Welcome pack и welcome book для сотрудников

Welcome pack, набор новичка, велкомбокс, приветственный мерч – все это про те вещественные плюшки, которые получают новые сотрудники в первый месяц работы. Велком-пэк помогает новичку быстрее почувствовать причастность к корпоративной культуре компании и стать ее частью. Часто для такого набора разрабатывают и welcome-book – сборник полезной информации для адаптации.

Что должно быть в welcome pack для новых сотрудников? Почему важно дарить новичку мерч в период адаптации? Что делать, если нет большого бюджета на брендирование канцелярии и других рабочих атрибутов? О чем написать в велком-буке? Разбираемся в вопросе вместе с экспертом.

Наш эксперт:

Маргарита Семейкина

• ведущий специалист по внутренним коммуникациям отдела развития бренда работодателя УБРиР

Зачем нужен welcome pack для новых сотрудников?

«Welcome pack и welcome book в последнее время становятся естественным, даже обязательным явлением, нормой корпоративной культуры. Это своего рода знак уважения: «Мы рады, что такой профессионал, как ты, выбрал именно нашу команду. И мы сделаем все возможное, чтобы ты чувствовал себя комфортно и счастливо с нами», – делится Маргарита Семейкина.

Эффект от велком-пэка объясняется легко. Компания дарит ни к чему не обязывающую вещь, обычно утилитарного порядка, которая часто остается на виду у новичка. Ну а кто не любит подарки?

Другой вопрос, чем наполнить такой набор, чтобы эффект был достигнут с минимальными затратами. Зная о неизбежной текучке новичков вскоре после приема, будет особенно неприятно не оправдывать эти затраты.

Как собрать велком пакет и какой подход выбрать?

Рассмотрим три стандартных варианта наполнения welcome pack для сотрудников.

Какими могут быть welcome pack по объему:

1. Скромный

«Вы не страшный – у вас просто нет денег», – это и про велком-пак для сотрудников. В нестабильное экономическое время не всегда есть возможность подарить что-то кроме ручки и блокнота. Но, поверьте, это все равно лучше, чем ничего. Поставьте на первое место утилитарность: дарите то, чем в любом случае пользуется новичок и что в любом случае вы ежемесячно заказываете. Да, нанесение логотипа компании увеличит стоимость. Но вы ведь можете найти какую-либо вещь нужной вам расцветки, в цветах компании. В крайнем случае составьте велком-пэк из небрендированной продукции и просто вложите именную открытку с теплыми словами и милой/интересной картинкой. Как минимум, принты тетрадей из 2000-х со стереоэффектом вам в помощь. Внимание – вот чего ждет каждый новичок!

Вполне стандартный набор из блокнота, ручки и кружки хорошо дополнит интересная фишка – например, брендированная баночка какао

2. Средний

Как следует из названия, наполнение такого велком-пакета для сотрудников должно быть в каких-то рамках. Уровень нормы каждая компания определяет сама, поэтому просто покажем вам фотопримеры.

Худи с капюшоном, носочки и светлый шопер

3. Щедрый

Пригреть новичка всегда поможет брендированная одежда. Худи (тонкое или с начесом), футболка, даже носки. Не останавливайтесь только на лого или лого + слогане компании. Соберите смешные крылатые фразы у текущих сотрудников, разбейте фразы по тематикам и распределите по направлениям бизнеса. Делайте все, чтобы новичок не только почувствовал себя частью общей команды, но и незаменимым участником своего подразделения. А если подарить ещё и ценный мерч – настольный увлажнитель, наушники, колонку, набор для пикника – уровень лояльности новичка весьма вырастет.

Компактный увлажнитель воздуха, наушники, пауэрбанк, термос, блокнот, ручка и светлый шопер

Какими могут быть подходы к формированию welcome pack:

1. Индивидуальный подход

Оцените, в какие подразделения вы принимаете новичков и чем постоянно пользуются сотрудники. Курьерам и выездным специалистам можно подготовить дождевики, худи, бомберы, канцелярию, планшеты, таблички с номером телефона в машину, сумки или рюкзаки, термокружки, пауэрбанк. Офисным работникам и «удаленщикам» могут понравиться массажные подушки для рабочего места, подставки под ноги, вертикальные мышки. Комбинируйте варианты наполнения в зависимости от реальных запросов сотрудников.

2. Классический вариант welcome box

По классике, всем надо где-то и чем-то писать, оставлять себе напоминания на мониторе на стикерах, отмечать в настольном календаре важные даты, гонять чаи, по возможности собираться на митапы в мерчовых футболках.

3. Экологический подход

Как минимум, при таком подходе каждый предмет велком-бокса для новых сотрудников должен быть промаркирован по типам материала:

• ручки с корпусом из прессованной бумаги частично можно сдать в переработку (бумажную часть). И лучше позаботиться о возможности замены стержней вместо замены целой ручки.
• пластиковые стаканы с маркировками 5 и 4 также можно отправить на переработку. Плюс их удобнее брать с собой на природу или в поход из-за малого веса. А вот керамические кружки переработке не подлежат.
• аккумуляторные батарейки и адаптер для зарядки. Самый недооцененный вариант подарка новичку! Каждому человеку могут пригодиться пальчиковые батарейки. Перезаряжаемые аккумуляторы – самый экологичный способ восполнения энергии машинок для удаления катышков, гирлянд, фонариков, детских игрушек и много другого.
• карта с пунктами приема вторсырья на переработку в вашем городе. Памятка по особенностям раздельного сбора мусора тоже будет весьма кстати.

Кружка, баночка с какао, наушники, адаптер для батареек, спортивная бутылка, блокнот, ручка, шопер и пауэрбанк с креплением

Имейте в виду, что резина, немаркированные предметы, неразборные вещи из разных материалов, бумага с пластиковым покрытием (поверьте, ее часто используют в блокнотах) – все это не подлежит переработке, а значит, не будет работать на экологический подход.

4. Инновационный подход

«Современный и при этом бюджетный вариант — диджитал-версия welcome pack. Обои на рабочий стол, онлайн-открытка, стикеры в телеграм, видеоприветствие от руководителя и коллег — все это дарит теплые эмоции и чувство, что ты ценный сотрудник», – предлагает Маргарита Семейкина.

Welcome-pack в стиле digital может также состоять из QR-кодов, элементов дополненной реальности в welcome-book, взаимодействием с искусственным интеллектом, 3D-экскурсии по офису, интерактивной карты адаптации.

Как сделать welcome book, которую сотрудники прочтут до конца

Ответ на самом деле прост: сделать welcome-book удобной, информативной и симпатичной. Разберем по пунктам:

1. Однозначно в вашей должна быть интерактивная навигация. Ее можно настроить даже в PDF.
2. Помните о правиле «7 ± 2», грамотно распределяя информацию по страницам книги. Лучше добавить еще одну страницу, чем заниматься «тетрисной» версткой. Если соблюдаете пункт №1 и создаете удобное оглавление, то не переживайте, что информации будет слишком много. Главное, чтобы новичок получил обязательный минимум.
3. Красивому дизайну можно простить все или почти все. Если вашу велком-бук приятно разглядывать, ни один новичок не заметит большого объема информации. Причем дизайн должен идти именно последним пунктом по приоритетности, его задача – подчеркнуть преимущества книги, выделить важные пункты.

Пример структуры велком бук для новых сотрудников

«По моему опыту, оптимальный вариант структуры состоит из трех-четырех блоков, – говорит Маргарита Семейкина. – Для начала можно рассказать «официальную» информацию о компании: история основания, главные достижения, ценности и стратегия развития. Далее – о корпоративной культуре, команде, структуре компании. Расскажите, какие есть каналы коммуникации. Часто новые сотрудники интересуются перспективами развития внутри компании, карьерным ростом и мотивацией – на это также стоит обратить внимание». 

Что может входить в расширенную структуру welcome book:

1. Общая информация о компании

Включите в этот блок приветствие для нового сотрудника, опишите историю компании (официально или расслабленно – решать вам), расскажите о миссии, ярко покажите стратегические цели и перспективы.

Такой слайд можно использовать как в велком-буке, так и в презентации в рамках велком-тренинга

2. Организационная структура компании

Теперь познакомьте новичка со структурой компании: перечнем подразделений и функционалом. Также можно рассказать и показать, чем оборудовано рабочее место и что делать при возникновении вопросов.

3. Правила поведения сотрудников

Выстраивайте корпоративную культуру с первых дней знакомства с новичком! Расскажите о дресс-коде, какой стиль общения между коллегами принят в компании и какие правила взаимодействия с клиентами нужно соблюдать.

И такой слайд универсален в использовании

4. Общие правила

Расскажите про пропускной режим, где находятся места для парковки и кто может на них претендовать, правила использования техники компании или внутрикорпоративной сети. Также важны оплата труда, мотивация (бонусная система), отпуск, больничные, обучение, возможности для карьерного роста, индивидуального плана развития. 

Конечно, лучше оформлять любую презентацию для сотрудников в корпоративном стиле. Если позволяют бюджеты и время, разработайте велком-бук под каждое подразделение. В конце добавьте контакты для обратной связи и оперативной помощи новичку.

Почему важно проверять сотрудников перед приемом на работу?

Персонал – один из главных ресурсов бизнеса. Каждого нового сотрудника до подписания оффера стоит оценить не только с точки зрения личных качеств и профессиональных навыков, но и по уровню благонадежности. Сервис SpectrumData автоматически проведет проверку соискателей и предоставит отчет в один клик. 

Главные преимущества SpectrumData:

• предоставляем полный отчет за 3 минуты;
• храним историю проверок;
• проверяем граждан РФ по всем регионам;
• ведем работу в полном соответствии с ФЗ №152.

Со SpectrumData вы будете уверены в каждом своем сотруднике!

Автор: Юлия Филиппова