Что такое матрица компетенций и как с ней работать

Матрица компетенций – это инструмент для оценки и управления компетенциями сотрудников в организации. В ней отображаются ключевые навыки, знания и умения, необходимые работнику в соответствии с целями и задачами компании. 

Разбираемся вместе с экспертом: как выделить ключевые функции для должностей, что учесть, если вы решили, что вам необходима матрица навыков, как грамотно работать с ней и избежать ошибок.

Наш эксперт:

Олег Елманов 

• основатель и гендиректор ИТ-интегратора Fusion 

Матрица компетенций – что это?

Матрица компетенций представляет собой таблицу, где отражены важные для каждой должности параметры. Компетенции – это совокупность знаний, навыков, умений, качеств личности, мотивов и способностей, необходимых для успешного выполнения профессиональных задач и достижения поставленных целей. 

Матрица показывает идеальную модель, которую в дальнейшем нужно сравнить с реальностью – насколько каждый член команды соответствует ожиданиям компании. Такой инструмент используют при составлении индивидуального плана развития сотрудников, а также для принятия кадровых решений.

Внешне матрица кадровых решений представляет собой таблицу, которую можно по-разному визуализировать. 

Главное, чтобы была применена балльная система, где каждому сотруднику присваивается цифра от 1 до 5 или от 1 до 10 по каждой оцениваемой компетенции. 

Разработка карт компетенций может визуализироваться в виде лепестковой диаграммы для упрощения процесса сравнения сотрудников по одинаковым показателям. 

Для чего компании нужна матрица компетенций?

Понимание и развитие компетенций сотрудников помогает эффективно адаптироваться к новым задачам и ситуациям, повышая конкурентоспособность бизнеса.

«Как только ваша команда переходит от состояния «стартап» в категорию «регулярная компания», стоит задуматься о матрице компетенций. Она позволяет сильно упростить процессы найма, аттестации сотрудников и помогает выстроить карьерный трек для работников», – говорит Олег Елманов. 

Анализ и сопоставление компетенций с деловыми качествами и умениями сотрудников или потенциальных кандидатов могут использоваться для разных целей:

• оценка степени готовности персонала к выполнению конкретных задач;
• принятие обоснованных решений по развитию команды;
• формирование заявки на подбор кадров;
• расстановка приоритетов в рамках проекта.

Сотрудникам со временем станет понятно, для чего нужна матрица компетенций, поэтому участие в оценке будет восприниматься позитивно.

Виды компетенций

Матрица навыков состоит из моделей компетенций, а каждая модель включает разные виды компетенций – в зависимости от должности.

• Общие корпоративные компетенции.

Универсальные для любой должности, определяют общие принципы компании, формируют ее уникальную культуру и ценности. Сюда входят, например, ориентация на результат, стремление к самосовершенствованию, принцип честности.

• Профессиональные компетенции.

Применимы к конкретным должностям и связаны со спецификой профессиональной деятельности. Например, для SMM-менеджера важно умение эффективно запускать таргетированную рекламу. А если составляется матрица навыков на производстве, образец ее может включать в качестве компетенций уровень владения тем или иным оборудованием.

• Личностно-деловые компетенции.

Личные качества сотрудника, которые влияют на его профессиональную деятельность. Так, для менеджера проектов важны организаторские способности и гибкость, в то время как топ-менеджеру потребуются уверенность и амбициозность.

• Управленческие компетенции.

Необходимы для всех, кто входит в число топ-менеджеров, начальников различного уровня. Матрица компетенций руководителя должна содержать лидерские навыки и умение делегировать.

Важно соблюдать баланс между hard skills и soft skills. Даже если специалист обладает высоким уровнем знаний в своей сфере, но не умеет эффективно взаимодействовать с коллегами, это может затруднить достижение общих целей компании.

Методы разработки матрицы оценки компетенций

При разработке матрицы у вас есть несколько вариантов: создать ее самостоятельно, использовать готовый шаблон или обратиться за помощью к консалтинговой компании. Рассмотрим особенности каждого из этих методов.

• Использование готового шаблона.

Вполне рабочий вариант – найти в интернете подходящую матрицу компетентности персонала. Образец при этом может не полностью отражать реальные потребности вашей компании, поэтому такой подход лучше использовать как отправную точку перед созданием собственной модели.

• Обращение в консалтинговую компанию.

Специалисты изучат особенности вашей организации, ее цели и корпоративную культуру, после чего разработают модель компетенций и помогут в оценке персонала. В любом случае с вашей стороны потребуются уточнения по специфике бизнеса для создания актуальной модели.

• Самостоятельная разработка.

Это самый долгий, но и наиболее эффективный путь. Главное найти сотрудников, понимающих потребности организации, готовых следить за эффективностью инструмента и своевременно вносить корректировки.

«В разработке матрицы компетенций должен непосредственно участвовать руководитель подразделения, – комментирует Олег Елманов. – Он лучше знает задачи, внутренние процессы и требования к персоналу. А общая координация остается за руководителем HR-направления».

Как составить матрицу компетенций персонала: пошаговая инструкция

Каждая компания имеет свои уникальные бизнес-процессы, что требует разработки индивидуальных компетенций для каждого профиля должности. Эти компетенции затем объединяются в общую матрицу, отражающую специфику работы и требований компании. Условно можно выделить несколько ключевых этапов.

Выбрать должности для формирования матрицы

Не обязательно сразу разрабатывать матрицу компетенций для каждой должности. Обычно выбирают от 2 до 7 ключевых позиций: в руководящем звене, в подразделениях с высокой ответственностью или в неэффективных департаментах.

Иногда матрицу разрабатывают для должностей, которых еще нет в компании, перед поиском специалистов на такие позиции. Например, если компания собирается внедрять искусственный интеллект, ей понадобятся сотрудники с определенными компетенциями в этой области.

Описать функции для должностей

Возьмите в работу одну должность. Опишите каждую функцию, которую выполняет сотрудник, учитывая основные бизнес-процессы предприятия. Для сбора информации проведите опросы или интервью с руководителем и самим сотрудником, наблюдайте за его работой.

Составить список ключевых компетенций

Изучив работу успешных сотрудников, можно выявить стандарты поведения, которые обеспечат максимальную эффективность. Например, для должности маркетолога одной из задач может быть анализ конкурентов. Необходимые для этой работы навыки включают понимание и применение принципов рыночного анализа, внимательность, умение работать с таблицами Excel и способность делать выводы на основе данных.

Для различных должностей могут потребоваться одни и те же компетенции, поэтому можно составить рейтинг на основе частоты упоминаний. Затем разделить на категории: корпоративные компетенции, компетенции личностного развития, профессионально-технические и управленческие навыки.

Выделить важные компетенции

Затем следует сократить список до 6-10 ключевых компетенций, чтобы сосредоточить внимание на наиболее важных. Эти компетенции будут включены в модель компетенций и будут определяться как ключевые в рамках данной должности. Важно оставить компетенции основных отобранных видов (общие корпоративные, профессиональные, личностно-деловые, управленческие – если была взята эта классификация). Отобрать их можно также с помощью опытных сотрудников по методу прямых атрибутов – расположив карточки по мере важности. 

Разработать шкалу оценки компетенций

Установите четкие критерии оценки, которые будут понятны всем. Это поможет установить уровень развития компетенций наиболее достоверно.

«Шкала оценки компетенций должна строиться с опорой на текущие задачи групп должностей и на подразделения в целом. Обязательно обращайте внимание на характер деятельности сотрудников, – подчеркивает Олег Елманов. – Приведу пример из нашей практики. Мы – интеграторы, у нас много разработчиков в коллективе, их специализация детализирована. Поэтому наша шкала включает как общие категории для всех сотрудников в данной должности, так и специфику конкретной позиции».

Затем необходимо разработать набор конкретных индикаторов поведения для каждой компетенции. Вместо общего индикатора «Проявляет креативность» можно использовать более конкретную формулировку: «Разрабатывает и внедряет новые идеи и подходы в рабочих процессах». Посмотрите пример заполнения матрицы компетенций, где видно, что индикаторы представляют собой наблюдаемые действия, характеристики, результаты работы сотрудника.

Составить матрицу

В итоге необходимо объединить все полученные данные в одной таблице. Как заполнять матрицу компетенций, решать вам: можно воспользоваться программами типа Microsoft Excel, Google Sheets или другими подходящими инструментами. 

Удобно иметь индикаторы в том же месте, где находится таблица, чтобы быстро обращаться к ним при необходимости. Можно добавить столбец «Пример ситуации, в которой был проявлен индикатор».

Вы можете скачать пример матрицы компетенций, дополнив его своими параметрами.

Как использовать в работе матрицу оценки навыков и компетенций

Обычно матрица компетенций персонала содержит список компетенций, их определения, уровни владения этими компетенциями (например, начальный, средний, высокий), а также критерии оценки каждого уровня. Инструмент можно использовать многократно:

• При составлении текста вакансий.

Благодаря матрице нет необходимости беспокоить руководителя подразделения по поводу деталей обязанностей и навыков для кандидатов. Все требования уже определены заранее, можно задать лишь уточняющие вопросы.

• При оценке кандидатов или сотрудников.

Во время интервью и тестирования вы сможете определить уровень соответствия кандидата требуемым параметрам. А прописанные в матрице компетенций важные для работы в компании soft skills удобно использовать для разработки критериев такого исследования, как оценка 360.

• При годовой аттестации.

Вы сможете оценить прогресс сотрудника на основе заданных компетенций и критериев, помогая ему развиваться.

«К тому же сотрудник, зная свои навыки и сравнивая их с требованиями, может самостоятельно заниматься профессиональным развитием, чтобы быстрее расти вверх по карьерной лестнице, – поясняет Олег Елманов. – С помощью этой же механики есть возможность создать внутренний кадровый резерв или даже организовать внутренний найм».

Когда стоит пересматривать матрицу компетенций? 

Матрица оценки компетенций – это инструмент, который отражает текущий уровень навыков и знаний сотрудников, помогая принимать стратегически важные управленческие решения. Но даже самые эффективные модели со временем устаревают. Компании постоянно развиваются, роли и функции меняются, что приводит к необходимости адаптировать требования к должностям. 

«Все зависит от отрасли и величины вашей компании. Если вы бурно развиваетесь или ваш рынок постоянно изменяется, как например, ИТ, то стоит проверять актуальность инструмента раз в полгода, – рекомендует Олег Елманов. – Вероятно, что вам придется немного изменять матрицу компетенций, дополнять, вводить новые критерии. Если же ваши процессы выстроены и стабильны, проверяйте соответствие раз в год и вносите точечные правки».

Топ ошибок при работе с матрицей компетенций

При работе с матрицей компетенций HR-специалисты и руководители многих компаний совершают одни и те же ошибки.

• Использование чужих шаблонов.

Чужой образец матрицы компетентности персонала может ограничить видение, навязав определенные рамки. Когда речь идет о развитии бизнеса, важно учитывать его потребности и специфику: любые шаблоны и образцы нужно адаптировать под собственные особенности.

• Отказ от опросов линейных сотрудников.

Создание матрицы должно быть коллективным процессом, в котором участвуют разные специалисты, а не только рекрутеры или менеджеры. Только так можно обеспечить актуальность и объективность результатов.

• Ориентация на сырые данные.

Внимание следует уделить не только разработке матрицы, но и тому, как данные будут использоваться на практике каждым участником HR-процессов. Важно продумать механизмы оценки специалистов и возможные варианты использования полученных результатов.

• Отсутствие подробной инструкции по работе с матрицей.

Учитывая масштаб документа, составление понятного руководства по использованию матрицы становится необходимостью.

Матрица компетенций – удобный инструмент оценки сотрудников. Помимо структурирования и визуализации навыков, знаний и умений, важно проводить оценку благонадежности персонала, чтобы быть уверенными в своей команде.

Почему важно оценивать надежность сотрудников и как это делать?

Каждому работодателю хочется найти тех самых «своих людей», чтобы выстраивать комфортные и результативные бизнес-процессы. Ключевым фактором успешного подбора является качественная проверка сотрудников с помощью специализированного сервиса от компании SpectrumData.

Благодаря автоматизированному сбору данных вы получите подробный отчет с информацией из более чем 70 официальных и открытых источников всего через три минуты после отправки заявки. 

Сервис поможет получить сведения о действительности паспорта кандидата, его долгах и штрафах, наличии сомнительных деловых связей и многое другое. Все это доступно в удобном интерфейсе.

Команда технической поддержки готова помочь вам выбрать оптимальный набор проверок. Оставьте заявку на демонстрацию, и наши специалисты расскажут обо всех возможностях сервиса.

Автор: Юлия Филиппова