата к желаемой должности.

Как составить рекомендательное письмо

Рекомендация — это форма документа, в которой отмечены все качества и навыки кандидата, его опыт работы, а также изложена дополнительная информация о том, как он проявил себя на должности. Составленное по образцу, хорошо структурированное рекомендательное письмо может оказать приятное впечатление о кандидате и расположить работодателя. Несмотря на то, что как такового закрепленного примера рекомендательного письма не существует, есть устоявшиеся образцы составления рекомендации.

Текст рекомендательного письма должен включать:

1. Название компании, в которой ранее работал соискатель. ФИО рекомендателя и его должность.
2. Профессиональные и личностные качества соискателя, его успехи в компании и карьерный рост. В рекомендации можно отметить, как оперативно и качественно бывший работник справлялся с поставленными задачами, какими сильными и слабыми сторонами он обладал, как он взаимодействовал с коллегами и партнерами по работе, насколько вписывался в корпоративную культуру компании.
3. Причины увольнения.
4. Подпись руководителя. Ставить печать на рекомендательном письме необязательно.

Иногда образцы рекомендации на сотрудника включают еще несколько пунктов:

• знания и умения бывшего сотрудника, как он справлялся со своими должностными обязанностями;
• коммуникативные навыки сотрудника, его умение взаимодействовать с коллективом и деловыми партнерами;
• обучаемость работника, его желание повышать квалификацию и развиваться, стремление к карьерному росту;
• перечисление в письме всех успехов и достижений бывшего работника.

Для начала важно наметить содержательную составляющую рекомендации, а уже потом заняться оформлением по одному из шаблонов рекомендательного письма. Тогда текст письма получится полноценным и логически верно выстроенным.

Структура рекомендательного письма от работодателя сотруднику:

• название документа;
• текст: вступление, основная часть, заключение;
• подпись того, кто составлял документ;
• печать (желательно, но не обязательно);
• дата заполнения рекомендательного письма.

Приложение в шаблонах рекомендательных писем встречается достаточно редко. Обычно в нем оформляют почетные грамоты, благодарственные письма и указывают различные заслуги за время работы.

Чего не следует писать в рекомендации от работодателя

Несмотря на то, что общих образцов и правил написания рекомендательного письма нет, важно учитывать определенные моменты. В том числе – каких формулировок и содержательных элементов стоит избегать в тексте письма.

Чего не стоит делать, составляя рекомендательное письмо для бывшего сотрудника:

• включать в документ данные о человеке, которые могут нарушать этические нормы;
• вставлять необоснованные фразы, характеристики, которые ничем не подкреплены;
• добавлять ярко выраженные негативные эпитеты при описании личности, даже если между компанией и работником сложились недружелюбные отношения;
• писать о человеке в негативном ключе, если нет доказательств.

Стоит отметить, что существуют шаблонные фразы, которые зачастую по-иному трактуются HR-специалистами. Например:

• «ярый и усердный работник» — возможно, просто упрямый и не более того;
• «лояльный» — тяжело будет перейти на другую работу, без амбиций;
• «относится к работе с любовью» — значит, компания может платить ему меньше.

Как оформить рекомендацию: рекомендуемые стандарты

При оформлении текста рекомендательного письма обращайте внимание на следующие пункты:

1. Наименование организации и ее реквизиты.
2. Должность и ФИО лица, дающего рекомендацию.
3. Непосредственно характеристика рекомендуемого.
4. Причина увольнения.

Отметим, что стандартов написания данного письма не существует, однако в открытых источниках можно найти рекомендательные письма, пример которых даст общее понимание его оформления. Например, стоит помнить, что основной используемый в деловых документах шрифт – Times New Roman, кегль – 14, письмо должно соответствовать форме делопроизводства, а его содержание и сам текст — правилам русского языка, написано рекомендательное письмо должно быть емко и лаконично.

Пример рекомендательного письма

Ниже прилагаем образец, как написать рекомендательное письмо:

Рекомендательное письмо, образец

Вы нанимаете нового работника: нужны ли рекомендации?

Служба исследований HeadHunter провела опрос среди 500 HR-специалистов, чтобы узнать, насколько важны рекомендации с места работы кандидата в резюме и влияют ли они на что-либо. Ниже приведены результаты опроса.

Половина опрошенных HR-менеджеров считают, что документ с рекомендациями абсолютно не отличается от резюме обычного. Для соискателей, претендующих на руководящие должности, рекомендации в резюме более предпочтительны. 

Важно понять, по каким причинам HR-специалисты не доверяют рекомендательным письмам. Например, некоторые из них считают, что в подобных бумагах большую роль играет человеческий фактор, желание помочь человеку.

Руководитель может скрыть в письме какие-то не самые приятные факты рабочей биографии бывшего сотрудника или особенности его личности, мотивируя это нежеланием «портить жизнь» человеку. Либо, наоборот, может включить в документ какие-то вещи, которые не имеют ничего общего с действительностью – в таком случае мотивом может выступать банальная месть за что-либо. По той же причине эйчары не особо доверяют и «черным спискам» соискателей — и не без оснований.

Самостоятельный сбор рекомендаций: интервью с бывшим работодателем

Если вам нужно проверить потенциального работника и вы думаете, требовать ли от кандидата рекомендации с места работы, можно использовать такой способ, как личное обращение к бывшему руководителю соискателя.

К общению с бывшим работодателем необходимо подготовиться, а уже после разговора – вдумчиво проанализировать все полученные сведения о  сотруднике. Если до этого собеседования вы тщательно изучили анкету кандидата и другие этапы оценки были проведены правильно, то результат сбора рекомендаций послужит только подтверждением уже собранных данных. 

Что нужно учесть при сборе рекомендаций:

• обдумайте план собеседования;
• подумайте, насколько компетентен источник информации;
• 70% слушайте, и только 30% говорите;
• 95% вопросов должны предполагать развернутый ответ, а не односложный;
• отметьте важные элементы диалога;
• соберите рекомендации с нескольких мест работ (достаточно 2-3);
• используйте комплексную оценку данных.

Как получить достоверные сведения и проверить соискателя

Чтобы избежать ошибочного суждения из-за рекомендации, зависящей от взаимоотношений на прошлом рабочем месте, в оценке кандидата надежнее полагаться на факты, а не на интуицию и рекомендательные письма.

Возможность эффективно проверить уровень благонадежности кандидата и быть уверенным в данных на 100% есть. Быструю и эффективную оценку позволит провести сервис «Проверка соискателя и сотрудников» от SpectrumData. 

Вы сможете узнать:

• имел ли сотрудник проблемы с законом (не находится ли он в розыске, участвовал ли в судебных процессах);
• какова финансовая благонадежность соискателя (кредитный рейтинг, проверка на банкротство, исполнительные производства, залоги движимого имущества, систематическое уклонение от уплаты алиментов или просрочка штрафов ГИБДД) и многое другое.

Вместе с SpectrumData вы сможете заблаговременно проверить документы соискателя при приеме на работу. Это позволит сразу же отсеять неблагонадежных кандидатов, у которых могут быть свои, не самые светлые мотивы для трудоустройства. 

Проверка уровня благонадежности кандидата поможет в работе:

1. Специалистам служб безопасности.
2. HR-специалистам.
3. Владельцам бизнеса.

Преимущества сервиса:

• более 70 государственных, официальных и открытых источников информации;
• среднее время предоставления отчета – 3 минуты;
• полное соответствие ФЗ №152 «О персональных данных»;
• действует проверка граждан РФ по всем регионам.

Авторы: Юлия Быкова, Дилара Ильясова