Декретная ставка: полное руководство для работодателя

С ситуацией, когда сотрудник уходит в так называемый «декрет», рано или поздно сталкивается каждая компания. В таком случае начинают искать человека на декретную ставку, который заменит сотрудницу на время отпуска. Для кадровой службы декретная ставка – зона повышенного риска, потому что ошибки при оформлении могут привести к спорам и штрафам.

В этой статье мы разберем весь процесс работы с декретной ставкой: от приема временного сотрудника до завершения договора или перевода на постоянную ставку.

Что такое декретная ставка с точки зрения ТК РФ

Декретная ставка – это временная вакантная позиция, на которую принимают нового сотрудника, пока основной работник находится в отпуске по беременности, родам или уходу за ребенком. Официально это оформляется через срочный трудовой договор на период отсутствия основного сотрудника ( статья 59 ТК РФ).

Важно понимать, что термин декретная ставка – разговорный. В документах работодателю следует использовать формулировки по типу «временный сотрудник на период отпуска основного работника» или «замещение временно отсутствующего сотрудника». Это снижает риски ошибок при оформлении, особенно в случае трудового спора.

Плюсы и минусы для кандидата: как HR работать с возражениями

Для кадровика важно понимать, как кандидат воспринимает декретную ставку. Знание плюсов и минусов помогает выстраивать диалог, аргументировать предложение и снижать сомнения соискателя.

Какие плюсы есть у декретной ставки для кандидата:

• Старт в крупной или известной компании.

Даже временная позиция позволяет познакомиться с корпоративными процессами, системой мотивации и корпоративной культурой.

• Ценный опыт и развитие навыков.

Работа на реальных проектах, взаимодействие с командой и освоение новых функций могут стать хорошей строчкой в резюме. 

• Возможность построить карьеру.

В некоторых случаях хорошо проявившего себя временного сотрудника переводят на постоянную ставку.

• Заниженные требования к кандидату.

Требования и к опыту работы, и к профессиональным навыкам, как правило, несколько ниже. Это связано с тем, что сотрудника на декретную ставку нужно найти быстро, что дает шанс для кандидатов с небольшим опытом.

Несмотря на преимущества, временные вакансии часто вызывают у кандидатов сомнения.

Как HR-специалисту работать с возражениями кандидатов:

Соглашаться ли на декретную ставку – личное решение кандидата. Но грамотная работа с возражениями поможет HR-специалисту обозначить плюсы декретной ставки и разрешить сомнения соискателя.

Главные риски при оформлении: как избежать ошибок на старте

Ошибки в документах при приеме сотрудника на декретное место могут обойтись дорого. Неверная формулировка в договоре, неаккуратно составленный приказ могут привести к штрафам и трудовым спорам.

Что нужно проверить перед подписанием трудового договора на декретную ставку:

• Формулировка в договоре.

Убедитесь, что в трудовом договоре прямо указано основание – замещение временно отсутствующего сотрудника, находящегося в отпуске по беременности и родам (по уходу за ребенком). Без этой фразы договор могут признать бессрочным.

• Корректность документов. 

Проверьте приказ о приеме и сам договор: даты, должность, ФИО основного сотрудника и формулировки должны совпадать. Ошибки могут привести к проверкам от ГИТ.

• Согласование условий прекращения договора.

В договоре нужно прописать, что работа прекращается в день выхода основного сотрудника.

• Передача дел и материальной ответственности.

Если временный сотрудник принимает имущество, документы или финансы, оформите акты приема-передачи. Это снизит риски для работодателя и вероятность возникновения претензий при расторжении договора.

• Проверка благонадежности кандидата.

Перед трудоустройством убедитесь, что кандидат благонадежен. Это особенно важно при доступе к финансам, документам или клиентским данным.

Проверить кандидата или сотрудника можно всего за пару минут с помощью сервиса SpectrumData. Он поможет собрать в единый отчет всю информацию о долгах соискателя, его связях с другими компаниями, статусе ИП, участии в судебных делах и других деталях его биографии.

Пошаговый алгоритм приема сотрудника на декретное место

Прием на декретную ставку, несмотря на временный характер работы, проходит по тем же требованиям, что и обычное трудоустройство. Рассмотрим более подробно, как провести оформление на декретное место.

Шаг 1. Получение документов от кандидата на декретную ставку

Как и при обычном трудоустройстве, кандидат предоставляет необходимые документы.

Ст. 65 ТК РФ требует предоставления следующих документов при приеме на работу:

• паспорт;
• трудовая книжка или справка формы СТД-Р с предыдущего места работы;
• СНИЛС;
• удостоверение водителя (если требуется);
• документы воинского учета (для военнообязанных);
• документы об образовании (если это требуется для должности).

Шаг 2. Ознакомление с внутренними документами

Далее кандидата нужно ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка и должностной инструкцией. Новичка ознакамливают под подпись с документами, которые связаны с будущей работой.

Шаг 3. Подписание трудового договора

С человеком заключается срочный трудовой договор, в котором обязательно указывается, что работа временная. Нужно перечислить и другие ключевые условия: должностные обязанности, оклад, рабочее время и место работы.

Срок может быть разным, поэтому важно указывать событие, а не конкретную дату окончания договора. Формулировка в трудовом договоре может быть следующей:

«Настоящий трудовой договор заключен на период отсутствия сотрудника [ФИО], находящегося в отпуске по беременности и родам/по уходу за ребенком. Основанием прекращения трудовых обязательств является возвращение указанного сотрудника на свое рабочее место».

Шаг 4. Оформление приказа о приеме на работу

Составление приказа о приеме на декретную ставку не является обязательным этапом, но его оформление упрощает внутренний документооборот.

Почему удобно составлять приказ о приеме на работу:

• отражает временный характер должности;
• фиксирует оклад, который должен соответствовать окладу основной сотрудницы;
• помогает упорядочить внутренний документооборот и учет персонала.

Пример формулировки приказа:

«Принять [ФИО] на должность [название должности] на период отсутствия сотрудника [ФИО] в связи с отпуском по беременности и родам/по уходу за ребенком с сохранением соответствующего оклада».

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку

В трудовой книжке делается отметка о временном трудоустройстве:

«Принят(а) на должность [название должности] на период замещения сотрудника [ФИО], находящегося в отпуске по беременности и родам, с [дата]».

Если организация ведет журнал учета временных сотрудников, запись нужно внести и туда. Это упрощает контроль и ведение внутренней отчетности.

Временный сотрудник уходит в декрет: действия работодателя

Может произойти так, что и временный работник уходит в декрет. В таком случае работодателю важно правильно оформить все действия. Так, статья 261 ТК РФ регламентирует вопросы временного трудоустройства.

Разберем, как действовать работодателю при беременности временной сотрудницы.

Действия при получении справки о беременности

Во время декрета основного сотрудника уйти в отпуск по беременности может и временный работник. Для этого сотрудница предупреждает работодателя и предоставляет справку.

После получения справки работодателю нужно:

• зафиксировать получение документа;
• при необходимости скорректировать график работы или распределение обязанностей;
• проверить, не требуется ли перевод на другую должность с учетом состояния здоровья сотрудника.

Процедура продления договора

Расторгнуть трудовой договор с беременной сотрудницей не получится – это противозаконно. И при истечении срока договора во время беременности работодатель должен продлить срочный договор. Если затем сотрудница оформляет отпуск по беременности и родам, срок действия договора продлевается до окончания этого отпуска.

Работодатель вправе запрашивать справку о беременности, но не чаще одного раза в 3 месяца, чтобы подтвердить актуальность основания для продления.

Завершение договора: увольнение или перевод на постоянную ставку

Когда сотрудник принят на декретную ставку, завершение его трудового договора напрямую зависит от судьбы основного работника. Важно правильно определить момент окончания срочного договора и выбрать дальнейший путь. Работодатель может как оформить увольнение, так и предложить временному сотруднику постоянное место, если тот хорошо себя проявил.

Сценарий 1. Увольнение в связи с выходом основного сотрудника

Когда основной сотрудник возвращается из отпуска по уходу за ребенком, временный освобождает его место.

По ст. 79 ТК РФ день увольнения с декретной ставки должен совпадать с днем, предшествующим выходу основного работника. А основанием для увольнения служит истечение срочного договора на время декретного отпуска сотрудника.

Чек-лист прекращения трудового договора в связи с возвращением основного сотрудника:

1. Уведомить временного сотрудника об окончании срока договора не менее чем за 3 календарных дня. Однако уволить сотрудника можно и без уведомления, если его взяли на время отсутствия другого сотрудника (по ст. 79 ТК РФ).
2. Издать приказ об увольнении временного работника, работающего на декретной ставке, со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (истечение срока трудового договора).
3. Выдать документы.
4. Произвести расчет и выплатить зарплату, неиспользованный отпуск.

Важно! Как упоминалось выше, уволить беременную сотрудницу нельзя. Расторгнуть договор с беременной женщиной можно только в случае ликвидации компании.

Сценарий 2. Перевод с декретной ставки на постоянную

Если временный работник проявил себя как ответственный и эффективный специалист, компания может принять решение о переводе на постоянную ставку. Сохранение сотрудника выгодно для бизнеса: адаптация уже пройдена, качество работы проверено, а лояльность специалиста повышается.

Такой переход оформляется через трансформацию договора из срочного в бессрочный через дополнительное соглашение.

Как оформить перевод с декретной ставки на основную:

• подготовьте допсоглашение об изменении характера договора;

• издайте приказ о переводе с декретной ставки на основную;
• обновите личную карточку, уведомите бухгалтерию и внесите изменения в кадровую базу.

Важно! Закон не обязывает работодателя делать перевод временного специалиста с декретной ставки на постоянную – это исключительно желание работодателя.

Декретная ставка: главное

Декретная должность – это временная вакансия, на которую принимают сотрудника на период декрета основного работника.

Для кандидата декретная ставка – это шанс:

• начать карьеру в крупной или известной компании;
• получить практический опыт и развить профессиональные навыки;
• показать себя и заслужить предложение о постоянной работе;
• попасть на позицию с более мягкими требованиями, чем на «постоянку».

Чтобы сотрудника оформить на декретную ставку, нужно:

• получить полный пакет документов от кандидата;
• ознакомить нового сотрудника с локальными нормативными актами;
• подписать срочный трудовой договор с четкой формулировкой о замещении;
• при необходимости оформить приказ о приеме на работу;
• внести запись в трудовую книжку или электронный реестр.

Декретная ставка дает возможность протестировать специалиста в реальных условиях и оценить его потенциал. А нанять надежного сотрудника на декретную ставку поможет сервис по проверке соискателя SpectrumData. Он соберет всю информацию о благонадежности кандидата по десяткам источников в единый отчет.

Часто задаваемые вопросы

Как правильно оформить приказ о приеме на работу временно?

Прием временного сотрудника оформляется стандартным приказом по форме Т-1.

В строке «Условия приема на работу, характер работы» нужно обязательно указать, что работник принимается на период отсутствия основного сотрудника, находящегося в отпуске по беременности и родам (или по уходу за ребенком).

Пример записи в приказе о приеме на работу временно:

«Принят временно на период отпуска по уходу за ребенком основного сотрудника Ивановой А.А.».

Что делать, если основная сотрудница выходит на неполный день?

Если основная сотрудница решила выйти на работу на неполный рабочий день, это не является основанием для увольнения с декретной ставки. До полного выхода основной работницы из декрета договор с временным сотрудником продолжает действовать в прежнем объеме.

Работодатель может перераспределить обязанности или перевести временного сотрудника на другую должность с его письменного согласия.

Можно ли установить испытательный срок для временного сотрудника?

Да. Испытательный срок для временного сотрудника можно установить, если срок трудового договора превышает 2 месяца. Нужно зафиксировать условие об испытательном сроке в тексте трудового договора, чтобы избежать споров и ошибок при приеме на работу.

Важно! Если в договоре не указано условие об испытании, считается, что испытательный срок не установлен.

Авторы: Дилара Ильясова, Евгения Гирш