Кадровая безопасность: ключевые риски, решения и пути защиты персонала в компании

Мошенничество, кражи, нарушение NDA, отлынивание от работы… Все это лишь часть проблем, которые работодателю способны создать недобросовестные  сотрудники.

Ущерб от таких работников может быть существенным. Например, по данным Сбербанка, 80 % краж в розничном бизнесе совершает именно персонал. А по данным компании-разработчика средств информационной безопасности «СерчИнформ», низкая продуктивность и подработки на стороне – проблема более 50 % компаний малого и среднего бизнеса.

Избежать подобных проблем поможет планомерная работа с кадровой безопасностью.

Что такое кадровая безопасность

Кадровая безопасность — это система мер, направленных на предотвращение кадровых угроз, защиту сотрудников и сохранение экономической стабильности компании.

Простыми словами, кадровая безопасность — это решения, снижающие негативное воздействие человеческого фактора. Она необходима для сохранения интеллектуального капитала, обеспечения конфиденциальности информации и повышения уровня защищенности организации.

Внешние и внутренние угрозы кадровой безопасности

Риски кадровой безопасности можно разделить на внешние и внутренние. Рассмотрим каждый вид подробнее.

Внутренние угрозы

Внутренние исходят непосредственно от работников компании или возникают в результате ошибок руководства.

Угрозы, связанные с поведением персонала

Сюда относятся любое негативное поведение работников их плохое отношение к компании:

• кражи;
• утечки конфиденциальных данных;
• токсичное отношение к коллегам;
• пренебрежение правилами техники безопасности;
• дискредитация компании или руководителя;
• имитация, отлынивание или отказ от работы;
• игнорирование норм корпоративной этики;
• пагубные зависимости: пьянство на работе, клептомания, лудомания и так далее;
• шантаж увольнением, чтобы выбить условия получше.

Угрозы, связанные с организацией работы компании

Наем работников, не соответствующих требованиям компании. Например, без должного опыта или образования, или же с мировоззрением, не соответствующим корпоративной культуре. Такие сотрудники не смогут нормально работать, даже если захотят.

Плохая система обучения нового персонала.

Отсутствие или неэффективность системы мотивации, вознаграждения, карьерного роста.

Неправильная корпоративная политика

Неналаженная коммуникация, несоблюдение трудовой этики, непонятные миссия и цели, а также отсутствие отлаженных алгоритмов разрешения конфликтов.

Внешние угрозы

Внешние угрозы напрямую не зависят от действий сотрудников компании. Сюда входит множество факторов, на которые могут влиять конкуренты, геополитическая, экономическая обстановка или неурядицы, сложные обстоятельства в личной жизни сотрудников.

Угрозы, исходящие от конкурентов

Компании борются за ценные кадры. И если другой работодатель предложит более привлекательные условия (и не всегда вопрос только в размере зарплаты), работники потянутся к нему.

Также конкуренты могут целенаправленно переманивать друг у друга работников, выходя на них напрямую или вредить другим игрокам на рынке иными методами. Например, натравливать хакеров или писать негативные отзывы на job-сайтах.

Угрозы, связанные с геополитической обстановкой

Любые проблемы в стране влияют на рынок труда. Например, растущий уровень инфляции заставляет людей искать компанию, где платят больше, даже если на старом месте работы их все устраивало.

Еще один яркий пример – начало специальной военной операции. По данным компании по управленческому консалтингу Kontakt InterSearch Russia, 83% компаний не были готовы к частичной мобилизации. Работодатели столкнулись с оттоком кадров: часть сотрудников ушла на фронт, а часть – стала релокантами. Кроме того, 92% компаний отметили тяжелую атмосферу в коллективе на фоне новостей.

Внести изменения в работу компании может не только родное государство, но и другие страны. Например, с помощью санкций. Так, согласно статистике Проектно-учебной лаборатории экономической журналистики ВШЭ, 67% российских компаний столкнулись с повышением цен на материалы и сырье, запретом на поставки оборудования и трудностями с логистикой.

Угрозы, связанные с непредвиденными обстоятельствами

В этот раздел можно отнести любые негативные ситуации, которые нельзя предусмотреть.

Например, сотрудник может серьезно заболеть, попасть в аварию, переживать тяжелый развод или смерть близкого человека. В таком состоянии о плодотворной работе речи быть не может.

От влияния непредвиденных обстоятельств может пострадать и компания. Например, ключевой партнер может нарушить договоренности, местные жители —— выйти на протесты против предприятия, СМИ —— написать о руководителе организации разгромную статью. Это тоже повлияет на кадровую безопасность.

Самая распространенная проблема и ее решение

Самая большая кадровая угроза – это воровство. И это проблема не только отечественного бизнеса. Согласно исследованию ассоциации сертифицированных экспертов по мошенничеству ACFE от 2022 года, компании всего мира теряют на кражах работников 4,7 триллиона долларов в год.

Красть могут не только работники супермаркетов или ресторанов. Закупки товара по завышенной цене, бухгалтерские махинации или кража секретной информации – это тоже воровство.

Есть и еще одна проблема, о которой стоит упомянуть. Это пренебрежение кадровой безопасностью. Часто вместо комплексного подхода руководство выбирает один инструмент, например, установку камер и внедрение суровых наказаний. Такое решение обречено на провал, даже если кажется надежным и эффективным.

От чего зависит кадровая безопасность

Кадровая безопасность предприятия зависит от пяти ключевых факторов. 

Система подбора персонала

Ошибки на этапе подбора персонала могут стать источником проблем в будущем. Если не уделять подбору должного внимания, а только стремиться побыстрее закрыть вакансию – то в коллектив придет не понятно кто.

Адаптация

Новичку нужно освоиться на новом месте. Хорошо, если вместе с обязанностями нового сотрудника познакомят с коллегами и ценностями компании.

Мотивация

Если за труды сотруднику воздают по заслугам – то он с меньшей вероятностью будет филонить или пытаться обмануть работодателя.

Лояльность

Лояльный коллектив будет двигать компанию вперед, когда все хорошо, и не развалится в трудные времена. Так что надо давать людям нечто большее, чем стул, компьютер, план на месяц и печеньки к чаю.

Контроль

Проверять и оценивать можно и нужно почти все. Есть свои методики и для оценки лояльности, и для эффективности работы и для доступа к коммерческой тайне.

Как обеспечить кадровую безопасность

Соответственно, обеспечение кадровой безопасности предприятия логично выстроить по всем перечисленным выше факторам. Вот что следует делать.

Тщательно проверяйте кандидатов

Одинаково оценивайте и профессиональные навыки соискателя, и его благонадежность. Решите, какой должен быть ваш идеальный кандидат и выберите оптимальные методы проверки.

Например, проводите психодиагностическое или психофизиологическое исследование, используйте полиграф, составляйте профиль благонадежности и давайте тестовое задание.

Не забывайте проверять и прошлое кандидата. С этой проверкой справится служба безопасности.

Только не переусердствуйте! Трудоустройство к вам не должно стать полосой препятствий. Выстраивайте систему оценки в зависимости от должности.

Дайте новичку адаптироваться

С периодом адаптации хорошо справится наставник, который будет помогать и подсказывать на первых порах.

Если наставник у вас не предусмотрен, научите руководителя плавно но эффективно вводить своих подопечных в курс дела, пояснять нюансы работы в целом и отдельных задач. И не забывайте, что помимо работы есть и другие аспекты взаимодействия в коллективе.

Мотивируйте сотрудников

Нужно создать прозрачную систему мотивации, чтобы каждый сотрудник знал, что и за что он получит. Давать людям возможность расти в зарплате и карьере. Можно, например, создать систему грейдов или прописать в правилах условие получения премии или продвижения по службе.

Не ставьте невыполнимых планов, цель должна быть достижимой. Если сотрудник будет видеть морковку, но никогда не сможет до нее дотянуться, то и хорошо работать он тоже не станет.

Развивайте лояльность

Лояльность – это не только про деньги. Хотя большая зарплата нравится всем, повлиять на лояльность людей могут и другие моменты.

Так, согласно опросу Gallup, сотрудник оценят стабильность, work-life баланс, медицинскую страховку и возможность реализации своих сильных качеств.

Контролируйте

Ни одно дело нельзя сделать правильно без контроля. Это поможет предупредить часть рисков и вовремя среагировать, если что-то плохое все же произошло. Поэтому не ленитесь и придумайте, как вы будете контролировать все составляющие вашего бизнеса.

Только не забывайте, что все меры контроля должны соответствовать трудовому законодательству и быть прописаны во внутренних документах компании.

Как подбор персонала влияет на безопасность

Как свидетельствуют данные опроса HeadHunter, с ложью кандидатов хотя бы раз сталкивались в 81 % компаний.

Чтобы не пропустить неблагонадежных кандидатов, но и не уходить в паранойю – наладьте механизм подбора персонала. В зависимости от особенностей компании и ее сферы деятельности методы оценки могут быть самыми разными. 

Где-то будет уместен детектор лжи, а где-то – психологическое исследование. Но есть и универсальный инструмент, уместный во всех ситуациях. Это автоматизированная проверка соискателей.

Одно из таких решений, сервис «Проверка соискателей в один клик», предлагает компания SpectrumData. С помощью этого инструмента вы составите комплексный профиль правовой и финансовой благонадежности соискателя всего за 3 минуты. Для этого не придется изучать десятки сайтов госорганов и база данных – все данные окажутся в вашем отчете за несколько кликов.

Отчет позволит оценить, есть ли у человека проблемы с финансами и законом или не работает ли он на «два фронта».

SpectrumData проверяет людей в соответствии с ФЗ №152 «О персональных данных». Так что в правомерности подобного контроля вы можете не сомневаться.

Что даст налаженная кадровая безопасность?

Если вы еще не думали о том, как повысить кадровую безопасность компании и для чего это делать, обратите внимание на 5 преимуществ защищенного в этом плане бизнеса.

• Конкурентное преимущество.

Лучшие хотят работать у лучших. Кадровая безопасность усилит лояльность и мотивацию. А значит, компания будет сильнее конкурентов, ведь ценные кадры не будут думать о переходе на новое место работы, а может быть даже коллектив компании пополнят хорошие кадры конкурента.

• Утоление кадрового голода.

Хорошо нанимать только лучших и удерживать ценные кадры? Конечно. Учитывая, что кадровый голод терзает отечественный бизнес. Кадровая безопасность наладит систему найма, чтобы отбирать только тех, кто будет подходить компании. А программа адаптации и сильная корпоративная культура удержит работника от быстрого увольнения.

• Предотвращение ущерба.

У тех, у кого с безопасностью все в порядке, воровать, реализовать преступные махинации и сливать данные налево не смогут. А в крайнем случае вы легко вычислите нарушителя.

• Экономия благодаря минимизации рисков.

Снижение количества нарушений, повышение эффективности труда и ликвидации текучки кадров благотворно скажутся на вашем бюджете.

• Улучшение рабочей атмосферы.

Когда все играют по правилам и не конфликтуют из-за каждого решения – коллективу проще работать, одновременно делая лучше и компанию, и свою жизнь.

Поэтапная реализации кадровой безопасности

Итак, что такое кадровая безопасность и зачем она нужна, мы выяснили. Теперь пора наладить ее в своей компании. Сделать это можно в четыре этапа.

Этап 1. Анализ текущего положения дел

Соберите и проанализируйте все боли компании. Может быть это текучка кадров, ленивые сотрудники или неоднократные попытки работников незаконно обогатиться за счет компании?

Сравните все проблемные места и риски с основными факторами кадровой безопасности и станет ясно, что нужно сделать.

Этап 2. Планирование

Определите меры, необходимые для предотвращения рисков. Например, чтобы сотрудники лучше работали, нужно улучшить систему мотивации.

Если процветает воровство — тщательнее проверять соискателей, чтобы не нанимать ненадежных работников. А может проще установить камеры или обзавестись DLP-системой?

Решение будет зависеть от конкретной проблемы и целей нововведений. Кроме внедрения новых идей помните о том, что нужно продумать методику оценки эффективности любого решения.

Этап 3. Внедрение и обучение

Теперь пора реализовать задуманное. Все решения должны быть доведены до персонала и закреплены документально. Так все будут знать, что и как делать и что грозит за нарушение правил. 

Этап 4. Мониторинг и корректировка

Постоянно отслеживайте эффективность системы безопасности и вносите изменения при необходимости.

Кто обеспечивает кадровую безопасность в компании

Кадровая защищенность – это зона ответственности сразу нескольких структур.

В первую очередь, это сотрудники HR-отдела. Они отвечают за наем, сопровождение работников, развитие системы наставничества и множество других вопросов.

Второе крыло кадровой безопасности организации – это служба безопасности. Она проверяет соискателей и следит за порядком.

Также кадровая безопасность – зона ответственности руководителей. Они должны принимать верные управленческие решения. Если начальство не уделяет внимание кадрам и считает, что за забором стоит очередь из соискателей, или напротив, смотрит на проделки подчиненных сквозь пальцы – то ничего не выйдет.

В некоторых крупных компаниях существует отдельные должности – специалисты по кадровой безопасности. Они определяют стратегию и координируют работу всех прочих причастных структур.

Часто задаваемые вопросы

Каковы цель и задача кадровой безопасности?

Цель кадровой безопасности — защитить компанию от угроз, связанных с человеческим фактором. Задача — создать систему, минимизирующую риски, которые создают сотрудники и внешняя среда.

Кто должен заниматься вопросами кадровой безопасности в организации?

Заниматься кадровой безопасностью должно руководство, служба безопасности и HR-отдел компании. Также в компании может существовать отдел кадровой безопасности.

Кто такой специалист по кадровой безопасности?

Это сотрудник, который занимается анализом кадровых рисков, разрабатывает стратегию и внедряет меры кадровой защиты.

Автор: Михаил Нохрин