Как писать характеристику на работника?

Среди специалистов по работе с персоналом есть мнение, что характеристика с места работы – пережиток прошлого и простая формальность. В особенности если ее составляет бывший начальник и кандидат прикладывает документ к резюме в виде рекомендательного письма. Однако подобное приложение при отклике на вакансию запрашивают у работника и пишут до сих пор – в том числе для суда, для военкомата, а также когда сотрудника выдвигают на повышение или получение награды.

Для чего нужна характеристика с работы?

Характеристика с места работы – это документ, в котором работодатель дает официальную оценку подчиненному. В общих чертах, ее главная цель – помочь вынести решение о человеке в той или иной ситуации.

Хотя документ и не является единственным фактором, недооценивать его значение нельзя. Ведь он может не только пригодиться работнику на собеседовании или когда выносится решение о том, стоит ли его наградить, но и повлиять на судебное разбирательство. Подробнее о том, для чего нужна характеристика с работы и как назначение влияет на содержание бумаги, расскажем ниже.

Виды характеристики на сотрудника

Есть два критерия, влияющие на вид документа:

1. Кто и с какой целью просит характеристику на работника. По этому критерию они делятся на внутренние и внешние.
2. Какой оценки заслуживает сотрудник. По этому признаку характеристики с места работы разделяют на положительные и отрицательные.

Разберем каждый вид подробнее.

Внутренняя характеристика на сотрудника

Такие деловые бумаги нужны для того, чтобы корректировать кадровую политику компании. Их используют только внутри организации и только в ограниченном кругу лиц. Обычно такие документы не доступны никому, кроме руководства.

С помощью внутренних характеристик решаются следующие вопросы:

• повышение или понижение в должности;
• соответствие сотрудника занимаемой должности;
• вопросы доверия и материальной ответственности;
• выбор новых руководителей;
• целесообразность перевода на другие должности;
• награждение;
• подбор нужной мотивации;
• формирование индивидуального плана развития для конкретного работника.

Отдельно стоит отметить характеристику, которую сотрудник получает после испытательного срока в организации. На ее основании принимается решение – останется ли новичок в компании или нет. От стандартных видов подобных документов ее отличает то, что человека с ней знакомят и уточняют сделанные выводы. В то же время, ее не выдают на руки.

Внешняя характеристика

Этот вид характеристик используется вне организации. Такой документ может запросить сам работник, чтобы предоставить в государственные органы, банки (скажем, для получения крупного кредита) или другие компании.

Вот случаи, когда может понадобиться характеристика с места работы:

• кредитование;
• военная или альтернативная гражданская служба;
• поступление в вуз на бюджет;
• получение разных разрешений;
• установление опеки или усыновление.

У непосредственного руководителя могут запросить ее и без ведома работника. Делается это, чтобы проверить его благонадежность или финансовое положение. Особый случай – запросы от правоохранительных органов. Их подают, когда работник подозревается в правонарушении.

Положительная характеристика

Чтобы правильно написать хорошую характеристику, нужно указывать, какие навыки и качества влияют на продуктивное выполнение задач. Подойдут деловые и личностные качества, умения и опыт. Главное уметь отделять то, что реально влияет на работу, от просто приятных черт человека.

А еще лучше приводить реальные примеры, как работник проявил себя. Скажем, вместо формального «пунктуален» – «за три года ни разу не опоздал». Или «всегда выполняет план» вместо сухого «исполнителен».

Отрицательная характеристика

В таких характеристиках указывают на то, что мешало работе, подвергали ли сотрудника взысканиям. Тут тоже нужно писать только о тех моментах, которые действительно сказывались на трудовом процессе: некомпетентность, повторяющиеся ошибки, прогулы или пьянство на рабочем месте.

Отдельно нужно описать преступления, например, кражи, растраты или мошенничество. Так документ в будущем поможет потенциальным нанимателям не взять на работу нечистого на руку соискателя.

Иногда бывают случаи, когда такое разделение не работает, в содержании одновременно указываются и достоинства, и недостатки работника. Такие подробные описания чаще всего составляются для внутреннего пользования организации.

Или же, в некоторых случаях, текст целенаправленно пишется максимально нейтрально. Такие характеристики с места работы подходят, например, для банков.

Кто должен писать характеристику на работника?

Как правило, характеристику пишет непосредственный начальник. Он лучше всего сможет оценить результаты работы своего подчиненного, может привлечь коллег. Однако в таком случае руководителю нужно внимательно отделять объективные оценки от субъективных.

Отзыв о работнике могут составлять коллеги из отдела кадров организации. В этой ситуации будет полезным мнение и того, кто контролировал работу сотрудника. Также помогать руководителям в составлении рекомендации должен отдел кадров.

Кроме того, к характеристикам имеют отношение проверки отдела безопасности и результаты последних аттестаций.

Грубой ошибкой будет поручить работнику написать характеристику на себя самого. Едва ли такая оценка будет объективной.

Требования к характеристике с места работы

Правила внутренних характеристик компания вправе разработать самостоятельно, а к внешним могут предъявлять особые требования, которые необходимо уточнить.

Но в любом случае необходимо соблюдать ряд условий, которые дадут документу юридическую силу.

Оформление

Характеристика – документ официальный. Печатать его следует на фирменном бланке с указанием реквизитов компании. Если такого бланка нет – подойдет лист формата А4.

Обязательно должны стоять дата, подпись и печать.

Достоверность

Приводите в характеристике только реальные факты трудовой биографии. Выдуманные недочеты и взыскания легко проверить, а ответственность за достоверность данных несет тот, кто подписывает документ.

Замалчивать негативные моменты также недопустимо. Особенно если речь идет о фактах нарушения трудового договора или преступлениях.

Объективность

В отзыве о работнике нет места эмоциональным эпитетам, оскорблениям, иносказаниям и личным пристрастиям руководителя. Также нельзя критиковать личную жизнь характеризуемого и давать оценку его взглядам на веру, политику и прочие не относящиеся к работе вещи.

Грамматика

Характеристики рекомендуется писать от третьего лица в настоящем или прошедшем времени: «работник выполнял...» или «сотрудник обладает…».

Грамматические и стилистические ошибки, а также сокращения не допускаются.

Как составить характеристику: пошаговая инструкция

Чтобы написать характеристику, необходимо заполнить следующие обязательные блоки:

1. Личные данные.
2. Сведения о работе.
3. Качества.
4. Заключение.

Шаг 1. Личные данные

В этом блоке нужно привести краткую анкету характеризуемого:

• имя, фамилия и отчество;
• дата рождения;
• образование;
• семейное положение;
• данные о воинской службе.

С этими сведениями обычно проблем не возникает. Все они есть в отделе кадров.

Шаг 2. Сведения о работе

Здесь описывается то, чем, когда и сколько занимался сотрудник, работая в компании:

• стаж работы;
• должность;
• обязанности;
• условия работы;
• карьерный рост;
• обучение и прохождение курсов;
• результаты работы.

Обратите внимание на реальные успехи или неудачи сотрудника, особенно если имели случаи реальных нарушений или взысканий. Любой результат работы должно быть реально подтвердить.

Шаг 3. Качества

Далее следует описать те качества, которыми обладает сотрудник. Это могут быть:

• профессиональные знания и навыки. Например, умение работать с определенной техникой или софтом, знание иностранных языков, знание законодательства или навыки продаж;
• личные качества: способность договариваться, работать в команде или управлять, творческие способности, обучаемость.
• отношение к работе;
• взаимоотношения с начальством и коллегами;
• опыт работы с конкретными задачами.

Еще раз отметим, что для характеристики нужно выбирать только качества, которые влияют на трудовой процесс. И при возможности стараться заменять обезличенные качества живыми примерами.

Шаг 4. Заключение

В заключение внешних характеристик обычно выносится, для какого органа и с какой целью дана характеристика. Если такой информации нет, то можно написать «для предъявления по месту требования» или порекомендовать человека на конкретную должность.

В конце внутренних характеристик делается вывод, какое решение рекомендуется принять по поводу характеризуемого. Например, сотрудника можно наградить или наоборот, наказать.

Эти блоки, как правило, содержатся в любом отзыве. Однако, если этого требует конкретная задача, список пунктов можно расширить. Например, подробнее расписать информацию об условиях труда или о наградах сотрудника.

Но помните, лучше, чтобы характеристика не была слишком длинной. Хоть и общепринятого стандарта по объему нет, обычно такой документ занимает одну страницу формата А4. Поэтому выбирайте только основную информацию.

Характеристика на сотрудника: образец

В качестве примера предлагаем несколько характеристик для разных случаев. Выбирайте тот образец характеристики с места работы, который подойдет для вашего конкретного случая. Документы можно использовать в качестве готовых шаблонов или разработать на их основе собственные образцы.

Характеристика с места работы для суда

В характеристике такого типа не обязательно указывать конкретные результаты работы. Вместо этого необходимо сделать акцент на качествах характеризуемого. Отдельно следует отметить, что сотрудник не привлекался к ответственности и имеет хорошую репутацию.

Характеристика с места работы в суд, скачать образец

Характеристика в военкомат

Такая характеристика может понадобиться, если сотрудник решил пройти гражданскую альтернативную службу. В таком документе есть смысл подробнее расписать профессиональные качества работника, дать оценку его психологическим качествам и главное – отметить его моральные ценности и мировоззрение.

Скачать характеристику с места работы образец для военкомата

Характеристика на сотрудника для награждения

Наградные характеристики могут быть внутренними и внешними. Внутренние используются для того, чтобы вынести решение о поощрении сотрудника согласно уставу компании. В них целесообразно указать конкретные достижения человека. Анкетная часть может быть сокращена до минимума.

Скачать образец наградной характеристики сотрудника

Внешние характеристики для награждения высылаются в различные государственные и муниципальные органы и ведомства. Тексты таких характеристик должны соответствовать их требованиям. В них требуется отразить общественную значимость работы характеризуемого.

Можно ли не давать характеристику?

На характеристику распространяется действие 62 статьи Трудового Кодекса. Согласно ей, любой документ, в том числе и характеристика, необходимо выдать сотруднику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.

С другой стороны, работодатель не должен согласовывать содержание характеристики с сотрудником вне зависимости от того, положительная она или отрицательная. При этом, если подчиненный считает, что непосредственный руководитель дал недостоверную информацию о его работе, он вправе оспорить ее через суд.

Может ли работодатель требовать от соискателя характеристику с прошлого места работы?

Согласно статье 65 ТК РФ служебная характеристика не является обязательным документом при приеме на работу. А значит работодатель не может отказать соискателю без характеристики.

Но вместе с тем работодатель вправе предъявлять соискателю любые требования, которые прямо не противоречат трудовому законодательству. А Трудовой Кодекс никак не регулирует процедуру трудоустройства. Следовательно, характеристику допустимо потребовать наравне, например, с резюме или портфолио.

Но обязательным условием является то, что при требовании работодателя соискатель должен сам принести характеристику или дать письменное разрешение на ее запрос. Это регламентирует 86 статья ТК РФ, защищающая персональные данные сотрудников.

Что делать, если характеристики для оценки соискателя недостаточно?

Конечно, подробная положительная характеристика с предыдущего места работы дает дополнительную уверенность в соискателе. Но как быть, если есть подозрение, что ее автор решил сгладить углы, «немного» приукрасил или текст вовсе составлен самим работником?

Чтобы проверить надежность кандидата, нужно всего несколько кликов и сервис «Проверка соискателя и сотрудников» от SpectrumData. Развернутый отчет придет на вашу почту уже через несколько минут после запроса.

Вам будут доступны:

• данные 70+ государственных, официальных и открытых источников;
• проверка людей по всем регионам РФ;
• возможность собрать тариф-конструктор под ваши запросы;
• проверка водителей и аффилированности кандидата.

Оставьте заявку на демодоступ, оформите несколько бесплатных тестовых проверок и решите, какое наполнение отчета подойдет именно вашей компании.

Автор: Михаил Нохрин, Татьяна Науменко