Рекомендательное письмо сотруднику: как составить, примеры и готовые образцы для скачивания

Когда ценный сотрудник уходит по собственному желанию, работодателю важно корректно оформить увольнение и сохранить хорошие отношения. Один из способов – выдать рекомендательное письмо. Для специалиста это знак поддержки, а для нового работодателя – способ убедиться в компетенциях и навыках кандидата.

Зачем нужна рекомендация с прошлого места работы? Как написать рекомендательное письмо и какая должна быть структура? Разберем это в нашем материале, а также приведем готовые образцы рекомендательных писем.

Что такое рекомендательное письмо и зачем оно нужно

Рекомендательное письмо – это письменный отзыв работодателя, в котором содержится положительная характеристика об опыте, квалификации и личных качествах сотрудника. Оно помогает потенциальному нанимателю оценить кандидата.

В чем различие между рекомендательным письмом и характеристикой

Многие работодатели и сотрудники думают, что характеристика и рекомендательное письмо – это одно и то же. Оба документа дают возможность понять, какими качествами обладает кандидат, однако различия все же есть.

Чем отличается рекомендация от характеристики:

• Характеристика.

Это более формальный и деловой документ. В ней описываются как положительные, так и отрицательные черты характера сотрудника. Она часто используется внутри организации для аттестации, при повышении в должности, а также в суде, при выдаче визы или одобрении кредита.

• Рекомендательное письмо.

Как правило, рекомендация раскрывает навыки и компетенции кандидата с положительной стороны. И чаще всего рекомендательное письмо используют именно при трудоустройстве или переводе в другую компанию.

Как написать рекомендательное письмо: пошаговая инструкция

Рекомендательное письмо помогает будущему работодателю оценить кандидата. Чтобы письмо выполняло свою задачу, оно должно быть грамотно оформлено с четкой структурой и конкретными примерами.

Как писать рекомендательное письмо сотруднику:

• Определите формат письма.

Обычно рекомендация для сотрудника оформляется на фирменном бланке компании или на листе А4 с реквизитами работодателя.

• Соберите информацию о сотруднике.

Проверьте должностные обязанности, ключевые достижения, квалификацию, личные качества. Если сотрудник предоставил резюме, используйте его как каркас для структуры письма.

• Напишите письмо.

Кратко представьте себя и организацию. Перечислите профессиональные и личные качества сотрудника. Старайтесь давать конкретные примеры, чтобы письмо выглядело достоверно.

• Заключение и рекомендации.

Кратко выразите уверенность в компетенциях сотрудника и готовность рекомендовать его для новой позиции.

Структура рекомендательного письма: обязательные блоки

Чтобы рекомендательное письмо было информативным, оно должно содержать несколько обязательных блоков.

Какой должна быть структура письма:

• Шапка письма.

В шапке указывают название организации, ее контактные данные, адрес и дату составления письма.

• Вступление.

Во вступлении рекомендатель приводит свои данные: указывает должность, отдел и период совместной работы с сотрудником. Здесь же обозначается цель письма.

• Основная часть.

В содержании письма нужно раскрыть профессиональные качества сотрудника. Для этого можно описать ключевые навыки, достижения, проекты и результаты работы сотрудника.

Также важно отметить личные качества, которые могут быть полезны на будущей позиции. Например, инициативность, коммуникабельность или стрессоустойчивость. Конкретные примеры из практики сделают письмо более убедительным.

• Заключение.

В заключении подтверждается компетентность сотрудника и выражается готовность рекомендовать его для новой должности. При необходимости здесь можно указать контакт для обратной связи, если будущий работодатель захочет уточнить детали.

• Подпись.

Письмо подписывает непосредственный руководитель, директор компании или HR. При желании добавляется печать организации.

Иногда в шаблонах рекомендательных писем встречается приложение. Обычно в нем оформляют почетные грамоты, благодарственные письма и указывают различные заслуги за время работы.

Образцы рекомендательных писем от работодателя – примеры для разных должностей

Хотя строгих правил для написания рекомендательного письма не установлено, при его подготовке важно учитывать деловую форму. Обычно рекомендацию на сотрудника оформляют в стандартном шрифте Times New Roman, текст составляют в официально-деловом стиле и без лишних подробностей.

Образец рекомендательного письма для бухгалтера

Такое письмо часто требуется при трудоустройстве в финансовую или государственную организацию. В примере рекомендательного письма от работодателя для бухгалтера нужно подчеркнуть аккуратность, внимательность к деталям и умение работать с отчетностью.

Образец рекомендательного письма для менеджера по продажам

Для менеджеров по продажам в письме важно показать результаты в цифрах: выполнение или перевыполнение плана, расширение клиентской базы, умение вести переговоры. Это усиливает доверие будущего работодателя и демонстрирует эффективность сотрудника.

Образец рекомендательного письма для руководителя

Рекомендательное письмо, образец которого составляется для руководителя, должно подчеркнуть его управленческие качества. Например, умение организовать работу команды, вести переговоры, контролировать сроки и стратегически мыслить. 

Образец рекомендательного письма для IT-специалиста

Для IT-специалистов в письме будет уместен акцент на технические компетенции, опыт внедрения проектов и умение решать нестандартные задачи. 

Скачать шаблон рекомендательного письма

Подготовить рекомендационное письмо с нуля бывает непросто: нужно правильно оформить текст, выдержать деловой стиль и учесть все формальные моменты. Чтобы сэкономить время и избежать ошибок, вы можете скачать шаблон рекомендательного письма и использовать его как основу для своей рекомендации.

В зависимости от того, кого касается письмо, отличаются его составители.

Так, для бухгалтера чаще всего рекомендацию пишет главный бухгалтер, финансовый директор или руководитель отдела, где работал специалист.

Рекомендательное письмо для менеджера по продажам может составить руководитель отдела продаж или директор.

Для управленцев рекомендации пишутся от имени генерального директора, собственника бизнеса или любого представителя топ-менеджмента компании.

Рекомендательное письмо для IT-специалиста пишет руководитель IT-отдела, тимлид проекта или технический директор.

Как проверить подлинность рекомендательного письма

Не всегда можно быть уверенным, что рекомендательное письмо полностью отражает реальные качества кандидата. Иногда документы бывают формальными, их содержание может зависеть от личных взаимоотношений на предыдущем месте работы.

Причины, по которым письмо может быть ненадежным:

• слишком хорошие отношения с руководством, когда рекомендация на сотрудника приукрашена;
• конфликтные ситуации, после которых руководство может дать негативную оценку, даже если сотрудник выполнял свои обязанности хорошо;
• формальная подача документа без глубокого знания работы кандидата;
• использование шаблонных фраз, которые не отражают реальную ситуацию.

Поэтому при принятии решения о трудоустройстве важно опираться на проверенные факты, а не только на рекомендательные письма. В этом поможет сервис SpectrumData: он позволяет быстро и эффективно проверить кандидата или сотрудника по десяткам параметров.

Вы сможете узнать:

• имел ли сотрудник проблемы с законом (не находится ли он в розыске, участвовал ли в судебных процессах);
• какова финансовая благонадежность соискателя (кредитный рейтинг, проверка на банкротство, исполнительные производства, залоги движимого имущества, систематическое уклонение от уплаты алиментов или просрочка штрафов ГИБДД) и многое другое.

Проверка позволит отсеять неблагонадежных кандидатов, у которых могут быть свои, не самые светлые мотивы для трудоустройства. Или по крайней мере принять взвешенное решение о найме с учетом возможных рисков.

Часто задаваемые вопросы

Кто может написать рекомендательное письмо?

Текст рекомендательного письма должен составлять тот, кто непосредственно работал с сотрудником. В этом случае рекомендация будет полноценной и правдивой.

Написать рекомендательное письмо может:

• непосредственный руководитель;
• секретарь;
• кадровый отдел;
• директор компании.

Какой срок действия у рекомендательного письма?

Юридически срок действия у рекомендательного письма не установлен. Однако работодатели предпочитают учитывать рекомендации, выданные в последние 1-2 года. Поэтому чем свежее рекомендация, тем выше ее ценность.

Нужно ли ставить печать организации?

Законодательство не обязывает работодателей проставлять печать на рекомендательном письме. Документ без печати также будет действительным, если он подписан уполномоченным лицом. Однако наличие печати придает письму больший вес и повышает уровень доверия.

Автор: Дилара Ильясова