Перформанс ревю (performance review): что это такое и как его проводить

В каждом коллективе есть сотрудники, которые давно работают в компании и отлично выполняют свои задачи. Но есть сомнение: справятся ли они с повышением? Вдруг не выдержат новых задач и ответственности?

При этом оставить такого работника без своевременного перехода на другой уровень тоже нельзя – он может уйти туда, где будет понятная перспектива вертикального или горизонтального роста.

Чтобы принять взвешенное решение и оценить человека по достоинству, можно провести перформанс ревю. Что это за инструмент и как он работает – разбираемся в этой статье вместе с экспертом.

Наш эксперт

Юлия Сатторова

• заместитель гендиректора по персоналу компании «Префаб Технологии»

Что такое перформанс ревю простыми словами

Перформанс ревю – это регулярная, структурированная оценка работы сотрудника (обычно каждые 3–6 месяцев), включающая обратную связь от руководителя и коллег.

Такой вид оценки включает три элемента:

1. Самооценка сотрудника.
2. Оценка работы коллегами и руководством.
3. Анализ собранных данных.
4. Беседа с сотрудником.

Важно! Чтобы перформанс ревю работало, его нужно проводить регулярно.

Зачем нужно перформанс ревю

На первый взгляд может показаться, что перформанс ревю – это просто формальность. Но на деле у него есть несколько практических задач.

1. Устраняет неопределенность. Сотруднику не нужно гадать, доволен им начальник или нет, а руководитель получает повод не откладывать обратную связь «на потом».
2. Помогает связывать результаты с решениями о зарплате, повышении или обучении. Вместо эмоционального «мне кажется, он молодец» появляются аргументы, основанные на фактах.
3. Дает вектор развития. В ходе встречи выявляются не только провалы, но и зоны роста. Человек понимает, куда двигаться дальше, а компания – кого и за что поощрять.

А еще система ревю снижает тревожность в коллективе. Когда оценка проходит по понятным правилам и с фиксированной периодичностью, у сотрудников меньше страха перед неожиданными «разборами полетов».

Ключевые методы оценки в системе перформанс ревю

Как мы уже упомянули, перформанс ревю состоит из нескольких элементов. Какие-то из них обязательны, какие-то опциональны и могут заменять или дополнять друг друга в зависимости от ресурсов и потребностей бизнеса.

Самооценка сотрудника (self-review)

Для начала нужно, чтобы работник сам заполнил небольшой опросник или насисал краткий отчет. Там он может отразить свои достижения, возникающие в работе сложности, цели и планы.

Это не замена разговору с руководителем, а подготовительный шаг. Такая самооценка помогает сотруднику структурировать мысли и не тратить время основной встречи на попытки вспомнить, что было сделано за последний квартал или полгода.

Оценки 180 и 360 градусов

Далее нужно собрать обратную связь от коллег испытуемого. Тут может быть два варианта:

• Оценка 180 градусов – это самооценка сотрудника + оценка руководителя по единому образцу. Такой формат хорош, когда нужно выявить расхождения в восприятии работы и согласовать ожидания.
• Круговая оценка 360 градусов – это метод оценки, при котором сотрудник получает анонимную обратную связь о своих компетенциях и поведении от руководителя, коллег, подчиненных, а иногда и от клиентов, партнеров. Такой инструмент сложнее, но зато дает объемную картину.

Непрерывная оценка (continuous review)

Еще один вариант оценки сотрудников. В отличие от классического подхода с редкими разборами, здесь обратную связь дают небольшими «порциями», но регулярно, например, раз в неделю или после каждого значимого этапа проекта.

Такой подход требует больше дисциплины, зато не дает копиться недопониманию. Проблемы обнаруживаются на ранней стадии, а похвала звучит вовремя, а не спустя месяцы.

Индивидуальная беседа ван-ту-ван (от англ. one-on-one, 1:1)

Финальный акт оценки. Руководитель и сотрудник встречаются с глазу на глаз, без лишних свидетелей, обсуждают полученную в ходе оценки информацию и строят планы на будущее.

Плюс метода в том, что можно спокойно обсудить рабочие моменты, не оглядываясь на коллег. Минус – результат сильно зависит от искренности и компетенций руководителя.

Как провести перформанс ревю: пошаговая инструкция

Чтобы перформанс ревю сотрудников сработал правильно - проведите исследование по этой инструкции.

Шаг 1. Оцените цели и задачи сотрудника

До начала оценочного периода посмотрите, какие цели были поставлены сотруднику. Нужно чтобы они были четкими и измеримыми. Без этого ревю теряет смысл.

Шаг 2. Составьте модель оценки

1. Какие методы будем использовать? Напомним, для сбора данных вы можете выбрать разные форматы.
2. Как долго будет проходить оценка? Это будет зависеть от избранных методов. Например, для оценки 180 градусов понадобится 1-2 дня, для 360 градусов – 3-4, а непрерывная оценка должна длиться весь контрольный период.
3. Как будем собирать данные? Подготовьте вопросы и составьте опросные листы для сотрудников.
4. Как будем оценивать результаты ревю. Чтобы инструмент был действительно полезным, подумайте, чего вы хотите достичь. Все метрики следует оцифровать.

Шаг 3. Соберите и проанализируйте данные

Теперь настало время провести оценку и сопоставить данные всех доступных источников.

1. Самостоятельно зафиксируйте ключевые результаты, успехи и ошибки человека. Только на цифрах и примерах, без общих фраз.
2. Дайте сотруднику бланк для самооценки: пусть пропишет достижения и зоны роста.
3. Опросите коллег и руководство. Напомним, это можно сделать с помощью анкет и опросных листов.

Изучите все, что удастся собрать. Нужно будет соотнести мнения людей с реальными показателями, сравнить оценки и разобрать конкретные ситуации.

Шаг 4. Проведите беседу

Выберите свободные 45–60 минут и поговорите с сотрудником. Начните с позитивных моментов, затем переходите к точкам роста.

Говорите только о фактах, без перехода на личности. Задавайте заранее заготовленные вопросы, слушайте больше, чем говорите.

Шаг 5. Сделайте выводы

Результатом ревю может стать как решение о повышении или ином поощрении сотрудника, так и разработка личного плана развития.

А через 2–3 недели проведите оценку эффективности ревю. Например, посмотрите, как изменились показатели или задайте себе и команде несколько вопросов:

• Изменилось ли что-то в работе после этих встреч?
• Удалось ли решить проблемы, которые вскрылись?
• Сотрудники стали яснее понимать ожидания?

Если нет – значит, процесс нуждается в доработке: возможно, ревю проводится слишком редко, слишком формально или в оценке не хватает честности.

Какие вопросы задавать на перформанс ревю?

Правильно подобранные вопросы превращают перформанс ревю из формального отчета в живой разговор.

Вот краткая подборка возможных вопросов для разных целей: самооценки, обратной связи, развития и поиска барьеров.

Подробный список вопросов для разных методов оценки, а также список самых распространенных ошибок при проведении перформанс ревью вы можете скачать по ссылке ниже.

Примеры фраз и формулировок для оценки

Правильные формулировки помогают говорить честно, но без резкости. Ниже готовые фразы для двух ситуаций.

Положительная оценка

Здесь важно не скатываться в общее «Молодец!», а подкреплять похвалу конкретикой.

• «Результат в проекте превзошел ожидания – уложились в сжатые сроки».
• «Ваша инициатива сэкономила команде пять часов в неделю. Такие предложения мы ценим».
• «Вы заметно выросли в самостоятельности: теперь приходите с вариантами, а не с вопросами».

Конструктивная критика

Говорим о действиях, а не о человеке. Не «вы плохой», а «вот что можно улучшить».

• «В этом квартале срывались сроки. Давайте разберем причину и договоримся, как исправить».
• «В отчетах иногда встречаются ошибки в цифрах. Добавьте сверку с исходниками – это избавит от необходимости вносить правки».
• «В обсуждениях вы часто перебиваете. Попробуйте записывать мысли и выступать после собеседника».

Топ критических ошибок при проведении перформанс ревю и как их избежать

Даже идеально выстроенный процесс оценки может обернуться провалом из-за типичных ошибок руководителя. Разберем пять главных ловушек и способы их обойти.

Оценка под влиянием последних событий

Такое бывает, когда руководитель помнит только то, что случилось на прошлой неделе, и игнорирует работу за полгода.

Чтобы этого избежать, делайте небольшие заметки по работе сотрудников в течение всего периода. Тогда картина будет полной.

Оценка только по беседе

Не стоит делать выводы только по тому, как сотрудник отчитался и подал себя на встрече, игнорируя реальные результаты за полгода. Изучать подготовленную к ревю самооценку, конечно, нужно, но важно помнить, что цифры в ней могут быть приукрашены.

Общие слова вместо конкретики

Не говорите сотруднику «ты молодец» или «надо лучше работать». Каждую оценку подкрепляйте примером или цифрами. Вместо «недостаточно проактивен» – «за полгода от вас не прозвучало ни одного предложения по улучшению процесса».

Эффект «ореола» или «рогов»

Иначе говоря, когда один яркий успех или провал перекрывает все остальное. Чтобы не попасться в эту ловушку, перед встречей пройдитесь по каждому критерию отдельно, не смешивая их. Спросите себя: «А как по другим задачам?»

Сюрприз для сотрудника

Нельзя допускать, чтобы человек впервые слышал о своих проблемах именно на встрече.

Учитесь давать обратную связь не только на ревю, но в любой момент, когда это требуется. Ревю – повод не для первого «разбора полетов», а для итогового разговора.

Ну и, пожалуй, самая главная возможная проблема – ревю ради галочки. Оценку провели, поговорили, а ничего не изменилось. В следующий раз не воспримет подобные разговоры всерьез, а единственным итогом ревю будет разочарование сотрудника.

Как повысить точность оценки сотрудников

Бывает, что во время оценки всплывают детали, которые заставляют насторожиться. Например:

• коллеги говорят, что сотрудник стал части просить взаймы;
• руководитель сообщает о частых беспричинных отгулах;
• IT-шники сигнализируют о попытках получить доступ к закрытым данным.

Причина таких изменений часто лежит за пределами офиса. Вполне возможно, что сотрудник столкнулся с проблемами правового или финансового характера: долгами, судебными разбирательствами или вовсе работает на конкурентов. Это может не только влиять на его работу, но и нести прямые риски для компании, особенно если его роль связана с финансами или доступом к конфиденциальной информации.

В таком случае лучший способ убедиться в благонадежности сотрудника – провести дополнительную проверку. Для этого существует сервис XPerson.

XPerson – это инструмент для комплексной оценки благонадежности физических лиц, который помогает бизнесу снизить финансовые и репутационные риски.

Он автоматически соберет сведения из всех нужных баз данных и сформирует полный отчет всего за пару минут. Так вы снизите репутационные и финансовые риски компании, исключив угрозы корпоративной безопасности.

Перформанс ревю: главное

• Перформанс ревю – это всесторонняя оценка сотрудника, включающая самооценку, опрос коллег и структурированную встречу один на один с руководителем.
• Такая оценка устраняет неопределенность, связывает результаты с решениями о зарплате и повышении, выявляет зоны роста и снижает тревожность в команде.
• Чтобы провести перформанс ревю, оцените показатели работы человека, соберите факты и мнения тех, с кем он работает и побеседуйте с ним о трудностях, успехах и карьерных амбициях.
• Не оценивайте подчиненных только по последним событиям или былым успехам, не смешивайте ревю с обсуждением зарплаты, не делайте сюрпризов – давайте обратную связь в течение года.
• Если заметите что-то подозрительное – проверяйте сотрудника через сервис XPerson.