Контроль работы сотрудников: основные методы и инструменты

Помните, как в 2020 начался ковид и все пошли работать на удаленку? Это время – расцвет контроля работодателей за своими работниками. Ограничения ушли, но желание мониторить работу сотрудников никуда не делось.

Согласно данным исследования, которое провели «Работа.ру» и «Сберподбор», в марте 2024 года 50% опрошенных компаний использовали специальный софт, 54% требовали регулярные отчеты, 52% использовали планерки, а 42% работали с программами для планирования задач.

Почему контроль в организации – это важно, какие есть методы и как контролировать сотрудников с умом – разбираемся в этой статье.

Зачем нужен контроль сотрудников?

Объяснение росту интереса работодателей к контролю сотрудников дал Джош Берсин, HR-аналитик мирового уровня. В докладе HR Predictions for 2024: The Global Search for Productivity он говорит о том, что многие компании привыкли играть по старым правилам: когда нужно повысить эффективность – нанимают новых работников, а когда денег не хватает – часть персонала увольняют. Но такая схема перестает работать, говорит Джош Берсин. Найти хорошие кадры становится все трудней, а люди стали придирчивей оценивать работодателей. Поэтому, чтобы повышать эффективность, нужно работать с имеющимся коллективом: развивать, мотивировать и грамотно контролировать.

В России же ситуация усугубляется демографическими проблемами и оттоком квалифицированных кадров за рубеж. Поэтому отечественные компании тоже смотрят в сторону развития внутреннего ресурса компании и повышения результативности труда.

А правильный контроль подчиненных – один из ключевых факторов эффективности. Результаты будут достигаться за счет заинтересованности работников в результате и использования рабочего времени с максимальной пользой.

Риски отсутствия контроля работы сотрудников

Не стоит думать, что система контроля персонала нужна только для повышения производительности. Если пренебречь контролем, можно столкнуться с целым букетом проблем.

Невозможность планирования и развития

Если контроля нет, то непонятно, как много ресурсов уходит на выполнение задач и что нужно для достижения новых целей.

Также неясно, где слабые места, а где сильные, следовательно – не выйдет грамотно продумать план развития.

Снижение мотивации и лояльности

Если результаты работы команды оцениваются «в среднем по больнице», то у сотрудников нет мотивации работать лучше. Зачем, ведь старания все равно не заметят? Такие недооцененные сотрудники захотят уйти туда, где их личные успехи будут отмечать и поощрять.

Слабые сотрудники, наоборот, смогут спрятаться за спинами эффективных коллег и в среднем достойным групповым результатом и продолжать тянуть команду на дно.

Почва для мошенничества

Не очень усердная работа – это полбеды. Хуже, когда осознающий отсутствие контроля сотрудник решит сливать информацию конкурентам или начнет обкрадывать компанию.

Виды контроля в организации

Виды управленческого контроля в организации могут классифицироваться по времени, степени охвата, срокам проведения и по форме осуществления.

Разберем каждый вид подробнее.

По времени осуществления

• Предварительный контроль.

Оценка текущего положения дел, постановка задач и расчет необходимых затрат времени и ресурсов.

• Текущий контроль.

Контроль соблюдения сроков и достижения промежуточных целей. Может осуществляться постоянно, периодически или только на выбранных заранее этапах работы.

• Заключительный контроль.

Подведение итогов, оценка результатов работы и их сопоставление с плановыми показателями.

По степени охвата

• Общий.

Устанавливается за всеми сотрудниками.

• Выборочный.

Устанавливается за конкретным отделом или командой. Иногда отдельный контроль вводят для одного человека, например, для новичка или провинившегося работника.

По срокам проведения

• Систематический.

Реализуется постоянно и последовательно.

• Периодический.

Включается только в определенное время. Например, когда падают показатели.

• Разовый.

Вводится в особых случаях. К примеру, при подготовке решающего проекта или при проверке.

По форме осуществления

• Финансовый.

Связан с отслеживанием показателей доходности и затрат. Также включает в себя контроль действий, связанных с получением, распределением и тратой денег.

• Административный.

Подразумевает проверку работы сотрудников на предмет соответствия нормам и стандартам, установленным руководством.

• Технический.

Осуществляется через видеонаблюдение, специальный софт и прочие средства технического контроля.

Принципы грамотного контроля сотрудников

Чтобы выстроить рабочую систему контроля персонала, нужно соблюдать несколько простых правил.

Прозрачность

Сотрудники должны знать, что за их работой установлен контроль руководства. Людям нужно объяснить, как именно контролируют их работу и зачем это делается.

В противном случае средства контроля все равно будут обнаружены и вызовут у персонала тревогу и стресс.

Объективность

Методы контроля и оценки должны быть одинаковыми для всех. Если проверяют переписку одного менеджера, значит, нужно аналогично контролировать всех. Если камеру установили в одном офисе компании – надо поставить и в других.

Иначе сотрудники, которых контролируют, будут чувствовать неравенство и станут менее лояльными.

Простота

Чем проще система контроля – тем лучше. Сотрудники не должны тяготиться проверками, а руководство – тратить на оценку работы слишком много времени.

Если система контроля будет плохо оптимизирована и не автоматизирована, то осуществлять контроль будет слишком трудозатратно.

Результативность

Методы контроля нужно выбирать так, чтобы они решали задачи компании. Результаты мониторинга работы персонала должны легко трансформироваться в отчеты, на основе которых будут приниматься управленческие решения.

Если практической пользы от контроля не будет – то это просто бесполезный контроль ради контроля.

Основные методы и инструменты контроля персонала

Разберем 8 самых популярных методов, внедрение которых возможно в большинстве компаний.

CRM

CRM-система – это программа автоматизации взаимодействия менеджеров с клиентами. В ней отображаются задачи всех сотрудников, сроки их выполнения, планы и различные показатели, например, количество совершенных звонков.

Так руководитель может в любой момент посмотреть прогресс своих подчиненных прямо в системе или выгрузить удобный отчет.

Планерки

Планерка – это небольшое собрание, на котором сотрудники получают новые задачи и отчитываются о проделанной работе. Там же руководитель может ответить на вопросы работников и дать необходимые разъяснения. Проводить планерки можно каждый день, раз в неделю или раз в месяц.

Для сотрудников на удаленке можно проводить онлайн-созвоны. В остальном все то же самое.

Тайный покупатель

Тайный покупатель – это специально подготовленный специалист, который контактирует с работниками под видом клиента. А руководитель получает подробный отчет, в котором указывается как тот или иной сотрудник справляется со своими обязанностями.

KPI

KPI – это показатели эффективности работника. Например, это может быть объем продаж, средний чек или количество отказов. Как правило, норма рассчитывается на месяц.

Если сотрудник справляется с KPI – его работу признают хорошей и поощряют премией. Если нет – то он получает только оклад.

Доска мотивации

Доска мотивации – это такое пространство, где руководство публикует задачи и достижения для подчиненных. Это может быть как физическая магнитная доска, так и виртуальная. Например, в рабочем чате.

С помощью такой доски руководство отслеживает прогресс и развивает здоровую конкуренцию, а сотрудники видят, что их работа получает заслуженное внимание.

Программы и сервисы учета рабочего времени

Тайм-трекер – это софт, который стоит на компьютерах и фиксирует, сколько времени ушло на решение той или иной задачи. Такие программы могут управляться работником или автоматически.

В первом случае старт и финиш задачи нужно отмечать вручную, а во втором сервис сам отслеживает активность и длительность рабочего времени сотрудника.

Видеонаблюдение

С помощью камер можно не только проследить за тем, кто опаздывает или устраивает длительные перекуры, но и предотвратить кражу на складе или попытку вынести документы, содержащие коммерческую тайну.

Только нужен сотрудник, который будет следить за мониторами.

Прослушивание звонков

Существуют специальные программы и сервисы, которые будут записывать разговоры ваших сотрудников с клиентами, контрагентами и коллегами.

С помощью таких записей можно проверить качество работы, разрешить конфликтную ситуацию или даже защитить себя в суде.

Юридические аспекты контроля сотрудников

А законно ли вообще устанавливать камеры в офисе, записывать телефонные разговоры или следить за рабочим столом корпоративных ноутбуков? Разбираемся, как контролировать подчиненных не только эффективно, но и законно.

Какие законы регулируют контроль в организации

Есть несколько правовых актов, которые делают мониторинг сотрудников законным.

Во-первых, на работе нельзя заниматься личными делами, а все, что производит человек в рабочее время, принадлежит компании. Об этом говорят статьи 15, 16, 21 и 22 Трудового Кодекса и статья 1295 Гражданского Кодекса.

Во-вторых, работодатель имеет право отслеживать работу своих сотрудников для проверки качества труда и защиты интересов компании. Об этом говорит пункт 1 статьи 86 Трудового кодекса.

Кроме того, есть ФЗ №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который говорит о том, что все, что не относится к частной жизни, может использоваться для исследований, если это не противоречит иным законам.

Но, как всегда, есть нюансы.

Как законно организовать контроль работы персонала. Пошаговая инструкция

Чтоб не иметь проблем с законом, нужно поступить следующим образом:

Шаг 1. Прописать условия контроля во внутренних документах компании

О целях, методах и форматах контроля подчиненных нужно подробно написать в трудовом договоре и специальном положении. Например, в положении об информационной безопасности.

Шаг 2. Получить согласие сотрудников на обработку персональных данных

Письменное согласие на сбор и обработку персональных данных сотрудников необходимо, в том числе для выстраивания системы контроля в компании. Об этом говорят 6 и 9 статьи 152-ФЗ «О персональных данных».

Шаг 3. Уведомить сотрудников

С коллективом нужно провести беседу, в результате которой каждый должен понять:

• что можно делать на рабочем месте, а что недопустимо;
• зачем и каким образом будет производиться контроль;
• личная жизнь остается в неприкосновенности и безопасности.

Сотрудники должны подписать уведомление и согласие с избранными методами контроля работы.

Чего делать нельзя

• Устанавливать камеры и подслушивающие устройства в туалетах, комнатах для переодевания, гардеробах, курилках и на кухнях.
• Использовать личную технику сотрудников. Слушать звонки с личного телефона или мониторить активность домашнего ноутбука нельзя, даже если они используются для работы.
• Устанавливать технику и софт для слежения в тайне от сотрудников.

Как организовать мониторинг работы удаленных сотрудников?

Итак, вы решили отпустить сотрудников на удаленку, но боитесь, что они начнут работать по своему графику или вообще займутся неизвестно чем. Чтобы быть уверенным – нужно организовать удаленный контроль. Вот что для этого нужно сделать.

Продумать систему контроля

Сначала нужно адаптировать имеющиеся методы контроля для удаленной работы. Например, внедрить групповые или индивидуальные онлайн-созвоны.

Также для удаленщиков может понадобиться добавить новые методы контроля. Например, хорошим набором может стать: task-менеджер + сервис учета времени + видеоконференции.

Внести необходимые изменения в документацию

Для сотрудников на удаленке можно подготовить дополнительное соглашение к договору, в котором прописать новые условия контроля.

Подготовить технику

Перед тем как отдать ноутбук и телефон домой, установите нужный софт. Помните, что следить можно только за техникой компании. Подсматривать в монитор домашнего компьютера или прослушивать личный телефон незаконно!

Кроме отслеживания активности нужно позаботиться о технической безопасности, ведь работник будет пользоваться своей домашней сетью или работать из кафе или коворкинга, а это может привести ко взлому и утечке данных.

Провести инструктаж

Необходимо ознакомить сотрудника с правилами работы на удаленке, рассказать про средства контроля и зафиксировать ознакомление в документах.

Иногда приглашать удаленщиков в офис

Не стоит забывать о работниках, которые работают из дома. В самые важные периоды работы над проектом их можно вызывать в офис для совместных обсуждений и получения новых инструкций.

Также во время таких встреч можно обсудить успехи или слабые стороны сотрудника, карьерный рост и прочие вопросы личной эффективности.

Топ ошибок в контроле и мониторинге работы персонала

Мы подготовили чек-лист для руководителей, которые хотят избежать ошибок при построении системы контроля персонала. 

Если хотя бы пара пунктов не про вас – возможно, в системе контроля вашей компании есть ошибки. Но теперь вы знаете, на что обратить внимание.

Как проверять соискателей и нанимать благонадежных сотрудников?

Никакие проверки и правила не действуют, если сотрудник не готов работать добросовестно. Благо, как правило, выявить неблагонадежного члена команды можно еще на этапе подбора. Например, с помощью сервиса SpectrumData.

С помощью него вы буквально за 3 минуты получите отчет, из которого узнаете, нет ли у соискателя крупных долгов, темного прошлого или связей с компанией-конкурентом.

Благодаря комплексной проверке от SpectrumData можно проверить и уже действующего сотрудника перед повышением, расширением полномочий или переводом на удаленку. Также проверка будет полезной, если система контроля заметила нарушения трудовой дисциплины и падение показателей у работника, который совсем недавно продуктивно трудился.

Все данные собираются согласно требованиям ФЗ №152 «О персональных данных», так что проверка полностью законна. Сведения поступают из 70+ государственных, открытых и официальных источников.

Автор: Михаил Нохрин