Как перевести сотрудника на неполное рабочее время

Современный рынок труда постоянно меняется, и работодатели ищут возможности оптимизировать свои расходы и найти решение, выгодное и бизнесу, и сотруднику. Одним из эффективных способов становится переход на неполное рабочее время.

В статье подробно рассмотрим, как правильно перевести сотрудника или даже весь штат на неполную ставку, какие шаги следует предпринять и какие нюансы необходимо учесть.

Наши эксперты:

Софья Повзикова

• руководитель отдела по кадровому администрированию Coleman Group

Георгий Габолаев

• основатель и генеральный директор компании «Группа-А»

Что такое неполное рабочее время

Неполный день — это ситуация, когда сотрудник по тем или иным обстоятельствам трудится меньше стандартного времени (до 40 часов в неделю), но при этом оформлен в штат компании. Например, он выходит на пятидневку, но по 5 часов ежедневно. Или, скажем, трудится только по понедельникам и четвергам.

Понятие прописано в Трудовом кодексе РФ. Как гласит статья 93, это может быть:

• неполный рабочий день. Предположим, человек работает утром и/или вечером, и сам решает, когда начинать и заканчивать;
• как неполная рабочая неделя. Человек выходит несколько дней в неделю. Например, только в понедельник, вторник и четверг;
• «два в одном». Скажем, сотрудник заступает на смену по несколько часов во вторник и среду.

Такой формат работы может стать настоящим спасением, если человек физически не сможет трудиться полный день из-за университета или воспитания малыша.

Например, молодой отец, юрист, может захотеть больше времени проводить с новорожденным сыном. Поэтому он договорился с руководством и стал выходить по 4 часа в день с понедельника по пятницу. Это позволило ему заботиться о ребенке и помогать супруге, но не ставить свою карьеру на паузу.

Это бывает отличным выходом из сложных ситуаций и для самих организаций. Например, если из-за сезонности снизился объем выпускаемой продукции.

Основания для введения неполного рабочего времени

Работа на условиях неполного рабочего времени оформляется по инициативе работодателя или сотрудника либо по соглашению сторон. Чаще неполная ставка помогает оптимизировать расходы, сделать график более гибким или удовлетворить потребности самого работника, говорит основатель и гендиректор «Группы А» Георгий Габолаев.

По инициативе работника

Неполный рабочий день или неполная рабочая неделя по просьбе работника устанавливается обязательно для ряда категорий трудящихся.

Кто может работать неполный рабочий день:

• беременные;
• один из родителей ребенка младше 14 лет или ребенка-инвалида младше 18 лет;
• человек, который заботится о больном члене семьи.

В таких ситуациях людям нередко становится сложно совмещать полноценную работу в компании и жизненные обстоятельства. Усеченный формат позволяет сохранить хотя бы часть дохода, но при этом учесть свои личные потребности и поддержать семью.

Чтобы перейти на неполный рабочий день (ТК РФ, ст. 93), сотруднику нужно написать заявление и подать документы — справку от врача, копию свидетельства о рождении и т.д.

Скачать образец заявления

В сжатом режиме разрешено трудиться, пока на это есть причины. Например, пока заболевший родственник не выздоровеет или ребенок не повзрослеет. Еще важно учитывать условия производства.

По соглашению сторон

Бывают и иные ситуации. В разгар коронавируса и локдауна часть штата переводили на неполное время, чтобы сохранить места.

Если сотрудник готов сохранить место на таких условиях, ему нужно будет дополнительно подписать соглашения к трудовому договору (ТД).

Неполное рабочее время — удобный вариант для тех, кто ищет гибкий график или дополнительный заработок. Но может быть и так, что сотрудник хочет устроиться сразу в несколько компаний, чтобы расплатиться с долгами. Или, например, изучить как можно больше компаний-конкурентов изнутри, занимаясь промышленным шпионажем.

Любого кандидата стоит проверять на благонадежность – как минимум для принятия взвешенного решения о найме.

Сервис по проверке соискателей и сотрудников от SpectrumData* поможет узнать, не имеет ли человек проблем с законом, сомнительных деловых связей или астрономических долгов.

По инициативе работодателя

Компания имеет право установить режим без согласования с персоналом. Но для введения формата нужно соблюсти ряд условий:

• произошли организационные или технологические перемены, и они могут привести к массовым увольнениям;
• профсоюз поддерживает решение.

Для уведомления отводится не менее двух месяцев, это оговорено в ст. 74 ТК РФ. Режим неполного рабочего времени можно установить только на полгода. Продлить его нельзя — лишь оформить заново.

Пошаговая инструкция по переводу на неполное рабочее время

В этом вопросе от компании нужны внимательность и скрупулезный подход. Рассказываем, как перевести людей на усеченный режим по инициативе работодателя.

Этап 1. Соблюсти условия по ТК РФ

Для начала заручитесь законным обоснованием для изменения режима, в том числе мнением профсоюзной организации.

Этап 2. Предупредить персонал

Письменно сообщите об изменениях минимум за 2 месяца. Попросите каждого поставить подпись об информировании.

Этап 3. Выпустить приказ

Сформируйте и выпустите приказ о введении режима. Можно использовать произвольную форму.

Скачать образец приказа

Важно! В документе пропишите основания и сроки.

Этап 4. Оформить документы с сотрудниками

Наверняка на перемены согласится не каждый. Тем, кто откажется, письменно предложите другую должность/работу. Если такой возможности нет или человек не согласился, пусть сотрудник в письменной форме составит отказ. После этого можно приступить к процедуре сокращений (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). За сотрудником сохраняются все гарантии и компенсации.

С теми, кто готов перейти в урезанный режим, нужно заключить допсоглашения к ТД. Кроме того, нужно скорректировать корпоративную документацию.

Скачать образец допсоглашения

Этап 5. Сообщить в службу занятости

На то, чтобы доложить в ЦЗН, у вас есть 3 дня после издания приказа. Чтобы сэкономить время, можно воспользоваться порталом «Работа России».

Этап 6 Издать приказ о переходе на новый режим и подать сведения в СФР

Ознакомьте сотрудников с документом под роспись. Затем передайте сведения в СФР.

Оплата труда при неполном рабочем времени

При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально часам или объему. Например, если человек будет приходить на полставки, то вместо оклада в 70 тыс. руб. он получит 35 тыс. руб. И полную зарплату важно прописать в документах.

Риски для работодателя

Важно следить, что сотрудник действительно работал меньше. Если человек трудился по 8 часов, из которых ему оплачивали лишь 4, работодателя обяжут выплатить всю зарплату и, возможно, компенсировать моральный вред.

Рассмотрим, какие еще подводные камни есть в этих процессах.

• Отказ тому, кто имеет на это право.

• Неправильное оформление документов — приказа и допсоглашений. Тогда возможны претензии от инспекции труда.

• Неполное информирование сотрудника.

• Ошибки в расчете оплаты. Ошибки в коэффициентах при переработках или ночных сменах могут привести к штрафам и судебным искам.

Как избежать ошибок

Процесс перевода или оформления на работу на неполное время — не самая сложная процедура. Однако она требует внимания к деталям и требованиям законодательства.

В таком бланке сразу есть графы:

• в какие дни сотрудник хочет работать и сколько времени;
• какие дни обязательно должны быть отведены под отдых (в компании есть графики с плавающими выходными).

Права и бонусы на неполной ставке

Сотрудник, который трудится в усеченном формате, имеет те же права, что и работник на полной ставке. Это касается как больничных, трудового и пенсионного стажа, так и отпусков (в том числе декретных) и обеденного перерыва (если смена — больше четырех часов).

Что касается отпуска: работник сохраняет свое право на полноценный отпуск. Если на полной ставке у него было бы 28 дней, то на неполной ставке их не будет меньше.

Корпоративная жизнь не обходит таких сотрудников стороной. Они участвуют в корпоративах, могут рассчитывать на бонусы и компоненты программы well-being (например, на тот же полис ДМС).

По словам эксперта, это помогает укреплять лояльность и улучшать корпоративную культуру.

С ним согласна и Софья Повзикова.

Перевод сотрудника на неполный рабочий день: главное

• Неполное рабочее время — это режим работы, при котором сотрудник трудится меньше общепринятых 40 часов в неделю.
• Его вводят по соглашению сторон, по инициативе работодателя или по желанию работника.
• Для оформления нужно соблюсти все условия, сообщить работникам, заключить допсоглашение к трудовому договору, выпустить приказы и сообщить о переменах в ЦЗН.
• Оплачивается неполная ставка пропорционально отработанному времени. Например, при сокращении времени на 50% сотрудник получит половину оклада.
• Работодатель должен соблюдать закон. В том числе оформлять все нужные документы и не отказывать тем, кто имеет право на неполную ставку.
• Права работника на неполной ставке будут теми же, что и у сотрудника на полной ставке: отпуск, больничный, пенсионный стаж и т.д.

Часто задаваемые вопросы

Как оплачивается работа с неполным рабочим временем?

Установление неполного рабочего времени для работника означает, что его зарплата сократится на в той же мере, что и время труда. Например, если человек решил урезать свои часы на 40%, то его оклад уменьшится на столько же.

Сколько часов можно работать при неполном рабочем дне?

Касательно неполного рабочего времени установлена только максимальная граница — 40 часов в неделю. Минимального порога нет — это может быть хоть 1 час.

Как прописать неполную ставку в трудовом договоре?

Если работник будет трудиться неполный день, то в договоре нужно указать полную зарплату, которая указана в штатном расписании. Тогда зарплату будут считать по часам, которые он отработал. Это нужно написать в договоре.

Как считается трудовой стаж, если работаешь на полставки?

Неполный рабочий день не влияет на социальные гарантии. Поэтому такой труд включается в общий стаж.

Автор: Валентина Лищенко

*обязательным условием для отправки запроса на формирование отчета является наличие согласия проверяемого физического лица на обработку персональных данных, полученного в порядке, установленном 152-ФЗ «О персональных данных»