Как составить приказ о приеме на работу и для чего это нужно

Издание приказа о приеме на работу c 2021 года закон оставляет на усмотрение работодателя. Разберемся, для чего нужен этот документ и почему его оформление остается актуальным.

Что такое приказ о приеме на работу и когда он издается?

Приказ о приеме на работу – это распорядительный документ, подтверждающий трудовые отношения с работником, устроенным в штат организации.

Основание издания приказа о приеме на работу – это правильно оформленный и подписанный трудовой договор с реквизитами. Приказ принять на работу нового сотрудника обычно оформляется в тот же день, что и трудовой договор. Как правило, это происходит в течение трех дней после того, как новый сотрудник фактически начал работать. На следующий рабочий день кадровик сообщает об этом в территориальное отделение Социального фонда РФ.

Обязательно ли издавать приказ о приеме на работу?

Многие руководители предприятий задумываются, обязателен ли приказ о приеме на работу в 2023 году. С 22 ноября 2021 года поправки в Трудовом кодексе сделали этот документ необязательным, но включили форму о приеме на работу в список документации, подлежащей проверке Рострудом, если работодатель такой формой пользуется. Тем не менее, во многих компаниях продолжают составлять приказ: по данным экспертов в кадровом консалтинге, так делают около 80 процентов предприятий. 

Многим просто удобна привычная форма внутреннего документооборота, у кадровиков не возникает вопросов, как заполнять трудовую книжку, потому что некоторые сотрудники не спешат отказываться от бумажного варианта. А на госслужбе сохранилось требование сообщать реквизиты приказа (распоряжения) о приеме работника на работу бывшему нанимателю чиновника. Этот порядок регламентирован постановлением Правительства РФ, отсутствие документа может привлечь внимание прокуратуры, а ошибочное оформление приказа о приеме на работу обернется солидными штрафами (до 500 тыс. руб.). Поэтому работодатель сам принимает решение, нужен ли ему приказ о приеме работника на работу.

Пошаговая инструкция: что должно быть в приказе о приеме на работу

Поиск, подбор персонала и прием на работу нового члена коллектива – сложный комплекс ответственных мероприятий, при серьезном подходе он может занять немало времени. После того как будут проведены все процедуры и собраны и проверены документы соискателя, составляется приказ о приеме сотрудника на работу, если эта бумага применяется в кадровом учете организации. Приказ составляется на основе трудового договора, оформление которого является обязательным этапом трудоустройства. 

Как составить приказ о приеме на работу:

Шаг 1. В приказ о приеме на работу бланк вписать полное название организации в соответствии с Уставом. 

Шаг 2. Заполнить код формы по (ОКУД) — 0301001 и внести код предприятия по ОКПО. 

Шаг 3. В бланк приема на работу в графе «Номер документа» вставить регистрационный номер приказа о приеме на работу, присвоенный по утвержденной номенклатуре дел. 

Шаг 4. При проставлении даты составления приказа необходимо иметь в виду, что это должно быть число не ранее даты заключения трудового договора. 

Шаг 5. В форме приказа о приеме работника на работу в графе «Дата» в поле «с» нужно указать фактическую дату начала работы сотрудника. При бессрочном трудовом договоре в поле «до» ставится прочерк. Если договор срочный, требуется указать срок его действия или условия прекращения.

Шаг 6. Вписать ФИО нового работника по паспорту или другому удостоверению личности. Затем надо указать структурное подразделение и должность, на которую принимается сотрудник.

Шаг 7. Если работник начнет трудиться на испытательном сроке, нужно в соответствующем поле отметить его продолжительность.

Шаг 8. Указать в приказе условия приема на работу и особенности самой деятельности (основная работа, совмещение, перевод из другой организации или замещение временно отсутствующего сотрудника т.д.), прописать размер заработной платы в виде оклада и надбавок.

Шаг 9. Приказ о приеме на работу, заполненный, осталось подписать у руководителя организации или уполномоченного лица.

Подписанный приказ (распоряжение) о приеме на работу доводится до сведения самого работника (или работников) под роспись, подшивается в номенклатурную папку, а его номер вносится в журнал учета. Затем на основании этого документа кадровик вносит запись в трудовую книжку и заполняет личную карточку по форме N Т-2 или N Т-2ГС(МС), а бухгалтер открывает лицевой счет работника по форме N Т-54 или N Т-54а. 

Приказы о приеме на работу: образец

Если теперь не обязателен приказ о приеме на работу, какой документ нужен? Несмотря на поправки в законодательстве, унифицированная форма приказа о приеме на работу осталась прежней: Т-1 для приема каждого сотрудника в индивидуальном порядке и Т-1а при одновременном найме двух и больше работников. Кроме того, приказ о приеме на работу образец 2022 может быть составлен по собственной форме организации с учетом требований закона, но большинство предприятий берут готовые унифицированные бланки.

Форма № Т-1. Приказ о приеме работника на работу

Как правило, в кадровом учете предприятия используется унифицированная форма №Т-1 для приема одного работника. Использовать форму №Т-1а не рекомендуется, чтобы избежать разглашения персональных данных, лучше составить приказ о приеме на работу отдельно для каждого нового сотрудника. 

Приказ о приеме на работу, образец, заполненный по форме №Т-1: 

Приказ о приеме на работу совместителя

При найме совместителя приказ оформляется в общем порядке, в графе «Условия, характер работы» нужно вписать «По совместительству, с оплатой пропорционально отработанному времени». Не нужно уточнять, внутреннее или внешнее совместительство. Оклад указывается в полном размере согласно расписанию штата. 

Прием на работу по совместительству, образец оформления приказа:

Приказ о приеме на работу несовершеннолетнего

Предприятие может заключить договор с подростками, достигшими 16-летия с согласия их родителей, а для 15-летних потребуется еще разрешение органа опеки. Им необходимо предоставить неполный рабочий день с легкой деятельностью, не вредной для здоровья. Также несовершеннолетним сотрудникам нельзя устанавливать испытательный срок и нанимать по совместительству. Пример приказа о приеме на работу несовершеннолетнего – унифицированная форма №Т-1, либо разработанная самостоятельно. 

Приказ о приеме на работу во время декретного отпуска

Если новый работник принимается на время декретного отпуска штатного сотрудника, приказ о приеме на работу оформляется в общем порядке по унифицированной форме №Т-1. Трудовой договор на декретную ставку является срочным, и в графе условий и характера работы необходимо это отметить, написав «для исполнения обязанностей Ивановой Марии Васильевны, отсутствующей на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет».

Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника

В графу «Условия и характер работы» вписывается «Дистанционная работа». В этом случае используются электронные подписи работодателя и работника – это стандартная практика.

Частые ошибки в приказах о приеме на работу

Несмотря на то, что у приказа о приеме на работу есть образец заполнения, на практике  в нем нередко допускаются ошибки. Разберем наиболее типичные.

1. Несоблюдение требований к содержанию приказа: ошибки в ФИО работника и размере заработной платы, неверные даты или условия и характер работы, не соответствующие реальным обстоятельствам.
2. Индивидуально разработанная форма приказа не соответствует требованиям законодательства: она обязательно должна включать все необходимые графы и быть утвержденной руководством компании.
3. Нарушение сроков издания приказа и ознакомления с ним работника под роспись: по закону это нужно сделать в трехдневный срок со дня фактического начала исполнения трудовых обязанностей.
4. Составление приказа на основании трудового договора, оформленного ненадлежащим образом, либо подписанного неуполномоченными лицами. Такой приказ не имеет юридической силы и может быть оспорен.
5. Отсутствие подписи самого сотрудника как завершающего этапа оформления приказа о приеме на работу.  

Как проверить кандидата на благонадежность

Перед тем, как принимать сотрудника в штат и издавать приказ о поступлении на работу, стоит не только убедиться в профессионализме сотрудника, его потенциальной лояльности и в наличии нужных для работы компетенций, но и проверить такое важное качество будущего работника, как благонадежность. На ответственных должностях это особенно важно. Нельзя полностью полагаться исключительно на отзывы и рекомендации, да и в ходе собеседования не всегда можно сделать однозначные выводы. 

С помощью сервиса по проверке уровня благонадежности соискателя и сотрудников от SpectrumData можно за три минуты получить развернутый отчет о кандидате и узнать:

• действительны ли его документы;
• есть ли налоговые начисления, исполнительные производства, неоплаченные взыскания или просроченные кредиты;
• числится ли соискатель в розыске и многое другое. 

Если все в порядке, можно заключать договор и издавать распоряжение о приеме на работу.

Проверка кандидатов защитит вас от недобросовестных работников, поможет сэкономить время и сберечь репутацию компании. Чтобы понять, подходит ли вашей компании решение от SpectrumData, оставьте заявку на бесплатный тестовый доступ и оцените полноту и достоверность проверок.

Автор: Оксана Исаева